Sistema de Gestión de Archivos
1. Principios Generales
Los distintos archivos del grupo son elementos indispensables en las oficinas administrativas y actividades comerciales del grupo. Para estandarizar el trabajo de gestión de archivos del grupo y garantizar la integridad y confidencialidad de los archivos, agilizar los procedimientos de trabajo, aclarar las responsabilidades laborales y evitar la pérdida de datos, este sistema está especialmente formulado.
1. Todos los documentos y materiales con valor de referencia generados por los distintos departamentos y sucursales de la sede del grupo en las actividades laborales deben ser presentados periódicamente al Departamento de Personal Administrativo del Grupo para su respaldo de acuerdo con la normativa, a fin de garantizar que el Departamento Administrativo del Grupo Como departamento homólogo de la gestión de archivos del grupo, la integridad, continuidad y autenticidad de los datos de los archivos.
2. El Departamento Administrativo y de Recursos Humanos de la Sede Central del Grupo es responsable de la gestión de archivos y archivo documental del grupo, y supervisa y orienta la gestión de archivos de cada filial. El responsable de cada sucursal debe prestar atención al manejo de documentos y documentos de la unidad, y asignar personal de tiempo completo o parcial para que se encargue de este trabajo.
2. Alcance del archivo
1. Todos los documentos y materiales que reflejen las actividades laborales de la empresa y sean valiosos como referencia (documentos oficiales, telegramas, faxes, gráficos, materiales electrónicos, cartas, periódicos, publicaciones periódicas, grabaciones de audio, grabaciones de vídeo, etc.) entran todos dentro del ámbito del archivo.
2. Documentos y materiales sobre constitución de la empresa, solicitud de cambio, aprobación, registro, terminación, liquidación tras disolución, etc.
3. , junta directiva y junta de supervisores;
4. Documentos y materiales relacionados con préstamos de capital y transacciones comerciales (incluidos contratos, declaraciones importantes, cartas de contacto entre bancos y empresas, etc.)
5. Gobierno, documentos de aprobación de proyectos, contratos;
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6. Sistema de la empresa, actas de reuniones, documentos internos (incluidos diversos procesos de trabajo, decisiones de la empresa, etc. según las instrucciones del director general). );
7. Documentos de control del plan de avance del proyecto (incluida la correspondencia diversa entre unidades de negocio, etc.), planos de diseño preliminar, modificación y finalización del proyecto;
8. planos y planes de capital de cada sucursal y departamento de la sede del grupo;
9. Empresa Varios contratos firmados (incluidos contratos de venta de viviendas comerciales);
10. certificados y sellos;
11. Documentos con efecto legal y valor de conservación;
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12. Los materiales importantes para las reuniones de la empresa, incluidos avisos de reuniones, informes, resoluciones, resúmenes, discursos de líderes, discursos típicos, briefings de reuniones, actas de reuniones, etc.;
13. Computadoras de los empleados Información electrónica y documentos relacionados con la empresa
14. información obtenida por el grupo y cada filial;
15 Otra información que deba ser archivada y gestionada. Incluye diversos materiales grabados en forma de audio y video que tienen un impacto en las actividades comerciales de la empresa, inscripciones, caligrafía y pinturas, literatura y diversas artesanías conmemorativas proporcionadas y presentadas por líderes superiores, celebridades, amigos y unidades colaborativas.
3. Requisitos para el archivo de expedientes
1. El Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo deberá archivar y almacenar oportunamente los archivos por categorías, cada sucursal deberá completar el proceso de archivo del trimestre anterior; antes del último día de cada trimestre, organizar y archivar los documentos y materiales que requieran archivarse, y presentar copias de seguridad al Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo.
2. Todos los departamentos del grupo deben entregar los materiales de archivo al departamento administrativo y de recursos humanos de manera oportuna. Si aún es necesario utilizar algunos materiales, deben archivarse primero y luego revisarse. los procedimientos de préstamo; todos los miembros deben cumplir estrictamente con los procedimientos de presentación. El sistema no retrasará ni dejará de entregar los documentos de respaldo archivados sin motivo alguno.
3. Cuando cada sucursal presente archivos de respaldo al Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo, deberá realizar estrictamente los procedimientos de transferencia, clasificar los documentos y materiales y proporcionar una lista en dos partes con el respaldo transferido. expedientes, indicando el cedente. Luego de recibir el recibo, una persona dedicada del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos de la sede conservará una copia de la lista para futura referencia.
4. Los requisitos generales para archivar archivos son: seguir las reglas de formación y características de los materiales documentales, mantener la conexión orgánica entre los documentos, distinguir diferentes valores y facilitar el almacenamiento y utilización. Específicamente, se deben lograr los siguientes puntos:
(1) Los tipos de documentos y materiales archivados, el número de copias y el número de páginas de cada documento deben estar completos.
(2) Entre los documentos y materiales archivados, los originales y anexos, impresiones y versiones finales, solicitudes de instrucciones y aprobaciones, documentos reenviados y originales, y el mismo documento en múltiples idiomas de cada documento deben mantenerse juntos, no separados; todos los documentos y mensajes deben estar en un solo volumen.
(3) Los documentos y materiales en el volumen deben ordenarse de acuerdo con diferentes situaciones. Los documentos y materiales inseparables deben ordenarse, es decir, la aprobación está al frente y la solicitud de instrucciones. en la parte posterior; el documento original está al frente y los archivos adjuntos están al final; la copia impresa va primero y la versión final va al final;
(4) Los materiales del documento en el volumen. deben estar numerados en números de página o de artículo en orden. Para expedientes de casos encuadernados, el número de página debe ingresarse uniformemente en la esquina superior derecha del frente y en la esquina superior izquierda de la parte posterior de cada página de materiales con texto, para expedientes de casos no encuadernados, el número de página debe numerarse en la parte superior; esquina derecha de cada documento, cuadro y material audiovisual del archivo. También deben estar numerados en el cuadro o en el reverso del material audiovisual.
(5) De acuerdo con el nivel de confidencialidad y el período de retención de diversos materiales de archivo, el directorio de archivos debe completarse en el formato prescrito uno por uno. Los títulos de los materiales del documento no deben cambiarse ni simplificarse. a voluntad; no se deben redactar títulos. Incluso si hay un título pero no hay contenido sustancial, se debe reescribir: los documentos y materiales sin la persona responsable, el año, el mes y el día deben verificarse de manera clara y precisa. rellenar los elementos pertinentes; el directorio de los documentos del volumen debe colocarse en el título del volumen.
(6) Los materiales de audio y video deben utilizar texto para indicar el objeto, hora, lugar, contenido central y persona responsable de filmar o grabar.
IV. Plazo de conservación de los archivos
1. El plazo de conservación de los documentos y expedientes se divide en tres tipos: permanente, de larga duración y de corta duración. El largo plazo es de entre dieciséis y cincuenta años y el corto plazo es de menos de quince años y más de tres años.
2. Principios para determinar el período de conservación de los archivos del grupo
(1) Cualquier archivo que refleje las principales actividades funcionales de la empresa y las características históricas básicas y que tenga valor a largo plazo para la empresa. se clasifican como custodia permanente.
(2) Todos los documentos y materiales que reflejan las actividades generales de la empresa y tienen valor para verificar y utilizar el trabajo de la empresa en un período de tiempo más largo se clasifican como almacenamiento a largo plazo.
(3) Se clasifican como almacenamiento a corto plazo todos los documentos y materiales que tienen valor de referencia para la empresa en un período de tiempo relativamente corto.
5. Nivel de confidencialidad de los archivos
1. Los archivos se dividen en dos categorías: archivos generales y archivos confidenciales. El nivel de confidencialidad de los archivos se divide en nivel dos de alto secreto y confidencial. El nivel de confidencialidad de los expedientes lo propone el remitente del expediente y el gerente administrativo y de recursos humanos aprueba el nivel de confidencialidad.
2. Los archivos confidenciales sólo se pueden leer en la sala de archivos y no se permite sacarlos fuera de la oficina; la copia de archivos confidenciales debe ser aprobada por el director de la oficina (gerente de recursos administrativos y humanos). departamento) y el subdirector general o superior.
3. Los archivos confidenciales solo pueden ser utilizados por el declarante. El uso por parte de otro personal debe ser aprobado por el director de la oficina (gerente del departamento administrativo y de recursos humanos del grupo) y los altos directivos por encima del vicepresidente.
4. Para los archivos que han alcanzado el período de confidencialidad, se debe solicitar a los líderes de departamento y directores de oficina correspondientes (gerente del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo) que identifiquen y desclasifican los archivos, y los archivos desclasificados. deben gestionarse como archivos generales y proporcionarse para su uso de manera oportuna.
6. Préstamo de archivos
1. Debido a las necesidades de trabajo, cada departamento debe obtener la aprobación del líder del departamento para tomar prestados los archivos comerciales del departamento y luego ir a el administrador del archivo para completar la solicitud del archivo. El libro de registro se puede tomar prestado.
2. El préstamo de expedientes comerciales por parte de otros departamentos de la empresa deberá ser aprobado por el departamento al que pertenecen los expedientes o por el director de la oficina (gerente de personal administrativo del grupo).
3. Los expedientes prestados deberán seguir estrictamente los procedimientos de registro, y los expedientes devueltos deberán ser inspeccionados, contabilizados y cancelados en el libro de registro.
4. Las personas que toman prestados archivos no pueden filtrar, alterar, dispersar, prestar, copiar o sacar archivos. Si hay circunstancias especiales en las que es necesario prestar o sacar archivos, deben contactar. el director de la oficina (gerente del departamento de administración del grupo y recursos humanos) lo aprueba.
5. El acceso y la copia de archivos confidenciales requieren la aprobación del director de la oficina (gerente del departamento administrativo y de recursos humanos) y de los líderes superiores al nivel de vicepresidente.
6. Una vez agotados los archivos prestados, deben devolverse a tiempo. El tiempo de préstamo generalmente no debe exceder los diez días.
7. El prestatario deberá conservar los archivos correctamente y no perderlos.
8. No se permite copiar todos los archivos y documentos prestados sin permiso si es necesario para el trabajo, deben manejarse de acuerdo con las normas de confidencialidad pertinentes de la empresa.
7. Gestión de archivos informáticos
1. Todas las computadoras utilizadas por los empleados deben designar un área especial para almacenar documentos e información relacionados con la empresa, y establecer un área de almacenamiento designada para el personal. Solo las carpetas utilizan trabajadores informáticos para almacenar varios archivos e información en subcarpetas de la carpeta.
2. El director de oficina de cada filial (gerente del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo) es el responsable de la gestión de los ficheros informáticos.
Todos los empleados de la empresa deben acudir al responsable de la gestión informática para registrar verazmente el área de archivo informático y el nombre de la carpeta; cada responsable de la gestión informática de archivos debe comprobar periódicamente las computadoras de la unidad de acuerdo con el área de almacenamiento registrada.
8. Identificación y Destrucción de Archivos
1. El Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo autenticará periódicamente los archivos que se conservan, y los materiales de archivo que hayan caducado serán destruidos de conformidad. con regulaciones.
2. El trabajo de tasación de archivos es presidido por el responsable del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo, con la participación de los departamentos pertinentes, y se forma un equipo de tasación de archivos para revisar los expedientes de tasación uno por uno. y presentar opiniones sobre preservación y destrucción.
3. Los materiales de archivo podrán ser destruidos únicamente después de haber sido revisados y aprobados por el equipo de evaluación y aprobados por el presidente del grupo.
4. La destrucción de materiales de archivo debe ser supervisada por dos o más personas en un lugar designado, y la persona que supervisa la destrucción debe firmar la lista de destrucción.
9. Sanciones
1. Cualquier filial del grupo que viole este sistema, retrase sin motivo o no presente los documentos y materiales de respaldo que deben ser archivados, una vez descubiertos, Se entregará dentro de un plazo. Si la empresa aún no presenta el documento a pesar de haber sido instada, se ordenará al responsable del departamento de documentos y al líder de la unidad que escriban una inspección por escrito, y cada uno será multado con 100 a. 500 yuanes y será criticado dentro del grupo.
2. Cualquier empleado del grupo que viole el artículo 6, inciso 4 del sistema, filtre los secretos de los archivos de la empresa, altere, desmantele, preste, copie o saque archivos sin la aprobación del director de oficina (gerente de administración del grupo) Si, dependiendo de las circunstancias específicas, el líder del departamento y las partes involucradas recibirán una multa de 500 a 1000 yuanes cada uno y serán criticados en una circular si causan malas consecuencias; considerado legalmente responsable dependiendo de la gravedad de la situación.
3. Si algún empleado del grupo infringe el inciso 6 del artículo 6 de este sistema y no devuelve el préstamo dentro del plazo del préstamo, el préstamo le será devuelto dentro de un plazo y el interesado será sancionado. Ordenó escribir una inspección escrita.
4. Todos los empleados del grupo que violen el punto 7 del artículo 6 de este sistema y pierdan archivos deben informarlo inmediatamente. Si los archivos perdidos filtran secretos comerciales de la empresa y causan consecuencias negativas, la empresa será responsable. castigarlos según la gravedad de la situación.
5. Si el administrador del archivo pierde o estandariza el proceso de acceso a los archivos o proporciona secretos de archivos filtrados sin autorización, deberá imponer sanciones disciplinarias y multas correspondientes según la gravedad del caso, hasta que se investigue la responsabilidad legal en conforme a la ley.
6. Todos los empleados del grupo que violen el artículo 7 de este sistema, no almacenen los archivos informáticos requeridos o no acepten la inspección requerida, estarán sujetos a las sanciones disciplinarias y multas correspondientes.
10. Disposiciones complementarias
1. Este sistema entrará en vigor el 1 de septiembre de 2007.
2. El departamento administrativo y de recursos humanos del grupo es el responsable de explicar este sistema.
3. Cada filial deberá formular reglas de implementación específicas basadas en este sistema y combinadas con la situación real de la unidad.
4. Si las normas anteriores pertinentes son incompatibles con estas medidas, prevalecerá este sistema.
11. Anexo: Ámbito de archivo y archivo de cada departamento de cada filial del grupo