La era de las oficinas en papel con frecuentes desastres
En la era de las oficinas en papel, Internet aún no se ha vuelto popular. Un teléfono y una montaña de papeles sobre el escritorio son algo estándar en muchas empresas. Debido a la portabilidad y seguridad de los documentos de oficina, se debe realizar una gran cantidad de trabajo dentro de la empresa y los documentos en papel que rodean los tres pisos interior y exterior están abrumados.
A menudo sucede que estás trabajando duro y de repente tu jefe quiere un dato de inmediato. En este momento, te pillan con la guardia baja y te rascas la cabeza ante el montón de colinas que hay sobre tu escritorio, sin saber por dónde empezar. Los colegas me entregan documentos nuevos de vez en cuando. Un documento nuevo se apila junto a otro documento más reciente, lo que es aún más confuso. Por lo tanto, en caso de pánico, es inevitable cometer errores y es inevitable ser criticado fácilmente.
Todos los días se proyectan "películas de desastres" en la oficina, y varios "desastres naturales y provocados por el hombre" causan daños devastadores a los documentos en papel. Por ejemplo, cuando llegas a la empresa temprano en la mañana, te encuentras con que los documentos importantes del día anterior han sido arrancados por ratones, los has derribado accidentalmente mientras preparabas café, los documentos han sido pintados como si fueran tinta, o los Los documentos han sido clasificados en silencio por la señora de la limpieza. Papeleras, etc.
Creo que cualquier empleado se vería muy afectado si sus archivos se pierden, se dañan, se desordenan y son difíciles de encontrar con frecuencia. Más tarde, con la popularización de las computadoras e Internet, las oficinas corporativas entraron en la era de las PC y estos problemas mejoraron enormemente.
Con la llegada de la era del PC, comenzará la oficina sin papel.
Con la popularización de la tecnología de Internet, la gente ha entrado con éxito en la era de la oficina con PC. Las computadoras PC son una parte indispensable del trabajo de todo trabajador de oficina y casi todas las escenas de la oficina giran en torno a una computadora. Si el trabajo diario se divide en dos partes: datos y comunicación, las "carpetas + herramientas sociales" casi cubren la mayor parte del contenido del trabajo. El método tradicional de gestión de archivos empresariales nació en este entorno de oficina. Utilice servidores FTP basados en LAN y carpetas compartidas para almacenar y administrar archivos, logrando así el propósito de compartir recursos corporativos internos. Al mismo tiempo, la función de transmisión de red en tiempo real del software social se puede utilizar para satisfacer las necesidades de transferencia rápida de archivos.
En los primeros días del trabajo de oficina con PC, los servidores FTP y * * * carpetas compartidas satisfacían en gran medida las necesidades básicas de la gestión de archivos empresariales y mejoraban la eficiencia de la oficina. Sin embargo, aun así, hubo muchos problemas con los archivos empresariales. gestión. Por ejemplo, las carpetas * * * parecen muy convenientes, pero también hay muchos peligros ocultos: no se puede garantizar la seguridad de los archivos, los archivos no se pueden guardar en el historial de versiones después de modificarlos, los archivos no se pueden recuperar después de eliminarlos, lo que lleva a un serie de problemas como la pérdida de archivos.
Con el desarrollo de la tecnología de Internet y la profundización de los negocios corporativos, los tipos y cantidades de documentos de oficina corporativa son cada vez más abundantes. Especialmente para los datos de archivos no estructurados en forma de vídeos, audios, imágenes, documentos, etc., la escala de almacenamiento y la complejidad de la gestión aumentan constantemente. * * * Los métodos tradicionales de administración de archivos, como las carpetas compartidas y los servidores FTP, ya no pueden satisfacer las crecientes necesidades de almacenamiento, * * uso compartido y aplicaciones de archivos. En la nueva situación, las empresas están ansiosas por buscar nuevas formas de gestión de documentos empresariales.
En este momento surgieron los sistemas profesionales de gestión de documentos empresariales. Un sistema de gestión de archivos empresarial eficiente puede ayudar a las empresas a resolver sus necesidades de almacenamiento y copia de seguridad de archivos, gestión de clasificación, uso compartido y colaboración, gestión de versiones y configuración de permisos. , ayudando a mejorar la eficiencia laboral de los empleados y reducir los costos operativos de la empresa.
Hacia la era de la oficina móvil, que el trabajo continúe indefinidamente.
Actualmente, las oficinas corporativas están pasando gradualmente de la era del PC a la era móvil. La era de las oficinas móviles es una era que persigue la eficiencia y la velocidad. Si las empresas pueden ignorar los documentos en las computadoras de los empleados y disfrutar de la administración, el acceso remoto y el acceso móvil, con la popularidad generalizada de Internet móvil, los dispositivos terminales inteligentes se han convertido en los "nuevos órganos" de las personas y los límites entre el trabajo y la vida de las personas se han vuelto borrosos. . En este momento, es muy importante gestionar los documentos corporativos y promover el flujo y la utilización de datos. Los empleados empresariales ya no se limitan a los escritorios, y los escenarios de oficinas móviles están en todas partes.
Para los directores ejecutivos o vendedores que viajan por todo el mundo, el tiempo que pasan en viajes de negocios supera incluso el tiempo que pasan en la oficina, lo que significa que pueden entrar en modo trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar sin estar limitados por el espacio y el tiempo.
Entonces, cuando la conexión entre personas se ha transferido al terminal móvil, si tus archivos de trabajo todavía están en el ordenador, ¿está un poco desactualizado y fuera de los tiempos? Cuando trabajaba afuera, un colega envió un documento que no se podía previsualizar debido a restricciones de formato; durante un viaje de negocios, el cliente necesitaba un plan pero no pudo obtenerlo a tiempo, el plan se modificó una y otra vez y finalmente; el jefe pidió el primero; cuando trabaja con varios departamentos, yendo y viniendo entre departamentos, Ineficiencia... Si no se mantiene al día y todavía está clavado en su escritorio, obviamente gran parte de su trabajo ganó. No funciona correctamente.
Los dispositivos terminales como portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes satisfacen las necesidades de uso de archivos en diferentes escenarios de oficinas móviles. Especialmente a medida que el modelo de servicio en la nube se vuelve más maduro y estable, muchas empresas optan por poner sus activos de datos en la nube. Siempre que exista una red, a través de dispositivos terminales móviles, puede obtener documentos y materiales de manera rápida y oportuna, y completar operaciones como revisión y aprobación, discusión de comentarios, intercambio y entrega. Logre la sincronización multiterminal al mismo tiempo * * * Disfrute de los recursos. Puede usar una PC para editar y usar archivos en la oficina, usar un teléfono móvil para procesar archivos de manera oportuna en un viaje de negocios o usar un Pad para buscar y ver archivos en casa. Sin restricciones de tiempo ni ubicación, promueve en gran medida el flujo de documentos, libera el valor de los documentos de manera oportuna y mejora la eficiencia de la oficina.
Inicia la nube y te acompaña desde la era del PC hasta la era de la oficina móvil.
Los métodos avanzados de gestión de documentos empresariales deben cumplir con los requisitos de los tiempos y estar más cerca de las condiciones comerciales reales de producción, operación y gestión de la empresa. Para las empresas, adoptar métodos de gestión avanzados, hacer un buen trabajo en la gestión de documentos corporativos y hacer un buen uso de los derechos de propiedad intelectual corporativos puede continuar con el conocimiento y la experiencia de la empresa, ayudar a mejorar la eficiencia de la oficina de la empresa, mejorar el nivel de gestión de la empresa y promover una Empresa más saludable. Rápido desarrollo.
Qidian Cloud se fundó en 2006 y es el primer proveedor profesional de soluciones en la nube de gestión de contenido empresarial en China. Desde la era de las PC hasta la era de las oficinas móviles, los productos y servicios en la nube siempre han captado las tendencias de los tiempos, se han adaptado a los cambios en las necesidades de los clientes en diferentes etapas y han realizado cambios innovadores de manera oportuna. Insistimos en la innovación de productos y los avances tecnológicos para garantizar el avance y la aplicabilidad de los productos, brindar a los clientes las soluciones de gestión de documentos más profesionales e integrales y crear un mayor valor para los clientes. Siguiendo el concepto central del producto de "comenzar con la transferencia de conocimientos y la administración de archivos", hemos desarrollado de forma independiente productos principales como el sistema de administración de contenido empresarial KASS, el sistema de almacenamiento en la nube privada KFS, el cuadro de archivos de inicio y el disco de nube inteligente de inicio.
Entre ellos, el sistema de gestión de contenido empresarial KASS se ha convertido en el producto de cuarta generación, centrándose en escenarios de uso de archivos, incluida la copia de seguridad del almacenamiento de archivos, la transmisión, la búsqueda, la gestión de versiones, la configuración de permisos, la aprobación de procesos y la vista previa en línea. y enlaces externos. Hay grandes innovaciones y avances en el uso compartido y otras funciones. El sistema de gestión de contenido empresarial basado en KASS puede ayudar a las empresas a crear una plataforma de gestión de archivos unificada, gestionar de forma centralizada todos los archivos, realizar múltiples cifrados y copias de seguridad, integrar y utilizar eficazmente todos los recursos, reducir el riesgo de fuga y daño de archivos y garantizar la seguridad de los archivos. También admite escenarios de oficina móvil y se conecta a una variedad de dispositivos terminales, lo que permite que el trabajo continúe indefinidamente.
El compañerismo es la confesión más larga. En la era de la oficina móvil, la nube sigue siendo el experto en gestión de documentos empresariales más confiable. Solución integral para satisfacer diversas necesidades comerciales, como almacenamiento seguro de documentos, colaboración eficiente y oficina móvil.