Cada uno tiene actitudes muy diferentes hacia los periódicos semanales. Algunas personas lo ven como una herramienta de colaboración, mientras que otras lo ven como formalismo y lo aborrecen.
Desde que trabajamos desde casa, muchas empresas han comenzado a implementar informes diarios para ayudar a todos a comunicar en qué están trabajando.
Cuando un semanario se convierte en diario, el conflicto se vuelve aún más intenso: ¿Es realmente necesario dedicar tiempo y energía a escribir esto todos los días?
? ¿Por qué escribir un informe semanal?
Para los directivos,
los informes semanales son el vehículo de comunicación más eficiente.
Cuando hay muchos equipos, llevará mucho tiempo registrarse uno por uno. Obviamente, lo más eficaz para los miembros del equipo es leer juntos el informe semanal después de enviarlo. A través de informes de trabajo semanales, los gerentes pueden comprender rápidamente el progreso y los riesgos de algunas cosas clave en el equipo y comprender la calidad del proyecto en su conjunto.
Mejorar eficazmente la transparencia de la información del equipo
Cuando cada miembro del equipo solo se centra en el proyecto en cuestión, a menudo se produce una situación en la que "los árboles pierden el bosque". Cuando todos los miembros del equipo puedan leer los informes semanales de otros miembros, especialmente el trabajo de los miembros que no tienen una relación de cooperación con ellos, ayudará a los miembros del equipo a obtener una mejor "panorama general".
La escritura es un activo intangible que un equipo puede acumular.
Escribir en papel el trabajo de cada miembro del equipo siempre será un activo intangible del equipo. Especialmente en el proceso de rápido crecimiento del equipo, los estudiantes de primer año pueden comprender rápidamente el modelo de cooperación del equipo leyendo los informes semanales anteriores, lo cual es útil para comenzar.
Para los empleados,
el informe semanal es una buena oportunidad de comunicación.
Los informes de trabajo semanales le permiten explicar a sus superiores que hay muchos proyectos de trabajo y tareas pesadas. Esta es una oportunidad importante para obtener apoyo de recursos y demostrar el valor de su trabajo.
Resumen de autoevaluación
El resumen de trabajo te permite revisar si hay algún problema en tu trabajo esta semana: ¿Se puede mejorar la gestión del tiempo? ¿Se puede mejorar la comunicación? ¿Es necesario ajustar los planes?
Reenfocar
Hay otro punto que a menudo se pasa por alto. Cuando muchas personas hacen algo, consideran el objetivo en sí mismo, pero dedican su tiempo a muchas cosas que no ayudan a alcanzar el objetivo. Entonces, el informe semanal también es una oportunidad para reenfocarse: ¿por qué haces las cosas sobre las que escribes en el informe semanal? ¿Hiciste algo que no deberías haber hecho?
? ¿Por qué odiamos escribir periódicos semanales?
Los periódicos semanales tienen muchísimos beneficios, pero ¿por qué odiamos tanto escribirlos?
De hecho, muchas personas consideran erróneamente el informe semanal como una herramienta para "demostrar que están saturados de trabajo", por lo que enumeran detalladamente todo el contenido del trabajo, empezando por 3.000 palabras, y pegan muchas datos y oraciones, como en un concurso de ensayo.
Si una persona del equipo escribe un informe semanal de 3000 palabras, los estudiantes que solo escriban 800 palabras se sentirán nerviosos, por lo que rápidamente agregarán texto, imágenes y sentimientos, lo que suma 4000 palabras. .
Por último, todos los artículos son muy largos, lo que supone un dolor de cabeza para los directivos: extraer información eficaz de una gran cantidad de texto es comparable a la comprensión lectora.
El semanario pasó de ser un diario a una prueba de idioma chino. A los empleados no les gusta escribir y a los líderes no les gusta leer.
Entonces, ¿cómo hacer que los diarios rompan con el formalismo y sirvan verdaderamente al equipo?
Los siguientes son consejos prácticos del equipo de Twitter de Alibaba cada semana:
? ¿Cómo escribir el informe semanal del equipo de Twitter de Alibaba?
1. Controle estrictamente el número de palabras y no escriba una cuenta corriente.
Un informe semanal se llama periódico y su función principal es, por supuesto, informar del trabajo. Solo puede registrar tareas clave, pero no enumerar los asuntos diarios.
Cada semana usaremos la base de conocimiento de temas para establecer un tema semanal y dejarlo claro en la descripción del contenido: no use una cuenta corriente e intente mantenerla dentro de las 800 palabras. Para los periódicos, nuestro límite de palabras es de 200 palabras.
Después de limitar el número de palabras, no todos intentarán recuperar el número de palabras, sino que intentarán refinar el contenido y resaltar los puntos clave para que sea más fácil de leer para otros.
2. Delimitar los puntos clave e indicar el avance de los proyectos clave.
Los escritores odian escribir y los lectores odian la comprensión lectora. Para ayudar a los colegas que leen el informe semanal a comprender rápidamente los puntos clave, nos centramos en el contenido del trabajo e indicamos si los proyectos clave están actualmente completados o por completar. Simplemente utilice el diseño de "lista" y "etiqueta" para que el informe semanal sea jerárquico y centrado.
3. No duplicar ni copiar y pegar los porteadores.
No quiero entrar en demasiados detalles sobre el proyecto. Si necesita información general, puede "incrustar" documentos o tablas relevantes en su informe semanal para mantener conciso el contenido de su informe semanal.
4. Discuta más y escriba en el informe semanal del equipo.
En el equipo de Twitter, el informe semanal no son solo las dos acciones de "escribir" y "enviar", sino, más importante aún, la discusión después de enviar el informe semanal.
En el informe semanal, todos hablarán de sus pensamientos de esta semana, que pueden estar relacionados con el trabajo o algunos detalles de la vida. Otros estudiantes que estén interesados en estos temas también publicarán en el informe semanal para discusiones en profundidad.
En este momento, el informe semanal del equipo no es solo un informe uno a uno de subordinados a superiores. Se entrelazan más conversaciones entre los miembros del equipo y estudiantes con diferentes responsabilidades y antecedentes discuten juntos varios temas, lo que a menudo conduce a más colisiones e inspiraciones.
5. Revísala con frecuencia y escribe un diario semanal.
El informe semanal lo escribo para mi jefe, mis compañeros e incluso para mí.
Cuando utilizamos la base de conocimiento de temas para recopilar informes semanales, podemos recopilar y organizar automáticamente el contenido de los informes semanales enviados por nosotros mismos. Al revisarlos y leerlos, podemos ver nuestro propio crecimiento poco a poco.
Lo anterior es la práctica semanal del equipo de Alibaba.
Para ayudar a más equipos a acumular su propia base de conocimientos, la "Base de conocimientos sobre temas de humildad" que utilizamos para escribir y recopilar informes semanales ha estado abierta a todos para uso gratuito (para una introducción detallada de la función, por favor consulte el artículo anterior "Estamos en 2020, ¿todavía enviáis periódicos semanales por correo electrónico?").