Los archivos de las escuelas secundarias se guardan en las estructuras organizativas de los comités del partido y los departamentos de personal del gobierno a nivel de condado o superior. Si los archivos de personal se mantienen en manos de personas o unidades sin derechos de administración de archivos, deben llevar el "Certificado de registro de empleo" a la agencia de servicios de personal afiliada al departamento de personal del gobierno local para realizar los procedimientos pertinentes, completar los materiales del archivo, y luego ir al mercado de talentos para entregar los archivos y manejar la agencia de personal de manera oportuna y los documentos relevantes para el almacenamiento de archivos.
De acuerdo con las políticas nacionales, las agencias de intercambio de talentos en todos los niveles bajo el departamento de personal de la organización son elegibles para conservar los archivos de personal de los graduados universitarios después de su empleo. Diversos tipos de empresas privadas, empresas municipales, empresas conjuntas chino-extranjeras y empresas unipersonales no tienen derecho a gestionar los archivos de personal de los empleados y, en general, confían su gestión a agencias de intercambio de talentos de todos los niveles. Los graduados también pueden confiar a agencias de intercambio de talentos que se encarguen de las relaciones personales en su propio nombre.
Los registros de graduación de la escuela secundaria también se pueden almacenar en el depósito de registros escolares. La Oficina de Almacenamiento de Archivos Escolares es la organización interna de gestión de archivos de la escuela, responsable de recopilar, organizar y preservar archivos relacionados con la escuela, incluidos los archivos de los estudiantes. En cuanto a los expedientes de graduación, los expedientes completos se conservan en los archivos de la escuela.
Función de los archivos
1. Preservación y transmisión de información: Los archivos registran información importante de organizaciones, individuos o eventos, incluidos documentos, fotografías, audio y video. Pueden preservar registros históricos a largo plazo y transmitirlos a generaciones futuras para comprender situaciones y experiencias pasadas.
2. Apoyo a las decisiones: Los archivos proporcionan datos y pruebas que pueden utilizarse para respaldar la toma de decisiones. Al analizar la información de los archivos, podemos comprender situaciones, tendencias y patrones pasados para fundamentar decisiones futuras.
3. Prueba legal: Los archivos se pueden utilizar como base para la prueba legal. Por ejemplo, en los tribunales, documentos, contratos, pruebas, etc. Puede utilizarse para demostrar la autenticidad y legalidad de un determinado evento en los archivos.
4. Gestión del conocimiento: Los archivos registran el conocimiento y la experiencia de organizaciones e individuos. Al organizar, clasificar y archivar archivos, podemos facilitar la búsqueda y utilización del conocimiento y mejorar la eficiencia y calidad del trabajo.
5. Protección del patrimonio cultural: Los archivos registran la información y el valor del patrimonio cultural. Al proteger y gestionar los archivos, podemos preservar y heredar el patrimonio cultural y promover la difusión y el desarrollo de la cultura.