Etiqueta al recibir invitados
Etiqueta al recibir invitados, como todos sabemos, el comportamiento del personal de recepción es lo más importante para que una empresa o emprendimiento cree una buena imagen corporativa. y también es lo más importante para una empresa o empresa. Puede afectar directamente la primera impresión que el mundo exterior tiene de toda la organización. Entonces, ¿sabe cuál es la etiqueta para recibir invitados? Etiqueta para recibir visitas 1
1. Salude a los invitados inmediatamente
Las secretarias saben que la mayoría de los invitados son importantes para la empresa, por lo que deben mostrar amabilidad, entusiasmo y disposición para brindar servicios. . actitud. Si está escribiendo, debe detenerse inmediatamente. Incluso si está hablando por teléfono, debe asentir con la cabeza al visitante, pero no es necesario que se levante inmediatamente para saludarlo, ni que le dé la mano.
2. Saluda a los invitados con entusiasmo y proactividad.
Al saludar, debes asentir suavemente y sonreír. Si es un cliente antiguo, el título debería ser más amigable.
3. Cuando venga un extraño,
asegúrate de preguntar su nombre y el nombre de la empresa o unidad. Generalmente puedes preguntar: ¿Cuál es tu apellido? ¿De qué empresa eres?
4. Toma la tarjeta de presentación de la otra persona con solemnidad.
Al recibir una tarjeta de presentación, debes usar ambas manos para mostrar respeto. Después de recibirla, no debes mirarla con desdén, guardarla casualmente y no doblarla ni jugar con ella. tu mano. Al aceptar una tarjeta de presentación, asegúrese de que el nombre de la otra parte, el nombre de la empresa, etc. figuren en la tarjeta de presentación. Si ves un apellido que es difícil de pronunciar, no lo leas al azar. Debes preguntarle a la otra persona.
5. Cuando un huésped venga de visita sin cita previa, no respondas directamente si el jefe está presente o ausente.
Debes decirle a la otra parte: "Voy a ver si está allí". Al mismo tiempo, pregúntale con tacto: "¿Para qué quieres verlo si?" la otra parte no informa su nombre, debe preguntar claramente y hacer todo lo posible. Según las respuestas del cliente, puede determinar completamente si puede permitirle reunirse con su jefe.
6. Determinar la identidad y el tipo de visitantes para decidir si presentarlos, a quién se le debe dar prioridad, etc.
Es necesario saber de antemano si su jefe está dispuesto a recibir visitas en cualquier momento, o si le gusta recibir visitas según la situación. Generalmente, los visitantes se pueden dividir en varias categorías: ( 1) clientes; (2) socios y socios de trabajo; (3) familiares o parientes; (4) amigos personales; A falta de una cita, normalmente se puede utilizar el orden anterior para decidir cuál viene primero. Si el visitante es muy importante, no lo bloquees tú mismo.
7. Al rechazar una reunión, explique el motivo y discúlpese.
Pero no confirmes tu nueva hora de cita sin el consentimiento de tu jefe. Es mejor decirle al visitante: "¿Puedo volver a llamarte para confirmar la hora de la cita?" quienes amenazan a sus superiores deben ser bloqueados.
8. No presentes fácilmente a los visitantes sin el permiso de tu jefe.
Aunque un visitante venga con reserva previa, primero debe avisar a su superior (contactar con él por teléfono o presentarse personalmente) y esperar instrucciones. Sin una cita, no puedes presentar invitados sin autorización, incluso si crees que tu jefe definitivamente los recibirá.
9. Si tu jefe está fuera o no puede ser contactado en este momento, debes explicar el motivo al visitante importante
y expresar que tomarás la iniciativa de contactar o ayudar. concertar otra hora de cita. Si la otra parte está de acuerdo, debe solicitarle su dirección postal y hora de contacto.
10. Cuida a los invitados y pide disculpas cuando les pidas que esperen.
Si no puedes bajar las manos por un tiempo, o tu jefe no puede recibir invitados por un tiempo, debes tomar la iniciativa de saludar a los invitados para evitar que se sientan excluidos. Si un huésped llega temprano, es razonable pedirle que espere. Pídale a la otra persona que se siente en un lugar adecuado. La sala de recepción generalmente debe preparar algunos periódicos y revistas. Lo mejor es tener materiales promocionales que presenten la organización, la historia, el propósito y el alcance del servicio de la empresa para que los lean los visitantes. Los invitados deben sentarse a cierta distancia de su asiento para que no vean los documentos en su escritorio cuando usted abandone su asiento.
11. Cuando lideres el camino, camina 2-3 pasos delante de los invitados y hazte a un lado para guiarlos.
A la hora de liderar el camino, debes prestar atención al ritmo de los invitados mientras los guías. Puedes decir: "Por favor, ve por este camino". Cuando llegues a la esquina, debes hacer una pausa, indicar la dirección con las manos y decirle al huésped: "Por favor, ve por este camino". sube primero y bájate primero. Después de presionar el botón, indique a los invitados que entren primero en salir: "Por favor, suban al ascensor". "Por favor, bájense del ascensor". Al abrir y cerrar la puerta, tenga cuidado de no cruzar las manos ni abrir la puerta con las manos. manos detrás de la espalda. Si el mango está a la derecha, use la mano izquierda para abrirlo, y si el mango está a la izquierda, use la mano derecha. Esto hará que la postura sea más elegante. Si la puerta se abre hacia adentro, usted debe ir primero, sostener la puerta con la mano y luego soltarla después de que entre el huésped. Antes de soltar la puerta, debes decir: "Por favor, pasa".
12. Debes presentar a los invitados a tu jefe por primera vez.
Generalmente, el visitante debe ser presentado al jefe primero, pero a veces, si el visitante tiene un estatus más alto, es mejor presentarle al jefe al visitante primero. Después de la presentación, a menos que tu jefe te pida que te quedes, debes salir de la oficina del jefe después de la presentación.
13. Se sirve con bebidas.
A la hora de recibir invitados extranjeros, lo mejor es hacer lo que quieran. Debido a que a muchos occidentales no les gusta beber ciertas bebidas, o tienen ciertos hábitos y pasatiempos acerca de mezclar bebidas, al preparar bebidas, debes preguntar cortésmente a los invitados qué quieren beber. Por ejemplo: "¿Bebes café o té?" "¿Cómo te gusta preparar el café?"
14. Cuando tu jefe recibe invitados, si necesitas contactarlo o pedirle instrucciones, debes hacerlo. pasar una nota.
Puedes escribir los asuntos en una nota. Después de entrar a la oficina, primero discúlpate con el huésped: "Perdón por molestarte".
15. Cuando el huésped se vaya, no lo hagas. No olvides despedirte solemnemente.
No importa lo ocupado que estés, no olvides despedirte al final. Llamar a la otra persona por su nombre creará una buena impresión, por eso es importante recordar la forma de la cara y el nombre del visitante.
16. Realizar una tarjeta de registro de visitante.
Cuando vayas a trabajar todos los días, deberás consultar la lista de visitantes con los que has concertado cita para ese día. Si es necesario, se debe preparar con antelación la información relevante para la cita y plasmarla en una tarjeta con nombre, cargo, empresa, fecha de la visita, persona que solicita la entrevista, etc. Etiqueta para recibir visitas 2
Principios básicos de etiqueta en una recepción de negocios
El secreto para una recepción de negocios exitosa es tener cuidado y tener en cuenta las preferencias de cada invitado. Ellos estarán felices. con tu atención. Comprenda a los invitados y trate cálidamente a los viejos y nuevos amigos. Mejore la imagen de la empresa y enfatice la misión de la empresa durante las recepciones comerciales, pero hágalo de una manera elegante y hermosa.
1. Etiqueta de presentación
Gestos de presentación: dedos juntos, palmas hacia arriba, señalando a la persona que se presenta.
El orden de presentación: primero presente a la persona con estatus inferior a la persona con estatus más alto. Presentar primero a los hombres a las mujeres; a los jóvenes a las personas mayores; a los colegas de su propia empresa a los colegas de otras empresas; primero, presentar a los que ocupan puestos más altos a los empleados no oficiales de los países de origen; A los compañeros extranjeros; si hay una persona en cada lado, presente primero al de la derecha y luego al de la izquierda.
2. Etiqueta del apretón de manos
La ocasión de dar la mano también es particular en las siguientes situaciones, se debe dar la mano, como por ejemplo: encontrarse con un conocido que no lo ve desde hace un tiempo. mucho tiempo en situaciones más formales, al despedirse de personas que conoce; en situaciones sociales en las que es el anfitrión, al saludar o despedirse de visitantes; situaciones en las que accidentalmente te encuentras con familiares y viejos amigos o con tu jefe; cuando otros te brindan cierto apoyo, aliento o ayuda cuando expresas gratitud, felicitaciones y felicitaciones a los demás; que otros están enfermos, enamorados, desempleados, degradados o sufren cuando se sienten frustrados al dar regalos o premios a otros; Generalmente, las situaciones enumeradas anteriormente son ocasiones apropiadas para estrechar la mano.
A excepción de las personas que están cerca unas de otras y pueden mantener las manos juntas durante mucho tiempo, normalmente basta con tomarse de la mano dos o tres veces. No uses demasiada fuerza, pero es de mala educación tocarlo descuidadamente con las yemas de los dedos. Generalmente, el tiempo debe controlarse entre tres y cinco segundos.
Si quieres mostrar tu sinceridad y entusiasmo, también puedes estrechar tu mano durante más tiempo y agitarla hacia arriba y hacia abajo unas cuantas veces.
Al darse la mano, las dos manos se separan tan pronto como se tocan. El tiempo es demasiado corto, como si simplemente estuvieran haciendo los movimientos, y también parecen desconfiar de la otra parte. Y si el tiempo es demasiado largo, especialmente si tomas la mano del sexo opuesto o de alguien que conoces por primera vez y la mantienes durante mucho tiempo, parecerá un poco hipócrita, e incluso puedes serlo. sospechoso de "querer aprovecharse".
En situaciones oficiales, el orden en el que se extienden las manos al estrechar la mano depende principalmente de la posición y el estatus. En situaciones sociales y de ocio, depende principalmente de la edad, el sexo y el matrimonio.
A la hora de recibir visitas, esta cuestión se vuelve especial: cuando llega un invitado, el anfitrión primero debe extender la mano para estrecharle la mano. Cuando un invitado se va, primero debe extender la mano para estrechar la mano del anfitrión. El primero significa "bienvenido" y el segundo significa "adiós". Este orden está invertido y es fácil que la gente lo malinterprete.
Cabe destacar que el orden de los apretones de manos mencionados anteriormente no tiene por qué ser estricto con los demás. Si eres una persona respetada, un anciano o un superior. Cuando una persona de condición humilde, un joven o un subordinado se acerca primero, lo más apropiado es extender inmediatamente la mano y cooperar. No lo ignores y hagas que la otra parte parezca avergonzada en el acto.
Cuando esté dando la mano, es posible que desee saludar. Puede tomar la mano de la otra parte con fuerza. Su tono debe ser directo y afirmativo. Cuando refuerce palabras importantes, tome la mano de la otra parte con fuerza. fortalecer la comprensión de la otra parte.
Entre mayores y menores, sólo después de que los mayores extienden la mano, los jóvenes pueden estrecharse entre sí; entre superiores y subordinados, sólo después de que los superiores extienden sus manos, los subordinados pueden agarrarse entre sí; y las mujeres, solo después de que la mujer se acerca, el hombre puede acercarse y sacudirse. Por supuesto, si el hombre es un anciano, siga el método mencionado anteriormente;
Si necesitas estrechar la mano de varias personas, debes prestar atención al orden de prioridad al estrechar la mano, de superior a inferior, es decir, primero el mayor, luego el más joven, primero el mayor y luego. el más joven, primero el maestro luego el alumno, y primero la dama luego el caballero, primero los casados y luego los solteros, primero los superiores y luego los subordinados.
Si hay un gran número de personas al comunicarse, puede simplemente estrechar la mano de algunas personas cercanas a usted, asentir con la cabeza a los demás o inclinarse levemente. Para evitar situaciones embarazosas, antes de tomar la iniciativa de darle la mano a alguien, debes pensar si eres bienvenido por la otra persona. Si has notado que la otra persona no tiene intención de darle la mano, simplemente asiente o inclina levemente. .
Al dar la mano, párese aproximadamente a un paso de la otra persona, incline la parte superior del cuerpo ligeramente hacia adelante, párese erguido, extienda la mano derecha, cuatro dedos juntos, la boca del tigre se cruza, su pulgar se abre y se desliza. se agacha y le da la mano al destinatario.
Sostener la mano de la otra persona con la palma hacia abajo muestra el fuerte deseo de una persona de dominar y silenciosamente les dice a los demás que se encuentra en una posición superior en ese momento. Este apretón de manos arrogante e irrespetuoso debe evitarse en la medida de lo posible. Por el contrario, estrechar la mano con las palmas hacia adentro muestra la humildad y el respeto de una persona. Un apretón de manos igual y natural tiene las palmas de ambas manos en posición vertical. Esta es la forma más común y segura de dar la mano.