1. Problemas existentes en la gestión de cuentas por cobrar empresariales actuales
La economía de mercado es esencialmente una economía de crédito, y las ventas a crédito se han convertido en la forma más efectiva para que los comerciantes ganen clientes y se expandan. medios de escala comercial y de ventas. La liquidación basada en créditos reemplaza cada vez más a la liquidación en efectivo como forma dominante de transacciones entre empresas. Sin embargo, cada vez más empresas descubren que, aunque los beneficios en la cuenta de resultados son muy impresionantes, el flujo de caja libre disponible en la cuenta de flujo de caja en realidad está al límite. Las empresas no pueden convertir sus ganancias en flujo de efectivo disponible, por lo que no pueden aprovechar las oportunidades de inversión, lo que limita el desarrollo de la empresa e incluso afecta su supervivencia. En lo que respecta a los grupos empresariales de nuestro país, este problema es aún más grave.
El hecho de que una empresa pueda controlar eficazmente las cuentas por cobrar no sólo determina directamente el nivel de rotación del capital de trabajo y las ganancias operativas finales, sino que también afecta directamente el desempeño de las ventas y la competitividad del mercado. Sin embargo, las empresas chinas tienen muchos problemas en la gestión de cuentas por cobrar.
1. No se implementan las responsabilidades de gestión de cuentas por cobrar.
En muchas empresas, el departamento de ventas y el departamento financiero realizan cada uno sus propias funciones. Nadie es realmente responsable de la gestión de las cuentas por cobrar, por lo que nadie es responsable de las cuestiones de cobro. Cuando aumentan los riesgos crediticios externos, un gran número de cuentas están en mora y el cobro comienza después de un largo período de mora. El resultado es que el maestro que recuerda el pasado y el futuro se ve restringido repetidamente y su carga se vuelve cada vez más pesada.
2. La evaluación del departamento de ventas es sesgada
Aunque la responsabilidad de cobranza del departamento de ventas ha cambiado la situación de las cuentas por cobrar no administradas, en realidad ha traído mayores consecuencias para la empresa. riesgo porque el objetivo y la capacidad del vendedor es vender en lugar de cobrar. La situación actual es que muchos empleados de negocios liberan ciegamente cuentas bajo el mecanismo de incentivos de ventas y luego no recaudan lo suficiente. Aunque las ventas han aumentado, a menudo traen graves deudas incobrables y deudas incobrables a la empresa.
3. Es difícil para el departamento financiero controlar las ventas y cobros de crédito.
Aunque el departamento financiero es responsable de fortalecer la gestión especial de cuentas por cobrar, a menudo está lejos de la situación real. Debido a que el departamento financiero en realidad no comprende la situación del cliente ni los antecedentes de las transacciones, no puede formar una gestión científica y eficaz. En el caso de las cuentas por cobrar, si el control es demasiado estricto, las ventas de la empresa disminuirán; si está fuera de control, seguirán apareciendo una gran cantidad de atrasos.
En segundo lugar, el objetivo de la gestión de cuentas por cobrar
El objetivo de la gestión de cuentas por cobrar es equilibrar la tasa de rendimiento de las ventas a crédito y el costo de mantener las cuentas por cobrar, y luego tomar medidas científicas. y medidas efectivas Garantizar la liquidez de las cuentas por cobrar y, en última instancia, maximizar la eficiencia y el valor corporativo es en realidad la búsqueda de una liquidez y eficacia óptimas. Entre ellos, la principal tarea del departamento de cobranza es mejorar los indicadores de liquidez de las cuentas por cobrar. Además, de acuerdo con los requisitos de eficiencia, las cuentas por cobrar deben mantenerse a una escala razonable para lograr mayores ingresos por ventas y evitar costos excesivos de tenencia. Además, las cuentas por cobrar deben cobrarse de manera oportuna para evitar pérdidas por deudas incobrables.
En tercer lugar, establecer un mecanismo de gestión del crédito empresarial
En nuestro país, la falta de gestión del crédito empresarial es un problema urgente que debe resolverse. Las empresas nacionales son cada vez más conscientes de la importancia de la gestión del crédito y la mayoría ha tomado medidas pertinentes, como establecer departamentos de crédito o aclarar las funciones de gestión del crédito de los departamentos pertinentes, formular objetivos y políticas de gestión del crédito y fortalecer la supervisión y el cobro de cuentas por cobrar. . Pero en general, la función de gestión del crédito sigue siendo relativamente débil. Por tanto, el autor cree que la gestión crediticia de las empresas debe fortalecerse desde los siguientes aspectos.
1. Establecer objetivos prácticos de gestión de crédito.
En primer lugar, es necesario desglosar los objetivos estratégicos de la empresa capa por capa y realizar un análisis detallado y en profundidad de la situación actual de las cuentas por cobrar y las relaciones con los clientes. Podemos establecer objetivos de gestión de crédito a partir de los siguientes puntos: ① garantizar la rápida recuperación de las cuentas por cobrar; (2) maximizar las ganancias y las ventas de la empresa; ③ mantener las relaciones con los clientes;
2. Establecer archivos de datos de crédito de los clientes
El departamento de crédito guarda y actualiza centralmente la información del cliente de manera oportuna, y ya no puede estar dispersa y desordenada. Estos materiales deben incluir información histórica sobre el contacto de la empresa con los bancos y los principales clientes, incluida información básica del cliente, estados financieros recientes, certificados del banco donde se abre la cuenta y algunas calificaciones crediticias, formularios de solicitud de crédito y copias de licencias comerciales publicadas. por bancos y otras instituciones financieras, informes de investigación de crédito, contratos u órdenes, registros de pagos, correspondencia, etc. La constitución de estos expedientes completos también puede evitar la pérdida de recursos del cliente por renuncia del personal de la empresa. El departamento de crédito debe mejorar gradualmente la función de evaluación crediticia del cliente y evaluar la calificación crediticia del cliente en función de la información crediticia recopilada.
3. Desarrollar políticas crediticias estrictas y unificadas e implementarlas estrictamente dentro del departamento de crédito corporativo.
La política crediticia de una empresa se formula a partir de tres aspectos: estándares crediticios, condiciones crediticias y políticas de pago. Al formular, debe combinar su propia situación real, tener en cuenta el principio de costo-beneficio y el estado crediticio del cliente, y formular políticas crediticias precisas y estandarizadas. En el proceso de implementación de políticas crediticias, por un lado, se deben implementar estrictamente diferentes estándares crediticios de acuerdo con la calificación crediticia del cliente y, al mismo tiempo, el límite de crédito para los clientes debe ajustarse en cualquier momento en función de los cambios dinámicos en el el estado crediticio del cliente, a fin de mantener dinámicamente la coherencia de la implementación de la política crediticia. Además, al formular políticas crediticias, los diferentes productos deben tratarse de manera diferente y no se pueden adoptar políticas crediticias únicas.
4. Establecer un sistema de incentivos de recompensa y castigo para los administradores de crédito.
Las funciones de gestión de crédito de los departamentos de ventas y crédito se unifican a través del sistema de responsabilidad de ventas de crédito o el sistema de responsabilidad de cobro de ventas. . Se puede adoptar un sistema de responsabilidad de las cuentas por cobrar del personal de ventas, y la finalización de las cuentas por cobrar se considera una parte importante del proceso comercial del personal de ventas. Los indicadores de dos niveles de las cuentas por cobrar de ventas se utilizan como estándares de evaluación y están vinculados a los salarios y. Bonificaciones del personal relevante.
5. Fortalecer el feedback informativo de los clientes.
Por un lado, las empresas deben formular estándares de evaluación para las calificaciones crediticias de los clientes; por otro, el personal empresarial debe resumir rápidamente las situaciones crediticias de los clientes reflejadas en procesos comerciales específicos. Para los clientes antiguos, su estado crediticio se puede resumir trimestral o mensualmente; para los clientes nuevos y los clientes con negocios dispersos, el estado crediticio del cliente debe resumirse después de cada negocio, y el personal comercial evaluará el estado crediticio del cliente de acuerdo con el correspondiente. Realizar puntajes cuantitativos e incorporar esta información correspondiente en los archivos de los clientes como información crediticia del cliente. Las empresas deben comparar rápidamente el desempeño futuro de los clientes con los resúmenes del personal comercial para fortalecer la evaluación.
Cuatro.Medidas para fortalecer la gestión de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar se pueden dividir en cuentas por cobrar del período de crédito y cuentas por cobrar vencidas según su duración. Para las cuentas por cobrar dentro del período de crédito, a las empresas les preocupa si es posible o necesario realizar efectivo por adelantado para las cuentas por cobrar vencidas, deben buscar formas de cobrarlas lo antes posible; Cuanto más tiempo esté vencida una cuenta por cobrar, menos probabilidades habrá de que se cobre.
1. Gestión dinámica de las cuentas por cobrar
El departamento de finanzas corporativas debe cooperar con el departamento de crédito y establecer una persona dedicada que sea responsable de la gestión de las cuentas por cobrar. Al diseñar y completar varios formularios, podrá mantenerse al tanto de la dinámica de las cuentas por cobrar corporativas. El Departamento de Finanzas debe resumir los registros de ventas reportados por el Departamento de Ventas, luego redactar un informe de análisis, realizar un informe mensual detallado de las cuentas por cobrar y enviarlo al gerente del Departamento de Crédito. Al mismo tiempo, el departamento de finanzas ayuda a los departamentos pertinentes a formular un sistema de recompensas para cobrar los atrasos y acelerar el cobro de las cuentas vencidas.
2. Analizar las cuentas por cobrar.
El departamento de crédito debe analizar la situación de la deuda del cliente en función de la lista de cuentas por cobrar proporcionada por el departamento de finanzas y publicar el plan de cobro de cuentas por cobrar periódicamente cada mes. Las empresas deben identificar al responsable de cada cuenta por cobrar y cobrarla en un plazo determinado. Los líderes empresariales deben prestar atención y fortalecer el cobro de cuentas por cobrar. Los departamentos pertinentes de la empresa también deben analizar la posibilidad de cobrar cuentas por cobrar, conocer la información financiera más reciente de los clientes y evitar que los clientes transfieran activos y garantías.
A partir de la tabla de análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar, las empresas pueden aprender: ① ¿Cuánta deuda queda dentro del período de crédito? La deuda es normal, pero más adelante se decidirá si se puede recuperar después del vencimiento, por lo que es así. La recogida oportuna sigue siendo necesaria. (2) Cuántas deudas han excedido el período de crédito, cuántas deudas han excedido el período de tiempo y cuántas deudas pueden convertirse en deudas incobrables porque están vencidas durante demasiado tiempo. Las empresas deben adoptar diferentes métodos de cobro de los atrasos con diferentes atrasos y formular políticas de cobro económicamente viables; deben estar preparadas con antelación para posibles pérdidas por deudas incobrables y estimar plenamente el impacto de este factor en las ganancias y pérdidas;
3. Recuperación de cuentas por cobrar vencidas
Antes de recibir el pago completo, la empresa debe conservar todos los datos de ventas como base para el cobro o incluso el litigio. Estos materiales de venta incluyen: contratos de venta, pedidos, facturas, faxes y cartas, documentos de envío, formularios de solicitud de crédito y todos los demás documentos que puedan probar los derechos de la empresa sobre las cuentas por cobrar.
(1) Principios para el manejo de cuentas por cobrar vencidas. Las buenas relaciones con los clientes son clave para que las empresas mantengan su cuota de mercado. Por lo tanto, para los clientes no maliciosos, debemos continuar manteniendo relaciones comerciales, esforzarnos por recuperar los atrasos en su totalidad al menor costo y obtener daños y perjuicios u otras compensaciones de los clientes; debemos tomar todas las medidas legales contra los malos clientes para minimizar el daño; pérdida de cuentas por cobrar; para clientes con buena reputación, comprender la situación real del cliente. Si el cliente sólo tiene dificultades de pago temporales, el período de crédito se puede ampliar adecuadamente y el cliente no se ofenderá fácilmente.
(2) Forma de pago de cuentas por cobrar vencidas. No existen estándares claros sobre cómo deben pagar las empresas. Los departamentos de crédito corporativo deben utilizar de manera flexible diversos medios según las circunstancias específicas, no sólo para salvaguardar los intereses corporativos y reducir las pérdidas corporativas, sino también para mantener las relaciones con los clientes tanto como sea posible. Las empresas deben prestar atención a la forma de recuperar el pago de los clientes para lograr el propósito de recuperar el pago.
(3) Se deben considerar los costos de cobranza. En el proceso de cobranza, un aspecto importante es que se debe considerar el costo de cobranza, es decir, desde la perspectiva de la eficiencia. Por lo tanto, las empresas deben adoptar los costos de cobranza más bajos posible para minimizar sus pérdidas.
Los siguientes métodos de recopilación están disponibles como referencia:
1. El vendedor de la empresa se presenta directamente: debido a que el vendedor participa personalmente en las transacciones comerciales, está más familiarizado con las del cliente. situación. En circunstancias normales, el vendedor puede haber tenido una relación con el cliente durante muchos años y es fácil comunicarse durante la reunión.
2. Se presenta la agencia de tiempo completo dentro de la empresa: la ventaja es que puede concentrar la sabiduría de la mayoría de las personas, utilizar el mejor método para contactar y negociar con los clientes y evitar problemas innecesarios causados por Posibles conductas extremas. En este caso también se requiere la cooperación y apoyo del vendedor.
En tercer lugar, confiar la presentación a una agencia de cobro de deudas sociales: generalmente, este método se puede adoptar cuando el cliente tiene una actitud dura y comete fraude deliberadamente. Se ha demostrado que confiar a una agencia de cobranza profesional la gestión de algunas o todas las cuentas por cobrar es un método de gestión relativamente eficaz en el extranjero. No sólo puede ahorrar recursos de una empresa, reducir y controlar sus costos operativos, sino también reducir el riesgo de insolvencias, aumentar la entrada de efectivo y mejorar la calidad de la gestión de las cuentas por cobrar.
(4) Procedimientos de cobro de cuentas por cobrar vencidas. El proceso de cobro de cuentas por cobrar vencidas generalmente comienza a partir de la fecha de vencimiento, y se recuerda cortésmente al cliente mediante llamadas telefónicas, cartas, faxes, correos electrónicos, etc., que la cuenta vence y debe pagarse. Si el recordatorio no tiene resultados, analice la información existente del cliente, comprenda los antecedentes comerciales y los factores que pueden no ser recuperables y encuentre una solución. Después de que fracasaron repetidas cartas, faxes y cobros puerta a puerta, debemos aumentar gradualmente la presión sobre los clientes para que recojan cobros. Cada paso de cobro debe tener registros escritos, faxes, faxes, etc. Se debe conservar una base escrita para informar las pérdidas por deudas incobrables.