¿Cómo utilizar el tiempo de manera eficiente? La gestión del tiempo es la clave para una carrera exitosa. El secreto para que una persona o un equipo pueda tener éxito en su carrera reside en una buena gestión del tiempo. Entonces, ¿cómo utilizar el tiempo de manera eficiente? Este artículo resume 10 reglas para el uso eficiente del tiempo. Espero que te resulte útil.
Regla 1: Haz una cosa a la vez
En primer lugar, las personas altamente efectivas saben que la mejor manera de tomar el control de sus vidas es desglosar lo que quieren hacer. en muchas cosas pequeñas para que puedan concentrarse en una cosa a la vez.
Regla 2: Utiliza un sistema de planificación diaria acorde a tus propias características laborales
No caigas en la tentación de utilizar esos sistemas de gestión del tiempo populares en el mercado para transformar tu estilo de trabajo. Creo que muchas personas compran un costoso sistema de gestión del tiempo porque sufren de falta de organización en el trabajo. También pueden pasar muchas horas aprendiendo a utilizarlo, sólo para descubrir que sólo les traerá más problemas. Por lo que debes aprender a ordenar tu tiempo de acuerdo a tus características laborales.
Regla 3: Prioriza tu trabajo
Antes de hacer cualquier cosa, debes aprender a priorizar tu trabajo. Sólo así podrás obligarte a completarlo primero aquellas cosas que realmente importan. . En general, las personas tienden a perder el tiempo en dos cosas:
◆?Las cosas que más les gustan. "De todos modos, tienes que llamar a Mike para concertar una cita para jugar al golf, así que ¿por qué no hacer esto primero?". Como te gusta charlar con Mike, crees que sería más cómodo hacerlo primero. Entonces comienzas a hacer llamadas telefónicas tras llamadas telefónicas y luego puedes escribir algunas cartas. De esta forma, después de que pasa un largo tiempo, te das cuenta de que las cosas realmente importantes aún no han empezado.
◆?Cosas que ocupan la menor cantidad de tiempo. Podrías decir: "Puede que solo te lleve un minuto leer estos correos electrónicos, entonces, ¿por qué no hacer esto primero?" Y luego es posible que te tomes una hora para leerlos sin siquiera darte cuenta.
Regla 4: Establece una fecha límite
Siempre que te establezcas una fecha límite, descubrirás que puedes completar muchas cosas antes de la fecha límite. Por ejemplo, si tienes que ir corriendo al aeropuerto en una hora y no regresar hasta una semana después, renunciarás a gran parte del trabajo que tenías que hacer originalmente. La Ley de Parkinson nos dice: "La gente siempre ocupará todo su tiempo". Por lo tanto, una de las mejores formas de aprovechar bien el tiempo es fijarse una fecha límite si hay muchos correos electrónicos que atender, puede hacerlo. Tómate una hora para ti y repítete que si no has terminado de procesar el correo electrónico después de una hora, pospondrás los correos electrónicos restantes hasta mañana. Cada vez que tengas una reunión, asegúrate de fijar una hora. Al comienzo de la reunión, dígales a todos que la reunión solo durará una hora y que todos deben resolver todos los problemas dentro de esta hora y luego regresar a la oficina para continuar con su trabajo. Una vez que te establezcas una fecha límite, descubrirás que eres mucho más productivo.
Regla 5: Evita que te interrumpan
No hay duda de que cuando una persona necesita concentrarse en procesar algo, lo que más teme es que siempre alguien le interrumpa. Casi todos los que vienen a mi clase de capacitación me han dicho: "Mientras nadie me interrumpa, puedo administrar bien mi tiempo. Ésta es la mayor preocupación de los gerentes, porque al gerente promedio a la gente siempre le gusta que sus subordinados vengan". Pídales consejo, de lo contrario se sentirán muy insatisfechos. A continuación analizamos algunas técnicas para controlar las interrupciones.
◆? Evita que la gente entre a tu oficina. ?Reorganice su oficina para que la gente no tenga una vista directa de usted. Está bien abrir las puertas a tus compañeros de trabajo, pero una vez que todos puedan entrar a tu oficina, serás significativamente menos productivo.
◆? De vez en cuando cierras la puerta de tu oficina. ?Fíjese un período de tiempo todos los días y dígales a todos que durante este período cierre la puerta de la oficina para indicar que no desea que nadie lo moleste.
◆? Envía esta señal a tu secretaria cuando no quieras que te molesten. ?Cuando era presidente de una empresa de bienes raíces, mi secretaria sabía que cada vez que cerraba la puerta de mi oficina, indicaba que no quería que me molestaran, que no tuviera visitas o que contestara el teléfono. A veces, aunque hay visitas en la oficina, siempre que la puerta de mi oficina esté abierta, ella también puede atender la llamada a mi oficina. En ese momento, le diré a la otra parte: "Lo siento, lo he hecho". un visitante ahora. Verás, terminamos de hablar rápido. Será mejor que te llame más tarde.
"En el 90% de los casos, la otra parte terminará lo que quiere decir en 30 segundos y el problema se resolverá inmediatamente.
Regla 6: Lee el archivo solo una vez
Asegúrese de Acostúmbrese a leer los documentos solo una vez. Por lo general, cuando ingresa a la oficina por la mañana, su secretaria le traerá una pila de documentos, incluida una carta de una empresa cliente pidiéndole que tome medidas. Me ocuparé de esto más tarde" y lo colocas en tu carpeta "Tareas pendientes". Después de un rato, revisas tu carpeta "Tareas pendientes", lees la carta nuevamente y dices: “¿Es este asunto muy urgente? ” Entonces, vuelve a leer la carta y, en ese momento, es posible que haya planeado tomar algunas medidas positivas, pero en muchos casos, se encontrará leyendo una carta tres o cuatro veces. Fuente del contenido: Lean Production Management Consulting
Tengo una manera de ayudarte a deshacerte de este mal hábito. Cada vez que termines de leer un documento, pronto descubrirás que ya lo has leído. No pierdas el tiempo de esta manera. . Adquiera el hábito de tomar una decisión tan pronto como termine de leer la carta. Pronto descubrirá que este método puede ahorrarle mucho tiempo.
Regla 7: escalonar la hora del almuerzo
.Si las circunstancias lo permiten, también puedes almorzar entre las 11:00 y las 12:00 horas, o entre las 13:00 y las 14:00 horas, para que no sólo puedas disfrutar de un servicio más rápido, sino que también encuentres que a la hora que estés solo. Es probable que estar en la oficina cuando todos han ido a almorzar sea la hora más productiva de tu día.
Regla 8: intenta resolver el problema por teléfono
Si quieres preguntar. Alguien en el mismo edificio para ayudarlo a resolver el problema, intente resolver el problema por teléfono. También puede ir a la oficina de esa persona en persona, pero eso será una pérdida de tiempo para usted. Una persona recibe una llamada, inmediatamente se ocupará de lo que le diga la persona que llama. Incluso si está parado frente a él, le pedirá que espere un rato. En este caso, ¿por qué no elegir llamar tanto como sea posible? ¿Dónde está el teléfono?
Regla 9: Piensa rápidamente en el problema
Antes de discutir el problema, debes intentar recopilar toda la información necesaria como se menciona en "Ganar en la toma de decisiones". ". La importancia de la información. Si desea tomar una decisión inteligente, primero debe recopilar suficiente información. Si no lo hace, no permita que la otra parte le dé más tiempo para pensar claramente en el problema. Usted puede recopile información en el momento y luego tome una decisión.
Regla 10: desarrolle un sistema de planificación que funcione para usted
◆ Escriba las cosas que necesita. hacer y las llamadas que necesitas hacer todos los días
◆ Escribe las personas que necesitas ver ese día y lo que has prometido a otros hacer en un momento específico. >◆ Haga una hoja de seguimiento. Qué está haciendo el tiempo.
Lo anterior es el contenido relevante de las 10 reglas para el uso eficiente del tiempo. Planificar su propio tiempo de acuerdo con estas 10 reglas puede mejorar enormemente nuestro. eficiencia en el trabajo.