Han pasado miles de años desde el origen de los archivos, pero el uso de la palabra "archivos" no tiene una larga historia.
La palabra "archivos" no apareció antes de la dinastía Ming, y los títulos eran diferentes en cada dinastía. Se llamó "libro" en la dinastía Shang, "campana" en la dinastía Zhou, "libro antiguo" en la dinastía Qin y "documentos", "copias", "estuches" y "libros" después de las dinastías Han y Wei. .
Según los datos históricos existentes, la palabra "archivos" apareció por primera vez en la dinastía Qing. La palabra "Dan" apareció en el archivo existente de la dinastía Qing "Juzhu" en el año 19 de Kangxi (1680). La expresión escrita más antigua al respecto se puede encontrar en "Liu Bian Lue" de Yang Bin (escrito alrededor del año 46 del reinado del emperador Kangxi en la dinastía Qing). El libro contiene: "Hay muchos libros en el bosque fuera del límite, y el remitente llama a la señal para cortar el aserrín. Los que han estado almacenados durante mucho tiempo se llaman archivos, y se llaman archivos, por lo que tienen Acumuló muchos proxenetas, pero hoy en día, la persona que escribe en el papel también se llama letrero, también llamado puesto callejero. La palabra "archivo" se explica como "un archivo de marco de madera horizontal" en el "Diccionario Kangxi". , que significa marco de madera; la palabra "estuche" se explica como "jigen" en "Shuowen Jiezi", que es un poco como una mesa pequeña. Por lo tanto, los documentos relevantes que tratan de un incidente se denominan casos y los documentos oficiales guardados se denominan colectivamente "casos" o "expedientes". La combinación de "archivos" y "casos" son los archivos almacenados en la estantería. Han pasado más de 300 años y la palabra documento se ha utilizado hasta el día de hoy. Ahora se ha convertido en un concepto científico y su definición sigue siendo la profundización y desarrollo del significado original.
Registros históricos en diversas formas como textos, gráficos, audio y video, etc. que tienen valor de preservación y están formados directamente por agencias estatales, grupos sociales e individuos involucrados en actividades políticas, militares, económicas, científicas, actividades tecnológicas, culturales, religiosas y otras. Los archivos son uno de los documentos más antiguos de la historia y una categoría importante de información en la sociedad moderna.
Etimología Antes de la dinastía Ming en China, no había distinción entre los títulos de archivos y documentos, incluidos Dian, Juan, Ce, Han (la forma provincial de la palabra Juan), tiras de bambú, documentos, libros, expedientes, redacción publicitaria, documentos, etc. La palabra "archivos" apareció por primera vez en la dinastía Qing. En el decimonoveno año de Kangxi (1680), se registró en las "Notas de residencia" que el emperador Kangxi preguntó: "Ni el padre ni el tío de Mahala estuvieron en la batalla, y yo también hice servicios meritorios. ¿Qué crimen cometió?" estudiante universitario dijo: " No hay archivos en el ministerio, y el ministerio no puede discutirlos cuando se procesa". "Liu Ji Bian Lue" de Yang Bin, escrito sobre el año 46 del reinado de Kangxi, explica los archivos: "La escritura afuera el límite está escrito mayoritariamente en madera, y los divulgadores lo llaman así. Para la marca, el registro es como la marca, los que han estado almacenados durante mucho tiempo se llaman archivos, por eso acumulan muchos proxenetas y los cuelgan. en la pared. "Después de ingresar a la aduana, se cambió a escritura en papel, pero a los documentos conservados se les acostumbra llamar "". "Archivos", "expediente". En leyes y reglamentos posteriores, el uso de "documentos" y "archivos" se distinguió más claramente, y en muchos lugares se utilizaron "escribir documentos, almacenar archivos", "grabar archivos" y "copias de archivo". Según el significado original de los caracteres chinos, "archivo" es un marco de madera horizontal, que se refiere a un estante para almacenar cosas, "estuche" se refiere a algo similar a una mesa pequeña, que se expande hasta convertirse en un archivo para manejar eventos; . Los "archivos", es decir, los documentos almacenados en estanterías, todavía conservan su imagen y su significado inherente, y se les ha dado nuevos significados científicos.
Las palabras extranjeras contenidas en el archivo se derivan del griego αρρειν y del latín archivum, y su redacción y pronunciación son similares. Su significado original es sede de los organismos administrativos, y posteriormente se refiere al lugar donde se guardan los documentos oficiales u otros documentos, y posteriormente se refiere a los archivos que se guardan en estos lugares. Es una palabra polisémica que puede interpretarse como archivo, archivo, archivo, etc., por lo que muchas veces es necesario matizarla o explicarla cuando se utiliza. Por ejemplo, архив en ruso, en la década de 1930, se refería principalmente a archivos, pero se llamaba архивныймате⪈ para archivos. En los últimos años, los documentos estándar nacionales de la Unión Soviética estipulaban que архивныйдокумент (archivo) se refiere al nombre general de archivos. En el vocabulario japonés general, no existe un archivo y los utilizados comúnmente son ぶんしよ (documento oficial) o こぅぶんよ (documento oficial). Los Archivos Nacionales de Japón se llaman こぅぶ. Sin embargo, al traducir del chino al japonés, utilizamos.とぅぁん (documento)) o とぅし(documento).
Siempre ha habido diferentes opiniones sobre los antecedentes históricos y el período histórico en el que se produjeron por primera vez los archivos de origen.
Entre ellas, las visiones más representativas son la teoría del producto social de clases y la teoría primitiva del producto social, también conocida como teoría del producto social. Hay dos puntos de vista principales en la teoría del producto de la sociedad de clases: ① Se cree que con el surgimiento de clases y la formación de países, para gestionar el país y la producción a gran escala, y realizar intercambios o guerras entre países, se necesitan registros escritos. son necesarios como herramienta de gestión y comunicación; así se inventó la escritura. Las agencias estatales utilizan registros escritos para registrar y comunicar diversos asuntos, por lo que se producen documentos. Cuando estos documentos se conservan, forman archivos. (2) Se cree que aunque existía la escritura antes del surgimiento del país, en la sociedad primitiva no existía la necesidad social de que la gente conservara y utilizara los archivos. Sólo después del surgimiento de las clases y la formación de un país, éste necesita registrar los asuntos, expresar la voluntad de la clase dominante en palabras, producir documentos y almacenar archivos. El argumento común entre estos dos puntos de vista es que ambos creen que el surgimiento de la escritura y las agencias estatales se ha convertido en un requisito previo para la creación de archivos; la diferencia radica principalmente en el período en que se produjo la escritura y su relación en la formación de los archivos; Hay dos opiniones principales sobre los productos de la sociedad primitiva: ① Se cree que antes de la formación del país, en la sociedad primitiva tardía, con el desarrollo de la producción, la expansión de las interacciones sociales y la invención de la escritura, la gente comenzó a Utilice registros escritos, que produjeron los primeros documentos; se convierte en un archivo cuando se guarda. ② Se cree que ya en la sociedad primitiva, durante un largo período de tiempo, el hombre tuvo la necesidad y la posibilidad de utilizar y conservar archivos. Antes de la invención de la escritura, la gente utilizaba métodos primitivos como el anudado y el grabado para registrar registros. Estos anudados y grabados son los archivos más antiguos de la historia. El argumento común entre las dos visiones es que los archivos se originaron en el período social primitivo anterior a la formación del país; la principal diferencia es que la teoría de los archivos anudados y tallados cree que estos soportes tienen atributos de archivo como registros y comprobantes, mientras que los archivos se originaron en el período social primitivo anterior a la formación del país; La teoría de los archivos escritos cree que los archivos anudados y tallados El sistema no puede reflejar de forma independiente y sistemática funciones como la grabación y la transmisión. Esta es la primera vez en la historia de los archivos que se registran registros escritos.
A juzgar por los hechos históricos conocidos y los resultados de la investigación, los archivos no son fenómenos sociales ni entidades materiales al comienzo de la humanidad, sino productos de la civilización cuando la sociedad humana se ha desarrollado hasta cierto punto. Hasta ahora, los primeros archivos encontrados en todo el mundo que utilizan sistemas escritos para registrar las actividades prácticas de las personas son en su mayoría reliquias históricas posteriores al surgimiento del Estado, como archivos sobre huesos de oráculo o caparazones de tortuga en China, tablillas de arcilla en Mesopotamia y archivos de papiro. en Egipto espera. Pero los archivos con un sistema de escritura relativamente completo como Oracle Bone Inscriptions no pueden ser los archivos más antiguos de la historia. Se trata del período más antiguo en el que se inventó y utilizó la escritura para los registros y su relación con los archivos. Queda por investigar y estudiar más a fondo si la forma original del no texto tenía la naturaleza y el alcance de los archivos antes de la invención de la escritura.
Explorar los orígenes de los archivos ayuda a profundizar la comprensión de la naturaleza de los archivos, las reglas de desarrollo de los archivos y el trabajo de los archivos, y así se convierte en un tema de valor académico y significado práctico.
Durante mucho tiempo, los académicos nacionales y extranjeros han tenido opiniones diferentes sobre la definición de archivos, lo que también se refleja en las leyes, reglamentos y documentos normativos pertinentes. En cuanto a los elementos constitutivos del concepto de archivo, se pueden dividir básicamente en dos tipos: ① Tipo restringido. Destaca que los documentos históricos con valor de conservación permanente y almacenados en lugares específicos, como los archivos, son archivos. Por ejemplo, el Dictionary of Archival Terms (1984), compilado bajo los auspicios del Consejo Internacional de Archivos, define los archivos como “documentos inactivos seleccionados o no seleccionados, ya sea para el uso privado de sus fundadores o sus sucesores funcionales, o por su valor archivístico y serán conservados en un archivo apropiado”. ②Tipo de relajación. Los documentos históricos con cierto valor de preservación son archivos sin importar dónde se almacenen, independientemente del valor de preservación permanente, la ubicación de preservación y otros factores. Por ejemplo, la "Ley de Archivos de la República Francesa" (1979) estipula: "Toda persona física o jurídica, cualquier agencia u organización estatal, cualquier institución o departamento privado, independientemente de su fecha de formación, forma y materiales, es un archivo". " En vista de que nuestro país posee archivos propiedad de varios países. Un sistema de red compuesto por varios archivos a nivel nacional y una gran cantidad de archivos de agencias y unidades gubernamentales implementa un sistema de gestión de archivos centralizado, unificado y jerárquico. , y estipula que diversos documentos históricos que deben conservarse a corto, largo plazo o de forma permanente son archivos.
En lo que respecta a la relación de pertenencia del concepto de archivo, existen aproximadamente tres modos principales de definición de archivo: ① Tomar "registro histórico" o "registro original" como concepto de pertenencia.
Por ejemplo, "Introducción a los archivos", editado por Wu Baokang, señaló que "los archivos son registros originales en forma de palabras, imágenes, sonidos y otras formas formados por agencias estatales, grupos sociales e individuos en actividades sociales". ② Tome "documento" como concepto general. Por ejemplo, en Modern Archival Science - Principios y técnicas (1956) de Schellenberg en Estados Unidos, un archivo se define como "cualquier institución pública o privada que ha sido identificada como digna de preservación permanente para referencia y estudio, y que ha sido ocultada". o elegido para ser ocultado en una institución de archivo." archivos en". ③Utilice "información" o "material informativo" y "portador de información" como conceptos generales. Si pensamos que los archivos son soportes ordenados de información formados directamente en la práctica de la sociedad humana y almacenados para referencia futura. La definición de archivos basada en el concepto de "documentos" es relativamente popular a nivel internacional, y en los últimos años se ha desarrollado la tendencia a estudiar la definición de archivos desde la perspectiva de la "información". El artículo 2 de la "Ley de Archivos de la República Popular China" (1987) estipula: "Los archivos mencionados en esta ley se refieren a agencias estatales, grupos sociales e individuos pasados y presentes involucrados en la política, el ejército, la economía, la ciencia, la tecnología, cultura, religión, etc. Registros históricos en diversas formas, como texto, gráficos, audio y video, que están formados directamente por actividades y tienen valor de preservación para el país y la sociedad "Esta cláusula no es una definición general de archivos, pero define. el ámbito de los archivos gestionados por el Estado, y se limita a ellos "Tiene valor de conservación para el país y la sociedad". Sin embargo, revela los atributos esenciales de los archivos, tiene los elementos básicos de la definición de archivos y está lleno de significado teórico de la definición de archivos, por lo que la definición de archivos expresada sobre esta base es relativamente común en nuestro país.
Características y Alcance ① Los archivos son registros históricos transformados a partir de archivos. Una vez utilizados y procesados los archivos, algunos de ellos pierden su valor social y se eliminan con el final de las funciones actuales como descripción y procesamiento, la otra parte se elige para guardarse como archivo porque todavía tiene valor de referencia en el futuro; . Por tanto, archivos y documentos están relacionados y son a la vez diferentes: los documentos son los antecesores de los archivos, y los archivos son el destino y la esencia de los documentos. Esto también determina las propiedades esenciales del archivo y su diferencia con otros documentos. Los archivos son registros históricos originales, no materiales escritos después de los hechos. Los archivos se diferencian de los artefactos históricos generales porque combinan documental y originalidad. (2) Los archivos son un grupo de registros acumulados por diversas agencias, organizaciones e individuos en sus actividades sociales específicas. Su producción y existencia siempre se originan en unidades de formación específicas y sus actividades funcionales, y constituyen así la conexión intrínseca entre los materiales de archivo. Éstas deben ser las características de acumulación y relevancia histórica, que diferencian la forma de existencia y movimiento de los archivos de otros materiales. Requiere respetar la conexión intrínseca entre las fuentes y el contenido del archivo y mantener el estilo histórico del sistema de archivo, para desempeñar eficazmente el papel único del sistema de información del archivo. (3) Debido a que los archivos son registros originales de la historia y no copias, son más confiables, únicos y raros. Los archivos se diferencian de otras publicaciones por sus características originales y poco comunes, y su protección y utilización también tienen requisitos especiales. ④Los tipos y formas de archivos son ricos y diversos, con una amplia gama (ver clasificación de archivos). Algunos archivos con una larga historia y una naturaleza o portador especial a menudo tienen una cierta relación de transformación o una relación de superposición parcial con reliquias, libros y materiales culturales, es decir, tienen dualidad o multiplicidad. Por eso se recogen en museos, bibliotecas y archivos. Algunos países tienen disposiciones legales al respecto. Por ejemplo, la Ley de Archivos de la República Popular China estipula: "Las reliquias y libros culturales conservados en museos, bibliotecas, salas conmemorativas y otras unidades también son archivos y pueden ser gestionados por los antes mencionados. propias unidades de conformidad con las disposiciones de las leyes y reglamentos administrativos." "Los archivos y las unidades antes mencionadas deben cooperar entre sí en el uso de los archivos."