Sistema de reembolso financiero y proceso de reembolso
Contenidos
Capítulo 1 Disposiciones Generales
Capítulo 2 Especificaciones de los Comprobantes de Reembolso de Gastos
Capítulo 3 Control Interno y Proceso General
Capítulo 4 Reglamento de Gestión de Préstamos y Proceso de Préstamo
Capítulo 5 Reembolso y Proceso de Gastos Diarios
Capítulo 6: Salario , sistema y proceso de gastos de bienestar y gastos relacionados
Capítulo 7: Sistema y proceso de reembolso financiero de gastos especiales
Capítulo 8: Disposiciones específicas sobre el tiempo de reembolso
Capítulo 9 Disposiciones Complementarias
Capítulo 1 Disposiciones Generales
Artículo 1: Con el fin de fortalecer la gestión financiera de la empresa, estandarizar el comportamiento de reembolso financiero de la empresa, controlar razonablemente los gastos y mejorar la eficiencia en el uso de los fondos. , según Este sistema está especialmente formulado en función de las leyes, regulaciones y diversas políticas financieras nacionales pertinentes y se combina con las circunstancias específicas de la empresa.
Artículo 2: Según el sistema financiero relevante y la situación real de la empresa, este sistema divide el reembolso financiero en gastos diarios de oficina, beneficios salariales y gastos relacionados, etc. A continuación se describen los préstamos relacionados con el reembolso. proceso y cada Sistema de reembolso financiero específico y proceso de reembolso para cada partida de gasto.
Artículo 3: Este sistema se aplica a todos los empleados de la empresa.
Capítulo 2 Especificaciones de los Comprobantes de Reembolso de Gastos
Artículo 4? Llenado del formulario de reembolso
1. El formulario de reembolso de gastos debe ser llenado en su totalidad: incluyendo departamento. , fecha, contenido, monto en mayúsculas y minúsculas, monto total, número de adjuntos, firmas del reembolsador y de la persona que lo aprueba. Nota: No pueden quedar espacios en el monto y el monto debe estar completo en yuanes, diez centavos; , y centavos si hay un préstamo en las finanzas, se debe anotar.
2. La cantidad debe capitalizarse con precisión: cero, uno, dos, tres, cuatro, cinco, Lu, siete, ocho, nueve, cien, mil, un billón.
Requisitos de comprobantes originales para reembolso
1. Las partes deben obtener en su totalidad los documentos pertinentes para los gastos, como contratos o convenios, facturas legales, etc., que sean legales (reconocidos por). las autoridades fiscales) En principio, las facturas deben ser facturas a reembolsar.
2. Recibos que se pueden utilizar: Los recibos se pueden utilizar para registrar los ingresos por la compra de productos agrícolas y productos de desecho.
3. Tarifa: Todos los billetes deberán indicar el origen y destino, así como la fecha del viaje.
4. Al tomar un taxi, también debe haber una factura adjunta a la tarifa del combustible, es decir, cualquier monto reportado debe tener una factura. Al mismo tiempo, si el monto tiene decimales, el. Debe indicarse el importe real pagado.
5. Al reembolsar el billete, si hay acompañante, deberá indicar quién es el acompañante.
6. Otras facturas también deben indicar el propósito y el momento del gasto. Por ejemplo, los gastos de entretenimiento deben indicar la fecha del entretenimiento, los objetos del entretenimiento y el número de personas entretenidas.
7. La columna de resumen debe indicar claramente el motivo y finalidad del gasto.
8. Quienes realicen viajes de negocios deben ir acompañados de un formulario de solicitud de viaje de negocios fuera de la ciudad, que debe ser aprobado por los líderes de la empresa y del departamento.
9. Los gastos del mes en curso se reembolsarán en el mismo mes.
¿Artículo 5? Métodos y requisitos de colocación de facturas
1. Los documentos y anexos de la factura original deben clasificarse y ordenarse según los gastos reembolsados, como gastos de oficina, gastos de entretenimiento y viajes. Los gastos, tarifas de alojamiento, etc., deben pegarse por separado según las categorías, y los vales originales para los mismos elementos de financiación deben pegarse juntos.
2. El tamaño del billete pegado: debe pegarse dentro del rango de tamaño del documento de reembolso de gastos. Para documentos de factura originales y comprobantes con muchos archivos adjuntos, use papel blanco resistente del mismo tamaño que el documento de reembolso de gastos (también se acepta papel usado y la parte expuesta debe mantenerse blanca) para pegarlo primero y luego pegue la parte superior izquierda. esquina del papel blanco Péguelo en la parte posterior del documento de reembolso de gastos. (El billete adherido no puede extenderse más allá del alcance del documento).
3. Requisitos de pegado: los documentos de factura originales y los archivos adjuntos deben pegarse de arriba a abajo, de izquierda a derecha y dispuestos de manera uniforme. Aplique pegamento en la esquina superior izquierda del documento de factura original y los archivos adjuntos, comience a pegar desde la línea de encuadernación (2 centímetros a la izquierda de la hoja de pegado), coloque los billetes uniformemente hacia la derecha y péguelos horizontalmente. Tenga cuidado de no concentrarse. los billetes en el medio del papel pegado para evitar causar problemas, el medio es grueso y los bordes son delgados, y los comprobantes no están bien encuadernados, los documentos de factura originales y los archivos adjuntos pegados deben estar dentro del rango de tamaño del comprobante de reembolso de gastos; Los vales originales individuales con especificaciones desiguales se pueden recortar y clasificar antes de pegarlos. Sin embargo, se debe garantizar la integridad del contenido del certificado original.
Para documentos de factura originales y archivos adjuntos que son más grandes que el documento de reembolso de gastos, la posición de pegado también debe estar en la esquina superior izquierda de la factura, con los lados superior e izquierdo del documento alineados con el formulario de reembolso de gastos. doblarse dentro del rango de pegado de acuerdo con el tamaño del formulario de reembolso.
4. Si billetes similares son de diferentes tamaños, se pueden pegar en el mismo papel en orden de los más pequeños primero y luego los más grandes.
5. Notas:
(1) Los documentos y archivos adjuntos de la factura original deben pegarse cuidadosamente. No coloque ni pegue los billetes al revés.
(2) No utilice una grapadora para grapar facturas y archivos adjuntos originales. No utilice clips, alfileres, etc. para fijar los documentos de la factura original y los archivos adjuntos detrás del documento de reembolso de gastos.
(3) Vuelva a pegar los documentos de reembolso de gastos que no estén estandarizados.
Artículo 6? Procedimientos completos de reembolso y aprobaciones
1. Seguir estrictamente el sistema de aprobación emitido por el departamento financiero
2. los documentos deben estar firmados por un certificador; *** es responsable de la autenticidad del reembolso.
3. Para artículos con cantidades compradas, el firmante deberá firmar por los mismos y comprobar la cantidad.
4. Para los formularios de reembolso de gastos de viaje, debido a que la empresa tiene regulaciones sobre el nivel de gastos, los empleados de diferentes niveles tienen diferentes estándares de reembolso, por lo que, sin proporcionar otra prueba de un nivel superior, la calificación se basará en el del empleado. puesto, si un empleado tiene un nivel de habilidad más alto además de su puesto de trabajo, el líder del departamento debe indicar el nivel o proporcionar un certificado de alto nivel.
5. Todos los artículos comprados y consumibles de bajo valor deben ir acompañados de un formulario de compra del artículo y un recibo de almacén al realizar el reembolso.
Artículo 7?Requisitos de firma para los comprobantes de reembolso:
1. Deben firmar todas las personas que según reglamentación deben firmar, y la firma debe ser con nombre completo y no solo con apellido. .
2. Después de firmar el nombre, el firmante también debe firmar la fecha de la firma.
3. La firma del líder debe indicar claramente si acepta el reembolso.
4. Para facilitar la vinculación del bono original, la firma debe estar firmada en el frente del bono, y debe estar firmada en la parte superior derecha. Si la firma está en el reverso del comprobante, debe estar en la parte superior izquierda.
5. Cuando existan varios comprobantes que requieran firma, el responsable, el certificador y el jefe de departamento deberán firmar uno por uno, no pudiendo utilizar papel carbón para firmar al mismo tiempo.
6. Firmar en el orden prescrito
(1) Firma del responsable
(2) Firma del certificador (firmante)
(3) Firma del jefe de departamento
(4) Firma del director de oficina
(5) Firma del director del departamento financiero
(6 ) Firma del gerente general
p>7. Cuando los empleados firman cualquier bono, indican que están totalmente de acuerdo con los asuntos y montos contenidos en el bono, y que han cumplido con sus responsabilidades de declaración honesta. o revisión cuidadosa.
Capítulo 3 Control Interno y Proceso General
Artículo 8: En principio, durante el proceso de generación de gastos deberán participar o ejecutar dos o más personas al mismo tiempo, debiendo supervisar cada una de ellas. other y *** también tienen responsabilidades relevantes.
Artículo 9: Principios de control para el reembolso de gastos: gestión planificada, responsabilidad jerárquica y control capa por capa. Los gerentes de cada departamento son responsables de la revisión de primer nivel de la sustancia y la razonabilidad del reembolso de gastos de personal del departamento; el director de la oficina lleva a cabo la revisión de segundo nivel de la naturaleza planificada de los documentos de reembolso, y el gerente del departamento financiero realiza la revisión. revisión de tercer nivel de la legalidad de las facturas de reembolso; revisión final y aprobación por parte del gerente general.
Artículo 10: En principio, la empresa deberá obtener certificados legales para todos los documentos de reembolso. La determinación de la legalidad se basa en los aspectos financieros, tributarios y de otro tipo de las regulaciones nacionales. Las operaciones específicas son controladas e implementadas por el departamento financiero, teniendo como premisa la operatividad. El departamento financiero tiene derecho a rechazar cualquier documento presentado por los empleados de la empresa que no cumplan con las normas de reembolso, y el personal de confirmación, revisión y aprobación de todos los niveles no debe firmar. Los firmantes de todos los niveles no pueden firmar a voluntad a menos que estén seguros.
¿Artículo 11? Requisitos de clasificación de documentos: el reembolsador debe clasificar varios documentos por adelantado antes del reembolso, primero, clasificar el tipo de documento, el tiempo, el lote, el artículo, etc., y luego pegarlo de acuerdo con ciertos estándares. de forma clara y precisa al dorso del documento de reembolso, e indicar en el adjunto el número de documentos adjuntos. Si el número de documentos es más complicado, se deberá redactar y adjuntar al final una lista detallada de reembolsos. El departamento financiero cuyos documentos no estén claramente separados o pegados de manera irregular puede solicitar a la otra parte que haga correcciones. Si los documentos no se corrigen, el departamento financiero tiene derecho a rechazar la aceptación.
Artículo 12: Requisitos de oportunidad para el reembolso o entrega de documentos: El departamento financiero deberá captar el tiempo para cada reembolso de acuerdo con los requisitos de oportunidad y proporcionalidad de la contabilidad financiera. En principio, cada documento o gasto deberá facturarse en el momento. se incurre. Una vez finalizado, siga los procedimientos normales prescritos. En principio, si la factura se produce en el mismo mes y se reembolsa en el mismo mes, el personal del negocio tiene la obligación de cobrar la factura en tiempo y forma.
Artículo 13: Al completar el "Formulario de Aprobación de Retiro del Fondo de Gastos", las partes deberán seguir el principio de "buscar la verdad de los hechos y ser exactos" y completar todos los factores como el motivo de la gasto, el monto y el momento en que ocurrió, y firme su nombre, envíelo a los demás participantes para que lo revisen y pídales que firmen su nombre en la columna del certificador. No se permiten modificaciones al completar el "Formulario de aprobación de retiro del fondo de gastos", especialmente el monto del gasto, y las letras mayúsculas y minúsculas del monto del gasto deben ser consistentes, de lo contrario no será válido.
Artículo 14: El responsable clasificará y pegará los documentos originales según el contenido de los documentos de reembolso, y completará el "Formulario de Aprobación de Retiro del Fondo de Gastos".
Pasos y precauciones específicos:
1. Sin motivos especiales, el formulario de aprobación debe enviarse al gerente del departamento para su revisión dentro de los tres días posteriores a la obtención del ticket.
2. El responsable deberá diligenciar el “Formulario de Aprobación de Retiro de Fondo de Gastos” según se le requiera, indicando fecha, departamento de reembolso, finalidad, monto, total, capitalización del monto, reembolsador, etc.
3. Si tiene algo que explicar, complete la columna de comentarios.
Artículo 15: Las partes interesadas deben presentar el "Formulario de aprobación de retiro de fondos de gastos" completo con los anexos completos y el "Formulario de solicitud de fondos" aprobado al gerente directo del departamento para su revisión y aprobación.
Pasos y precauciones específicos:
1. Los gerentes de línea del departamento deben centrarse en revisar la autenticidad de los gastos y la razonabilidad de las diferencias entre el monto presupuestado y el monto real.
2. Después de que el gerente de línea del departamento haya revisado y no haya encontrado objeciones, debe firmar la opinión de aprobación y el nombre del gerente de departamento en la columna del jefe de departamento del "Formulario de aprobación de gastos y gastos de fondos".
3. Si tiene algo que explicar, complete la columna de comentarios.
4. El superior inmediato tiene la obligación de instar al responsable a reembolsar.
Artículo 16: Los jefes de departamento presentarán sus trabajos al director de oficina para su revisión y aprobación.
Pasos y precauciones específicos:
1. El director de la oficina confirma si los gastos deben declararse y se debe anotar el monto excedente y el monto real informado para la parte no declarable. ;
2. Después de que el director de la oficina haya revisado y no haya encontrado objeciones, debe firmar la opinión de aprobación y el nombre del director de la oficina en la columna de la oficina del "Formulario de aprobación de retiro del fondo de gastos".
Artículo 17: El personal de la oficina lo presentará al gerente del departamento financiero para su revisión y firma.
Pasos y precauciones específicos:
1. El gerente del departamento financiero debe centrarse en revisar la legalidad de las facturas y documentos originales adjuntos al "Formulario de aprobación de gastos y gastos de fondos", y verificar la legalidad de los gastos. El cálculo del importe será revisado y auditado.
2. El gerente del departamento financiero debe revisar cuidadosamente si el formato completado por el responsable cumple con la normativa y si cumple con la normativa documental pertinente.
3. Revisar atentamente si el importe cumplimentado y calculado por el responsable es correcto.
4. Comprobar si existen firmas del responsable y de su superior inmediato.
5. Los formularios de aprobación de reembolso de gastos que no cumplan con los requisitos anteriores serán devueltos al responsable.
6. Después de que el gerente del departamento financiero haya revisado y no haya objeciones, debe firmar la opinión de aprobación y el nombre del gerente del departamento financiero en la columna del departamento financiero del "Formulario de aprobación de retiro del fondo de gastos".
Artículo 18: Previa revisión por parte del gerente del departamento financiero, la oficina enviará uniformemente las notas de reembolso al gerente general para su revisión final y firma.
Pasos y precauciones específicos:
1. Después de recibir el "Formulario de aprobación de retiro del fondo de gastos", el gerente general primero debe prestar atención a si hay gerentes de línea de departamento o directores de oficina. y los gerentes del departamento financiero se revisarán las firmas de los elementos formales del "Formulario de aprobación de retiro del fondo de gastos" para ver si los procedimientos de aprobación de reembolso y las firmas del personal relevante están completos y si la escritura es auténtica.
2. Si hay firmas del superior inmediato, director de oficina y director del departamento financiero, revisar el contenido.
3. Luego de que el gerente general haya revisado y no haya encontrado objeciones, firmará el dictamen de aprobación y la firma en la columna del gerente general del "Formulario de Aprobación de Retiro del Fondo de Gastos".
Artículo 19: Después de que las partes obtengan el "Formulario de aprobación de retiro de fondos de gastos" y la "Orden de préstamo" completamente aprobados, deben enviarlos al cajero del departamento financiero dentro de los 3 días para cobrar los fondos. Debe revisar el "Formulario de aprobación de gastos", enfocándose en si el formulario de reembolso ha sido modificado, si el cálculo de gastos es correcto, si la factura adjunta está completa y es legal, y si los procedimientos de aprobación están completos. El cajero puede realizar el pago sólo después de que la verificación sea correcta.
Artículo 20: Otras disposiciones para el reembolso de gastos: El reembolso de gastos de la empresa debe ser verdadero y legal, y el uso de comprobantes blancos u otros vales ilegales está estrictamente prohibido. Si se requieren comprobantes alternativos en algunas circunstancias especiales, se aplicarán. También debe ser informado por el subdirector del departamento comercial. Debe ser aprobado por unanimidad por el ministro y el director del departamento financiero, y al mismo tiempo garantizar la seguridad y legalidad de las operaciones financieras. Además, el bono de reemplazo requiere un tiempo razonable, un resumen claro y un monto definido, y no puede mezclarse entre verdadero y falso, lo que traerá riesgos financieros para la empresa.
Artículo 21? Procedimientos operativos generales para el reembolso de gastos
Proceso de reembolso de gastos: Solicitud de reembolso por parte del reembolsador de gastos (rellenar el formulario de aprobación de gastos del fondo de gastos) ------ Confirmación y firma del responsable del departamento de reembolsos ------- Revisión por el director de la oficina (confirmar si se debe presentar el informe) ------ Revisión por el gerente del departamento financiero (requisitos de documentos , datos, etc.) ------- Gerente general de la empresa (o encomendar a una persona autorizada) la revisión y aprobación (enfocándose en la veracidad, razonabilidad, etc. y asumiendo toda la responsabilidad) ------ Cajero para revisar y realizar el pago. El proceso anterior es el procedimiento establecido por la empresa para reembolsar diversos gastos. En el futuro, el reembolso de todos los asuntos debe seguir el proceso anterior; de lo contrario, el departamento financiero tiene derecho a rechazar el pago.
Capítulo 4 Reglamento de gestión de préstamos y proceso de endeudamiento
Artículo 22: Reglamento de gestión de préstamos
1 Préstamo para viajes de negocios: los viajeros de negocios pueden solicitar préstamos después de la aprobación. El "Formulario de solicitud de viaje de negocios" se aplica para préstamos de acuerdo con el monto aprobado.
2. Para otros préstamos temporales, como gastos comerciales, capital de trabajo, etc., los prestatarios deben informar las cuentas de manera oportuna. En principio, no se permite tomar prestados otros préstamos que no sean capital de trabajo. a lo largo de meses.
3. Si el monto de cada préstamo supera los 5.000 yuanes, se debe notificar al Departamento de Finanzas con un día de anticipación para reservar fondos.
4. Normas de cancelación de préstamos:
(1) Cuando el préstamo se cancela, debe basarse en el formulario de solicitud de préstamo y reembolsarse de acuerdo con los hechos. el uso excede el alcance del formulario de solicitud, debe informarse al supervisor. El líder lo aprueba; de lo contrario, el departamento de finanzas tiene derecho a negarse a cancelar la cuenta;
(2) En principio, la persona Quien tomó prestado el cheque debe pasar por el procedimiento de cancelación dentro de los 5 días hábiles.
5. En principio, quienes no hayan pagado el préstamo no podrán volver a pedir prestado. Si el préstamo está vencido, se convertirá en un préstamo personal y se deducirá del salario.
Artículo 23: Proceso de Préstamo
1. El prestatario llena el "Formulario de Préstamo" de acuerdo con la normativa, indicando el motivo del préstamo y el monto del préstamo (el las letras mayúsculas y minúsculas deben ser exactamente iguales y no se permite ninguna alteración), cheque o efectivo.
2. Proceso de aprobación: revisión y firma por el director del departamento competente → revisión por el director del departamento financiero → aprobación por el director general.
3. Pago financiero: Los prestatarios pueden acudir al departamento financiero para realizar los procedimientos de pago con la orden de préstamo aprobada.
Capítulo 5 Normas y Procedimientos para el Reembolso de Gastos Diarios
Artículo 24: Los gastos diarios incluyen principalmente gastos de viaje, gastos telefónicos, gastos de transporte, gastos de oficina, consumibles y repuestos de bajo valor, negocios gastos de entretenimiento, honorarios de capacitación, honorarios de materiales, etc. En principio, el gasto acumulado de diversos gastos dentro de un período presupuestario no excederá el presupuesto.
Artículo 25? Disposiciones generales para el reembolso de gastos
1. El reembolsador deberá obtener el comprobante legal correspondiente (consulte el sistema de gestión de facturas para conocer las disposiciones pertinentes), y existe un identificador en el mismo. Reverso de la factura. Firma de la persona y del certificador (firmante).
2. Al completar el formulario de reembolso, tenga en cuenta: completar los documentos correspondientes según la naturaleza del gasto; seguir estrictamente los requisitos del documento e indicar el número de anexos que debe tener; exactamente en el mismo caso (no se permiten modificaciones) describir brevemente el contenido o motivo del gasto;
3. Presentar para aprobación de acuerdo con los procedimientos de aprobación prescritos.
4. El reembolso de más de 5.000 yuanes debe notificarse al departamento financiero con un día de antelación para su reserva.