Según la situación de los visitantes y la situación de la unidad, la recepción puede adoptar tres especificaciones diferentes: si los líderes superiores envían personal general para dar dictado, o los líderes de las unidades hermanas envían personas para discutir asuntos importantes, o si los subordinados envían Si está de visita por asuntos importantes, debe tratar de recibir una recepción de alto nivel, y el acompañante tendrá una posición más alta que el invitado cuando los líderes superiores vengan al área local para. comprender la situación, cuadros veteranos o líderes superiores están pasando por el área local, o vienen grupos de viajes de estudios de fuera de la ciudad, etc., a menudo siempre que se hagan arreglos. El alojamiento o los temas de investigación son suficientes, y los líderes locales solo necesitan presentarse para acompañarlos una vez. Las tareas de acompañamiento las realiza principalmente el personal relevante; en la práctica, el método más común es tratarlos por igual, es decir, los acompañantes y los invitados tienen básicamente los mismos puestos y niveles.
Cuando los huéspedes quieran salir, deberán reservar con antelación los billetes de coche, barco y avión de vuelta. Cuando el huésped se marcha una vez finalizado el negocio, se puede organizar una pequeña fiesta de despedida según la situación. Disponga vehículos para despedir a los invitados y, si es necesario, haga arreglos para que los líderes de unidad despidan a los invitados. Para los visitantes, el personal de recepción debe ponerse de pie y estrecharles la mano para saludarlos. Cuando los superiores, ancianos y clientes vienen de visita, deben ponerse de pie y avanzar para saludarlos. Los compañeros y empleados no tienen que levantarse excepto cuando se encuentran por primera vez.
Si el visitante es un huésped importante acordado previamente, se deberán determinar las especificaciones y procedimientos de recepción correspondientes en función del estatus del visitante, identidad, etc. Cuando reciba visitantes comunes en la oficina, debe prestar atención a hablar menos y escuchar más cuando hable. Es mejor no hablar con los visitantes al otro lado del escritorio. Mantenga notas breves sobre los problemas reportados por los visitantes.
Si no puedes recibir visitas temporalmente por alguna otra razón, debes hacer arreglos para que una secretaria u otro personal reciba a los invitados, y no debes descuidar a los visitantes.
Intenta dejar que el visitante termine de hablar y escucha atentamente su narración. No exprese sus puntos de vista y opiniones precipitadamente, pero piense detenidamente antes de responder. Si no puede responder en este momento, programe una hora para contactarnos nuevamente.
Cuando estés recibiendo visitas, si hay una llamada telefónica o un nuevo visitante, debes intentar dejar que la secretaria u otra persona te reciba para evitar la interrupción de la recepción. Si desea finalizar la recepción, puede poner una excusa cortésmente, como "Lo siento mucho, tengo que asistir a una reunión. Esta vez hablemos de ello primero", etc. También puede utilizar el lenguaje corporal de ponerse de pie para decirle a la otra parte que termine la conversación. En primer lugar, es necesario comprender la identidad, el número de invitados, el propósito de la visita y el tiempo aproximado de estadía, así como la hora de llegada y las condiciones de transporte, organizar el personal y los vehículos pertinentes para recoger a los invitados y organizar la comida y el alojamiento. .
Después de que los invitados bajen del autobús, el personal de recogida debe saludarlos calurosamente, darles un breve discurso de bienvenida y luego pedirles que suban al autobús. Después de que los invitados se registren, discuta y organice el programa de actividades con los invitados según sus intenciones específicas de visita. Al mismo tiempo, se debe notificar a los líderes relevantes para que visiten a los huéspedes en hoteles o restaurantes en función de las opiniones de los líderes de la unidad. El recepcionista debe organizar con antelación el lugar de encuentro y los acompañantes, y presentar la situación del huésped al líder. Durante la visita de los huéspedes, se pueden organizar excursiones a lugares pintorescos de la zona. Al recibir invitados extranjeros, es necesario comprender la identidad del invitado (incluido el puesto, la edad, la hora de llegada, las creencias religiosas del país, etc.) con anticipación y luego enviar personal con la misma identidad que el invitado extranjero al lugar. lugar designado para recibirlos.
Después de la reunión, el traductor primero debe presentar los nombres y puestos de nuestro personal principal a la otra parte. Luego estrecha la mano de la otra persona. Al estrechar la mano, el anfitrión primero debe extender la mano al invitado, estrechar suavemente la mano de la otra persona, mirarla y sonreír.
Cuando se reúna con invitados extranjeros, debe concertar una cita con al menos medio día de antelación y no "darle una sorpresa a la otra parte". Una vez establecida la hora de la cita, trate de no cambiarla. Si existen circunstancias especiales que imposibiliten la asistencia, una persona de estatus inferior puede presentarse para mantener conversaciones con el consentimiento del invitado extranjero.
Durante la reunión, los invitados extranjeros estaban a la derecha y nuestro personal a la izquierda. El primer invitado de honor estará en la primera posición a la derecha de nuestro negociador principal, el segundo invitado de honor estará al lado derecho del primer invitado de honor, y los demás acompañantes podrán sentarse donde quieran. El traductor suele situarse a la derecha de nuestro entrevistador, o detrás de él.
Si deseas utilizar una mesa larga durante la reunión, el lado que da a la puerta debe ser el superior y el lado opuesto a la puerta debe ser el inferior. Deje que los invitados extranjeros se sienten arriba. Nuestro orador principal y el invitado de honor se sientan en el centro de sus respectivos lados.
Sé amable, natural y generoso al hablar. Habla con voz moderada y no utilices demasiados gestos. Presta atención a lo que dice la otra persona y no mires a tu alrededor ni interrumpas la conversación de la otra persona en ningún momento. No está permitido bostezar, mirar el reloj, etc. durante la entrevista. El contenido de la conversación debe estar completamente preparado con anticipación y el alcance de la conversación debe determinarse. No responda casualmente preguntas que no sepa, o preguntas de las que no esté seguro o que no hayan sido aprobadas por el líder.
Tenga cuidado de no hablar de asuntos personales como la edad de la otra persona, sus ingresos, etc. Las preguntas que la otra parte no comprenda deben explicarse claramente a través de un intérprete.
De acuerdo con los diferentes hábitos de vida de los invitados extranjeros, los asuntos de comida y alojamiento deben organizarse adecuadamente y, de acuerdo con su cronograma de actividades, se deben hacer arreglos específicos para reuniones, visitas, visitas, etc. a las unidades relevantes. . Cuando invitados extranjeros visitan una determinada unidad, la unidad debe seguir funcionando como de costumbre.
A la hora de despedir a los invitados, puedes darles a los invitados extranjeros algunos obsequios que se adapten a sus costumbres y hábitos en la fiesta de despedida. Los obsequios no deben ser demasiado caros. Luego, envíe personal con el mismo estatus que los invitados extranjeros al lugar de despedida. Cuando el vehículo de transporte para invitados extranjeros despegue, el personal de despedida debe saludar con la mano. En el aeropuerto, normalmente hay que esperar hasta que el avión despegue antes de poder partir. Si hay miembros del personal extranjero que te despiden al mismo tiempo, debes despedirte de ellos al salir y dejar pasar sus vehículos primero. Cuando camine con un invitado, generalmente debe pedirle que camine por su derecha. El anfitrión debe caminar al lado del invitado y no quedarse atrás; los demás acompañantes deben caminar detrás del invitado y del anfitrión. En el pasillo, debes caminar unos pasos más adelante y a la izquierda del huésped. Al doblar una esquina o subir escaleras, voltéese, haga señales con las manos y diga cortésmente "Por aquí, por favor". Al tomar el ascensor, si hay un conductor, pida a los invitados que vayan primero; si no hay conductor, usted debe ir primero y luego dejar entrar a los invitados. Al llegar, deje que los invitados salgan primero. Al llegar a la sala de recepción o a la oficina de liderazgo, diga a los invitados "Esto es" o "Esta es la oficina ×××". Si es la oficina del líder, primero toque la puerta y luego entre después de obtener el permiso. Si la puerta se abre hacia afuera, se debe pedir a los invitados que entren primero; si la puerta se abre hacia adentro, usted debe entrar primero, mantener la puerta abierta y luego invitar a los invitados a pasar.
Al subir al autobús, pide a los invitados que entren primero, abre la puerta, haz una señal con las manos y espera hasta que los invitados estén sentados de forma segura antes de subir. Generalmente, debes pedir a tus invitados que se sienten en el lado derecho del asiento trasero y en el lado izquierdo. Si el invitado está acompañado por un líder, pídale al líder que se siente al lado izquierdo del invitado y al lado del conductor en la primera fila. Si los invitados o líderes ya están sentados, no es necesario solicitar cambios en este orden. Después de que los invitados tomen asiento, no entre por la misma puerta. En lugar de eso, cierre la puerta y entre por la otra puerta. Al bajar del autobús, bájese primero, abra la puerta a los líderes o invitados y pídales que se bajen.
Se deben hacer presentaciones cuando los invitados se reúnan con los líderes. Durante la introducción, las personas más jóvenes y de menor estatus generalmente son presentadas a las personas mayores y de mayor estatus, y los hombres son presentados a las mujeres. El contenido incluye el nombre, unidad y puesto de la persona que se presenta. Cuando se viaja en vehículos, especialmente turismos, la disposición de los asientos es muy particular. Al organizar los asientos de un automóvil, se debe tener en cuenta que los automóviles con diferentes números de asientos tienen diferentes métodos de disposición. En el mismo tipo de coche, el estado del conductor es diferente y las filas de asientos también son diferentes. El asiento del pasajero en la primera fila de un automóvil generalmente se denomina "asiento del asistente" cuando es conducido por un conductor de tiempo completo. Es un asiento especial para acompañantes, secretarias, traductores o personal de seguridad. No es apropiado que mujeres o niños se sienten en esa posición cuando participan en actividades sociales.
1) Sedán de cinco plazas y dos filas
Este tipo de sedán es el más común en China. Cuando el propietario conduce el automóvil, el orden de los asientos de mayor a menor es: asiento del pasajero, asiento trasero derecho, asiento trasero izquierdo y asiento trasero central. Cuando un conductor conduce, los asientos de mayor a menor son: asiento trasero derecho, asiento trasero izquierdo, asiento trasero central y asiento del pasajero.
2) Coche de tres filas y siete plazas
Cuando el propietario conduce: asiento del pasajero, asiento trasero derecho, asiento trasero izquierdo, asiento trasero central, asiento central derecho, asiento central asiento de la fila izquierda. Cuando conduce un conductor a tiempo completo: asiento trasero derecho, asiento trasero izquierdo, asiento trasero central, asiento central derecho, asiento central izquierdo y asiento del pasajero.
3) Coche de tres filas y nueve plazas
Cuando el propietario conduce: asiento delantero derecho, asiento delantero central, asiento central fila derecha, asiento central fila central, fila central izquierda asiento, asiento trasero derecho, asiento trasero medio, asiento trasero izquierdo. Cuando hay un conductor exclusivo, el orden es: asiento de la fila central derecha, asiento de la fila central del medio, asiento de la fila del medio izquierda, asiento trasero derecho, asiento trasero del medio, asiento trasero izquierdo, asiento delantero derecho, asiento delantero del medio.
4) Coches de varias filas
Los coches de varias filas de los que hablamos se refieren específicamente a coches con cuatro filas o más No importa quién conduzca, los asientos están divididos en. De adelante hacia atrás, de derecha a izquierda, ordenados según la distancia desde la puerta de entrada.
5) Asientos jeep. Los jeeps son casi todos vehículos de cuatro plazas. No importa quién conduzca, el orden de los asientos en un Jeep es: asiento del pasajero, asiento trasero derecho, asiento trasero izquierdo.
6) Cuando viaje en automóvil, debe pedirles a sus mayores, damas e invitados que se sienten. Esto es una cortesía hacia la otra parte. Pero no olvides respetar los deseos y elecciones de los invitados.
Al entrar y salir de un automóvil, puede pedirles a sus mayores, damas e invitados que entren primero y luego se bajen.
7) En el tren, el asiento que mira hacia adelante y junto a la ventana es el asiento superior. Si es de tres plazas, el asiento más externo es el primer asiento y el del medio es el último. Si es biplaza, por supuesto que es interior y exterior. Sin embargo, si ustedes tres están sentados juntos, si el Venerable es una pareja y ustedes tres están sentados como tres personas, no tienen que estar en el orden de arriba, afuera, medio y abajo, e insistir. sobre ser la “bombilla” del medio.