¿Cuáles son las principales formas de archivos?
Los archivos son registros históricos valiosos formados directamente por organizaciones sociales o individuos en actividades sociales. Los archivos son una valiosa riqueza espiritual y cultural del país y de la sociedad, que pueden preservar la historia y heredar la civilización para los ciudadanos comunes, son un certificado y el fruto del trabajo.
El soporte tradicional de los archivos es principalmente el papel. Con el desarrollo y progreso de la sociedad, existen cada vez más tipos de archivos y sus formas de soporte se están diversificando cada vez más. En la actualidad, los principales soportes de archivos son:
1. Los archivos en papel
Los archivos en papel son el formato de archivo más común, tradicional y de mayor tamaño. Como "documentos pelirrojos" del gobierno y sus departamentos, manuscritos y manuscritos personales, libros de tareas para niños, exámenes, certificados de graduación, registros médicos, libretas de banco, etc. Si tiene la buena costumbre de llevar un diario, su diario escrito a mano también será un documento en papel.
2. Archivos audiovisuales
Los archivos audiovisuales también se denominan ficheros audiovisuales o ficheros audiovisuales. Incluyendo fotografías, películas, discos, cintas de audio, cintas de vídeo, etc. El primer archivo fotográfico del mundo se creó en Francia en 1826. En China, los archivos de fotografías aparecieron recién a mediados del siglo XIX y los archivos de sonido, a principios del siglo XX. Los documentos audiovisuales son más visuales que los documentos en papel. Esto también refleja el progreso histórico. Estoy seguro de que usted y su familia deben tener muchos archivos audiovisuales.
3. Documento electrónico (archivo electrónico)
Documento electrónico es un término nuevo que surgió después de mediados del siglo XX. Es un nuevo tipo de documento que surgió con el desarrollo de. tecnología informática. Se genera en dispositivos y entornos digitales, se almacena en forma digital en soportes como cintas, discos y discos ópticos, se lee y procesa mediante dispositivos digitales como computadoras y se puede transmitir a través de redes de comunicación. En general, son archivos generados por computadoras y equipos digitales relacionados (cámaras digitales, escáneres, etc.). ), como archivos MP3, DVD y CD. Los documentos electrónicos (archivos electrónicos) están en todas partes de nuestras vidas y trabajos.
4. Documentos físicos
Los archivos físicos se refieren a objetos físicos con información escrita y clara que pueden ilustrar claramente un hecho histórico. Como sellos o sellos oficiales, estandartes, trofeos, monedas, placas, etc. Aquellos gigantes que tienen palabras pero que no se pueden recopilar, como barcos y aviones, no son archivos físicos. Si tienes una colección de archivos físicos, eres una persona con conciencia.
¿Por qué los archivos deberían elegir materiales duraderos?
Además de su propio contenido o información, los archivos también incluyen al soporte que porta dichos contenidos o información. El soporte de los archivos en papel es el papel, y el contenido o la información se registra mediante materiales escritos a mano, como tinta, tampón, mina de bolígrafo, mina de lápiz, etc. Por lo tanto, los materiales de archivo incluyen materiales de soporte y materiales de escritura a mano. Esta sección explica principalmente los documentos tradicionales en papel.
El papel y la tinta Xuan, inventados por los chinos, son materiales especialmente duraderos para la fabricación de archivos. Según los descubrimientos arqueológicos, las escrituras y los dibujos escritos con tinta y pintados sobre papel de arroz hace más de 1.000 años todavía son claramente visibles en la actualidad. La tinta y las almohadillas de tinta también son materiales de escritura duraderos, como la tinta azul-negra y la tinta de colores, mientras que los lápices y bolígrafos no son materiales de escritura duraderos.
Las unidades o empresas generalmente eligen como papel de oficina papel de impresión con una textura superior a los 70 gramos. Si es empleado de una organización o empresa, no utilice materiales de escritura que no sean adecuados para el almacenamiento a largo plazo, como tinta roja, tinta azul pura, bolígrafos, lápices, almohadillas de tinta, etc. Los documentos de fax en papel térmico deben copiarse y guardarse a tiempo; de lo contrario, la escritura en ellos se verá borrosa y no desaparecerá hasta que pase el tiempo. Si es un líder, puede pedirle a su empresa que no compre materiales duraderos al comprar material de oficina, para garantizar desde la fuente que los archivos formados por su empresa sean adecuados para el almacenamiento a largo plazo.
Los experimentos y la práctica científicos han demostrado que las fotografías en blanco y negro duran más que las fotografías en color.
Si usted y su familia están interesados en conservar documentos personales, utilice papel y tinta carbón de mejor calidad al escribir cartas, hacer tareas o llevar cuentas. Seleccione algunas fotografías que sean muy importantes y valiosas para usted y su familia, imprímalas en blanco y negro y guárdelas.
¿Cómo conservar bien los archivos?
Los archivos son tesoros y logros públicos y privados. La preservación a largo plazo permite a las generaciones futuras compartir nuestros altibajos, aprender de nuestras experiencias y lecciones y crear una vida mejor. Por tanto, debemos cuidar bien nuestros archivos.
Los archivos en diferentes soportes y formatos tienen diferente vida útil. El método y el entorno de almacenamiento tienen un gran impacto en la vida útil de los archivos.
A través de la exploración continua de archiveros y personal científico y tecnológico, la gente ha resumido cómo extender la vida útil de los archivos. Permítanme darles una breve introducción. También podrías intentarlo.
1. Dejar que los archivos vivan en un ambiente con temperatura y humedad adecuadas puede extender efectivamente la vida útil de los archivos. La temperatura generalmente se controla entre 14 ℃ y 24 ℃ y la humedad relativa se controla entre 45 % y 60 %.
2. Almacenar los documentos en armarios o almacenes relativamente cerrados. Los archivos son tímidos y temen la exposición a la luz; también me gusta limpiar, pero no me gusta el polvo. La luz del sol hará que los archivos pierdan su apariencia anterior, la escritura se desvanecerá y el color se volverá amarillo. El polvo puede fácilmente generar moho y contaminar los documentos.
3.Cintas, CD, etc. Debe mantenerse alejado de campos magnéticos (como los electrodomésticos). Deben colocarse en cajas especiales, colocarse verticalmente o colgarse de un plato. Si se van a colocar en posición horizontal, no se pueden apilar demasiado alto. Cuando tenga muchas cintas y CD, puede comprar gabinetes antimagnéticos para guardarlos.
4. No escribas nada en el CD ni lo marques, de lo contrario afectará a la lectura de la información.
5. Debes elegir un disco no regrabable para grabar los archivos audiovisuales que necesites guardar.