¿Se han resuelto los problemas relacionados con la gestión de archivos? A continuación se muestra un buen artículo de muestra sobre problemas de administración de archivos y contramedidas para su referencia.
1. Problemas en la gestión de archivos actual
En la actualidad, el nivel de gestión de archivos en nuestro país es en general bajo, y existen los siguientes problemas principales:
(1) Personal de gestión de archivos La calidad profesional no es alta. En la actualidad, aunque contamos con un equipo estable y desarrollado de cuadros de archivos, el nivel educativo y la calidad profesional de este equipo no pueden satisfacer las necesidades del trabajo de archivos en la nueva era, especialmente en el siglo XXI, los profesionales de investigación y desarrollo son escasos. .
(2) La gestión de archivos no está estandarizada. Actualmente, en algunas grandes empresas, instituciones o archivos profesionales, existen problemas generalizados de gestión no estándar, que se reflejan principalmente en los siguientes aspectos: En primer lugar, la numeración de los archivos no está estandarizada. En segundo lugar, el título del expediente es irregular. La tercera es que la mayoría de los archivos carecen del contenido del volumen. Cuarto, la confusión en la composición de los artículos es grave.
(3) La eficiencia de recuperación de archivos no es alta. Los métodos de búsqueda de archivos incluyen la búsqueda manual y la búsqueda por computadora. En la actualidad, la recuperación manual tradicional representa una gran proporción. El departamento de archivos ha trabajado mucho en búsquedas manuales y ha compilado varias herramientas de búsqueda. Es necesario compilar herramientas de búsqueda. ¿Cuánto cuesta? ¿No preguntes? ¿Estás bien? Cuantas más herramientas de recuperación se recopilen, mayor será la calidad de los servicios de trabajo de archivo.
(D) También existen algunos problemas en el desarrollo y recopilación de información. Algunos departamentos de archivos seleccionan al azar algunos temas con el fin de cumplir con los estándares, actualizarlos y hacer frente a las inspecciones, lo que da como resultado productos que se compilan y desarrollan con bajo nivel, mala calidad, baja practicabilidad y bajo valor de uso. Aunque es fácil mantenerse al día con algunos temas, el tiempo de edición e investigación es demasiado largo, lo que pierde su actualidad y afecta su efectividad.
En segundo lugar, medidas para mejorar la eficiencia de la gestión de archivos
Mejorar la situación actual de la gestión de archivos, aumentar la eficiencia de la gestión de archivos y lograr la estandarización de la gestión de archivos son los objetivos de gestión de archivos. Todavía nos queda un largo camino por recorrer. En primer lugar, debemos prestar atención a las siguientes cuestiones:
(1) Mejorar las habilidades profesionales y la calidad de los trabajadores de archivos es la clave para acelerar el progreso de la ciencia y la tecnología archivísticas y promover el desarrollo de la archivística. emprendimientos. En primer lugar, debemos garantizar la entrada de talentos y prestar atención a la introducción y contratación de talentos con experiencia cultural, habilidades profesionales y habilidades para enriquecer el equipo de archivos. Al mismo tiempo, reforzar la formación continua del personal existente es una tarea urgente ahora y en el futuro. En la actualidad, la vida social y económica se encuentra en un período de rápido desarrollo y constantemente se forman nuevas industrias y campos, lo que plantea nuevos requisitos y desafíos para la gestión y los servicios de archivos. Los trabajadores de archivos deben estudiar mucho, ampliar sus horizontes, comprender el estado actual y las tendencias de desarrollo de los campos de trabajo involucrados, mejorar su propia calidad, utilizar nuevas teorías y nuevas tecnologías en la disciplina archivística para guiar y mejorar el trabajo de archivo, y realizar la transformación de desde un solo tipo hasta un tipo multiplexado y compuesto. Realizar una formación continua profesional de forma sólida y eficaz.
(2) Movilizar el entusiasmo de los archiveros. Los métodos de trabajo monótonos y aburridos a largo plazo y los métodos de trabajo tradicionales hacia atrás en la industria de los archivos están lejos de poder servir de manera proactiva al mercado, servir a la sociedad y servir. Para las empresas, los servicios obsoletos seguramente harán que el trabajo de archivo pierda su vitalidad y su mercado. Por lo tanto, ¿se deberían hacer esfuerzos para trasladar el departamento de archivos? ¿Extender la mano? Conviértase en pionero y creador, y forme un nuevo concepto de trabajo de archivo, desde la recopilación de materiales después del evento hasta la participación en el evento antes.
1. Potenciar el mecanismo de incentivos. ¿Debería el trabajo de archivo introducir incentivos competitivos para cambiar la presencia física de los departamentos de archivo? ¿tazón de arroz de hierro? Fenómeno, promover activamente el sistema de contratos de empleo total, implementar una competencia justa para el personal existente, seleccionar a los mejores para el empleo y lograr verdaderamente la supervivencia del más apto, de modo que los archiveros puedan comprender claramente que su desempeño laboral está estrechamente relacionado con su supervivencia y desarrollo. , estimulando así la vitalidad laboral de todos, maximizando el potencial personal y creando una nueva situación en el trabajo de archivos llena de competitividad, pionera e innovadora.
2. Actualizar conceptos y alcanzar la autoestima. A veces, las personas que se dedican al trabajo de archivos pueden no comprender la importancia del trabajo de archivos porque solían trabajar únicamente por trabajo y no resumían su impacto en la sociedad. Esto requiere que el personal relevante haga un buen trabajo en publicidad y educación sobre la gestión de archivos para que las personas, especialmente los archiveros, tengan una comprensión positiva de este trabajo. Hacer que los archiveros sean proactivos, hacer los ajustes y reposicionamientos correspondientes en todos los aspectos de sí mismos, cambiar el fenómeno pasado de recolectar puestos y mirar a los custodios, volverse más sensibles y sabios mientras trabajan duro y crear beneficios sociales y económicos más sustanciales para el beneficio de los archivos.
(3) La modernización de los archivos debe sincronizarse con la informatización empresarial. Los archivos corporativos deben cumplir con los requisitos de informatización y los documentos electrónicos deben conservarse adecuadamente. La urgente necesidad y el rápido desarrollo de la informatización han planteado mayores exigencias y algunos problemas que deben resolverse urgentemente para el departamento de archivos. En la actualidad, en el proceso de construcción de informatización empresarial, también hay cosas que el departamento de archivos no comprende o no comprende, especialmente sistemas de gestión de información, sistemas de gestión de recursos, sistemas ERP, sistemas CAD/CAM, etc. En este caso, el departamento de archivos debería superar las dificultades y participar activamente en la construcción de la informatización empresarial, haciendo de la gestión de archivos una parte importante de la informatización empresarial. Los archiveros deben aprender haciendo, aprender y dominar los conocimientos relacionados con la informatización en el proceso de gestión, de modo que la modernización de los archivos y la informatización empresarial puedan combinarse orgánicamente y desarrollarse simultáneamente.
Las empresas deben incorporar el trabajo de archivos en sus planes de construcción de informatización, y el departamento de archivos debe participar en la informatización empresarial. En primer lugar, debemos resolver el problema de la simetría entre los archivos en papel y los archivos electrónicos; en segundo lugar, debemos resolver el problema de la coherencia entre los documentos en papel y los electrónicos. Si el documento electrónico es invisible, entonces es solo un CD y su integridad y versión no se pueden ver en la apariencia. Por lo tanto, los departamentos de archivos deberían utilizar equipos especializados y departamentos dedicados a examinar los documentos electrónicos. Si guarda un documento electrónico incorrectamente, puede generar errores en el futuro. Por un lado, la gestión moderna de archivos debe adaptarse al desarrollo de los propios archivos y, por otro, también debe adaptarse al proceso de construcción de la información empresarial, y ambos aspectos deben tenerse en cuenta. Después de todo, los archivos son el medio tradicional de registro y conservación. La informatización empresarial se puede aplicar de forma inteligente y se puede lograr una oficina sin papel. Muchos departamentos, como el de finanzas, investigación científica y asuntos exteriores, están trabajando en línea y al final no queda nada. Un problema conceptual que la informatización del departamento de archivos debe resolver es que la modernización de nuestros archivos no consiste simplemente en reemplazar el trabajo manual con computadoras, ni en trasladar los métodos de gestión tradicionales a la gestión en red, sino que utiliza la tecnología de la información moderna para introducir conceptos de gestión avanzados. Reformar algunas prácticas inapropiadas en la gestión de archivos. Se trata de una comprensión de alto nivel que requiere que sigamos aprendiendo, absorbiendo nuevos conocimientos y esforzándonos por llevar el trabajo de gestión de archivos a un nuevo nivel.
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