Los graduados universitarios deben revisar su condición de estudiante, que es la base para las calificaciones de graduación. Los archivos de estado de los estudiantes incluyen principalmente formularios de inscripción de estudiantes, tarjetas de información personal básica legibles por máquina, especialidades registradas, cursos estudiados, registros de calificaciones de exámenes y registros de cambios de estado de los estudiantes. Los archivos de estado de los estudiantes se almacenan en el departamento de gestión del estado de los estudiantes de la escuela y sirven como base para que las escuelas y los departamentos de administración educativa de todos los niveles consulten, verifiquen y revisen las calificaciones de graduación.
Los expedientes de estado de estudiantes de posgrado se refieren a los expedientes de estudiantes universitarios que aprobaron el examen nacional unificado y fueron admitidos. Registra los resultados de los exámenes de ingreso a la universidad, el desempeño escolar, el estado familiar, el desempeño durante la escuela y las recompensas y castigos en forma de materiales escritos. Los archivos de personal de los graduados se convierten a partir de los archivos de estado de estudiante. Esto significa que después de la graduación, los expedientes académicos de los graduados se colocan en sus archivos de estado de estudiante y luego la escuela transfiere los archivos al departamento de personal de la unidad de empleo de los graduados o a la oficina de empleo de los graduados. Mecanismo de intercambio de talentos encomendado. En este momento, el expediente de estatus de estudiante se convierte oficialmente en un expediente de personal. Esto solo se puede lograr después de que los graduados firmen un acuerdo de trabajo con el empleador o una agencia de intercambio de talentos confiada, realicen los procedimientos de graduación pertinentes y obtengan un certificado de registro.