Métodos estándar de administración de archivos
Métodos estándar de administración de archivos
Fecha de lanzamiento:
Fecha de vigencia:
No Artículo 1 Con el fin de fortalecer la gestión de archivos estándar y aprovechar plenamente el papel de los archivos, estas Medidas se formulan de acuerdo con la Ley de Archivos de la República Popular China y sus medidas de implementación y regulaciones pertinentes sobre gestión estándar.
Artículo 2 Los archivos estándar se refieren a diversos documentos y materiales con valor de conservación (incluidos gráficos, materiales de texto, materiales de cálculo, productos de audio y video, muestras estándar, etc.) que se forman directamente en el proceso de formulación. y revisión de normas).
Los archivos estándar son una parte importante de los archivos nacionales.
Artículo 3 Los departamentos y unidades de normalización establecerán y mejorarán el sistema de gestión de archivos estándar para cumplir con los requisitos de integridad, precisión, seguridad y utilización efectiva de los archivos estándar. Adopción planificada de tecnología avanzada para modernizar la gestión de archivos estándar.
Artículo 4 Los archivos estándar se dividen en dos tipos: permanentes y de larga duración según el período de almacenamiento.
Se deben conservar permanentemente los siguientes documentos y materiales:
(1) Documentos de tareas asignadas por los superiores
(2) Borrador estándar para su aprobación;
(3) Instrucciones de preparación estándar y sus anexos;
(4) Formulario de resumen y procesamiento de opinión
(5) Actas de reunión de revisión estándar o revisión de cartas; conclusiones;
(6) Documento oficial para la aprobación estándar
(7) Formulario de solicitud estándar
(8) Versión de lanzamiento estándar
(9) Publicación oficial de la norma Este libro;
(10) Aviso de modificación de la norma y sus anexos
(11) Aviso de invalidación de la norma.
Los siguientes documentos y materiales deben conservarse durante mucho tiempo:
(1) Informe de demostración
(2) Informe de investigación
(3) Informe de verificación de prueba;
(4) Borrador estándar para comentarios (borrador final
(5) Borrador estándar para revisión
<; p> (6) Equivalencia, textos originales o traducciones de estándares internacionales adoptados de manera equivalente o estándares avanzados extranjeros, materiales de referencia principales (solo se incluyen los raros, generalmente solo se enumeran el catálogo y las fuentes)(7) Muestras estándar.
Artículo 5 Para el almacenamiento permanente, se manejará de acuerdo con las regulaciones del departamento de gestión de archivos nacionales; para el almacenamiento a largo plazo, serán los archivos estándar actuales y revisados más recientemente. Los ficheros estándar suprimidos que se conservan durante un largo período de tiempo se mantendrán durante diez años. Si la muestra estándar ha caducado dentro del período de almacenamiento, se manipulará de acuerdo con las normas sobre caducidad de almacenamiento.
Artículo 6 El departamento administrativo de normalización del Consejo de Estado es responsable de gestionar los archivos de normas nacionales. Los archivos de normas nacionales para ingeniería de construcción, productos farmacéuticos, higiene de los alimentos, medicamentos veterinarios y protección ambiental son administrados por el departamento de ingeniería de construcción, el departamento de salud, el departamento de agricultura y el departamento de protección ambiental del Consejo de Estado, respectivamente.
El departamento de normas industriales del Consejo de Estado es responsable de gestionar los archivos de normas industriales dentro de su jurisdicción.
Los departamentos administrativos de normalización de las provincias, regiones autónomas y municipios directamente dependientes del Gobierno Central son responsables de gestionar los archivos de normas locales dentro de sus respectivas regiones administrativas.
Las unidades empresariales son responsables de gestionar sus propios archivos estándar empresariales.
Artículo 7 Las agencias de gestión de archivos o el personal de los departamentos y unidades enumerados en estas Medidas son específicamente responsables de la gestión estándar de archivos. Responsabilidades:
(1) Recopilar, organizar, archivar, contar, conservar y proporcionar archivos estándar para su uso
(2) Preparar catálogos, índices, tarjetas y otras herramientas de consulta; y materiales de referencia;
(3) Responsable de organizar y llevar a cabo la identificación y destrucción de archivos estándar;
(4) Supervisar e inspeccionar la modificación, adición y copia de archivos estándar;
(5) De acuerdo con los requisitos del departamento de administración de archivos, manejar los procedimientos de transferencia de archivos estándar permanentes
(6) Implementar seriamente el sistema de gestión de archivos.
Artículo 8 La unidad de redacción de estándares es responsable de recopilar los materiales relevantes y clasificarlos para archivos estándar, y es responsable de proporcionarlos al departamento o unidad de gestión de archivos estándar correspondiente.
Artículo 9 Documentos y materiales estándar acumulados en la formulación y revisión de normas por las unidades de redacción de normas, las unidades de secretaría del comité técnico de normalización o las unidades focales de tecnología de normalización, así como otras unidades involucradas en la formulación y revisión de normas. , se presentarán a esta La organización de gestión de archivos de la unidad deberá gestionarlos de acuerdo con los requisitos de almacenamiento a largo plazo.
Artículo 10 Los documentos y materiales de los archivos estándar, excepto el texto oficial de la norma, serán presentados una vez ante la agencia de gestión de archivos por el patrocinador del departamento o unidad de aprobación dentro de los tres meses posteriores a la aprobación y emisión de la norma de acuerdo con la normativa. Una vez publicado el texto oficial de la norma, se complementará y archivará de manera oportuna.
Artículo 11 Los documentos y materiales de los archivos estándar serán organizados por el personal patrocinador del departamento o unidad de aprobación, y el personal de gestión de archivos estándar será responsable del archivo, registro y estantería.
Al presentar documentos y materiales estándar, el personal de gestión de archivos estándar debe verificar y verificar si no cumplen con los requisitos, el personal patrocinador del departamento o unidad de aprobación los complementará y corregirá;
Artículo 12 Después de cambiar o abolir la norma, el personal patrocinador del departamento o unidad de aprobación será responsable de presentar el borrador original, el borrador de publicación y los documentos de aprobación de la orden de cambio u orden de revocación en el momento oportuno. manera.
Artículo 13 El establecimiento y archivo de documentos y materiales estándar se llevará a cabo de acuerdo con "GB/T11182-89 Requisitos generales para la composición de archivos científicos y tecnológicos" y deberá cumplir con los siguientes requisitos:
(1) Cada tipo de material de documento estándar generalmente se archiva en una copia. Los informes de uso frecuente, los borradores estándar, las versiones oficiales y las hojas de procesamiento de resúmenes de opiniones se pueden archivar en dos copias.
(2) Los materiales documentales estándar para archivar son manuscritos originales, textos mecanografiados y copias.
(3) Los archivos estándar para almacenamiento permanente y almacenamiento a largo plazo se encuadernarán y archivarán por separado.
(4) Si el material del documento estándar es más grande que A4 (210x297MM), se debe doblar según el formato A4; si es más pequeño que A4, se debe pegar en papel de formato A4 y dejar un espacio; línea de encuadernación.
Artículo 14 Para mantener archivos estándar, debe haber archivadores y almacenes, y deben existir medidas de seguridad como protección contra incendios, protección contra la humedad, protección contra el sol, protección contra plagas y ratas, protección contra el polvo y protección contra robo. lugar.
Artículo 15: Para mantener archivos estándar se debe establecer un sistema de inspección periódica, generalmente una vez cada dos años. Si existen archivos dañados o deteriorados, estos deben ser reparados o copiados oportunamente.
Artículo 16 La institución que gestiona archivos estándar establecerá y mejorará un sistema estándar de préstamo de archivos.
Los archivos estándar generalmente no están disponibles para préstamo. Cuando el endeudamiento es necesario en circunstancias especiales, debe ser aprobado por el supervisor y devuelto dentro de un plazo.
Artículo 17 Ninguna persona puede mantener privados los archivos estándar. Si los archivos se dañan, se ocultan, se pierden o se filtran, el personal correspondiente será responsable.
Artículo 18 El valor de conservación de los archivos estándar debe evaluarse periódicamente. El trabajo de tasación se realiza con la participación de los jefes de unidad, personal de normalización y personal de gestión de archivos normalizados.
Para los archivos estándar que han caducado y han perdido su valor de conservación, se debe compilar un inventario y destruirlo después de ser firmado por el líder a cargo. Después de la destrucción, se debe anotar el momento y el lugar. signos, se debe archivar el inventario.
Artículo 19 El personal que haya logrado logros sobresalientes en el trabajo de archivo estándar será recompensado, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 de las "Medidas de Implementación de la Ley de Archivos de la República Popular China".
Artículo 20 Método de Evaluación: "Si no existe tal sistema, no se otorgarán puntos; si no se publica en forma de documento, no se otorgarán puntos; si la preparación, uso, revisión, revisión, etc. de las reglas y regulaciones de seguridad y procedimientos operativos no se aclaran. Si no se especifica el departamento/personal responsable, proceso, forma, autoridad, etc., se deducirá 1 punto si la información de archivo específica, el período de almacenamiento; , forma de almacenamiento, etc. no se especifican, se deducirá 1 punto."
La violación de las normas pertinentes de gestión de archivos dará lugar a una norma. Cualquier pérdida causada por el trabajo de archivo se gestionará de acuerdo con las disposiciones de Artículos 28, 29, 30 y 31 de las "Medidas de Implementación de la Ley de Archivos de la República Popular China".
Artículo 21 La interpretación de las presentes Medidas es por.
Artículo 22 Las presentes Medidas entrarán en vigor en la fecha de su promulgación.