Cordero ratón de biblioteca
Contadores a los que les gusta la historia
De la columna de gestión financiera de Yang Yang
“El control interno es una serie de actividades de control implementadas por la junta directiva, la junta de supervisores, los gerentes y todos los empleados. El control interno juega un papel importante en el fortalecimiento de la estandarización de la gestión, la mejora de la resistencia al riesgo, la promoción de una gestión refinada y la promoción efectiva. la realización de objetivos estratégicos corporativos. Jugando un papel importante”.
A partir de 2004, algunas empresas estatales y las primeras empresas que cotizan en bolsa en los Estados Unidos comenzaron a explorar la construcción de sistemas de control interno bajo la promoción de la Ley Sarbanes-Oxley En mayo de 2008, el Ministerio de Finanzas, la Comisión Reguladora de Valores de China, la Oficina Nacional de Auditoría, la Comisión Reguladora Bancaria de China y la Comisión Reguladora de Seguros de China emitieron conjuntamente las "Normas básicas para el control interno de las empresas" (. en adelante, las "Normas Básicas") y las "Pautas de Apoyo para el Control Interno Empresarial" (en adelante, las "Pautas de Control Interno Empresarial"). Un gran número de empresas privadas como Huawei, Haier y Midea han logrado con éxito objetivos estratégicos y se han convertido en empresas de clase mundial mediante la construcción e implementación de sistemas de control interno sólidos.
En la práctica, algunos empresarios privados todavía tienen grandes malentendidos sobre el control interno y su papel en las operaciones comerciales o, aunque reconocen el papel del control interno, no están seguros de su efecto real en su implementación. .
Desde la perspectiva de los profesionales del control interno, este artículo apunta a los malentendidos y confusiones de algunos empresarios privados en la implementación de sistemas de control interno, desde la perspectiva del papel del control interno en las operaciones comerciales, los métodos de construcción de control interno y control interno También habló sobre sus propios puntos de vista sobre temas a los que se debe prestar atención durante el proceso de construcción e implementación para inspirar a los empresarios y al personal de control interno.
En primer lugar, algunos empresarios privados no entienden el control interno
En las empresas privadas de mi país, el jefe es el mayor responsable del control interno, y la importancia que el jefe concede determina directamente el control interno. control del desarrollo del trabajo. Las ideas del jefe afectan directamente el estado del control interno de la empresa. Algunos empresarios privados en mi país tienen los siguientes malentendidos sobre el sistema de control interno:
1. El control interno es un obstáculo para el desarrollo empresarial y la existencia de un sistema de control interno obstaculizará la innovación empresarial.
Cuando comencé a invertir, una vez conversé con un empresario y le señalé que las fallas en los controles internos de su empresa obstaculizaban la implementación de la estrategia. Lo que dijo el empresario en ese momento todavía me deja una profunda impresión. Dijo, no menciones el control interno. ¿No ha visto que muchas grandes empresas estatales y multinacionales han sido "controladas hasta la muerte"? Finalmente, concluyó que el control interno se ha convertido en una resistencia a la innovación corporativa, porque la existencia de una serie de sistemas de control interno restringe la innovación corporativa, y la existencia de procesos afecta la velocidad y eficiencia de la toma de decisiones corporativas.
2. El control interno está dirigido al nivel de supervisión, siempre que se tengan en cuenta los requisitos del nivel de supervisión, no tendrá ningún efecto en el funcionamiento de la empresa.
En la práctica, a menudo se encuentra que algunas empresas tienen controles internos muy completos, pero la implementación real es completamente diferente de los requisitos del manual de control interno, e incluso los empleados de la empresa lo desconocen por completo. los requisitos del manual de control interno. Las acciones reales de la dirección anulan por completo el sistema de control interno, que existe para cumplir con los requisitos reglamentarios. La construcción del control interno de las empresas es superficial y formal, y los resultados de la construcción del control interno a menudo se archivan. Los sucesivos escándalos de fraude en las empresas cotizadas han puesto de manifiesto el fallo de los controles internos.
3. El control interno es principalmente para prevenir a los subordinados y a los extraños, más que para prevenirse a uno mismo.
Algunos empresarios creen que el control interno consiste en evitar que los subordinados u otros empleados se apropien indebidamente de los activos de la empresa o hagan cosas que sean perjudiciales para la empresa. La construcción del control interno debe comenzar previniendo en la mayor medida posible el fraude de los empleados y la apropiación indebida de los activos de la empresa; el jefe no necesita protegerse de su propio comportamiento, porque la empresa le pertenece y los activos le pertenecen. El trabajo de control interno se lleva a cabo únicamente en áreas que preocupan personalmente al jefe.
4. Los empresarios se dan cuenta de la importancia del control interno, por lo que gastan mucho dinero en la construcción del control interno, pero los resultados de la construcción no pueden ser efectivos porque no se actualizan continuamente.
Debido al rápido desarrollo de las empresas, siguen apareciendo situaciones que exceden lo establecido en el manual de control interno. La nueva situación se ha convertido en una "tierra de nadie". para que varios departamentos eludan sus responsabilidades, los departamentos comerciales continúan optimizando a través de la práctica continua. Debido a su propio diseño de procesos, la existencia de algunos procesos ha reducido la eficiencia operativa y el entorno externo ha cambiado, los puntos de riesgo originales ya no existen y son relevantes; los controles ya no existen, mientras que el manual de control interno aún se implementa de acuerdo con los requisitos originales.
Hay una creciente aversión a los controles internos.
2. El papel de los sistemas de control interno en el desarrollo empresarial
En actividades comerciales complejas, las empresas enfrentan muchos factores de riesgo. Estos factores de riesgo son causados por cambios en el entorno macro. también causados por la propia gestión de la empresa. Un sistema de control interno razonable puede evitar eficazmente los riesgos internos provocados por las actividades operativas corporativas y también puede mejorar la capacidad de la empresa para resistir los riesgos provocados por cambios en el entorno macro mediante el ajuste continuo de las medidas de respuesta al riesgo.
1. Un sistema de control interno razonable ayuda a formar un sistema de supervisión sistemático para prevenir y resistir eficazmente los riesgos internos y externos.
Desde un nivel macro, al recopilar continuamente información relacionada con los cambios de riesgo, la empresa puede identificar continuamente los riesgos y ajustar las medidas de respuesta al riesgo de manera oportuna, asegurando que la empresa pueda descubrir y tomar medidas rápidamente para responder a ellos. riesgos. Las políticas propuestas por el estado para mejorar la calidad del aire y controlar la contaminación ambiental pueden conducir a un aumento en los precios de algunas materias primas para las empresas procesadoras y manufactureras. Un sistema de control interno razonable puede ayudar a los empresarios a detectar problemas tempranamente y tomar una serie de medidas con los proveedores para reducir el riesgo de cambios en los precios de las materias primas. Las empresas dedicadas a la producción de productos respetuosos con el medio ambiente pueden aprovechar las oportunidades y realizar su propio desarrollo con antelación.
Desde el nivel de la empresa, al introducir conscientemente un mecanismo de competencia, establecemos una organización de aprendizaje, animamos a los empleados a aprender una excelente experiencia de gestión externa y la combinamos con la situación real de la empresa para formar las características de gestión únicas de la empresa; la capacidad de toma de decisiones colectiva de la junta directiva y fortalecer Controlar el proceso de toma de decisiones corporativas para evitar que los objetivos estratégicos de la empresa se desvíen del negocio principal o sean inadecuados para las condiciones específicas de la empresa ajustar oportunamente la estructura organizacional de la empresa; las diferentes etapas de desarrollo y expansión comercial de la empresa, y establecer un sistema organizativo adecuado a las necesidades de desarrollo de la empresa, establecer instituciones de auditoría independientes, establecer mecanismos de prevención y control del fraude y formar una atmósfera regulatoria sistemática;
A nivel empresarial, prevenir fraudes o errores estableciendo controles de separación laboral incompatibles. Si se establece un vínculo de revisión de contrato en el proceso de gestión de contratos y se aclaran los estándares y responsabilidades de revisión de contratos, el riesgo de recuperación de pagos puede reducirse significativamente en el proceso de gestión de certificados, el proceso de aprobación para el uso de sellos y certificados; Se establece y se aclara el sistema de registro para el uso de sellos y certificados, lo que reducirá en gran medida el riesgo de fraude causado por el uso inadecuado de sellos y certificados.
2. Facilitar la integración de recursos y promover la innovación continua para asegurar la consecución de los objetivos estratégicos corporativos.
En la operación real, cada departamento es independientemente responsable de su negocio y considera más su propia situación, lo que dificulta comprender el panorama general de las operaciones de la empresa. Las barreras entre departamentos conducirán a una transmisión interna de información inoportuna, incompleta, inexacta e incorrecta, lo que restringe seriamente la precisión de la toma de decisiones. La evaluación del control interno utiliza el examen físico entre departamentos para descubrir las razones por las cuales los sistemas y procesos corporativos no se pueden implementar o son meras formalidades, identificar vínculos desconectados y repetitivos entre los procesos comerciales, promover la optimización de los procesos comerciales corporativos, integrar los recursos de información corporativos y mejorar la eficiencia operativa corporativa. Las empresas dedicadas a la fabricación de equipos no estándar pueden mejorar en gran medida la eficiencia de la producción si tienen en cuenta el ciclo de adquisición de algunos productos al formular planes y ajustar adecuadamente las tareas de producción durante el período de espera de la adquisición. Para la industria de bienes de consumo de rápido movimiento, si el lado de ventas resume las características regionales y del producto de manera oportuna y las transmite al lado de compras, la eficiencia de la rotación de bienes mejorará significativamente.
La evaluación del control interno es un mecanismo dinámico de mejora continua. Al recopilar continuamente información sobre los cambios en el entorno interno y externo, combinado con la situación de la industria, las condiciones operativas de la empresa y la planificación estratégica de la empresa, analizamos los posibles problemas que pueden surgir durante la implementación de la estrategia, evaluamos el potencial de crecimiento de la empresa, identificamos puntos de innovación y puntos de riesgo. y tomar contramedidas oportunas Impulsar el cambio continuo en la organización.
3. Pasos para construir un sistema de control interno
En vista del papel del sistema de control interno en las operaciones corporativas, es muy necesario establecer un sistema de control interno sólido. Entonces, ¿cómo construir un sistema de control interno que se adapte a las necesidades de desarrollo de la empresa y garantice su implementación?
1. Comunicarse con la alta dirección de la empresa, analizar problemas y captar puntos de riesgo.
El implementador de la construcción del sistema de control interno debe comunicarse plenamente con los gerentes y empleados de todos los niveles de la empresa sobre el entorno externo, los procesos internos, la información requerida para la toma de decisiones, etc. , para comprender el posible impacto en el desempeño de la empresa debido a factores como estrategia, operaciones, relaciones con clientes y proveedores, estructura organizacional y opciones de financiamiento, así como el posible impacto en el desempeño de la empresa debido a una gestión inadecuada de las operaciones comerciales, flujo de caja. y riesgos financieros, autorización inadecuada o insuficiente, tecnología de la información inadecuada. El impacto de factores como la simetría en los modelos de negocios se utiliza para ayudar a las empresas a implementar modelos de negocios, realizar informes de desempeño internos y externos y evaluar a las empresas.
A través de investigaciones y entrevistas in situ, se resumen, analizan y juzgan los resultados, y se evalúan los principales riesgos a los que se puede enfrentar la empresa. Comunicarse con la dirección de la empresa sobre los riesgos potenciales identificados para comprender si la dirección ha tomado contramedidas y el costo que está dispuesta a pagar por los riesgos. En la práctica, quien implementa el sistema de control interno debe medir la diferencia entre los beneficios y los costos de las medidas de respuesta al riesgo para minimizar la carga de costos causada por controles excesivos.
2.Organizar y establecer la estructura organizativa de la empresa.
Después de comprender completamente la empresa y llegar a un consenso sobre las medidas de respuesta al riesgo con la gerencia, el implementador del control interno debe clasificar de manera integral la estructura de gobierno existente y la configuración organizacional interna de acuerdo con las especificaciones de diseño de la estructura organizacional para garantizar el gobierno corporativo La estructura, la configuración organizacional interna y los mecanismos operativos cumplen con los requisitos de los sistemas empresariales modernos y la planificación estratégica de la empresa. Al clasificar la estructura de gobierno corporativo, se debe prestar atención a las calificaciones y el desempeño de los altos directivos, como directores, supervisores y gerentes, y a los efectos operativos de los "tres comités" y los gerentes; al clasificar las instituciones internas, se debe prestar atención; prestar atención a la racionalidad y eficiencia operativa de las instituciones internas para evitar la superposición y la falta de funciones, si tiene filiales, también debe prestar atención a las medidas de control de inversiones, estrategias de desarrollo, presupuestos financieros y cuentas finales, inversiones importantes, financiación y garantías, uso de grandes cantidades; de fondos, enajenación de activos, nombramiento y remoción de personal importante, construcción de sistemas de control interno, etc.
Para evitar ineficiencias en los entornos organizacionales internos, los implementadores del control interno deben combinar los objetivos comerciales de la organización y el modelo comercial de la empresa, ordenar los procesos comerciales generales de la empresa y analizar los recursos existentes y desarrollables de la empresa. las funciones de la organización, configurar los departamentos correspondientes y diseñar diferentes modelos organizativos según los objetivos de gestión y las características del producto. Por ejemplo, el proceso de negocio de una empresa de fabricación que ofrece productos estándar es suministro, producción y ventas, mientras que el proceso de negocio de una empresa que ofrece productos personalizados puede ser venta, suministro y producción en términos de configuración de departamento, empresas que; Proporcionar productos personalizados debe considerar el soporte técnico de preventa, y para las empresas que ofrecen productos estandarizados, el papel del soporte técnico de preventa es relativamente débil. Para empresas con productos relativamente estándar y cambios tecnológicos lentos, puede elegir el modelo funcional; para empresas con características sobresalientes de personalización de productos, múltiples líneas de productos y operaciones transregionales o multinacionales, puede elegir el modelo matricial.
Las responsabilidades claras del departamento y los indicadores de evaluación del desempeño son los requisitos mínimos para evitar la ineficiencia. Cuando los implementadores del control interno ordenan la organización interna, deben desarrollar indicadores de desempeño claros, específicos y mensurables, que deben incluir estándares de desempeño financiero y estándares de desempeño estratégico. Para el departamento de compras, la tasa de productos no calificados, la tasa de llegada oportuna, la precisión de los pedidos, la relación con los proveedores y la tasa de satisfacción de otros departamentos en el proceso se pueden utilizar como indicadores de evaluación del departamento.
3. Clasificar los detalles de procesos comerciales específicos y llevar a cabo análisis de puntos de riesgo y medidas de seguimiento.
Para resolver problemas como cómo conectar diferentes puestos entre departamentos y dentro de los departamentos, y cómo evitar riesgos potenciales en la operación del proceso general, es necesario tener procesos de negocio claros, puestos de trabajo claros. responsabilidades, y el correspondiente sistema de control específico de los potenciales riesgos empresariales. Tomemos como ejemplo una empresa dedicada a la producción de productos personalizados para aceptar pedidos y firmar contratos. Durante la aceptación, es necesario considerar si las capacidades de diseño de la empresa pueden cumplir con los requisitos especiales del cliente y si el sistema de producción de la empresa se puede entregar a tiempo, después de confirmar que el pedido del cliente puede ser aceptado, discutir el rendimiento del producto y los requisitos de calidad; , precio de venta, cantidad de venta, Negociar asuntos específicos como política de crédito, forma de entrega, fecha de entrega, lugar de entrega, forma de pago, responsabilidad por incumplimiento de contrato, etc. El aprobador del contrato debe revisar los asuntos específicos anteriores, y solo el personal aprobado y autorizado puede firmar un contrato con el cliente. En esta etapa, los puntos de riesgo y las consideraciones que deben monitorearse son: si la capacidad de diseño puede cumplir con los requisitos del cliente y, si no se puede cumplir internamente, ¿hay suficientes recursos externos para complementarla? Si la capacidad de producción está saturada, ¿se puede confiarla a una unidad externa? ¿El producto incluye piezas especiales? ¿Cuánto dura el ciclo de adquisición de piezas especiales? ¿Cuál es el precio del producto que se informa a los clientes? ¿Es un cliente nuevo o un cliente antiguo? ¿Cuál es el estado crediticio del cliente? ¿Cuál es el método de pago del cliente? Si la responsabilidad por incumplimiento de contrato es clara, etc. Los departamentos involucrados en este proceso incluyen el departamento de diseño de producto, el departamento de planificación de producción, el departamento de compras, el departamento de finanzas, el departamento de crédito, el departamento legal y otros puestos relacionados. Los implementadores del control interno deben aclarar los requisitos de control específicos para los negocios mencionados anteriormente y aclarar las precauciones y estándares de juicio para cada punto de riesgo.
4. Formular responsabilidades laborales, aclarar requisitos laborales y estándares de evaluación.
En cada módulo funcional (como la función de adquisiciones), establezca responsabilidades laborales detalladas de acuerdo con los requisitos de control comercial específicos de los proyectos comerciales básicos y extendidos, y aclare las habilidades profesionales y los requisitos de experiencia del personal del puesto relevante; hacer evaluación Los indicadores deben ser lo más cuantitativos posible.
5. Revisar la estructura organizacional, formular sistemas y formularios, elaborar un manual de control interno y emitirlo para su implementación.
Utilice el diagrama de flujo de negocios para ver el diagrama de estructura organizacional y el diagrama de configuración de puestos formado por el trabajo anterior, y encuentre los puntos ciegos en la configuración de puestos. Por ejemplo, analice si la ruta del proceso de negocios está controlada dentro del segmento de línea de 2 o 3 personas; si hay defectos de control de operación que no están cubiertos por el proceso de negocios; si están involucradas funciones extendidas; la operación del proceso de negocio; si es conveniente obtener, asignar y soportar recursos. Con base en los resultados de la inspección, realice los ajustes apropiados a la estructura organizacional y las responsabilidades laborales.
Reorganizar las responsabilidades probadas de cada departamento funcional y puesto, formar un documento estándar que defina claramente las responsabilidades laborales específicas, los objetivos laborales y los requisitos laborales, aclarar sus derechos, las rutas de transmisión de información y las rutas de circulación de recursos, y redactar el trabajo. descripciones; formar un sistema y formar un resumen. Elaborar un manual de control interno y emitirlo para su implementación en nombre de la junta directiva.
Cuatro. Cuestiones a las que se debe prestar atención en la construcción e implementación de sistemas de control interno
La finalización del manual de control interno no es el final. Para que el sistema de control interno funcione perfectamente, las empresas deben prestar atención a las siguientes cuestiones.
1. El responsable del control interno debe tener fuertes cualidades integrales.
El control interno consiste en controlar los riesgos generales de la empresa. El personal responsable del control interno participa en las operaciones de la empresa de forma más sistemática e integral que el personal de otros departamentos profesionales, debe tener conocimientos profesionales y una gran capacidad integral. debe poder identificar problemas y encontrarles soluciones, y también debe tener fuertes habilidades de comunicación.
2. En el proceso de construcción del control interno, se deben escuchar plenamente las opiniones de los empleados de todos los niveles.
La construcción del sistema de control interno es un trabajo sistemático que involucra a todos los empleados. Requiere comunicación repetida de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba para garantizar que todos los empleados puedan comprender y participar en el trabajo y solicitar o escuchar plenamente. opiniones, garantizando que puedan obtener información que la dirección no puede ver, y escuchando plenamente sus opiniones al formular medidas.