1. Similitud entre el sistema de información contable manual y el sistema de información contable informático
(1) Los objetivos son consistentes. Ya sea un sistema de información contable manual o un sistema de información contable computarizado, el objetivo final sigue siendo fortalecer la gestión empresarial, proporcionar información contable, participar en la toma de decisiones comerciales y mejorar la eficiencia económica.
(2) Se deben seguir las teorías y métodos contables básicos. La teoría contable es la cristalización de la disciplina contable y los métodos contables son el resumen del trabajo contable. Los sistemas informáticos de información contable provocarán cambios en las teorías y métodos contables, pero este cambio será gradual y no repentino. Los sistemas informáticos de información contable actuales deben seguir teorías y métodos contables básicos.
(3) * * *Cumplir con la normativa contable y las normas contables. Las normas contables son la base legal para el trabajo contable. Las normas contables son normas que guían el trabajo contable. Los sistemas informáticos de información contable no pueden ignorar las regulaciones y normas contables. Al contrario, debería implementarse de manera más estricta para prevenir posibles errores en medidas y técnicas.
(4)Los requisitos básicos de trabajo son los mismos. Ambos tienen las siguientes tareas básicas:
1. Recopilar datos e ingresarlos
2. Almacenar datos o materiales
3. , Clasificación, cálculo y estadísticas;
4. Transmisión de información y datos
(5) El principio de contabilidad de débito y crédito por partida doble es el mismo. Ya sea un sistema de información contable manual o un sistema de información contable computarizado, el principio del saldo de préstamos y depósitos debe aplicarse a los negocios económicos y los asientos contables deben prepararse, registrarse, clasificarse, calcularse, registrarse, juzgarse y luego estados contables preparados. Los datos originales que pueden ser ingresados por una computadora electrónica pueden generar automáticamente asientos contables de acuerdo con un programa preprogramado y guardarlos en una cuenta de tablero de ajedrez (contabilidad matricial). Todavía se sigue el principio de contabilidad por partida doble para débitos y créditos.
(6) Deberán conservarse archivos contables. Los archivos contables son información histórica importante para la contabilidad y deben conservarse adecuadamente de acuerdo con las normas. Con la implementación de sistemas informáticos de información contable, las propiedades físicas de la mayoría de los archivos contables han cambiado, desde archivos contables en papel bajo sistemas de información contable manuales hasta archivos contables magnéticos, las copias de seguridad desaparecen y son fáciles de copiar, lo que requiere métodos más científicos para fortalecerlos. conservación de archivos contables.
2. La diferencia entre el sistema de información contable manual y el sistema de información contable informático
Se han producido los siguientes cambios en el procesamiento informático y el procesamiento manual de datos contables:
(1) Se utilizan diferentes herramientas de cálculo. Las herramientas de cálculo utilizadas en los sistemas de información contable manuales incluyen ábaco, calculadora, etc. Las herramientas informáticas utilizadas por los sistemas informáticos de información contable son las computadoras electrónicas y algunos equipos auxiliares.
(2) Diferentes soportes de datos. Toda la información del sistema de información contable manual se basa principalmente en papel. Además de los comprobantes originales necesarios, el soporte de datos del sistema de información contable informático puede utilizar soportes magnéticos como soporte de información.
(3) Los formularios del libro de cuentas y los métodos de corrección de errores son diferentes. El diario estipula en el sistema de información contable manual que el libro mayor debe utilizar libros de cuentas personalizados y las cuentas detalladas pueden utilizar libros de cuentas de hojas sueltas; los errores registrados en los libros de cuentas deben corregirse con rayas o letras rojas. Las páginas de cuentas impresas por el sistema informático de información contable están en forma de rollo y pueden encuadernarse en formato de hojas sueltas, pero no en volúmenes. Sólo después de un cierto período de tiempo se vincularán en libros de contabilidad encuadernados y se almacenarán como archivos contables. En el sistema de información contable por computadora, los datos de entrada deben verificarse de manera lógica (como la verificación lógica de las cuentas contables y la verificación del saldo de los montos de los préstamos), por lo que no es necesario utilizar el método de corrección de subrayado para cambiar los registros del libro de cuentas. Si hay un problema con los registros del libro de cuentas, debe ser una cuestión legal. Los cambios a menudo se realizan con el "comprobante de corrección" ingresado, similar al método de corrección con tinta roja, para dejar rastros de los cambios.
(4) Los procedimientos contables son diferentes. Cuando el sistema de información contable manual procesa datos contables, selecciona uno de ellos en función de la complejidad del negocio contable y las necesidades de gestión, y estipula la relación entre comprobantes, libros de cuentas e informes, así como la forma de llevar las cuentas.
Sin embargo, no importa qué método se adopte, no se puede evitar la debilidad fundamental de la copia repetida, que va acompañada de un aumento del personal contable y de los vínculos de procesamiento. Si no se fortalecen los controles internos y los controles mutuos, inevitablemente se producirán errores y fraudes. En el procesamiento contable del sistema informático de información contable, todo el proceso de procesamiento se divide en tres enlaces: entrada, procesamiento y salida. El foco de su control es el enlace de entrada, desde la entrada de comprobantes contables hasta la salida de estados contables, todo de una sola vez. Todos los procesos intermedios se operan en la computadora y no se pueden ver a simple vista. Cualquier información intermedia requerida se puede obtener mediante consulta. Por lo tanto, existe una tendencia a integrar los servicios de procesamiento de datos en los sistemas informáticos de información contable, aboliendo así los sistemas manuales de información contable.
(5) Diferencias en los métodos de configuración de cuentas y métodos de registro del libro de cuentas. En el sistema de información contable manual, se deben configurar seis categorías principales de cuentas, incluidos activos, pasivos, capital contable, ganancias, ingresos y gastos, para los seis elementos principales de la contabilidad, y se deben establecer un libro mayor general y diferentes libros mayores detallados. ser configurado. En los sistemas informáticos de información contable, configurar una cuenta se define como: para obtener cierta información en el futuro, preestablecer un modelo (también llamado sala) para dar forma a esta información. Todas las cuentas tienen un número de cuenta (número de habitación). El primer dígito del número de cuenta indica la categoría principal de la cuenta y los primeros tres dígitos indican la cuenta del libro mayor, lo que facilita diversos procesos, como el libro mayor general, el libro auxiliar y la cuenta de diario. Rompe por completo los diferentes métodos de procesamiento y verificación de varios libros de cuentas bajo el sistema de información contable manual, realiza una cuenta y un cálculo (todos a partir de comprobantes), y los datos son precisos.
(6) Los métodos de conciliación, liquidación y ajuste de cuentas de fin de período son diferentes. En un sistema de información contable manual, los errores al completar los comprobantes contables, los errores en la contabilidad o contabilización, los errores en el cálculo de cantidades o montos y los errores en las ganancias y pérdidas de bienes y materiales son inevitables. Por lo tanto, se requiere una conciliación antes de la liquidación para garantizar que los certificados de cuenta sean consistentes, los hechos de la cuenta sean consistentes y las cuentas sean consistentes. En los sistemas informáticos de información contable también se requiere la conciliación, pero la forma y el método de conciliación han cambiado. Por ejemplo, en el sistema de información contable por computadora, no hay errores en la contabilidad y la contabilización, los comprobantes ingresados han sido verificados mediante lógica informática y todos los diarios, libros auxiliares y libros mayores provienen de la misma fuente de datos, por lo que habrá No hay inconsistencias entre comprobantes y cuentas. Si desea garantizar la exactitud de las credenciales de entrada, el foco del control debe estar en la revisión de las credenciales de entrada. En cuanto a las pérdidas y ganancias de propiedades y materiales, solo podemos confiar en el inventario manual, hacer una lista de inventario, ingresarla en la computadora y verificarla con las cuentas en la computadora para determinar las pérdidas y ganancias.
Bajo la base de acumulación, el cierre manual al final del período registrará completamente los ingresos y gastos pertenecientes al período actual a través de una serie de ajustes de cuenta, calculando y determinando así las pérdidas y ganancias actuales, y revelar los resultados operativos en la cuenta también debe liquidarse por separado Obtener el período actual y el saldo final de cada cuenta, y convertir el saldo final al saldo inicial del siguiente período. Esta serie de trabajos debe realizarse preparando manualmente varios comprobantes de transferencia. En los sistemas informáticos de información contable, estas tareas las realizan las computadoras de acuerdo con programas preprogramados. Siempre que se emitan las instrucciones de pago, la computadora completará automáticamente esta serie de trabajos, generará automáticamente varios comprobantes de mecanismos de transferencia periódica y los imprimirá. Una vez que se cierra la cuenta, la computadora puede renunciar por completo a las modificaciones y las cuentas cerradas ya no se pueden modificar a voluntad.
㈦Diferentes sistemas de control interno. En el sistema de información contable manual, el control interno se realiza a través del programa de entrega de comprobantes (especificando las tareas a completar en cada punto de trabajo y seleccionando los puntos de control en el programa de entrega). Además, las medidas de control interno, como la conciliación y la verificación de si los certificados contables son consistentes, las cuentas son consistentes y las cuentas son consistentes, garantizan la exactitud de los datos y eliminan lagunas. Sin embargo, en los sistemas informáticos de información contable, debido a cambios en los procedimientos de procesamiento contable y en los sistemas de organización del trabajo contable, excepto la recopilación, revisión y codificación de los datos originales, que todavía son operados manualmente por los contadores originales, el resto del procesamiento se maneja por el departamento de informática. Obviamente, el método de control interno original fue reemplazado parcialmente por computadoras y el control manual se cambió a control humano-computadora. Este último tiene requisitos de control más estrictos y un alcance más amplio. Por lo tanto, es necesario fortalecer el control interno de los sistemas informáticos de información contable.
(8) Los sistemas organizativos del trabajo contable son diferentes. En los sistemas de información contable manuales, el sistema organizativo del trabajo contable se establece en función de la diferente naturaleza de las transacciones contables.
Los sistemas de información contable manual se dividen generalmente en los siguientes grupos profesionales: grupo de materiales, grupo de costos, grupo de salarios, grupo de capital, grupo integral, etc. Hacen que el trabajo contable funcione correctamente mediante la transferencia de información, el intercambio, el establecimiento de conexiones y revisiones mutuas. En el sistema de información contable por computadora, el sistema de trabajo contable se basa en diferentes formas de datos. Generalmente, el sistema de información contable por computadora se divide en los siguientes grupos profesionales: grupo de recopilación de datos (información) y grupo de codificación de comprobantes. Evidentemente, estos dos sistemas de organización del trabajo son completamente diferentes. El sistema de información contable computarizado cambia el modo de operación de recopilación de datos dispersos, procesamiento descentralizado y registro repetido del sistema de información contable manual al modo de operación de recopilación centralizada, procesamiento unificado e intercambio de datos, haciendo que la extracción de información contable sea más adecuada para las exigencias de la gestión moderna.
(9) El personal contable tiene diferentes cualidades. El personal del sistema de información contable manual son todos profesionales contables y la columna vertebral son los contadores. En el sistema informático de información contable, el personal debe estar compuesto por profesionales contables, software, hardware y personal operativo. Los contadores no sólo deben ser competentes en su propia profesión, sino también estar familiarizados con las computadoras para formar talentos compuestos. Su columna vertebral deben ser contadores experimentados que entiendan de computadoras.
(10) Los métodos de diseño de sistemas contables son diferentes. En los sistemas de información contable manuales, los sistemas contables generalmente son formulados y escritos por contadores con base en regulaciones contables, estándares contables, sistemas contables unificados formulados por departamentos superiores, y con referencia a la experiencia de la misma industria, y en base a las necesidades del trabajo corporativo. . Con las computadoras, el procesamiento de datos contables está altamente automatizado y los libros de cuentas y los informes deben rediseñarse de acuerdo con los requisitos de la impresora. Es necesario seguir no sólo las normas y sistemas contables en circunstancias manuales, sino también algunos sistemas computarizados específicos en el caso de informatización. La mayor diferencia es que el sistema de información contable por computadora se desarrolla a través de una serie de procesos bastante complejos que deben prepararse con anticipación para indicarle a la computadora que complete el trabajo contable paso a paso de acuerdo con las instrucciones. Este proceso se llama. El desarrollo del sistema se basa en el análisis del sistema de información contable manual original, el diseño del sistema, la programación y depuración del sistema, estableciendo así un nuevo sistema de información contable por computadora.