El sistema de gestión de archivos electrónicos proporciona una solución completa para la gestión moderna de archivos en empresas e instituciones. El sistema de gestión de archivos electrónicos puede ser un sistema autónomo y proporcionar a los usuarios una gestión completa de archivos electrónicos y consultas en red. funciones.
También se puede combinar con la automatización de oficinas OA y la gestión de procesos de diseño DPM de la unidad, o con el sistema de gestión de información MIS para formar una red de gestión de información moderna más completa.
El sistema de gestión de archivos toma como núcleo el establecimiento de una base de datos de archivos formal y cubre funcionalmente todo el proceso de gestión de archivos: digitalización y gestión de producción de archivos, catalogación de archivos (creación y archivo de archivos), contenido de archivos. gestión, asistencia de archivos Todos los aspectos de la gestión física (recolección, recepción, transferencia), utilización de archivos (préstamo y consulta), intercambio de archivos, gestión de sistemas, gestión de seguridad de archivos, etc.
Información ampliada:
La aplicación del sistema de gestión de archivos se centra estrechamente en la gestión del ciclo de vida de los archivos y resuelve principalmente las tres funciones principales de recopilación automática de archivos, almacenamiento científico y utilización del conocimiento.
Debido a la naturaleza extensa de los archivos, para las necesidades de archivo actuales y futuras del departamento de archivo, el diseño del sistema no solo considera proporcionar archivo en línea, interfaces digitales y otras funciones de colección de archivos para los administradores de archivos, sino también integra el sistema de gestión archivística con el archivado Proponer soluciones para la integración de los sistemas de información donde se ubican los datos, especialmente sistemas OA, sistemas de portales, A1, etc.