Los documentos o libros en papel tradicionales ocupan mucho espacio y son propensos a sufrir problemas como humedad, deformación y pudrición con el tiempo, lo que provoca la pérdida de datos. La conversión a una versión electrónica no solo resuelve estos problemas, sino que también permite múltiples copias de seguridad de los datos a través de copias de seguridad y almacenamiento en la nube, lo que garantiza la seguridad y confiabilidad de los datos.
Con el desarrollo continuo de la tecnología de la información y el rápido desarrollo de la ciencia y la tecnología, el alcance de aplicación de los datos electrónicos es cada vez más amplio y gradualmente se ha convertido en una herramienta y un medio importante para los intercambios culturales modernos. Especialmente en los campos de la educación, las publicaciones, las bibliotecas, los archivos y otros campos, las versiones electrónicas se han convertido en la forma principal, lo que ha promovido en gran medida el desarrollo de la informatización educativa y la publicación digital.