El teléfono es reconocido por la gente moderna como una cómoda herramienta de comunicación en el trabajo diario, el lenguaje utilizado en el teléfono es muy importante y afecta directamente a la reputación de una empresa. entonces debemos aprender la etiqueta telefónica básica. Lo siguiente está preparado para todos, espero que pueda ayudarles.
1. Conteste el teléfono después de que suene dos veces, no pierda el tiempo. Lo primero que dices cuando levantas el teléfono es "Hola". Si el teléfono suena después de cuatro veces, levante el auricular y dígale a la otra parte: "Lamento hacerle esperar". Este es un gesto de cortesía. Si el contenido de la llamada es importante, se debe conservar el registro de la llamada, incluido el nombre de la unidad, el nombre de la persona que llama, el contenido de la conversación, la fecha y hora de la llamada y el número de teléfono de la otra parte. etc.
2. Las palabras iniciales de la llamada telefónica afectarán directamente a la actitud y opinión del cliente hacia usted. Cuando hable por teléfono, tenga cuidado de utilizar palabras amables tanto como sea posible, como "hola", "por favor", "gracias", "por favor", etc. Al realizar una llamada telefónica, su postura debe ser correcta, su actitud al hablar debe ser amable y su lenguaje debe ser claro. Después de conectar la llamada, tome la iniciativa de saludar y preguntar por la unidad o el nombre de la otra parte. Después de recibir una respuesta positiva, indique su unidad y nombre. No haga que la persona que llama se sienta avergonzada pidiéndole que adivine quién es usted, especialmente amigos o colegas que no ha visto en mucho tiempo.
3. Al realizar una llamada telefónica, debe preguntar cortésmente: "¿Es conveniente hablar ahora?". Debe considerar el tiempo de la otra parte. Generalmente, el mejor momento para llamar a casa es después de cenar o por la tarde en un día libre. El mejor momento para llamar a la oficina es alrededor de las 10 a. m. o después del trabajo por la tarde.
4. Al realizar o contestar llamadas, si la otra persona no se ha ido, no hable ni se ría con los demás, y no sostenga el auricular detrás de la mano para hablar con los demás si es necesario. Discúlpate con la otra parte y pídele que espere, o habla con la otra persona por teléfono más tarde.
5. Cuando la persona que buscas no esté disponible, no envíes mensajes casualmente para evitar problemas innecesarios, si es necesario, anota su número de teléfono y su nombre para poder volver a llamar.
6. Aprender a cooperar con los demás al hablar. Al contestar el teléfono, para demostrar que estás escuchando atentamente a la otra parte, debes seguir diciendo: "Sí, sí", "Está bien, está bien", etc. Debes utilizarlo de forma adecuada, de lo contrario será contraproducente. Dependiendo de la identidad, edad, ocasión y otras circunstancias específicas de la otra parte, se deben utilizar diferentes formas de tratarla.
7. Intenta no realizar llamadas personales en la oficina. Si recibes llamadas personales en la oficina, acorta el tiempo de la llamada tanto como sea posible para evitar afectar el trabajo de otras personas y dañar tu propia imagen profesional.
Mantén un buen humor cuando hagas llamadas telefónicas. De esta manera, incluso si la otra parte no puede verte, se contagiará de tu tono alegre y dejarás una excelente impresión. Las expresiones faciales de la otra parte afectarán el cambio de voz, por lo que incluso en el teléfono, debes tener la mentalidad de "la otra parte está mirando" al hablar.
No debes fumar, beber té ni comer bocadillos durante la llamada telefónica con una voz clara. La otra parte puede "escucharla" incluso con una postura perezosa. Si estás encorvado y recostado en una silla cuando hablas por teléfono, tu voz sonará perezosa y apática para la otra parte. Si te sientas erguido, tu voz será cordial, agradable y llena de energía. Por lo tanto, al realizar una llamada telefónica, incluso si no puede ver a la otra parte, debe actuar como si la otra parte estuviera justo frente a usted y prestar atención a su postura tanto como sea posible.
Responda la llamada de forma rápida y precisa. Los trabajadores modernos están ocupados con sus negocios. A menudo hay dos o tres teléfonos sobre la mesa. Cuando escuche la llamada ***, debe levantar el auricular de forma precisa y rápida. Lo mejor es responder en tres tonos. El teléfono suena durante unos 3 segundos. Es de mala educación si nadie contesta el teléfono durante mucho tiempo o si mantienes a la otra parte esperando durante mucho tiempo. La otra parte estará muy impaciente mientras espera y tu. la empresa le dejará una mala impresión. Incluso si el teléfono está lejos de usted, después de escuchar la llamada y no hay nadie más cerca, debe levantar el auricular lo más rápido posible. Esta actitud es la que todos deberían tener y este hábito es para todos los trabajadores de oficina. debería desarrollarse. Si el teléfono suena cinco veces antes de levantar el teléfono, primero debe disculparse con la otra parte. Si el teléfono suena durante mucho tiempo y simplemente dice "hola" cuando levanta el teléfono, la otra parte será muy amable. insatisfecho y dejar una mala impresión en la otra parte.