El proceso específico para archivar los expedientes de devolución de estudiantes extranjeros es el siguiente:
1. Determinar el tiempo de presentación.
El tiempo de presentación de los expedientes de devolución de estudiantes internacionales. puede ser al final del período de estudios en el extranjero, o al final del período de estudios en el extranjero. Esto se puede hacer dentro de un cierto período de tiempo después de regresar a su país de origen. En términos generales, cuanto antes sea el momento de presentar la solicitud, mejor, porque los estudiantes internacionales pueden estar ocupados con el trabajo, la vida y otros asuntos después de regresar a su país y no tener más tiempo para gestionar los documentos anteriores.
1. Determinar el tiempo de archivado
2. Organizar los archivos
Después de determinar el tiempo de archivado, es necesario clasificar y organizar todos los archivos de los estudiantes internacionales. regresando a casa. Para cada archivo, se debe crear un índice o carpeta de archivo para facilitar la búsqueda o manipulación futura. A la hora de organizar hay que tener en cuenta que se deben colocar diferentes tipos de archivos en diferentes carpetas para facilitar la gestión posterior.
3. Almacenar archivos
Después de determinar el tiempo de presentación y organizar los archivos, el siguiente paso es almacenar los archivos. Después de seleccionar la ubicación de almacenamiento, debe guardar todos los archivos y sus índices o carpetas en el mismo medio de almacenamiento, como una unidad flash USB, un disco duro o un almacenamiento en la nube. Tenga en cuenta que es necesario realizar una copia de seguridad de cada medio de almacenamiento para garantizar la seguridad de los archivos.
4. Actualizar archivos
Archivar no es solo una operación única. Los archivos de los estudiantes internacionales que regresan a casa deben actualizarse constantemente para registrar el crecimiento y desarrollo de los estudiantes internacionales. Cada vez que se agregan nuevos archivos a los archivos de devolución de los estudiantes extranjeros, deben seguir los mismos pasos de presentación y archivar los nuevos archivos en el índice o carpeta de archivos previamente existente.
Materiales de preparación para la recuperación del expediente:
1. Materiales de preparación
Recuperación de la unidad: Deberá contar con carta de presentación emitida por la unidad y cédula de identidad de la misma. documento de identidad del funcionario que atenderá el asunto;
Para retirar por su cuenta: deberá traer carta de transferencia de expediente expedida por una unidad con habilitación en gestión de archivos, contrato laboral del declarante, hoja de vida y datos sociales. certificado de seguridad;
Encomendar a otros el retiro: sí La carta de presentación (ajuste) emitida por la unidad del cliente, el poder del cliente, la cédula de identidad original del cliente o una copia de la cédula de identidad del cliente, y el Original y copia del DNI del fiduciario.
2. Complete la información: Registre la información personal y registre la información de destino en el libro de presentación según sea necesario.
3. Entrega de expedientes: El personal comprobará el estado de sellado de los expedientes, sellará los expedientes abiertos o dañados, los sellará y luego los trasladará a la persona que se ocupa del asunto.
En resumen, el archivo de los expedientes de retorno de los estudiantes extranjeros debe tener en cuenta el tiempo, la organización, el almacenamiento y la actualización. Sólo haciendo un buen trabajo en cada enlace podremos brindar a los estudiantes internacionales un expediente completo, preciso y fácil de encontrar a su regreso a China.
Base jurídica:
Artículo 13 de las "Medidas de Implementación de la Ley de Archivos de la República Popular China"
Gobiernos, grupos, empresas, instituciones y otras Las organizaciones deben transferir archivos periódicamente a archivos nacionales pertinentes de conformidad con las normas de la Administración Nacional de Archivos sobre transferencia de archivos. Para los archivos que están dentro del alcance de aceptación de los archivos nacionales a nivel central, a nivel provincial o a nivel de ciudad distrital, la unidad de archivo los transferirá a los archivos nacionales correspondientes 20 años después de la fecha de formación del archivo; están dentro del alcance de aceptación de los archivos nacionales a nivel de condado. Para los archivos, la unidad de archivo los transferirá a los archivos nacionales a nivel de condado correspondientes 10 años a partir de la fecha de formación de los archivos. Tras la inspección y aprobación por parte del departamento administrativo de archivos del mismo nivel, se puede ampliar el período de transferencia para archivos que sean altamente profesionales o que deban mantenerse confidenciales desde unidades que hayan sido revocadas o archivos que puedan ser inseguros o estar gravemente dañados debido a ello; Debido a malas condiciones de almacenamiento, se puede transferir a los archivos correspondientes con antelación.