Introducción básica Nombre chino: Ley de gestión de archivos Concepto: Métodos para gestionar sus archivos diarios Propósito: Almacenamiento conveniente y recuperación rápida Métodos: Características de gestión clasificadas: científicas y estandarizadas Sistemas relacionados: Motivos de gestión del sistema de gestión de archivos, métodos de gestión , El primer movimiento, el segundo movimiento, el tercer movimiento, el cuarto movimiento, el quinto movimiento, el sexto movimiento, el séptimo movimiento, el octavo movimiento, gestión diaria, gestión de seguimiento, gestión de ubicación, gestión de tarjetas, gestión del sistema, motivos de gestión Montones de papel útil e inútil, libros desordenados y material de oficina esparcidos por todos lados son algo común en nuestros escritorios. Dentro de la computadora, en el escritorio de la computadora y en el "Explorador", también hay desorden y caos. Este caos virtual afecta en gran medida el rendimiento de la computadora y la eficiencia de nuestra oficina. Ante este problema, muchas personas piensan que el espacio en el disco duro no es suficiente y el rendimiento de la computadora no puede mantenerse al día, por lo que necesitan adquirir una computadora nueva. De hecho, lo que realmente necesitamos es sentarnos y dedicar tiempo a administrar los archivos en la computadora, lo que puede ahorrarnos más tiempo en el futuro. La esencia de la gestión de archivos radica en un almacenamiento cómodo y una recuperación rápida. Todos los archivos se organizarán en carpetas y se colocarán en el lugar más conveniente para que usted los encuentre. En la actualidad, la forma más ideal de solucionar este problema es la gestión clasificada. Desde la partición del disco duro hasta la creación de cada carpeta, debe dividirlo en múltiples niveles de carpetas grandes y pequeñas de acuerdo con sus necesidades laborales y personales, y establecer un marco de almacenamiento de archivos razonable. Además, todos los archivos y carpetas deben tener un nombre estandarizado y colocarse en la carpeta más adecuada. De esta manera, cuando necesitamos algún archivo, sabemos dónde buscar. Este método no es tarea fácil para bastantes personas porque están acostumbradas a tener archivos a mano y buscarlos con diligencia y torpeza. A continuación, le ayudaremos a desarrollar un conjunto de principios para la gestión de clasificados y le instamos a desarrollar buenos hábitos de gestión de archivos. A continuación se muestran algunas habilidades básicas que hemos resumido. Estas habilidades no son dogmas y es posible que no necesariamente funcionen para usted. Sin embargo, debes tener tus propias reglas, respetarlas y formar un hábito. Hay muchas razones por las que hacemos un buen uso de "Mis documentos". Se puede encontrar fácilmente en el escritorio, el menú de inicio, el administrador de recursos y en las ventanas para guardar/abrir, lo que nos ayuda a abrir y guardar archivos de manera cómoda y rápida. Podemos hacer uso de directorios existentes en Mis documentos, o podemos crear nuestros propios directorios para almacenar archivos a los que se accede con frecuencia. En cuanto al problema de que "Mis documentos" pueda eliminarse accidentalmente al recargar el sistema, puede crear un directorio en el disco que no es del sistema, luego hacer clic derecho en "Mis documentos" en el escritorio y seleccionar "Propiedades". En la ventana emergente "Propiedades de Mi documento", haga clic en el botón "Mover" debajo de la carpeta de destino y luego especifique la carpeta que acabamos de crear en la nueva ventana. Después de recargar el sistema, realice los pasos anteriores nuevamente y luego apunte a esta carpeta nuevamente, lo cual es seguro y conveniente. Consejo: Si está utilizando Windows 2000/XP, cuando mueva la carpeta "Mis documentos", todos los archivos de la carpeta se moverán automáticamente. Pero si usa Windows 9x, deberá mover manualmente todos los archivos en C:\Mis documentos a la carpeta recién designada; de lo contrario, se pueden perder datos. La segunda carpeta móvil es el esqueleto del sistema de gestión de archivos y es muy importante para la gestión de archivos. Para establecer una estructura de carpetas que se adapte a sus necesidades, primero debe resumir y analizar la información, el trabajo y la vida a los que está expuesto. El trabajo y la vida de cada persona son diferentes y la información que reciben será muy diferente, por lo que analizar sus propias categorías de información es un requisito previo para establecer una estructura. Por ejemplo, bastantes editores y autónomos de TI crean carpetas organizadas en categorías de software y hardware. Y muchos profesores crean carpetas en función del contenido de su trabajo, como el trabajo docente y el trabajo de los profesores de clase. Se pueden nombrar nombres de archivos similares con el mismo prefijo de letra. Es mejor almacenar archivos similares en el mismo directorio, como imágenes para imágenes, medios para multimedia, documentos para documentos, etc. , conciso y fácil de entender, claro de un vistazo y cómodo de abrir con un solo software. De esta manera, cuando queramos encontrar un archivo, podemos pensar inmediatamente en dónde podría estar guardado. El tercer consejo es que no puedes tener demasiados archivos en una carpeta.
Los archivos con menos de 50 archivos en una carpeta son más fáciles de buscar y recuperar. Si hay más de 100 archivos, la velocidad de navegación y apertura será muy lenta y será incómodo verlos. En este caso, debe considerar archivar, eliminar algunos archivos, dividir esta carpeta en varios archivos o crear algunas subcarpetas. Por otro lado, si una carpeta tiene solo unos pocos archivos durante mucho tiempo, también se recomienda fusionar esta carpeta con otras carpetas. El perfeccionamiento de la cuarta clasificación conducirá inevitablemente a un aumento de los niveles estructurales. Cuantos más niveles haya, menos eficiente será la recuperación y la navegación. Se recomienda que toda la estructura esté controlada en el segundo y tercer nivel. Además, el nivel se combina mejor con la información que procesa con frecuencia. Cuantas más categorías se utilicen, mayor será el nivel. Por ejemplo, si eres responsable de editar la columna multimedia, la carpeta multimedia debe ser una carpeta de primer nivel, y las carpetas de información de los cursos impartidos este semestre y las clases administradas por los profesores también deben ser carpetas de primer nivel. La cantidad de carpetas, la cantidad de archivos en las carpetas y el nivel de las carpetas a menudo no son satisfactorios. Sólo podemos encontrar la mejor combinación. El quinto consejo es dar un buen nombre a los archivos y carpetas, pero no existe un significado fijo de qué es un buen nombre. Utilice el texto más corto para describir la categoría y función de esta carpeta. Esto le permite recordar el contenido general del archivo sin abrirlo. Puede ser un buen nombre. Para utilizar reglas de nomenclatura unificadas para todos los archivos y carpetas de la computadora, debemos formular estas reglas nosotros mismos. Cuando comience a utilizar estas reglas por primera vez, definitivamente no será tan fácil como escribir algunas palabras, pero una vez que se dé cuenta de los beneficios de nombrar reglas para una fácil visualización y recuperación, creo que las cumplirá. Además, desde una perspectiva de clasificación, podemos agregar algunos identificadores especiales al nombrar nuestras carpetas o archivos de uso común para ponerlos en primer lugar. Por ejemplo, cuando es necesario acceder a una carpeta o archivo muchas más veces que a archivos del mismo nivel, el autor agregará un "1" o "" delante del nombre, lo que hará que estos archivos y carpetas se clasifiquen entre todos los archivos. en el mismo directorio El primero, y los relativamente menores pero visitados con frecuencia se pueden agregar con "2" o "", y así sucesivamente. Además, los nombres de los archivos deben ser lo más cortos posible. Aunque Windows ya admite nombres de archivos largos, los nombres de archivos largos también generarán confusión en nuestro reconocimiento y navegación. El sexto consejo es que si los archivos de hace un año todavía están juntos con los archivos en los que estás trabajando ahora, y si los correos electrónicos de hace unos meses todavía están juntos con los nuevos correos electrónicos, te resultará difícil encontrar lo que necesitas. quieres de un vistazo. Es un buen hábito tratar los archivos caducados de manera oportuna, realizar copias de seguridad y eliminar las innecesarias. Tomemos como ejemplo a los profesores. Los planes de lecciones y los materiales enseñados el semestre pasado rara vez se usarán este semestre, por lo que deben almacenarse en otra carpeta de nivel inferior o incluso grabarse en un CD. Además, algunos documentos de este semestre se consultan con frecuencia, por lo que es mejor colocarlos en "Mis documentos" para facilitar su consulta. Para los profesores, un semestre es un ciclo. Después de un ciclo, las carpetas de ese ciclo se procesarán en consecuencia. Para las personas de otras industrias, existen ciclos diferentes. Debemos archivar carpetas y archivos de acuerdo con nuestras necesidades reales de trabajo y vida. Consejo: Para la seguridad de los datos, es necesaria una copia de seguridad oportuna. Para realizar copias de seguridad, consulte "Simplificación de copias de seguridad complejas" de este número para realizar copias de seguridad de los archivos de manera oportuna y eliminar archivos que ya no sean necesarios. El séptimo consejo: si a menudo necesitamos acceder rápidamente a archivos o carpetas, podemos hacer clic derecho y seleccionar "Crear acceso directo" y luego colocar el acceso directo generado en un lugar donde permanezca con frecuencia. Por supuesto, cuando ya no es necesario acceder a archivos y carpetas con frecuencia, es necesario eliminar los accesos directos lo antes posible para evitar que ocupen demasiado espacio o llamen su atención. El octavo consejo es establecer una estructura completa, estandarizar los nombres y archivar periódicamente. Esto es lo que tenemos que hacer. Esta no es una operación complicada, pero puede mejorar enormemente la eficiencia de nuestro trabajo y ahorrar nuestro tiempo limitado. Si comienza ahora, primero saque una hoja de papel, comprenda su categoría de información, aclare el número y la ubicación de las carpetas que se crearán y formule reglas de nomenclatura de archivos y reglas de archivo para carpetas importantes. De acuerdo con esta regla, una gran cantidad de información que ya existe en la computadora será movida, renombrada y eliminada. Debe superar sus malos hábitos en operaciones futuras. Puede que al principio le resulte difícil y las reglas complicadas, pero creo que no pasará mucho tiempo antes de que se acostumbre a ver archivos y carpetas bien organizados y disfrute del placer de una gestión eficiente. Gestión Diaria Para facilitar el uso de los ficheros, éstos pueden ser consultados en cualquier momento. La gestión diaria de los ficheros debe ser lo más científica y estandarizada posible. Al realizar un seguimiento del funcionamiento y uso de los ficheros de gestión, es necesario captar con precisión la dirección de su flujo para facilitar la búsqueda y la confidencialidad. La medida principal es hacer un buen trabajo en el registro, lo que se puede hacer estableciendo un libro de cuentas especial o adoptando un método "estilo diario" de mantenimiento diligente de registros y ventas diligentes.
"Diary Facts" es un registro de cada paso en el proceso de transferencia y aceptación de documentos de oficina. Es una poderosa herramienta para que los procesadores de texto busquen y accedan a archivos. Generalmente registrado con una hoja de seguimiento de archivos. Las hojas de seguimiento de archivos tienen forma de tarjetas y cada tipo de hoja de seguimiento de archivos se mantiene junta. Tomemos como ejemplo el gobierno del condado. Los archivos centrales, los diarios internos, los archivos y diarios internos provinciales, los archivos y diarios internos provinciales, los archivos y diarios internos municipales, los archivos municipales y los diarios internos se colocan en sus propias cajas. Una vez restaurado el archivo, la tabla de seguimiento dejará de ser válida automáticamente. La gestión de ubicación se refiere a la denominada gestión de ubicación, que recupera archivos enviados para lectura y procesamiento y los almacena en ubicaciones preespecificadas. Las medidas específicas son: hacer una caja de archivos (caja de plástico o cartón de madera contrachapada casera) con el grosor adecuado según el largo y ancho del archivo, marcar los nombres de todos los archivos de la organización en la caja de acuerdo con ciertas reglas (consulte la categoría del registro receptor), y colocar los archivos en la caja se dividen en dos o más períodos de uso, es decir, la primera mitad del año y la segunda mitad del año, y los archivadores se dividen en. niveles (nivel central, nivel provincial, nivel municipal, etc.). ) con peldaños. Luego, de acuerdo con los nombres marcados en las cajas de archivos, coloque las cajas en los niveles correspondientes del gabinete en orden de arriba a abajo. Los archivos devueltos por la operación se ordenan por nivel. Administración de tarjetas En la administración de archivos, los archivos se pueden administrar compilando "tarjetas de archivo" para facilitar la búsqueda. "File Card" es una herramienta de recuperación que revela el contenido y la composición de los archivos de la unidad en forma de tarjetas. Almacene grandes cantidades de información de archivo y clasifíquela científicamente para que la información sobre el mismo tema se pueda reunir para formar un todo orgánico, lo que facilita a los líderes proporcionar y utilizar información activamente. "File Card" es una herramienta de búsqueda manual muy utilizada. Se debe tener en cuenta lo siguiente al preparar fichas de archivo: 1. Cuando no sea lógico completar el título del archivo, el título debe cambiarse de acuerdo con la situación real. Por ejemplo, algunas tablas estadísticas suelen ser publicadas directa y uniformemente por organizaciones superiores, y los títulos suelen ser "Tablas estadísticas nacionales". Si este tipo de formulario se utiliza en una unidad a nivel de condado, el título debe reescribirse como Si se trata de un archivo sin nombre o un archivo llamado título, se debe redactar un título conciso y preciso basado en el contenido del archivo. 3. Aunque algunos documentos tienen títulos, es más preciso añadir un subtítulo para que quede claro de un vistazo. 4. Para títulos demasiado largos, pueden ser lo suficientemente breves como para entenderse de un vistazo sin afectar el propósito del documento. Una vez clasificadas las tarjetas, el orden y la ubicación de cada tarjeta en la categoría deben fijarse de acuerdo con un método determinado para mantener la relación histórica entre los archivos y hacerlos visibles. Los estándares de formato de tarjeta compilados por cada unidad deben ser consistentes cada año para que no estén fragmentados y sean fáciles de encontrar y usar. La disposición de las tarjetas de archivo se refiere principalmente a la disposición de las tarjetas de archivo dentro de categorías y subcategorías, que se pueden organizar en el orden de categoría-categoría-subcategoría (tema)-año-autor-hora. En esta disposición, los archivos de la misma naturaleza se agrupan para facilitar una búsqueda rápida y precisa. El orden habitual para clasificar las cartas era: primero el nivel superior, luego el nivel inferior, luego el nivel inferior antes de asumir el cargo; primero la agencia de dirección, luego el departamento de negocios; Una vez que las tarjetas estén organizadas y arregladas, colóquelas en el gabinete de tarjetas y coloque fichas como categoría, subcategoría, edición o año, autor, etc. Escriba una “necesidad de saber” al final. Esto no sólo puede superar la confusión del almacenamiento y utilización de archivos, sino también garantizar la calidad de la preparación de la tarjeta de archivo. La gestión del sistema debe establecer un sistema de préstamo, transferencia y archivo de archivos para facilitar la inspección y el descubrimiento cuando se descubren problemas como pérdidas o daños. El establecimiento de un sistema de préstamo, entrega y archivo de archivos generalmente incluye los siguientes contenidos: 1. Crea un libro de préstamo de archivo. Es decir, varios archivos se clasifican y organizan específicamente en libros para que se puedan encontrar fácilmente al leer. 2. Preste atención a los siguientes puntos al tomar prestados archivos: (1) Tenga cuidado. No importa quién tome prestados archivos o materiales, por qué o cuándo, no importa cuán urgente u ocupado sea, debe realizar meticulosamente los procedimientos de registro y firma en el "libro de préstamo" (2). Aclarar el tiempo de préstamo y controlar el alcance de lectura de archivos "confidenciales". Especialmente cuando se toman prestados archivos marcados como "confidenciales", siempre se deben pedir instrucciones al líder y se deben explicar las precauciones en persona antes de tomar prestado. (3) Ser diligente en la investigación. Los archivos bajo gestión se limpian una vez a la semana, una vez al mes, se inspeccionan una vez al trimestre y se clasifican cada seis meses. Cuando haya problemas, tomaremos la iniciativa de informarlos a tiempo para que puedan resolverse lo antes posible. 3. Enumere los archivos que pertenecen a este libro, solo a quién y cuándo.