La contabilidad es una de las primeras aplicaciones comerciales de las computadoras electrónicas. Esto se debe a que la contabilidad, como "un procedimiento para confirmar, medir y transmitir información económica para permitir a los usuarios de la información tomar decisiones y juicios informados" (aaa, 1966), es esencialmente un proceso de procesamiento de información, y los nuevos desarrollos en la tecnología de la información conducirán naturalmente a a Cambios en las prácticas contables. La informatización contable o informatización contable se refiere al término general para aplicar las computadoras electrónicas a la contabilidad.
La informatización contable o informatización contable no es sólo un cambio en las herramientas de cálculo. Debido a la poderosa potencia informática, el almacenamiento masivo y el acceso aleatorio de las computadoras electrónicas, la informatización de la contabilidad ha provocado una serie de cambios en los métodos de operación contable y los entornos operativos. Por ejemplo;
1. Se ha mejorado enormemente la puntualidad y precisión de la información contable.
Sabemos que en muchos aspectos del tratamiento contable financiero, los principios y normas contables generalmente aceptados nos permiten elegir uno de varios métodos de tratamiento. Por un lado, la elección del método enfatiza los requisitos de calidad de la información contable y, por otro lado, no puede violar el principio de costo-beneficio. Si la mejora en la calidad de la información contable provocada por un determinado método no es suficiente para cubrir el costo, entonces se abandonará este método. Por lo tanto, la razón por la que algunos métodos de tratamiento contable se seleccionan bajo la contabilidad manual se debe principalmente a las limitaciones de la mano de obra y las operaciones manuales y las limitaciones del principio de costo-beneficio. Esto es especialmente cierto en la contabilidad de gestión. Muchos métodos matemáticos no se utilizan en la práctica debido a algoritmos complejos y grandes cantidades de cálculos. Después de utilizar las computadoras para el procesamiento contable, por un lado, la velocidad del procesamiento de datos mejora enormemente, por otro lado, porque las computadoras no cometen errores al calcular, clasificar y copiar manualmente, siempre que los datos de entrada sean correctos; , las computadoras pueden realizar tareas que son difíciles de realizar en condiciones manuales. Los cálculos complejos ejecutan programas para obtener resultados precisos al instante, mejorando así la precisión y puntualidad de la información. Estos han cambiado la comparación costo-beneficio de la información contable, de modo que la elección de métodos ya no está limitada por la tecnología y el alcance de elección se ha ampliado enormemente.
2. Simplificación de los procedimientos contables y cambios en los métodos de provisión de información.
Debido a la poderosa potencia informática de las computadoras, siempre que los datos estén almacenados en la computadora, la computadora puede procesar datos rápidamente en cualquier momento. Por lo tanto, una vez informatizada la contabilidad, sólo se pueden guardar los datos de comprobantes más básicos, sin ningún resultado intermedio, como tablas de resumen de cuentas o comprobantes de contabilidad resumidos, e incluso se pueden guardar cuentas detalladas, diarios y libros mayores. Si lo desea, puede ejecutar el programa en cualquier momento para realizar los procedimientos de registro y entrega desde los documentos contables hasta que se genere el libro mayor y mostrar los resultados intermedios. En otras palabras, los libros de cuentas se pueden generar dinámicamente; siempre que el método de generación de datos del informe sea fijo, el informe se puede generar incluso de forma automática y dinámica. Por lo tanto, los sistemas de contabilidad computarizados no requieren libros de cuentas y, naturalmente, la conciliación manual es innecesaria. Los usuarios de la información contable no tienen que esperar hasta el final del año para obtener la información requerida, sino que pueden realizar consultas en cualquier momento dentro del ámbito de autoridad prescrito.
3. Cambios en las medidas de control y gestión interna
En condiciones manuales, el buen desarrollo del trabajo contable se produce principalmente a través de los métodos de trabajo del personal contable (como la elaboración de comprobantes, contabilidad, corrección de errores), procedimientos de transferencia de datos contables, división del trabajo del personal contable y otras medidas para garantizar. Después de la informatización de la contabilidad, dado que el software ha completado la mayor parte del trabajo de procesamiento de datos, la seguridad de los datos del software en sí es muy importante. Por ejemplo, para evitar que los datos se modifiquen ilegalmente, se deben establecer y verificar permisos en el software. Nadie puede modificar datos más allá de su autoridad o abusar de sus permisos. Además, el sistema de gestión de la sala de ordenadores y los procedimientos operativos de la máquina deben formularse para garantizar que la temperatura, la humedad, el suministro de energía y otras condiciones de trabajo de la sala de ordenadores sean las adecuadas para que la máquina se encuentre en un estado normal. Una vez que ocurre una falla, debe eliminarse lo antes posible para evitar daños artificiales a la máquina, el equipo y el software, la destrucción y la pérdida de datos. Dado que el fraude informático es muy dañino y difícil de detectar, es necesario fortalecer el establecimiento e implementación de sistemas de control interno en condiciones informáticas.
En los últimos años, la aparición y el desarrollo de conceptos como los sistemas de producción automatizados, la gestión empresarial basada en la información y el comercio electrónico han demostrado que la tecnología de la información ha penetrado en todos los aspectos del suministro, la producción y las ventas de las empresas. y gestión.
En este entorno, el sistema de contabilidad se convierte en un subsistema del sistema computarizado de información de gestión empresarial. La tecnología avanzada de redes informáticas no sólo puede conectar todos los departamentos funcionales de la empresa y disfrutar de la información, sino que también puede conectar los sistemas informáticos de proveedores, clientes, impuestos industriales y comerciales y autoridades competentes fuera de la empresa. En este caso, el punto de generación de datos de transacción, el centro de procesamiento de información y el punto de uso de información están conectados a través de líneas de comunicación, y la recopilación de datos contables y el envío de información contable pueden automatizarse. En resumen, la contabilidad, la contabilidad, el reembolso y otras tareas que los contadores realizaban manualmente en el pasado pueden completarse mediante programas de computadora después de la informatización, lo que mejora en gran medida la eficiencia del trabajo contable. No hay duda de que el entorno laboral y la naturaleza de los contadores han sufrido cambios cualitativos. En algunas empresas que han implementado con éxito la contabilidad computarizada, la cantidad de personal contable se ha reducido a un tercio o incluso menos. La informatización de la contabilidad ha traído desafíos sin precedentes a la profesión contable. Por lo tanto, estudiar cómo los contadores se adaptan a este nuevo entorno de tecnología de la información no sólo está relacionado con las oportunidades de desarrollo y perspectivas de empleo de los profesionales de la contabilidad, sino que también promoverá la verdadera implementación y efectividad de la informatización contable.
2. Factores no técnicos que afectan el desarrollo de la informatización contable en mi país
La investigación y la práctica de la "informatización contable" en mi país en los últimos 20 años ha creado una nueva era. era de combinación de computadoras y contabilidad y ha logrado grandes logros en la producción de software de contabilidad. Desde la promoción administrativa en la década de 1980 hasta el desarrollo del software de contabilidad comercial en la década de 1990, las funciones del software de contabilidad se desarrollaron gradualmente desde la contabilidad de salarios inicial hasta el sistema de contabilidad y el sistema de informes, y pronto se convirtieron en un software de contabilidad con todas las funciones con costos. , materiales, contabilidad de ventas y software de gestión todo en uno. Actualmente, existen casi 200 tipos de software de contabilidad empresarial. A partir del soporte hardware correspondiente, se ha pasado de una única computadora a una red informática, y también se han desarrollado dispositivos de entrada y salida desde teclados, pantallas e impresoras hasta el uso de multimedia. Sin embargo, deberíamos ver que el nivel de aplicación del software de contabilidad por parte de los usuarios-empresas está muy por detrás del desarrollo del software de contabilidad en sí. Muchos software de contabilidad tienen funciones completas, pero pocas funciones se pueden completar cuando las empresas realmente las utilizan; algunos contadores corporativos se encuentran perdidos cuando se enfrentan a problemas inesperados durante el funcionamiento del software de contabilidad y simplemente lo abandonan; Escéptico acerca de las computadoras y todavía insiste en la contabilidad manual. Por lo tanto, aunque muchas empresas han comprado computadoras y software de contabilidad, y su personal contable ha recibido capacitación operativa, son muy pocas las que realmente han implementado la informatización contable.
Según la investigación del autor, la situación anterior no suele ser causada por problemas técnicos, sino por factores conceptuales humanos. La informatización de la contabilidad es una revolución y no hay duda de que los contadores y las instituciones contables se verán muy afectados por esta revolución. Según las investigaciones sobre comportamiento organizacional, en términos generales, tanto los individuos como las organizaciones intentarán evitar la incertidumbre. El cambio aumenta la incertidumbre porque lo conocido se convierte en desconocido. Adaptarse a situaciones desconocidas requiere un proceso de reaprendizaje: desarrollar y probar nuevos comportamientos, nuevas actitudes, nuevas relaciones y procedimientos de trabajo. La informatización de la contabilidad coloca a los contadores en esa situación. Ante los desafíos, los contadores deben abandonar las habilidades que pueden haber practicado durante muchos años y volver a aprender nuevos conocimientos y habilidades; de lo contrario, serán eliminados. Sin embargo, debido a la influencia del antiguo sistema, la calidad del personal contable de nuestro país es generalmente baja y es difícil absorber nuevos conocimientos. Por lo tanto, no se puede ignorar la resistencia de los contadores a la informatización de la contabilidad. A diferencia de las máquinas programadas, los humanos tenemos iniciativa, creatividad y resistencia. En el siglo XIX, la producción de grandes máquinas desplazó a los trabajadores, que se levantaron para destruir las máquinas. Cuando las computadoras amenazan el estatus de los contables, ¿es imposible provocar un acto de resistencia? Si los contadores se oponen a la informatización de la contabilidad, se pueden tomar muchas medidas. Si no coopera con la investigación de las necesidades de información, no es difícil destruir el sistema de contabilidad computarizado una vez establecido. Una operación incorrecta puede hundir el sistema en el caos o incluso paralizarlo. Estos factores no técnicos suelen ser razones importantes del fracaso de la informatización de la contabilidad empresarial.
En definitiva, la informatización de la contabilidad no es sólo una cuestión técnica, sino que también implica cambios en los métodos de trabajo del personal contable y en la forma de gestión de las instituciones contables.
Por lo tanto, en el nuevo entorno de tecnología de la información, los contadores no solo deben tener conocimientos contables, sino también conocimientos de operación y habilidades informáticas, conocimientos de gestión y uso de sistemas de redes, así como conocimientos de previsión y toma de decisiones (capacidades de análisis de datos y una fuerte capacidad de comunicación de información). ). Sólo así podrán los contadores afrontar los desafíos de las nuevas tecnologías y seguir siendo invencibles.