Existen diferencias significativas en la naturaleza, contenido y función del informe de aceptación y del informe de aceptación final.
En primer lugar, el núcleo del informe de aceptación final radica en la evaluación final del proyecto. Es un documento formado después de que se completa el proyecto y ha sido sometido a una evaluación de calidad integral por parte de un equipo de expertos organizado por una agencia de aceptación especializada para garantizar que el proyecto cumpla con los requisitos de diseño y especificaciones. Por lo general, cubre la base de la construcción, la descripción general del proyecto, la aceptación inicial y los resultados de la operación de prueba, la disposición del archivo técnico de ingeniería, el análisis de los beneficios económicos, etc. También involucra la estructura organizacional, la dotación de personal, la capacitación y las reglas y regulaciones operativas del departamento de gestión de operaciones, así como así como las opiniones preliminares sobre si el proyecto se puede poner en funcionamiento y las lecciones aprendidas de la implementación del proyecto.
Por el contrario, el informe de finalización del proyecto se centra más en el resumen del proceso de gestión del proyecto. Es un documento presentado por el director del proyecto al comité de gestión del proyecto una vez finalizado el proyecto. Se centra en la confirmación de la entrega del proyecto, la actualización del caso de negocio, la comparación con los documentos al comienzo del proyecto y la evaluación del desempeño del proyecto. El informe de finalización del proyecto también incluye la aceptación previa de la construcción y los proveedores, la preparación de las cuentas de finalización, la preparación de los documentos de finalización y el contenido detallado del informe de finalización del proyecto. Es una base importante para la evaluación posterior al proyecto y se aplica a todos los proyectos de finalización y renovación.
En resumen, el informe de aceptación de finalización se centra en la calidad del proyecto y la preparación operativa, mientras que el informe de finalización del proyecto se centra en el resumen y la evaluación integrales del proceso de ejecución del proyecto. Ambos tienen su propio énfasis en el proceso de aceptación y sirven para diferentes etapas y propósitos del proyecto de ingeniería.