1. Temas potentes
Recibimos muchos correos electrónicos en nuestra bandeja de entrada todos los días. Lo mismo ocurre con los profesores, que tienen que atender muchos correos electrónicos todos los días. Si desea que su correo electrónico se destaque y capte la atención de su profesor, es importante darle un tema llamativo. La elección del asunto también debe estar estrechamente relacionada con el contenido del correo electrónico. Al mismo tiempo, si puedes cambiar el asunto del correo electrónico magnético al responder, será mucho mejor que el "Responder:" predeterminado y también facilitará que los profesores comprendan rápidamente el contenido de la carta.
Envíalo bien
Es importante enviar tu correo electrónico al destinatario correcto. Nadie quiere ver correos electrónicos en su bandeja de entrada que sean irrelevantes para él. Imagínese, si la carta que se suponía iba a ser enviada al profesor Tanaka fue enviada al profesor Yamada, entonces uno puede imaginar el estado de ánimo del profesor Yamada cuando recibió un correo electrónico que comenzaba con "Profesor Tanaka". Es más, toda nuestra solicitud de estudios en el extranjero puede verse afectada. Por ello, antes de enviar, debemos comprobar el destinatario y el CC (si lo hubiera) para asegurarnos de que nuestra carta llega sin problemas al destinatario correcto.
3. Gramáticamente precisa
Es aburrido ver errores en los correos electrónicos. Esto es especialmente cierto para los profesores universitarios, que generalmente son más sensibles a las palabras y menos tolerantes con los errores lingüísticos. Por lo tanto, debes revisar tu gramática y ortografía después de escribir. Usar una gramática incorrecta solo reducirá su credibilidad ante los ojos del destinatario. Este tipo de error suele ser demasiado costoso y es mejor evitarlo.
Sucinto
La atención humana es limitada y todos quieren leer los correos electrónicos lo más rápido posible para mejorar la eficiencia del trabajo. Los profesores universitarios están expuestos a una gran cantidad de contenido escrito todos los días, especialmente cuando leen correos electrónicos. Por lo tanto, intenta utilizar un inglés sencillo y claro en tus correos electrónicos. Por ejemplo, utilice "comprar" en lugar de "comprar". Evite clichés como “por último, pero no menos importante” e intente escribir su correo electrónico de manera directa y educada.
5. Formato adecuado
Intenta no poner todo el contenido del email en un solo párrafo, ya que esto dificultará que los lectores te entiendan. Para que al profesor le resulte más fácil entenderte de forma clara y rápida, lo mejor es dividir el correo electrónico en varios párrafos. Evite también oraciones largas y complejas con muchas cláusulas. Organice su artículo de manera lógica, incluyendo viñetas, títulos y subtítulos para explicación.
6. Redacción adecuada
Palabras como urgente e importante están destinadas a captar la atención del lector. Si utiliza estas palabras innecesariamente, su correo electrónico no tendrá ningún valor para el destinatario. Y cuando solicitan estudiar en el extranjero, los profesores no quieren ver este tipo de texto que da a la gente una sensación de urgencia. Por lo tanto, utilice "emergencia" con precaución y elija esas palabras sólo cuando sea realmente necesario.
7. Entender el grupo objetivo
Debes saber a quién va dirigido tu correo electrónico. Por esta razón, antes de escribir un correo electrónico, debes comprender completamente a tus lectores y tener una idea clara de lo que quieren ver. Esto requiere que usted comprenda completamente la investigación relevante del profesor antes de contactarlo y esté preparado.
8. Dar una fecha límite para las respuestas.
Si necesitas responder a un correo electrónico, indica claramente la fecha límite al encuestado en el correo electrónico. Sin embargo, en los correos electrónicos para solicitudes de estudios en el extranjero, generalmente no se recomienda especificar una fecha de respuesta para los profesores. En cambio, se utilizan palabras eufemísticas para intentar recordarles que recuerden responder después de ver el correo electrónico.
9. Da instrucciones de acción claras
Si tu correo electrónico solicita al lector que complete una acción o tarea, las instrucciones deben ser claras. Por ejemplo, cuando contactas a un profesor, quieres que responda una pregunta sobre tu solicitud, por lo que será mejor que escribas claramente lo que quieres que responda el profesor.
Lo anterior es una breve introducción a la ley de estudios en Japón. Espero que sea útil para los estudiantes chinos que estén interesados en postularse para estudiar en Japón.