Sobre el funcionamiento del sistema de gestión de archivos electrónicos
Con la popularización de la tecnología informática e Internet, han surgido nuevas oportunidades de desarrollo para la gestión de archivos, y los sistemas de gestión de archivos electrónicos también se han convertido en una público ** *Un componente importante del gobierno electrónico departamental.
1. Operaciones prácticas de los visores de archivos.
1.1 Seleccionar el objeto de simulación.
Después de que el usuario inicie sesión en el sistema de enseñanza de simulación de gobierno electrónico, seleccione el sistema de administración de archivos para ingresar, seleccione el botón de opción "Visor de archivos", luego seleccione cualquier objeto de simulación y haga clic en "Entrar", a El árbol de menú aparecerá en el lado izquierdo de la página.
1.2 Presentación de solicitud de expediente.
Haga clic en el nodo de primer nivel del árbol de menú "Solicitud de archivo para archivado", que tiene dos subnodos: "Solicitar para archivado" y "Ver registros de aplicación".
1.2.1 Solicitud de presentación.
Después de hacer clic en "Solicitar archivado", accederá a la página de la solicitud de archivado. El usuario primero debe cargar los archivos que se van a archivar, hacer clic en el enlace "Cargar archivos de archivo" y saltar a la página de carga de archivos (se estipula que solo se pueden cargar tres archivos como máximo después de que la carga se realice correctamente, complete). la información relevante (hora de la solicitud, nombre del documento, formato del archivo, nivel de confidencialidad del archivo, etc.) y luego haga clic en el botón "Enviar" para completar la operación de archivo de la solicitud.
1.2.2 Ver registros de aplicaciones.
Haga clic en "Ver registros de aplicaciones" para ingresar a la página donde puede ver la información de registros de todos los archivos de su aplicación. Los solicitantes de archivos pueden ingresar el nombre del archivo que desean consultar en "Nombre de archivo de la aplicación". " columna. Al mismo tiempo, también puede seleccionar las condiciones apropiadas para filtrar entre las opciones en la parte inferior de la página para encontrar registros de archivos que cumplan con las condiciones.
1.3 Consulta de solicitud de expediente
1.3.1 Consulta de solicitud de expediente.
Haga clic en "Solicitar consulta" para ingresar a la página de consulta. El solicitante completa la información relevante de la solicitud (como solicitante, método de consulta, organización de la solicitud, etc.) en el formulario de detalles de la solicitud de consulta y luego hace clic en el botón "Enviar solicitud" para completar la operación de consulta de la solicitud.
1.3.2 Registros de aplicaciones
Ver los registros. Haga clic en el nodo "Vista de registros de aplicaciones" para ver los registros de todos sus propios archivos de revisión de aplicaciones. También puede realizar consultas según diferentes métodos de consulta, como nombre de archivo, nivel de confidencialidad del archivo, formato de archivo, estado de revisión, etc.
2 Operaciones prácticas de archiveros y líderes (supervisores)
2.1 Seleccionar objetos de simulación.
Después de que el usuario inicie sesión en el sistema de enseñanza de simulación de gobierno electrónico, seleccione el sistema de administración de archivos para ingresar, seleccione el botón de opción "Administrador de archivos", luego seleccione un objeto de simulación y haga clic en "Entrar", un El árbol de menú aparecerá en el lado izquierdo de la página.
2.2 Presentación de solicitud de expediente.
Haga clic en el nodo de primer nivel "Aplicación de archivo para archivo" en el árbol de menú del sistema de gestión de archivos electrónicos. Hay dos subnodos: "Auditoría y archivo" y "Vista de registro de aplicación".
2.2.1 Revisar y archivar.
Haga clic en el nodo del árbol izquierdo "Solicitud de archivo para archivar" para ingresar a la página de registro de revisión y archivo. En este momento, la página carga la información detallada de todos los registros de la aplicación. El administrador de archivos puede consultar los registros de la aplicación según el nombre del archivo y si pasó la revisión, y realizar operaciones de revisión y archivo. De acuerdo con las regulaciones de "Medidas provisionales para la gestión del archivo de documentos electrónicos", haga clic en el enlace "Auditoría y archivo" para ingresar a la página de revisión. Por ejemplo, el archivero puede ver información relevante sobre el registro de la solicitud, como el solicitante, el tiempo de la solicitud, nombre del archivo, categoría del documento, etc. Una vez completada la revisión, el administrador del archivo puede hacer clic en el botón "Aceptar" o "Rechazar" para realizar la operación de revisión de "Aprobar la solicitud" o "Rechazar la solicitud".
2.2.2 Ver registros de aplicaciones.
Haga clic en el nodo "Ver registros de la aplicación" en el menú del árbol. La página muestra todos los registros del archivo de la aplicación. El archivero puede realizar consultas difusas según el nombre del archivo o según el estado de revisión del archivo. Al hacer clic en el enlace ?Ver?, el archivero puede ver los detalles de la revisión del archivo.
2.3 Consulta de solicitud de expediente.
Haga clic en el nodo de primer nivel "Consulta de aplicación de archivo" en el árbol de menú del sistema de gestión de archivos electrónicos. Hay dos subnodos: "Consulta de auditoría" y "Vista de registro de aplicación".
2.3.1 Consulta de revisión.
Haga clic en el menú "Consulta de auditoría" y la página mostrará toda la información de la consulta de la aplicación que se está revisando. Los usuarios pueden realizar consultas según el nombre del archivo, el tipo de archivo, el formato del archivo, etc. El administrador del archivo puede seleccionar uno de los registros y hacer clic en el enlace "Auditoría" para ingresar a la página de consulta de auditoría. En la página de revisión, se muestra la información detallada de la solicitud de consulta que se está revisando actualmente. El administrador del archivo puede optar por "aprobar la solicitud" o "rechazar la solicitud" para su procesamiento según la situación.
2.3.2 Ver registros de aplicaciones.
La operación específica es la misma que la anterior "Ver registros de aplicaciones". La pestaña de administración de archivos puede ver todas las aplicaciones y verificar los registros de aplicaciones de archivos.
2.4 Solicitud de archivo para su destrucción.
La función principal de este menú es que el administrador de archivos administre archivos relevantes y los destruya después de ser revisados y aprobados por el administrador de archivos. Haga clic en el nodo de primer nivel "Solicitud de destrucción de archivos" en el árbol de menú del sistema de administración de archivos electrónicos. Hay dos subnodos: "Aplicación de destrucción" y "Vista de registro de aplicaciones".
2.4.1 Aplicación de destrucción.
Seleccione el menú "Aplicación de destrucción" y haga clic para ingresar a la página de destrucción de la aplicación de información relevante. Después de ingresar a la página, se carga toda la información del archivo. El administrador del archivo puede consultar según el nombre del archivo o si pasó la revisión de la solicitud de presentación. Haga clic en "Solicitar destrucción" para ingresar a la página de solicitud de destrucción. Después de que el archivero complete los motivos de la solicitud de destrucción, haga clic en el botón "Autodestrucción" para completar la solicitud de destrucción.
2.4.2 Ver registros de aplicaciones.
Haga clic en el menú "Ver registros de aplicaciones" para ingresar a la página "Ver registros de aplicaciones". Esta página muestra todos los registros de destrucción de aplicaciones del archivero.
3 Operaciones prácticas de los administradores del sistema
Primero inicie sesión en el sistema de plataforma de práctica de gobierno electrónico como administrador. Después de que el usuario inicie sesión en el sistema de enseñanza de simulación de gobierno electrónico, seleccione. el sistema de administración de archivos para ingresar y hacer clic en el enlace "Portal del administrador". Aparece el menú de funciones de gestión del sistema de archivos.
3.1 Gestión de la información de ficheros.
La función de este menú es el menú "Administración de información de archivos" en el árbol de menús en el lado izquierdo del archivo. Al ingresar a la página "Consulta de información de archivos", se muestra toda la información del archivo. al nombre del archivo y la categoría del archivo. Haga una consulta.
3.1.1 Ver.
Haga clic en Administrador del sistema para ver y eliminar toda la información del archivo.
3.1.2 Consulta.
Haga clic en el enlace "Ver" de la fila del archivo que desea ver y se mostrará una ventana de columnas que muestra los archivos contenidos en el archivo en la subsección negativa. Los administradores del sistema pueden hacer clic para descargar el archivo y ver el contenido relevante del archivo.
3.1.3 Eliminación:
El administrador elimina los archivos comprimidos según las necesidades reales. Puede eliminar varios documentos. Primero, seleccione la casilla de verificación frente al archivo que desea eliminar y luego haga clic en el botón "Eliminar" para completar la operación de eliminación del archivo.
3.2 Gestión del expediente de presentación de solicitudes.
La función de este menú es que el administrador del sistema de archivos puede ver todos los registros de archivo de la aplicación, realizar consultas según el nombre del archivo y el estado de revisión, y eliminar registros según sea necesario.
3.2.1 Ver el registro de la aplicación de archivo.
Haga clic en el menú "Archivo de aplicaciones" en el árbol de menús de la izquierda y luego haga clic en "Administración de registros de aplicaciones" para ingresar a la página de administración de registros de aplicaciones, que muestra toda la información del archivo.
3.2.2 Eliminar registros de archivo de la aplicación.
Seleccione la casilla de verificación mínima de la fila de registros que se eliminarán y luego haga clic en el botón Eliminar para completar la operación de eliminación. Los archivos comprimidos también se eliminarán al mismo tiempo.
3.3 Mantenimiento de la información básica.
La función de este menú es que el administrador del sistema mantenga la información básica de los archivos comprimidos, incluido el tipo de archivo, el nivel de importancia del archivo, el nivel de confidencialidad del archivo, el formato del archivo, etc. También puede realizar operaciones como agregar, eliminar y editar archivos comprimidos.
3.3.1 Gestión de tipos de archivos.
Haga clic en el submenú "Administración de tipos de archivos" en "Mantenimiento de información básica" en el árbol de menús en el lado izquierdo de la página. El administrador del sistema puede agregar, editar y eliminar los tipos de formato de los archivos.
3.3.2 Gestión a nivel de archivos archivados.
Haga clic en el submenú "Filosofía del nivel de importancia del archivo" en "Mantenimiento de información básica" en el árbol de menú en el lado izquierdo de la página. El administrador del sistema puede agregar y eliminar los niveles de archivos comprimidos.
Referencias
[1] Zhang Yuanrui. Investigación e implementación de un sistema de gestión de archivos electrónicos para estudiantes de secundaria [J]. Tianjin: Universidad de Tianjin, 2012.
[2] Zhang Luning. Diseño e implementación del sistema de gestión de archivos [D]. Changchun: Universidad de Jilin, 2010. Funcionamiento básico del sistema de gestión de archivos electrónicos Han Liming;