La traducción china de PMO es Oficina de Gestión de Proyectos. Un director de proyecto me preguntó una vez, en esta oficina, además del director de proyecto, ¿qué otras funciones existen? Dije que hay una PMO. No entendía por qué un cargo podía ser también un puesto.
¿Qué hace exactamente una PMO? Cuando comencé en este trabajo, pensé en este tema durante mucho tiempo. El trabajo principal en ese momento era el seguimiento diario del estado del proyecto y la clasificación de los procesos del proyecto. Independientemente de los proyectos específicos, todos los proyectos están involucrados. Para este trabajo descubrí que la metodología más adecuada en ese momento era la gobernanza de proyectos. Además del proyecto, considere cómo gestionarlo.
El trabajo de la PMO en etapas posteriores implica muchos aspectos específicos, como finanzas, adquisiciones, coordinación de recursos, etc. Entiendo que la PMO puede hacer muchas cosas específicas que pueden ayudar con el progreso del proyecto.
Más tarde, al comunicarme con personas de la misma industria, descubrí un aspecto que suelo hacer pero al que no presto atención: la gestión del conocimiento del proyecto y la distribución de información. De hecho, esta parte se implementó, pero solo brevemente, y el efecto no es bueno.
En general, divido el trabajo de la PMO en las siguientes tres categorías:
Cada empresa para la que he trabajado tiene su propio método de gestión de proyectos, y las PMO a nivel empresarial son suficientes. El método utilizado aquí es lo que hemos estado hablando de "cortar".
La palabra "cortar" tiene dos significados: 1) las empresas reducen los estándares de la industria a estándares adecuados para la empresa; 2) los equipos de proyecto reducen los estándares de gestión de proyectos empresariales a métodos de gestión adecuados para sus proyectos.
La PMO empresarial debe ser responsable de formular y revisar las metodologías de gestión de proyectos adecuadas para la empresa. Y debe adaptarse a los tiempos y revisarse a tiempo. La metodología de gestión de proyectos de empresas establecidas se basa en el PMI. Cuando surgió la metodología ágil, ¿se desarrollaron métodos ágiles de gestión de proyectos? Las pequeñas empresas tienen necesidades similares. No todos los directores de proyectos pueden decidir cómo gestionar cada proyecto. Sin estándares unificados, habrá enormes diferencias.
Muchas empresas lanzarán sistemas de gestión de proyectos a nivel empresarial para gestionar todos los procesos, estados y documentos desde el inicio hasta la finalización del proyecto. La PMO tomará la iniciativa en este asunto. Por supuesto, el sistema online en sí también es un proyecto.
También hay varios documentos de respaldo y plantillas necesarios en la gestión de proyectos, que puede ser el trabajo con el que las PMO están más familiarizadas.
He establecido varias actividades diarias en esta categoría, que incluyen:
Esto también es algo que las PMO suelen hacer. Organizar reuniones periódicas con los directores de proyectos para informar sobre el progreso, los problemas y los riesgos. Luego se elabora un informe que se envía a la alta dirección y a diversas partes interesadas.
Debido al gran número de proyectos, no todos deben recibir la misma atención. Entonces, mi empresa anterior establecía estándares para clasificar diferentes proyectos en diferentes categorías e importancia. Según el estado del proyecto, la PMO y la alta dirección tratan las diferentes cuestiones del proyecto de manera diferente.
El control de los grandes riesgos es también una tarea importante de la oficina de gestión de proyectos. En particular, la oficina de gestión de proyectos debe responder con prontitud y proporcionar alertas de riesgo ante posibles respuestas conjuntas a proyectos relacionados.
No todas las empresas necesitan una PMO para proporcionar apoyo financiero a los proyectos. Algunas empresas necesitan agrupar muchos proyectos o buscar financiación de agencias externas en forma de carteras de proyectos. En este caso, la PMO debe tomar la iniciativa en la estimación de costos del proyecto y las negociaciones presupuestarias. Escribí un estudio de caso sobre gestión financiera de proyectos como PMO. Estudio de caso de gestión de proyectos 02: Gestión financiera de la cartera de proyectos
Esta es una pregunta que se harán muchos directores de proyectos. Si los recursos del proyecto son insuficientes y el director del proyecto no puede obtener suficientes recursos por sí mismo, ¿puede la PMO ayudar a coordinar los recursos? La respuesta es sí. La oficina de gestión de proyectos debe comprender los recursos reales de cada proyecto y tomar las medidas de coordinación necesarias.
Desde un punto de vista práctico, si el problema no se puede resolver a nivel de PMO, entonces acuda al jefe.
Este módulo es muy similar al conjunto de proyectos de gestión de adquisiciones. La PMO recopila requisitos de adquisiciones similares para diferentes proyectos, reduce los costos de adquisiciones y mejora la eficiencia de las adquisiciones mediante la emisión de grandes paquetes de adquisiciones.
La gestión del conocimiento es una palabra de moda recientemente y han aparecido en el mercado muchas herramientas de gestión relacionadas. Especialmente después del auge de la inteligencia artificial, la gestión del conocimiento se ha vuelto más importante y el pensamiento se ha vuelto más abierto. Tengo poca exposición a esta parte y mi pensamiento no es maduro. Esta es la parte que quiero fortalecer en el futuro.
De hecho, me encontré con ese dilema en mi trabajo anterior. Cada director de proyecto se ocupa de su propio negocio y no le importa ni tiene canales para entender lo que hacen los demás. En un nuevo campo, varios departamentos grandes de la empresa y diferentes departamentos pequeños iniciaron varios proyectos para estudiar el mismo campo, lo que resultó en un desperdicio de recursos y no propició la colaboración.
Hemos realizado el trabajo más básico antes y establecimos un documento de introducción para cada proyecto a través de wiki o coherencia, que incluye la situación básica y la situación actual del proyecto. Esta herramienta de edición abierta permite a cada director de proyecto y miembro del equipo actualizar su propio contenido en cualquier momento y también permite que todos vean libremente el estado de otros proyectos. Para el director del proyecto, esta parte es un poco como trabajo extra. Pero cuando todo el mundo lo hace y se amplía, se convierte en una base de conocimientos. Todos saben qué proyectos han realizado antes, si el proyecto que están realizando ahora es relevante y si pueden encontrar materiales históricos relevantes.
Actualmente existen muchas herramientas de gestión del conocimiento en el mercado y muchas empresas han comenzado a lanzar sistemas de gestión del conocimiento. Esta parte del trabajo recibirá cada vez más atención por parte de las empresas y las PMO.