1 Situación básica de la construcción de leyes y estándares para la subcontratación de servicios de gestión de archivos
1.1 Construcción de leyes y regulaciones nacionales
Actualmente, mi país aún no promulgó leyes y reglamentos especiales sobre la subcontratación de servicios de gestión de archivos. La Ley de Archivos de la República Popular China y sus medidas de implementación no mencionan la subcontratación de los servicios de gestión de archivos. El "Duodécimo Plan Quinquenal para el Desarrollo de los Archivos Nacionales" emitido por los Archivos Centrales de la Administración de Archivos del Estado en 2011 ha incluido la formulación de "Medidas para la gestión de los intermediarios de archivos" como una tarea importante del trabajo jurídico archivístico, pero se entiende que este trabajo aún no ha comenzado. Desde 2012, la Administración de Archivos del Estado ha emitido tres documentos reglamentarios directamente relacionados con la subcontratación de servicios de gestión de archivos. Es decir, el "Aviso de la Administración de Archivos del Estado sobre el fortalecimiento de la digitalización de archivos y la gestión de la subcontratación de servicios de información sobre archivos para eliminar los riesgos ocultos de la filtración confidencial" (Carta de Archivos [2012] No. 103) y el "Aviso de la Administración de Archivos del Estado" sobre el fortalecimiento de la gestión de seguridad de la custodia de archivos para eliminar los riesgos ocultos de la filtración confidencial" (Carta de Archivos [2012] No. 103 [2013] No. 271) y estos tres documentos normativos exigen que el departamento de archivos tome medidas efectivas pertinentes para garantizar que las entidades de archivos y
1.2 Construcción de regulaciones locales
se promulguen en muchos lugares de mi país. Las leyes y regulaciones de archivos han establecido disposiciones pertinentes sobre la subcontratación de servicios de gestión de archivos, especialmente la subcontratación de servicios. empresas (también conocidas como agencias de servicios intermediarios de archivos). Entre los 45 reglamentos sobre archivos (promulgados por el Comité Permanente del Congreso Popular al mismo nivel) promulgados por regiones de nivel subprovincial y superior (excluidos Hong Kong, Macao, la provincia de Taiwán y el Tíbet que no han promulgado reglamentos sobre archivos), 25 [2] estipulan agencias intermediarias de archivos (esencialmente un subcontratista de servicios de gestión de registros), que representan aproximadamente el 53,3. De ellas, 30 provincias (regiones autónomas, municipios directamente dependientes del Gobierno Central) y 20 provincias (regiones autónomas, municipios directamente dependientes del Gobierno Central) han promulgado normas sobre intermediarios de archivos, lo que representa alrededor del 66,7% de las 15 ciudades subprovinciales; Cinco ciudades han promulgado normas sobre intermediarios de archivos, lo que representa aproximadamente el 33,3. Cabe señalar que "las Medidas de Implementación Municipal de Beijing, el Reglamento de Archivos Provinciales de Jilin y el Reglamento de Gestión de Archivos Provinciales de Shanxi estipulaban la subcontratación de los servicios de gestión de archivos antes de la revisión, pero esta disposición fue cancelada después de la revisión. Por lo tanto, actualmente Beijing, Hainan, Jilin, Shanxi , Chongqing, Guangxi, Qinghai, Jiangxi, Hunan, Jiangsu y otras 11 provincias (regiones autónomas y municipios directamente dependientes del Gobierno Central) no tienen regulaciones sobre la subcontratación de servicios de gestión de archivos, lo que representa alrededor del 33,3%, a juzgar por el contenido de las regulaciones. hay 12 leyes y regulaciones de archivos locales relacionadas con la calidad del personal, la mayoría de las cuales requieren que el personal involucrado en la subcontratación de servicios de gestión de archivos tenga los conocimientos y habilidades profesionales correspondientes; hay 7 regulaciones de archivos locales relacionadas con el alcance comercial, y la mayoría de ellas señalan que; La subcontratación del servicio de gestión de archivos incluye la clasificación, tasación, evaluación, consulta, almacenamiento de archivos, etc.
Hay 11 leyes y reglamentos de archivos locales relacionados con el registro y la presentación, la mayoría de los cuales exigen que las empresas de subcontratación de servicios de gestión de archivos se registren en el departamento de administración de archivos local; hay 9 leyes y reglamentos de archivos locales que implican supervisión y orientación, la mayoría de los cuales requieren archivos; las empresas de subcontratación de servicios de gestión aceptarán la supervisión y orientación del departamento de gestión de archivos; existen 4 regulaciones de archivos locales que implican responsabilidad legal, y quienes participen en actividades de subcontratación de servicios de archivos en violación de las regulaciones serán considerados legalmente responsables, 1. Las leyes y reglamentos locales sobre archivos estipulan que otros departamentos pertinentes deben formular medidas de gestión para la subcontratación de servicios de archivos. Además, siete lugares, entre ellos Zhejiang, Guangdong, Hunan, Wenzhou, Hangzhou, Yichang y Foshan, han emitido medidas especiales para la gestión de los intermediarios de archivos. La mayoría de los documentos normativos en estos siete lugares incluyen el siguiente contenido:
(1) Señalar que las organizaciones intermediarias de archivos participan en actividades de servicios remunerados tales como consulta, organización, protección, identificación, evaluación, custodia, digitalización y formación empresarial.
(2) Se estipula que quienes se dedican a actividades de servicios intermediarios de archivos deben respetar las leyes, reglamentos y normas, respetar la ética profesional y seguir los principios de voluntariedad, igualdad, equidad y buena fe.
(3) Los intermediarios de archivos deberán registrarse en el departamento administrativo de archivos local, proporcionar información relevante y realizar revisiones periódicas. El departamento de administración de archivos es responsable de la orientación, supervisión y gestión de los intermediarios y profesionales de los archivos. El contenido de la inspección generalmente incluye el archivo, la capacitación y el profesionalismo de los profesionales, el espacio de oficina, el equipo y las instalaciones, la calidad y el profesionalismo del servicio, otros cumplimientos legales, etc. . Si una agencia intermediaria de archivos viola las normas, se cancelará su registro. Además, el departamento administrativo de archivos publicará con prontitud la lista de agencias y profesionales de servicios intermediarios de archivos en sitios web de archivos u otros medios.
(4) Se estipula que los intermediarios de archivos deberán obtener una licencia comercial; disponer de locales, instalaciones y equipos fijos; tener las calificaciones y capacidades correspondientes para la consulta, evaluación, tasación, clasificación, almacenamiento y digitalización de archivos; y contar con personal profesional en archivos; cumplir con las demás condiciones estipuladas en las leyes, reglamentos y normas.
(5) Se cree que los profesionales de los servicios intermediarios de archivos deben recibir formación profesional en archivos y tener la capacidad profesional para participar de forma independiente en la gestión de archivos. Las agencias intermediarias de archivos deben tener más de dos profesionales de archivos, al menos uno; de los cuales ha obtenido un título profesional intermedio de archivos, además, los profesionales de servicios intermediarios de archivos deben ejercer en una agencia de servicios intermediarios de archivos y no ejercerán en más de dos agencias de servicios intermediarios de archivos al mismo tiempo.
(6) Cláusulas de confidencialidad, cláusulas de responsabilidad, cláusulas de firma y cláusulas de cobro.
(7) Sanciones y cláusulas de responsabilidad legal. Además de las disposiciones generales anteriores,
el "Reglamento sobre la administración de intermediarios de archivos" en algunos lugares también establece las siguientes disposiciones basadas en las características de la industria de los intermediarios de archivos:
( 1) La provincia de Hunan estipula que no El alcance de la subcontratación incluye la identificación y destrucción de archivos de propiedad estatal; clasificación y clasificación digital de documentos y otros trabajos de archivo que las leyes y regulaciones prohíben confiar a intermediarios; Las regulaciones de la ciudad de Foshan estipulan que el personal de los intermediarios de archivos no puede acceder ni manejar documentos y archivos confidenciales, internos (secretos de trabajo) o documentos y archivos que contengan información confidencial.
(2) La provincia de Hunan y la ciudad de Foshan han presentado requisitos para los almacenes de archivos, indicando que los almacenes deben cumplir con los requisitos de las "Normas de construcción de archivos" (JB 103-2008) y el "Código de diseño de edificios de archivos". (JGJ25-2010) prescribió requisitos de protección de archivos.
(3) Hangzhou señaló que para fortalecer la gestión crediticia de las agencias intermediarias, la Oficina de Archivos Municipales actualiza y publica periódicamente la información profesional de las agencias de servicios intermediarios de archivos.
(4) El "Reglamento sobre la gestión de instituciones de archivos en Wenzhou y Hangzhou" señala que las asociaciones de la industria de archivos deben formular normas industriales, estándares de servicio y códigos de profesionales, fortalecer la orientación y la autodisciplina de la industria. y estandarizar los comportamientos de servicio de la industria Promover el desarrollo saludable de la industria. Las agencias de servicios intermediarios de archivos deben unirse a la Asociación de la Industria de Archivos y aceptar la supervisión autodisciplinaria de la Asociación de la Industria de Archivos.
(5) La ciudad de Foshan señala específicamente que se deben cumplir las leyes y regulaciones de confidencialidad. Los intermediarios de archivos no confidenciales aclararán las responsabilidades de confidencialidad en sus servicios de archivo, establecerán un grupo líder de trabajo de confidencialidad, establecerán un sistema de gestión de confidencialidad y un mecanismo de emergencia de confidencialidad, y aclararán las responsabilidades de confidencialidad del representante legal, la persona a cargo del trabajo de confidencialidad, y la persona a cargo de departamentos o proyectos importantes.
No se violarán las normas de confidencialidad y no se procesarán documentos que impliquen secretos de estado o documentos que no deban procesarse de acuerdo con las regulaciones de los departamentos comerciales competentes correspondientes, el lugar de trabajo, la gestión de personal de archivos, el sistema de información de archivos y el equipo de información de archivos de no; -los intermediarios de archivos confidenciales deberán cumplir con los requisitos de gestión de confidencialidad pertinentes.
1.3 Establecimiento de estándares nacionales e industriales
Actualmente, mi país aún no ha emitido un estándar nacional o industrial especial para la subcontratación de servicios de gestión de archivos. Sin embargo, algunas normas nacionales y estándares de la industria estipulan las condiciones de software y hardware y los requisitos de operación comercial para la gestión de archivos, que los proveedores de subcontratación de servicios de gestión de archivos deben cumplir durante el proceso de servicio. Tales como las normas de construcción de archivos, las especificaciones de diseño de edificios de archivos, etc., tienen una importancia de referencia importante para que las empresas de servicios de almacenamiento de archivos construyan almacenes de archivos. Al digitalizar archivos en papel, las empresas de servicios de digitalización de archivos deben seguir la DA/T31-2005 "Especificaciones técnicas para la digitalización de archivos en papel". La calidad de archivo de las empresas de servicios de archivo debe cumplir con GB/T11822-2008 "Requisitos generales para la composición de archivos científicos y técnicos", DA/T22-2000 "Reglas para la preparación de documentos de archivo", DA/T13-1994 "Reglas para Elaboración de Números de Archivo” y DA. Vale la pena señalar que mi país está formulando estándares para la subcontratación de servicios de tecnología de la información, y algunos lugares también han introducido estándares locales para la subcontratación de servicios de tecnología de la información, como el estándar local de Shandong DB31/T430-2009, el estándar local de Shenzhen SZDB/78-2013, “Estándares de Gestión de la Calidad Financiera para la Outsourcing de Servicios de Tecnología de Información Institucional. Estas normas tienen un importante significado de referencia para la formulación de normas de subcontratación de servicios de gestión de archivos en mi país.
2 Cuestiones legales y estándar en la subcontratación de servicios de gestión de archivos
2.1 La elaboración de leyes y estándares generalmente va por detrás de las necesidades de la práctica.
Desde 1992, la industria de subcontratación de servicios de gestión de archivos de mi país se ha desarrollado rápidamente y su escala es cada vez mayor. Según estadísticas incompletas de Huang Xiaoyu, en 2012, había 376 instituciones de archivos en todo el país. [3] En los últimos años, mi país ha emitido sucesivamente una serie de documentos de políticas para apoyar el desarrollo de la industria de subcontratación de servicios, como las "Opiniones orientativas sobre cómo alentar al gobierno y las empresas a firmar contratos para promover el desarrollo de la industria de servicios de mi país". Industria de subcontratación" (Caiqi [2009] No. 200), "Dictamenes del Consejo de Estado sobre la aceleración del desarrollo de la industria de subcontratación de servicios (Guofa [2014] No. 67). En 2012, la Conferencia Nacional de Directores de Archivos propuso el objetivo de trabajo de que “para 2020, el número de archivos digitales en papel en archivos integrales en todos los niveles en todo el país se cuadruplicará en comparación con 2010”. [4] En 2065 438 03, Yang Dongquan presentó además el requisito de “digitalización de existencias” en la Conferencia de Promoción de la Construcción de Archivos Digitales Nacionales (oficinas). [5] Esto promueve aún más el rápido desarrollo de la subcontratación de servicios digitales de archivos. Sin embargo, si bien la industria de subcontratación de servicios de gestión de archivos está acelerando su desarrollo, las leyes y estándares de mi país para la subcontratación de servicios de gestión de archivos están relativamente rezagados. A nivel nacional, no existen leyes, reglamentos ni normas especiales para la subcontratación de servicios de gestión de archivos, sólo unos pocos documentos normativos y algunas normas indirectamente relacionadas. A nivel local, aunque existen muchas leyes, regulaciones y documentos normativos relevantes, la mayoría de ellos permanecen en el nivel macro. El nivel micro rara vez participa y no es muy operable. En términos de estándares profesionales, reglas profesionales, medios técnicos, etc., se encuentran en un estado de imperfección o incluso de vacío. [6] Debido a la falta de estándares especiales, el contratista no puede evaluar correctamente las capacidades de servicio del contratista, seleccionar científicamente contratistas calificados y supervisar de manera efectiva el comportamiento comercial del contratista, no sabe cómo establecer sus propios procedimientos operativos comerciales y cómo; mejorar la capacidad de los servicios. Esto ha llevado al desarrollo de la industria de subcontratación de servicios de gestión de archivos que enfrenta muchos dilemas legales y vulnerabilidades de seguridad.
2.2 La responsabilidad legal por la subcontratación de servicios de gestión de archivos no está clara.
Entre las 25 regulaciones de archivos locales mencionadas anteriormente a nivel subprovincial y superior, solo 4 mencionaban la responsabilidad legal o la responsabilidad de compensación que deberían asumir los intermediarios de archivos, y ninguna la mencionaba. Una vez que los archivos se pierden, dañan o filtran durante el proceso de subcontratación, la mayoría de las partes contratantes sólo pueden soportar pasivamente las consecuencias y les resulta difícil confiar en la ley para proteger sus propios derechos e intereses. Por ejemplo, durante la investigación, el autor se enteró de que ciertos archivos integrales tuvieron una disputa comercial con un contratista durante la implementación de un proyecto de digitalización de archivos, y el contratista amenazó con quitarle el disco duro que contenía los archivos.
2.3 Los requisitos de calidad para el personal subcontratado del servicio de gestión de archivos no están claros.
En la actualidad, la calidad general del equipo de subcontratación del servicio de gestión de archivos es baja y la tasa de rotación es alta. La mayoría de los empleados de primera línea contratados por muchos contratistas solo tienen educación secundaria y un número considerable son pasantes o trabajadores temporales. Incluso entre la columna vertebral empresarial de los contratistas o directores de proyectos, hay muy pocas personas con una licenciatura o un título superior. Hay muy pocos profesionales en toda la industria con formación en archivística. Además, la mayoría de los contratistas carecen de la formación empresarial necesaria para sus empleados. Esto dificulta garantizar la calidad y seguridad de la subcontratación de servicios de gestión de archivos. La mayoría de las leyes y reglamentos locales sobre archivos estipulan que el personal de las agencias de servicios intermediarios de archivos debe tener conocimientos y habilidades profesionales relacionados con los archivos; sin embargo, si los empleados deben tener una formación profesional y experiencia laboral relevante en archivos, y si es necesario; aceptar negocios correspondientes No existen regulaciones claras sobre capacitación, instituciones de capacitación y contenido de capacitación.
2.4 Las condiciones básicas para la subcontratación del servicio de gestión de archivos no son estrictas.
La mayoría de los proveedores de servicios de almacenamiento de archivos privados no cuentan con almacenes de archivos profesionales. La mayoría de sus almacenes provienen de almacenes de fábricas abandonadas. Muchos almacenes ni siquiera pueden cumplir con las "ocho precauciones" más básicas. [6] Sin mencionar el cumplimiento de los requisitos de las normas de construcción de archivos y las especificaciones de diseño arquitectónico de archivos. Sin embargo, la mayoría de las regulaciones existentes sobre archivos locales son vagas y no aplicables. Por ejemplo, las "Medidas de gestión de servicios intermediarios de archivos provinciales de Zhejiang" sólo estipulan que "los lugares que prestan servicios intermediarios de archivos deben estar equipados con las instalaciones de protección de seguridad necesarias para cumplir con los requisitos profesionales de la gestión de archivos", pero no estipula qué es "necesario". " y proporcionar medidas de seguridad. ¿A qué se refieren específicamente los requisitos y normas? [7]
2.5 Falta de pautas de operación comercial y orientación sobre precios de servicios
Las leyes y estándares existentes carecen de requisitos específicos para el funcionamiento del negocio de subcontratación de gestión de archivos, especialmente para la parte que subcontrata y el contratista La falta de requisitos específicos para la entrega de archivos y el control de calidad del contratista puede generar fácilmente lagunas de seguridad y defectos de calidad. Por ejemplo, en el escaneo digital de archivos, algunos proveedores de servicios buscan ciegamente aumentar la velocidad y reducir costos, lo que resulta en la destrucción de algunos documentos cuyos materiales son frágiles y no aptos para escáneres de alta velocidad. Algunos servicios de almacenamiento de documentos utilizan el almacenamiento tradicional en estantes abiertos, almacenando los documentos en cajas donde el personal puede ver información confidencial. Además, las operaciones comerciales de los contratistas se basan principalmente en su propia experiencia, que es relativamente casual. Los estándares comerciales entre los contratistas no son uniformes y será difícil integrar los recursos de archivo entre los contratistas en el futuro. Para proyectos de subcontratación de servicios de gestión de registros, las cotizaciones de diferentes contratistas varían mucho. Tomemos como ejemplo el escaneo digital, que oscila entre 0,1 yuanes por página y 2 yuanes por página. No existen guías ni estándares de cobro en varias regiones. Algunas pequeñas empresas ganan la licitación a un precio bajo y luego encuentran formas de aumentar el precio. precio durante el periodo del proyecto.
2.6 Implementación inadecuada de leyes, regulaciones y estándares
Las encuestas prácticas muestran que, aunque algunos lugares han promulgado leyes y regulaciones sobre servicios intermediarios de archivos, no se han implementado estrictamente. Por ejemplo, en 2008, la provincia de Guangdong promulgó las "Medidas de gestión y registro de instituciones intermediarias de archivos de la provincia de Guangdong", pero de hecho, a finales de 2065, sólo se habían registrado 438,02 empresas. En los últimos años, en el proceso de subcontratación de servicios de gestión de archivos, se han producido algunas violaciones de las leyes y reglamentos pertinentes sobre archivos o de confidencialidad, pero los departamentos administrativos de archivos rara vez las sancionan de conformidad con la ley. En la actualidad, los objetos de supervisión de los departamentos administrativos de archivos se limitan principalmente a las agencias gubernamentales y del partido y a las empresas e instituciones estatales. Los contratistas de servicios de gestión de archivos se encuentran básicamente en la zona media, y la gestión de los contratistas de servicios de gestión de archivos es relativamente pequeña o pequeña. Incluso ignorado.
3 Contramedidas y sugerencias
3.1 Acelerar la legislación a nivel nacional
Se recomienda explorar activamente la formulación de servicios de subcontratación de gestión de archivos sobre la base de las políticas locales existentes. regulaciones regulaciones administrativas nacionales. Dichas leyes y regulaciones pueden incluir ideología rectora y principios básicos, derechos y obligaciones, sistemas de gestión, condiciones de establecimiento, alcance comercial, calidad del personal, entorno de almacenamiento, cargos por servicios, firma de contratos, requisitos operativos, garantías de seguridad, responsabilidades legales, mecanismos de supervisión, etc. . [9] A través de la legislación nacional, crear un buen entorno legal para la industria de subcontratación de servicios de gestión de archivos, promoviendo así el desarrollo rápido y saludable de la subcontratación de servicios de gestión de archivos en el ámbito legal.
3.2 Mejorar las regulaciones locales existentes
Se recomienda que todas las localidades complementen, perfeccionen y mejoren las leyes y regulaciones existentes relacionadas con la subcontratación de servicios de gestión de archivos, agregando especialmente el siguiente contenido:
p>
(1) Requisitos para la calidad política y la calidad profesional de los profesionales de la subcontratación de servicios de gestión de archivos;
(2) Requisitos para que los profesionales de la subcontratación de servicios de gestión de archivos participen en capacitación previa al empleo y en capacitación en el trabajo;
(3) Requisitos para el almacén de archivos, equipos y accesorios de archivo del contratista del servicio de gestión de archivos;
(4) Procedimientos de operación comercial y estándares de calidad del servicio del contratista del servicio de gestión de archivos;
(5) Requisitos de transferencia de documentos entre el empleador y el contratista.
3.3 Introducción a estándares y directrices relevantes
Para muchas áreas que temporalmente no son adecuadas para los requisitos obligatorios de las leyes y regulaciones, se pueden formular estándares nacionales recomendados y estándares de la industria de archivos. Puede considerar la posibilidad de publicar las "Especificaciones de trabajo de subcontratación del servicio de gestión de archivos: principios generales", "Especificaciones de trabajo de subcontratación del servicio de gestión de archivos: servicios digitales de archivos", "Especificaciones de trabajo de subcontratación del servicio de gestión de archivos: servicios de custodia de archivos" (estas tres oficinas nacionales de archivos están formulando ), “Código de Ética Profesional para Profesionales de la Subcontratación de Servicios de Gestión de Archivos”, “Catálogo de Referencia de Precios de Subcontratación de Servicios de Gestión de Archivos” y otras normas o directrices.
3.4 Aprender de experiencias extranjeras útiles
Los centros de documentos comerciales extranjeros tienen una larga historia y una madurez industrial relativamente alta. Han establecido asociaciones industriales con estructuras completas y una amplia membresía, como International Document. y Asociación de Servicios de Gestión de la Información. PRISM ha desarrollado una serie de estándares, pautas y estándares éticos de la industria para centros de documentos comerciales, incluidos estándares operativos, estándares de construcción, estándares de recuperación ante desastres, estándares de seguros y transferencia de riesgos, estándares de instalaciones de transportistas y más. [10] Estas directrices estándar están estrechamente relacionadas con las actividades comerciales, son altamente operativas y cubren básicamente los principales procedimientos operativos y vínculos comerciales de los centros de documentos comerciales. Son de gran importancia como referencia para la formulación de estándares de subcontratación de servicios de almacenamiento de documentos en mi país.
3.5 Fortalecer la aplicación de la ley administrativa de archivos y la evaluación de terceros.
Los departamentos administrativos de archivos en todos los niveles deben fortalecer la supervisión de los contratistas de servicios de archivos dentro de sus jurisdicciones de conformidad con la ley, publicar periódicamente la información práctica de los contratistas de subcontratación de servicios de gestión de archivos dentro de sus jurisdicciones, establecer contratistas archivos de integridad y realizar una supervisión periódica, inspeccionar y orientar a las agencias gubernamentales y del partido, las instituciones públicas y las empresas estatales para emitir contratos científicos. Las asociaciones industriales relevantes, como la Sociedad de Archivos de China, pueden llevar a cabo la autorregulación en la industria de subcontratación de servicios de gestión de archivos y actuar como un tercero para evaluar y certificar las capacidades de servicio del contratista.