1. Problemas en la gestión de archivos
(1) La conciencia sobre el trabajo de los archivos es débil y el concepto de legalidad de los archivos no es fuerte.
En los últimos años, el departamento de archivos ha aprovechado al máximo las actividades, lemas, sitios web, concursos de conocimientos y otras formas del "Mes de la Publicidad Legal de Marzo" para fortalecer la publicidad de la "Ley de Archivos" y su apoyo. leyes y reglamentos relacionados con los archivos. Cooperar con los departamentos para llevar a cabo inspecciones administrativas de cumplimiento de la ley de archivos. A pesar de esto, los líderes de algunas unidades consideran que la Ley de Archivos es una ley indicativa que no es vinculante y no se ajusta a las funciones de sus unidades. Es sólo una cuestión del departamento de administración de archivos. Tienen poca o ninguna comprensión de los archivos y del trabajo de los archivos, y no prestan suficiente atención ni apoyan el trabajo de los archivos.
(2) La tasa de utilización de la administración de archivos es baja, la calidad es deficiente y la eficiencia de recuperación no es alta.
En los últimos años, ha habido una brecha entre la calidad y la utilización de la gestión de archivos. Las manifestaciones específicas son: 1. La clasificación de los archivos en algunas unidades es obviamente irrazonable y el período de almacenamiento no es lo suficientemente preciso. ; algunas se centran en el archivo de documentos y materiales, no se les presta suficiente atención y algunas unidades no archivan los materiales que deberían archivarse de manera oportuna. 2. El nivel de informatización de los archivos no es alto. En la actualidad, no existe en la ciudad un software de gestión de archivos unificado ni una única herramienta de recuperación de archivos, lo que afecta gravemente la calidad de la gestión de archivos, especialmente la mejora de la eficiencia de utilización de los archivos. 3. Hay dos formas de buscar archivos: búsqueda manual y búsqueda por computadora. Hoy en día, la recuperación manual tradicional representa una gran proporción. En términos de búsqueda manual, varios departamentos de archivos han compilado diferentes formas de herramientas de búsqueda. Al compilar herramientas de recuperación, existe el fenómeno de que hay demasiadas y no demasiadas. Se cree erróneamente que cuantas más herramientas de recuperación se recopilen, mayor será la calidad del servicio del trabajo de archivo.
(3) Debido a la insuficiencia de fondos, el hardware de archivo invertido no puede satisfacer las necesidades y faltan registros del trabajo de archivo.
En los últimos años, con el continuo desarrollo de la ciencia y la tecnología, la tecnología informática y de redes se ha utilizado ampliamente en la gestión, y los métodos de gestión mejoran constantemente. Sin embargo, hay muy pocas unidades que utilizan tecnología informática y de redes para gestionar archivos. La construcción de los archivos es irregular e irregular, los archivadores son viejos y envejecidos y las condiciones para conservar los archivos son malas. El registro del trabajo de archivo se refleja principalmente en las siguientes situaciones: En primer lugar, falta planificación y resumen del trabajo de archivo. Rara vez se incluye en los planes de trabajo y resúmenes de las agencias o departamentos competentes, y el trabajo de archivo de los archiveros de tiempo completo rara vez cuenta con planes y resúmenes anuales formales. El segundo es la falta de procedimientos de entrega de expedientes; el segundo procedimiento es evidentemente escaso e incluso irregular. En tercer lugar, la gestión diaria de expedientes carece de registros específicos. En cuarto lugar, faltan registros del trabajo publicitario de los archivos.
(4) El sistema de gestión de archivos no es perfecto, la calidad profesional de los profesionales de los archivos no es alta y la gestión de archivos no está estandarizada.
El problema de la gestión irregular de archivos es común en algunas grandes empresas, instituciones y archivos profesionales, reflejándose principalmente en los siguientes aspectos: 1. La numeración de archivos no está estandarizada. 2. El título del expediente no es riguroso. 3. A algunos archivos les faltan directorios. 4. Escribir un artículo resulta confuso. Aunque actualmente el país ha establecido algunos sistemas de gestión de archivos, son sólo una formalidad en el proceso de implementación. Los sistemas de recopilación, almacenamiento, protección, préstamo y confidencialidad de los archivos no son sólidos. La calidad profesional del personal de gestión de archivos es desigual, lo que también limita la mejora de los métodos de gestión de archivos.
2. Las medidas de gestión de archivos son las siguientes:
(1) Establecimiento e innovación de un sistema de gestión de recursos de conocimiento.
La recopilación, identificación y gestión de entidades de archivo son métodos tradicionales de gestión de archivos, que limitarán el flujo de información de archivo en el tiempo y el espacio, y tendrán un impacto negativo en el disfrute y apreciación de la información. El modelo operativo de las instituciones de gestión de información de archivos es ineficiente y la forma de gestión está relativamente atrasada.
En comparación con el rígido mecanismo de servicio, la informatización de las funciones de gestión cerradas es contraria a la situación social actual, no se ajusta al principio de utilizar y desarrollar plenamente los recursos de información de los archivos en una economía basada en el conocimiento y no favorece el desarrollo de funciones abiertas de gestión de archivos basadas en el conocimiento. Si bien la gestión de archivos concede gran importancia a la gestión de las entidades de archivos, también prestará más atención a la gestión de la información de los archivos. Aprovechar al máximo la fluidez de la información de archivo y su influencia como recurso de conocimiento. Para formar un sistema completo de gestión del conocimiento, debemos centrarnos en integrar una serie de procesos desde la fuente, la producción y el almacenamiento del conocimiento hasta el flujo, la difusión y el intercambio, el aprendizaje y el disfrute.
(2) Fomentar la innovación en la gestión de archivos.
Los archivos cuentan con abundantes recursos de información, pero en comparación con las diversas necesidades de los usuarios, la gente todavía siente la falta de recursos. Por un lado, esto se debe a la cantidad limitada de recursos de archivo y, por otro lado, también a la baja eficiencia de utilización causada por los métodos de gestión hacia atrás. Por lo tanto, sobre la base de enriquecer el contenido de la biblioteca de recursos y mejorar la calidad de la biblioteca de recursos, debemos recopilar intencionalmente los recursos de archivo que los usuarios necesitan y optimizar constantemente los recursos de archivo para hacerlos sistemáticos y estandarizados, a fin de proporcionar a los usuarios servicios oportunos y precisos.
(3) Mejorar la calidad del personal de gestión de archivos.
En la causa de la construcción socialista, el trabajo de archivo es una parte indispensable e importante, que afecta el ayer de la sociedad. Novedades hoy y mañana. Mejorar continuamente la eficiencia de la gestión de archivos durante el desarrollo y aprovechar plenamente el papel de los archivos tiene una importancia de gran alcance para la sociedad. Sin embargo, en el gran volumen de trabajo complejo y aburrido de la gestión de archivos, se refleja la responsabilidad de los trabajadores: no sólo deben obtener riqueza material intuitiva y beneficios económicos de los servicios, sino que también exigen que el personal tenga sentido de responsabilidad, energía positiva y entusiasmo. buena dedicación. Se requiere un servicio proactivo y entusiasta; se requiere un tono de servicio cortés y reflexivo; se requiere un servicio proactivo en términos de método de servicio. Satisfacer a los usuarios es el criterio básico de ética profesional de los archiveros.
(4) Los archiveros deben ampliar sus horizontes y fortalecer la utilización integral de los recursos existentes.
Debido a la progresiva profundización de la reforma, han surgido algunos problemas en la gestión de archivos que deben resolverse con urgencia. Por ejemplo, el creciente número de archivos genera dificultades de almacenamiento y también es desfavorable para su extracción y utilización. Los métodos de gestión obsoletos afectan directamente la calidad de los archivos. Sólo implementando una gestión moderna de archivos podremos resolver eficazmente los problemas de la nueva situación. Por lo tanto, los administradores de archivos necesitan: En primer lugar, aumentar su sentido de responsabilidad y mejorar sus capacidades de gestión. La gestión de archivos es un trabajo altamente profesional. Por lo tanto, los archiveros necesitan adquirir amplios conocimientos profesionales, mejorar su experiencia, optimizar su estructura de conocimientos y mejorar su calidad general. En segundo lugar, continuar fortaleciendo el aprendizaje, mejorando las capacidades de aprendizaje y mejorando las propias capacidades de gestión. En la sociedad actual, la gestión de archivos tiende a ser digital e informatizada, lo que también es la dirección del desarrollo del trabajo de archivos en el futuro. Por lo tanto, los archiveros deben prestar más atención al aprendizaje en el trabajo, mejorar su calidad profesional, centrarse en el dominio del funcionamiento de la computadora y la comprensión del desarrollo de la información y, en tercer lugar, esforzarse por desarrollar talentos de gestión integral de archivos, sobre la base de los recursos existentes, organizar archivos; . Los archivos son portadores de registros de información y, por lo tanto, un rico recurso. Sin embargo, hay demasiados archivos con clasificaciones complejas, lo que no favorece la clasificación y requiere demasiada mano de obra. Por lo tanto, el uso de computadoras para organizar archivos mejorará la eficiencia del trabajo y mejorará la estandarización de la organización de la información. En el archivado manual, la clasificación de los archivos se basa generalmente en la comprensión que el propio administrador tiene de los mismos. Aunque los estándares están unificados, la comprensión de todos es diferente, lo que dará lugar a clasificaciones inconsistentes, afectará la calidad de los archivos y traerá inconvenientes en el uso y la organización. Por tanto, es necesario aprovechar al máximo las ventajas de la gestión informática, reducir las operaciones manuales y mejorar la eficiencia del trabajo.