El sistema de sala de archivos incluye:
1. La sala (almacén) debe estar equipada con extintores y bocas de incendio, y el índice de integridad debe mantenerse siempre en 100. Está estrictamente prohibido fumar, el almacenamiento de artículos y escombros inflamables y explosivos está estrictamente prohibido, las llamas abiertas están estrictamente prohibidas y el personal no administrativo tiene estrictamente prohibido el ingreso. Si realmente necesita ingresar por motivos de trabajo, deberá obtener la aprobación del líder y estar acompañado por la dirección de la sala (biblioteca). La puerta debe estar reforzada con puertas antirrobo. Apague las luces y cierre la puerta en cualquier momento al entrar y salir de la sala (biblioteca).
2 Al ingresar a la sala de archivos (biblioteca) para verificar información, quienes la verifican no pueden hacerlo. hacer ruidos fuertes. Los archivos deben ser cuidados. Las páginas no deben romperse, alterarse ni voltearse con saliva. Una vez descubiertas, el revisor asumirá toda la responsabilidad.
3. Sin autorización, nadie puede sacar archivos de la sala de archivos (biblioteca), ni extraerlos ni transmitirlos de forma privada. Se observa estrictamente el sistema de confidencialidad.
4. El personal de archivos debe inspeccionar y realizar registros periódicamente de los archivos que conservan, y no se les permite transferir, dispersar o destruir los archivos sin autorización. Si se descubren archivos dañados o deteriorados, se deben tomar medidas oportunas. tomado para repararlos o copiarlos.
5. Antes de acceder al expediente personal original de un empleado, se debe completar el "Formulario de Solicitud de Acceso a Archivos de Personal de los Empleados", luego de la aprobación del supervisor, será manejado por el Departamento de Administración de Recursos Humanos. otro departamento tiene derecho a acceder al expediente original del empleado.
6. El Departamento de Administración de Recursos Humanos es responsable de la custodia unificada de las tarjetas de archivo de los empleados. Una vez que los empleados hayan renunciado y completado varios trámites, se las devolverán a sí mismos o el Departamento de Administración de Recursos Humanos será responsable de ello. manejar los procedimientos de transferencia de archivos originales.
7. En principio, al personal ajeno a la empresa no se le permitirá revisar los archivos originales. Si los departamentos gubernamentales revisan los archivos de personal originales de los empleados, seguirán los procedimientos de revisión y aprobación de los archivos de personal originales. el Departamento de Administración de Recursos Humanos coordinará el proceso.
8. Durante el período de trabajo en la empresa, si hay algunas circunstancias que deben almacenarse en el expediente personal original del empleado, el "Formulario de solicitud de información complementaria del expediente personal original del empleado" debe almacenarse en el expediente personal original del empleado. ser llenado. Después de la aprobación del supervisor, el Departamento de Recursos Humanos A cargo del Departamento de Administración.
9. Los archivos y la información del inventario deben ser revisados e inventariados periódicamente. Cuando se encuentran moho, decoloración, daños o discrepancias, se deben rastrear, tratar y reparar de manera oportuna. Quienes dañen o pierdan archivos por negligencia serán castigados severamente según la normativa de archivos.
10. Para proyectos de construcción clave y proyectos clave, los datos generados entre el inicio y la finalización del proyecto se entregarán a la sala de archivos integrales lo antes posible.
11. Todos los documentos y materiales archivados deben retirarse de grapas, alfileres, alfileres y otros objetos metálicos; si existen daños, deben montarse de acuerdo con los requisitos técnicos de montaje; extensión de escritura y desvanecimiento, de lo contrario, deberá copiarse y archivarse junto con el original.
12. Los archivos abiertos se pueden tomar en préstamo para necesidades laborales o vitales de la unidad, familia o individuo, sin embargo, en principio, solo se pueden visualizar en la sala de lectura. aprobado por el líder a cargo Solo después de firmar la aprobación se pueden realizar los procedimientos de préstamo. El tiempo de préstamo generalmente no es más de una semana.
13. Quienes busquen y utilicen ficheros deberán presentar carta de presentación de la unidad, DNI u otros certificados válidos, y sólo podrán consultar después de realizar los trámites de registro.
14. Quienes consulten los archivos deben cuidarlos con esmero y tienen estrictamente prohibido dibujar, subrayar, doblar, borrar, rasgar páginas, desenrollar, etc., sobre los materiales del archivo. Los archivos prestados deben conservarse adecuadamente y no se prestarán ni se perderán. No se permite llevar materiales de archivo a casa ni colocarlos en lugares inseguros, y no se permite filtrar el contenido confidencial de los archivos.
15. Para los archivos permanentes y de largo plazo que el estado estipula que deben transferirse a archivos locales, los procedimientos de transferencia deben completarse dentro del tiempo especificado y el comprobante de transferencia debe conservarse adecuadamente y marcarse en el herramienta de recuperación.
16. Una vez transferido el personal de archivos del trabajo, deberá realizar los trámites de traslado antes de abandonar sus puestos y completar los trámites de traslado.