La gestión de la información de archivos empresariales es un proyecto complejo que involucra muchos aspectos. Por lo tanto, debemos tomar las medidas correspondientes para fortalecer la gestión de la información de los archivos corporativos. Para los problemas existentes en proyectos reales, sobre la base de un análisis cuidadoso, se tomarán las contramedidas correspondientes para promover el desarrollo de la informatización de la gestión de archivos.
1 Problemas en la gestión de la información de archivo
1.1 Las empresas no prestan suficiente atención a la construcción de la información de archivo.
La construcción de un sistema de gestión de archivos es un proyecto de sistema complejo y de alto coste. Por lo tanto, la gestión de la información de archivo de las grandes y medianas empresas requiere la atención de los líderes, apoyo financiero, personal profesional y técnico y un mecanismo de gestión sólido. Muchas empresas han invertido fondos en la renovación de equipos y la construcción de ingeniería, pero la construcción de información de los archivos está muy retrasada.
1.2 Modelo de gestión de archivos hacia atrás
La construcción de la informatización de los archivos en China comenzó a finales de los años 1980. En la actualidad, el modelo de gestión de archivos de * * * almacenamiento y transmisión de archivos en papel y archivos electrónicos ya no es adecuado para la gestión de archivos electrónicos actual, y la gestión de información de archivos de las grandes y medianas empresas aún está en su infancia, lo que resulta en la pérdida y pérdida de algunos archivos.
1.3 La protección de seguridad de los documentos electrónicos no es lo suficientemente estricta.
La vulnerabilidad de la red amenaza directamente la seguridad de la información del archivo. Por lo tanto, si bien se hace un buen trabajo en la construcción de la informatización de archivos, se ha convertido en un tema importante hacer un buen trabajo en la seguridad del sistema de red de información de archivos.
2 Contenidos básicos de la informatización de la gestión de archivos empresariales
El contenido central de la gestión de la información de archivos empresariales es la aplicación de la tecnología informática. La principal manifestación de la informatización es el uso de computadoras para gestionar archivos. recursos de información. Por lo tanto, los contenidos básicos de la gestión de la información de archivos empresariales se pueden resumir de la siguiente manera.
2.1 Realizar la digitalización de la información de archivo
La digitalización de la información de archivo es la base de toda la gestión de la información de archivo, y todos los demás enlaces se basan en esto. La gestión de archivos multimedia tradicionales ha pasado de la gestión de archivos en papel a la gestión de archivos digitales. Para acelerar el proceso de digitalización de los archivos de oficina, las empresas deben fortalecer la construcción de recursos de información de archivo, centrándose en el archivo y la gestión de documentos electrónicos, es decir, por un lado, deben convertir los archivos tradicionales previamente formados en formatos digitales. mediante escaneo y otros medios, para que las computadoras puedan directamente Por otro lado, los documentos electrónicos se implementarán completamente para garantizar que los documentos formados en el futuro sean principalmente documentos electrónicos y se digitalicen al recibirlos.
2.2 Realizar la utilización de la información de archivo en la red
La utilización de la información de archivo ha cambiado de servicios cara a cara a servicios de red. Los prestatarios envían solicitudes de préstamos a través de Internet y los administradores de archivos revisan y liberan los préstamos a través de Internet. Durante todo el proceso de préstamo, el prestatario no necesita tocar el archivo, lo que resulta muy conveniente para empresas con departamentos muy alejados. Debido a que es fácil de usar, más personas lo tomarán prestado, aumentando así la utilización de los archivos.
2.3 Automatización de la recuperación
Aunque la gestión de archivos tradicional ha compilado muchas herramientas de recuperación, cuando la cantidad de archivos es grande, la eficiencia sigue siendo baja. La recuperación por computadora es rápida y eficiente, y puede realizar una recuperación desde múltiples ángulos, lo cual es incomparable con las herramientas de recuperación tradicionales. Además, esta recuperación automática también se puede realizar a través de Internet.
3 Medidas para reforzar la gestión de la información de los archivos corporativos
3.1 Establecer un sistema de gestión de archivos que cumpla con los requisitos de informatización.
En la gestión de grandes y medianas empresas, establecer un sistema de gestión de archivos que esté conectado con los sistemas de gestión relevantes de la empresa es la condición más básica para la informatización de los archivos. El sistema de gestión de documentos debe tener múltiples formatos de almacenamiento de archivos, admitir múltiples funciones y realizar la conexión de varios procesos en la gestión de documentos en papel para satisfacer las necesidades de la gestión integrada de documentos empresariales. Sobre esta base, podemos recopilar y controlar documentos electrónicos de todos los departamentos y también facilitar que todos los departamentos accedan a los documentos guardados.
3.2 Fortalecer la gestión de archivos y documentos electrónicos corporativos
La gestión organizativa del archivo de documentos electrónicos debe partir del departamento de formación de documentos electrónicos corporativos e incorporar el archivo de documentos electrónicos al trabajo. Plan de personal relevante para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos.
3.3 Preste atención al cultivo de talentos en la gestión de la información de archivos
La calidad de los trabajadores de archivos afecta directamente el proceso de informatización de los archivos. El departamento de archivos debe llevar a cabo capacitación y esforzarse por cultivarlos. un grupo de talentos compuestos. En primer lugar, debemos potenciar una formación que combine los conocimientos teóricos con la práctica. Los archiveros no sólo deben tener sólidos conocimientos teóricos básicos, sino también mejorar continuamente sus habilidades prácticas en la gestión de información de archivos. Diferentes empresas ponen diferente énfasis en el sistema de conocimiento de los archiveros. Algunas empresas tienen muchos expedientes científicos y tecnológicos, especialmente planos y datos de finalización de diversos proyectos de renovación, que son enormes y complejos. Al mismo tiempo, también existen archivos contables, audiovisuales y físicos, etc., que imponen mayores exigencias a los archiveros. Por lo tanto, los métodos de formación que combinan conocimientos teóricos con la práctica se han convertido en un medio importante para mejorar las habilidades empresariales. Por lo tanto, las empresas deberían fortalecer la capacitación en tecnología de la información para el personal de archivos para que puedan utilizar hábilmente los sistemas de gestión de archivos. Aunque el conocimiento de la entrada de datos por computadora entre el personal de archivos se ha generalizado, es necesario fortalecer su conocimiento de las redes, el software de gestión y las bases de datos, que son la base y la garantía para el funcionamiento normal y sin problemas del sistema de gestión de archivos.
3.4 Las redes de archivos de información deben contar con una protección de seguridad adecuada.
Para la gestión de información de archivos en empresas grandes y medianas, las redes cerradas deben usarse solo para los empleados internos. Se debe implementar aislamiento físico al construir la red para garantizar la seguridad básica de la red. Al mismo tiempo, se debe establecer un sistema de gestión de seguridad para las redes de información de archivos para garantizar fundamentalmente la seguridad del sistema. La red de información de archivos debe instalar firewalls, software antivirus y sistemas de detección de intrusiones, y tomar medidas de refuerzo y protección para el núcleo del host. Implemente control de nivel, confirme el nivel de derechos de acceso del usuario y verifique la información de diferentes archivos según diferentes niveles para evitar operaciones ilegales por parte de personal no autorizado. Además, es necesario prestar atención y fortalecer la educación de los empleados sobre la protección de la seguridad y cumplir estrictamente con diversas reglas y regulaciones para la construcción de redes de información de archivos.
3.5 Información* * *
En la feroz competencia del mercado en la sociedad moderna, si las empresas quieren sobrevivir y desarrollarse, deben dominar información integral, efectiva y oportuna. Este es un objetivo. necesidad. La información de archivo único a menudo solo refleja información sobre las actividades internas de la empresa, y sus retrasos y limitaciones son más prominentes. Bajo la tendencia global de "compartir recursos de información", la gestión de la información de los archivos corporativos debe avanzar hacia objetivos más elevados, fortalecer la interconexión y la cooperación con varios departamentos de la empresa, centrarse en la integración de la información de los archivos y optimizar el diseño de los recursos de información de los archivos corporativos. Lograr * * * compartir recursos de información con ventajas generales. Este es un requisito para una gestión empresarial eficiente y una parte importante de la gestión de la información de archivo.
Bajo los requisitos de la nueva era histórica, en el proceso de promoción de la gestión de la información de los archivos, el departamento de archivos corporativos debe tener el concepto de integrar la gestión integral para optimizar e integrar los recursos de información de varios departamentos de la empresa y construir una integración interna dentro de la empresa. Tomar la gestión de la información como dirección de desarrollo, especialmente la investigación sobre la gestión integrada de archivos, inteligencia, libros y recursos literarios, promoverá el rápido desarrollo de la gestión de la información de archivos empresariales y, en última instancia, logrará. el objetivo de compartir recursos de información. Esto también está en línea con la política de información de "planificación general, liderazgo estatal, estándares unificados, construcción conjunta, interconexión e intercambio de recursos" propuesta por el país durante el importante período de desarrollo de la construcción de la informatización.
Empresa La gestión de la información de archivos no es solo un trabajo completamente nuevo y un proyecto de sistema complejo que requiere el uso de conocimientos multidisciplinarios, cooperación entre departamentos y soporte de múltiples enlaces para promover el desarrollo saludable de la información de archivos empresariales. gestión, las empresas deben comprender plenamente la importancia de la gestión de la información de archivos empresariales y su papel en la reforma del sistema de gestión de archivos y el mecanismo operativo. En el proceso de implementación de la gestión de información de archivos empresariales, la toma de decisiones científicas, la planificación general y la implementación paso a paso. Es necesario fortalecer la coordinación, garantizar la eficacia de la inversión de capital y dar importancia a la gestión del talento de los archivos. Es necesario aprovechar al máximo la eficacia de los recursos de información de los archivos corporativos, proporcionar servicios eficaces a las empresas e implementar de forma eficaz la gestión de la información de los archivos corporativos. .