Oton Technology Co., Ltd.
Sistema de Gestión Administrativa
1 Finalidad
Con el fin de fortalecer la gestión de los asuntos administrativos de la empresa. y hacer que la empresa sea variada. Este sistema de gestión está especialmente formulado para estandarizar e institucionalizar la gestión y mejorar la eficiencia del trabajo.
2. Ámbito de aplicación
La gestión de asuntos administrativos de este sistema se refiere a la normativa de gestión de reuniones de la empresa, normativa de gestión del área de oficinas, normativa de gestión de impresión, fotocopias y faxes de documentos, material de oficina. reglamentos de gestión, reglamentos de gestión de uso de sellos, reglamentos de confidencialidad, reglamentos de gestión de documentos y archivos, reglamentos de uso de ordenadores y teléfonos de oficina, reglamentos de gestión de gastos de entretenimiento empresarial, reglamentos de gastos de viaje, reglamentos de gestión de vehículos, reglamentos de gestión de asistencia y vacaciones, sistema de responsabilidad de primera consulta, etc. .
3. Responsabilidades
3.1 La oficina es responsable de organizar, ejecutar y supervisar diversas tareas de gestión;
3.2 Todos los demás departamentos deben cumplir con diversas normas de gestión.
IV.Sistema de Gestión de Reuniones
4.1 Principios Generales: Para estandarizar la gestión de reuniones de la empresa, hacer un buen trabajo en la distribución y reporte de información, y realizar una distribución rápida y efectiva. de los recursos de información de la empresa entre los distintos departamentos Para garantizar la implementación efectiva del contenido de la reunión y los asuntos acordados, este sistema de gestión está especialmente formulado.
4.2 Para evitar demasiadas o repetidas reuniones, todas las reuniones normales de toda la empresa se incluirán en el sistema de reuniones ordinarias, en principio deberán celebrarse según la hora, lugar, contenido, y organización prescrita por la rutina. Las reuniones de rutina se organizan de la siguiente manera:
4.2.1 Reunión semanal de la empresa: se realiza todos los sábados por la tarde, a la que asisten todos los jefes de departamento o fiestas de negocios recientes de la empresa. El contenido principal es que cada departamento informa sobre la situación. el trabajo del departamento esta semana y el plan de trabajo de la próxima semana; comparar con el cronograma de la última reunión, verificar el estado de implementación uno por uno; el gerente general organizará y desplegará el trabajo general de la empresa la próxima semana; la empresa,etc
4.2.2 Reunión preliminar de progreso del departamento de ingeniería o planificación de marketing: se lleva a cabo cada semana y al final de cada mes, a la que asiste todo el personal del departamento, el contenido principal resume el progreso del proyecto o el trabajo de ventas de la empresa esta semana/ mes y planes para el próximo trabajo Pronosticar el progreso del proyecto o el trabajo de ventas dentro de un período de tiempo estudiar y juzgar las tendencias de desarrollo de la industria y manejar con prontitud las contramedidas de gestión de proyectos o planificación de ventas;
4.2.3 Reunión Resumen Trimestral: Se realiza al final de cada trimestre o al inicio del trimestre siguiente. Participa todo el personal de la empresa. El gerente general resume y comenta el trabajo de cada departamento y. organiza direcciones de trabajo futuras.
4.2.4 Reuniones temporales: Si es necesaria una reunión para aclaraciones por necesidades de trabajo u otros motivos, se celebrará de forma irregular.
4.3 Sede de la reunión
La reunión será convocada y presidida por el responsable de la oficina. Si el anfitrión no puede asistir por cualquier motivo, se designará un agente para ello. convocar y presidir la reunión en su nombre. Otros miembros de la reunión pueden explicar los motivos por escrito u oralmente y solicitar y obtener el derecho de convocar y acoger la reunión. En este caso, el titular del derecho de convocatoria y presidencia deberá convocar la reunión con la mayor antelación posible.
4.4 Todos los participantes deben llegar a tiempo y no se les permite llegar tarde, ausentarse o salir temprano sin ninguna excusa, y registrarse en el formulario de registro de la reunión. Si no puede asistir a la reunión por algún motivo, debe explicar el motivo al anfitrión de la reunión en persona.
4.5 Todas las reuniones deben designarse con una persona designada responsable de llevar las actas de la reunión. Después de la reunión, las actas de la reunión deben compilarse e informarse de manera oportuna y archivarse en la oficina.
4.6 Cada departamento es responsable de organizar y convocar reuniones individuales de cada departamento. El asistente del departamento es responsable de registrar, archivar y enviar las actas de las reuniones al gerente general para su revisión.
4.7 Los participantes deben implementar los asuntos resueltos en la reunión inmediatamente después de la reunión, y no deben demorar ni asuntos superficiales.
4.8 Normas de uso de la sala de conferencias:
4.8.1 Disposiciones generales: Con el fin de crear un buen ambiente de oficina y dar a los clientes corporativos una perfecta impresión de la empresa, se formulan los siguientes términos para regular salas de conferencias Úselo conscientemente y supervisen a los demás.
4.8.2 El tablero de la mesa de la sala de conferencias deberá mantenerse limpio y ordenado, no amontonándose periódicos, publicaciones periódicas, artículos varios, etc.
4.8.3 Antes de abandonar la sala de reuniones, comprobar si quedan objetos olvidados, devolver las sillas a sus posiciones y apagar los equipos eléctricos.
4.8.4 Después de recoger periódicos y publicaciones periódicas, regréselos a sus posiciones originales y manténgalos limpios y libres de obstáculos.
4.8.5 Los documentos, libros y artículos diversos deben estar ordenados en los archivadores transparentes de la sala de conferencias.
4.8.6 Se requiere que la sala de conferencias se limpie todos los días para mantener limpio el ambiente.
4.8.7 La oficina es responsable de guardar las llaves de la sala de conferencias. Está prohibido descansar, charlar, comer, etc. en la sala de conferencias fuera del horario de reuniones.
V. Sistema de Gestión del Área de Oficina
5.1 Principios Generales: Para establecer una buena imagen de la empresa, mantener un ambiente de trabajo limpio y ordenado. Mejore la eficiencia del trabajo para que todos puedan tener un ambiente de oficina civilizado y armonioso. Este método está especialmente formulado de la siguiente manera:
5.2 Requisitos de trabajo:
5.2.1 Vestirse prolijamente y tener una apariencia limpia. Regístrese según las normas de la empresa. Los empleados de la empresa deben llegar al trabajo con 10 minutos de anticipación para completar el trabajo de limpieza. Si se requiere limpieza, deben mantener personalmente la limpieza y ubicación de los artículos en su propia área de oficina para mantener una buena imagen de la empresa.
5.2.2 Deberán permanecer en sus puestos durante el horario laboral y no podrán abandonar o abandonar sus puestos sin permiso. Cuando necesiten abandonar sus puestos por necesidades laborales, los empleados deberán explicárselo a sus empleados. supervisor de departamento, quien deberá comunicarse con el subgerente general adjunto o gerente general a cargo. Explicar y completar el "Formulario de Registro de Salidas".
5.2.3 Durante el horario laboral, no se le permite leer libros o revistas que no estén relacionados con el negocio; no se le permite usar el teléfono de la oficina para charlar con personas o manejar asuntos que no estén relacionados; para trabajar. No haga ruidos fuertes mientras habla por teléfono y mantenga un ambiente de trabajo tranquilo. No se le permite utilizar la computadora de la oficina para jugar o chatear en línea durante el horario laboral. Una vez descubierto, se impondrá una multa de 50 yuanes cada vez.
5.2.4 Está prohibido fumar en el área de la oficina y el área de la oficina debe mantenerse limpia. Fumar durante el horario laboral deberá realizarse en la zona designada para fumadores (los clientes que nos visiten podrán dirigirse a la sala de recepción).
5.2.5 En principio no está permitido beber al mediodía durante el horario laboral. Se podrán hacer excepciones por necesidades del negocio, pero la cantidad debe ser moderada para no afectar el trabajo.
5.2.6 Debemos respetar las disciplinas laborales en el trabajo, proteger la propiedad de la empresa, practicar la economía y hacer bien nuestro trabajo. Al mismo tiempo, debemos cooperar y apoyarnos mutuamente para mejorar la eficiencia del trabajo.
5.3 Etiqueta laboral
5.3.1 Se recomienda hablar mandarín en el trabajo, usar un lenguaje civilizado, no hacer ruidos fuertes, sentarse erguido, caminar con paso firme, hablar en armonía y hablar activamente. hola al reunirse;
5.3.2 Conteste el teléfono en un tono amable, implemente el sistema de responsabilidad de primera pregunta al contestar llamadas y programe de manera proactiva una cita para un tiempo de respuesta para las llamadas que no se pueden responder en el tiempo; si no está en el trabajo, los empleados cercanos deben tomar la iniciativa de responder la llamada, mantener registros y notificarles de manera oportuna.
5.4. Entorno de oficina
5.4.1 El material de oficina se coloca de forma ordenada sobre el escritorio (mesa) y los materiales de oficina se colocan ordenadamente. Mantener limpios los escritorios (escritorios);
5.4.2 Los archivadores, escritorios (escritorios), etc. en oficinas o salas de trabajo están ordenados ordenadamente;
5.4.3 Información en los archivadores En además de estar bien ubicados, deben estar ordenados cronológicamente para facilitar una consulta rápida;
5.4.4 Las computadoras deben estar posicionadas y colocadas, y la superficie de la máquina debe estar limpia;
5.4.5 Excepto artículos de oficina necesarios y flores y plantas para embellecer el ambiente. No se permiten otros artículos;
5.4.6 Las cortinas deben colgarse ordenada y limpiamente, excepto mapas colgantes, no se permite colgar en las paredes otros artículos no relacionados con el negocio;
5.4.7 Pisos interiores Limpiar y colocar los artículos ordenadamente y sin desorden;
5.4.8 Cada departamento debe ser responsable de la limpieza del interior de acuerdo con el cronograma de tareas de saneamiento del departamento, y la empresa tendrá un sistema de limpieza unificado. tiempo media hora antes de salir del trabajo todos los sábados por la tarde;
5.4.9 La oficina de la empresa no pasa la inspección "5S" cada semana, una vez encontrada, se deducirán 10 yuanes del estudiante de turno por cada día. Si el departamento no cumple con los estándares, a la persona a cargo se le descontarán 20 yuanes cada vez.
5.4.10 A excepción de los dispensadores de agua, no se permite la entrada de otros equipos eléctricos no relacionados con el negocio. utilizado en la oficina. Está estrictamente prohibido almacenar artículos inflamables, explosivos, tóxicos y dañinos en el espacio de la oficina. Los artículos e información importantes deben ser conservados por personal dedicado que debe realizar sus tareas concienzudamente e informar los problemas de manera oportuna.
5.5 Seguridad contra incendios
5.5.1 No amontone escombros en pasillos y escaleras para garantizar caminos tranquilos;
5.5.2 Copiadoras, máquinas de fax e impresoras No se permite apilar artículos inflamables cerca de equipos eléctricos como ventiladores eléctricos y aires acondicionados. Los equipos eléctricos que se pueden apagar después de salir del trabajo deben apagarse a tiempo. Para los equipos eléctricos que no se pueden apagar, se deben tomar medidas de seguridad estrictas. medidas para prevenir decididamente los accidentes relacionados con la seguridad.
Salir del trabajo en 5.6
5.6.1 Empacar material de oficina, apagar la energía y cerrar puertas, ventanas y puertas de seguridad. La información confidencial y el papel de oficina deben destruirse lo antes posible.
VI.Medidas de Gestión para la Impresión, Fotocopia y Fax de Documentos
6.1 Disposiciones Generales: Con el fin de estandarizar e institucionalizar las labores de impresión, fotocopia y fax de la empresa y ahorrar papel de oficina, se establece el presente reglamento. están formulados.
6.2 Las impresoras, fotocopiadoras y máquinas de fax son administradas por la oficina de la empresa. Todas las máquinas y equipos deben ser inspeccionados periódicamente y reparados de manera oportuna para garantizar el funcionamiento normal del trabajo y el negocio.
6.3 La empresa aboga por la oficina sin papel y utiliza archivos electrónicos a menos que sea necesario.
6.4 Excepto el uso de papel blanco al imprimir y copiar documentos importantes (sistemas de gestión, contratos, etc.), utilice papel de una sola cara al imprimir y copiar otra información para reducir el consumo de papel.
6.5 Al imprimir o copiar, el personal de cada departamento debe completar el "Formulario de registro de uso de papel" para registrar el propósito y la cantidad de papel utilizado. Las copias de más de 100 hojas deben estar firmadas y aprobadas por el gerente general. Está estrictamente prohibido copiar o imprimir materiales no relacionados con el trabajo.
6.6 La oficina de la empresa deberá presentar un informe basado en la cantidad real de papel utilizado junto con el uso de material de oficina al final de cada mes.
6.7 Estas medidas de gestión se implementarán en conjunto con las medidas de gestión de material de oficina.
7. Reglamento de Gestión de Material de Oficina
7.1 Principios Generales: Con el fin de estandarizar la gestión de material de oficina, hacerla más sistemática y científica, minimizar el costo de material de oficina y asegurar. que suministros de oficina El trabajo de gestión de suministros está más estandarizado y se formulan estas normativas.
7.2 La oficina de la empresa es el departamento funcional para la gestión empresarial de artículos de oficina. Se encarga de presupuestar y resumir los artículos de oficina reportados por cada departamento, previa aprobación del gerente general, los compra y distribuye. mensualmente.
7.3 La adquisición de material de oficina deberá realizarse estrictamente de acuerdo con el plan de demanda propuesto por cada departamento. Los requerimientos mensuales de compra de útiles de oficina propuestos por cada departamento deberán cumplir al mismo tiempo con las dos condiciones siguientes: 1. Artículos verdaderamente necesarios para el uso de oficina, 2. Dentro del cupo de artículos de oficina, de lo contrario no se realizará la compra. Cada departamento deberá presentar la solicitud o plan de compra de suministros de oficina a la oficina antes del día 5 de cada mes. Después de que la oficina recopile las estadísticas, el gerente general aprobará la compra antes de proceder a la adquisición unificada.
7.4 Después de comprar suministros de oficina, los empleados de oficina deben realizar los procedimientos de almacenamiento de manera oportuna y registrar las cuentas al mismo tiempo. No se les permite salir del almacén antes de realizar los procedimientos de almacenamiento. Los materiales de oficina deben enviarse fuera del almacén con el "Formulario de registro de artículos de oficina" firmado por el jefe del departamento, y no serán válidos los recibos inactivos. Sin procedimientos formales de recepción, no se permite que los artículos salgan del almacén.
7.5 El custodio de material de oficina debe hacer un inventario oportuno de los materiales de oficina en existencia y verificar las cuentas. Si se encuentra algún excedente, escasez o daño, el custodio debe identificar los motivos, asignar responsabilidades y redactar un informe. informe escrito.
8. Reglamento de Gestión del Uso de Sellos
8.1 Principios Generales: Con el fin de fortalecer la gestión de sellos, de conformidad con el “Reglamento del Consejo Estatal sobre Sellos de Agencias y Empresas Administrativas e Instituciones" y en combinación con la situación real de la empresa, se formulan estas regulaciones.
8.2 El sello es un símbolo del ejercicio externo del poder por parte de una empresa. El sello oficial de la empresa es grabado, emitido y activado oficialmente por la empresa. Otros sellos especiales son firmados y aprobados por el director general de la empresa y son emitidos y gestionados de manera uniforme por la oficina de la empresa.
8.3 El uso y manejo de los precintos debe ajustarse estrictamente a estas normas. Cualquier persona que no cumpla con estas normas será rechazada para utilizar el precinto.
8.4 Cuando los empleados de la empresa salen a realizar tareas oficiales o necesitan presentar una carta de presentación, carta de certificación u otros certificados estampados con el sello de "Guangxi Nanning Aoton Electronic Technology Co., Ltd." En este caso, deberán presentar una solicitud por escrito a la empresa con el sello después de la aprobación del gerente general.
8.5 Los documentos, materiales, informes, etc. presentados a nombre de la empresa deben estar firmados por el director general de la empresa y sólo pueden imprimirse después de su aprobación. Los documentos, materiales, informes, etc. que deban sellarse con el nombre del líder de la empresa deben ser aprobados por el propio líder antes de usarse para sellar.
8.6 El personal de gestión del sello debe revisar cuidadosamente el uso del sello, aclarar el propósito y el contenido del uso del sello y confirmar que se cumplen las condiciones de uso del sello antes de que se pueda utilizar. . Además de la carta de presentación con matriz y registro de expedición de documentos, se deben registrar otros sellos.
8.7 Si el contenido de la impresión es incorrecto, la gramática no es clara, la escritura no es clara, la escritura es descuidada, hay correcciones o hay errores tipográficos que causan ambigüedad, no se utilizará la impresión.
8.8 El sello del nombre del representante legal utilizado por el Departamento de Finanzas sólo podrá utilizarse para estados financieros, verificaciones y nombramientos y remociones de personal.
8.9 En circunstancias normales, no se permite sellar cartas y certificados en blanco con sellos. Cuando sea realmente necesario, se debe presentar una solicitud de sellado por escrito y el sello se puede utilizar después de la aprobación del gerente general. de la empresa.
8.10 Al colocar un sello, el sello generalmente debe estar estampado con el año y el mes. El borde izquierdo del sello debe ser consistente con el año de la fecha de la firma, y el mes y el día deben ser. estampado debajo del sello.
8.11 El sello debe ser conservado y utilizado por una persona designada, y el almacenamiento debe estar cerrado con llave para garantizar la seguridad.
9. Gestión Documental
9.1 Principios Generales: Para realizar un buen trabajo en la gestión de los documentos de oficina de la empresa, fortalecer la conexión con los documentos de cada equipo de proyecto para estandarizarlos. , racionalizarlos e institucionalizarlos, especialmente Establecer esta disposición.
9.2 Documentos de oficina:
9.2.1 Los documentos de oficina se refieren a documentos formales (versión de texto, versión electrónica) producidos y emitidos de acuerdo con las instrucciones de los líderes de la empresa, documentos distribuidos por varios departamentos y requeridos por los líderes de la empresa: informes confirmados, resoluciones, contratos, planes de trabajo, resúmenes, faxes importantes de departamentos relevantes, etc.
9.3 Departamento de Gestión Documental:
9.3.1 La oficina de la empresa es el departamento de gestión de los documentos de la oficina central de la empresa y se encarga del envío, recepción y registro de la información diaria de la empresa. documentos, así como la tramitación, entrega y conservación y archivo.
9.3.2 La oficina es responsable de supervisar el importante trabajo que implica la documentación diaria de la empresa.
9.3.3 La oficina de la empresa es responsable del acoplamiento de los documentos diarios de los distintos departamentos de la empresa. Los documentos de la oficina recibidos y enviados se archivan y gestionan, previa confirmación por parte de la dirección, se transferirán a. cada departamento para la gestión y archivo de archivos.
9.3.4 Cada departamento deberá designar una persona dedicada a ser responsable de la gestión, recepción, entrega, reporte, registro y archivo de documentos, y gestionar los documentos de cada departamento de acuerdo con lo establecido en este artículo.
9.4 Recogida de documentos:
9.4.1 La empresa dispone diariamente de un número de teléfono de fax externo unificado. Los documentos por fax enviados desde el exterior son recogidos por la oficina de la empresa y registrados cada uno de ellos; El departamento los informa. Una vez que el líder finalmente confirma el documento, se informará a la oficina de la empresa para su registro y archivo.
9.5 Envío de documentos
Los faxes que deban ser enviados por cada departamento deberán registrarse en la oficina de la empresa antes de su envío. Las resoluciones, contratos, avisos y otros documentos que tengan efectos jurídicos significativos e involucren los intereses de la empresa deberán ser sometidos a la aprobación del gerente general antes de su envío. Los documentos se envían en versión texto. Si se requiere una versión electrónica, ésta debe ser aprobada por el gerente general antes de que se pueda emitir la versión electrónica.
9.6 Circulación de documentos
La oficina de la empresa revisará los documentos recibidos y los documentos ordinarios se transmitirán a los departamentos pertinentes según el alcance del documento. Para los problemas que deben resolverse con urgencia, se registran y archivan documentos importantes relacionados con los intereses de la empresa que son retroalimentados por cada departamento y se informan al gerente general. La retroalimentación se brinda a cada departamento de acuerdo con las instrucciones y los documentos del liderazgo. archivado. No debe haber ningún atraso de documentos.
9.7 Préstamo de documentos
9.7.1 Si varios departamentos de la empresa necesitan ver o tomar prestados documentos, deben acudir a la oficina de la empresa para completar los trámites de préstamo y tomar notas claras. sobre el momento del préstamo y el motivo del mismo.
9.7.2 Todos los departamentos de la empresa deben informar al gerente general para pedir prestados o ver documentos confidenciales de la empresa, y la oficina de la empresa puede manejarlo solo después de la aprobación del líder.
9.7.3 Todos los documentos de la empresa deben tomarse en préstamo en versión de texto. Si es necesario tomar prestado la versión electrónica debido a circunstancias especiales, se debe realizar una solicitud por escrito, ser aprobada por el gerente del departamento y reportarse a. el gerente general. Después de la aprobación del líder, la oficina de la empresa solo está disponible para préstamos.
9.7.4 Al tomar prestados documentos, los departamentos y equipos de proyecto deben garantizar la integridad de los documentos. Los documentos no deben copiarse ni sacarse del área de la oficina sin el consentimiento del líder a cargo.
9.8 Supervisión del trabajo
9.8.1 La oficina de la empresa deberá supervisar el trabajo involucrado en los documentos. Para preguntas planteadas por varios departamentos, asuntos que deben ser confirmados por la sede y trabajo asignado por el gerente general a otros departamentos, los departamentos correspondientes deben responder de acuerdo con la urgencia del incidente, a más tardar en 48 horas. dentro de las 48 horas se considerará trabajo retrasado y se deducirán los puntos de desempeño del jefe de departamento.
9.8.2 El envío y recepción de faxes de cada departamento debe realizarse dentro del horario laboral, de modo que los documentos del día puedan procesarse el mismo día. Fuera del horario laboral (horas libres y festivos), los documentos por fax recibidos se registrarán y procesarán al día siguiente. Si necesita enviar un fax fuera del horario laboral por motivos especiales, deberá registrarse en la oficina de la empresa antes de salir del trabajo el mismo día.
9.9 Requisitos laborales
9.9.1 El personal de la oficina de la empresa debe procesar los documentos el mismo día sin retrasos ni retrasos. Realice estrictamente la gestión de firma, distribución y archivo de los documentos de oficina diarios relacionados con la empresa para evitar la pérdida de documentos importantes.
9.9.2 Los documentos de oficina diarios de la empresa deben limpiarse y destruirse periódicamente. Está estrictamente prohibido vender los documentos y la información diarios de la empresa a proveedores o estaciones de recogida de chatarra.
9.9.3 Si se descubre que se han perdido documentos de la oficina, las partes y los departamentos deben identificar rápidamente la situación e informar a los líderes superiores de manera oportuna, y cada departamento debe imponer las sanciones correspondientes a las partes dependiendo de la gravedad del caso.
9.9.4 Todos los departamentos deben implementar estrictamente las disposiciones de las "Medidas de gestión de documentos de oficina". Si hay algún problema con la gestión de documentos, la empresa responsabilizará a las partes en consecuencia según las circunstancias.
10. Confidencialidad de los documentos
10.1 Principios generales: La gestión de los documentos empresariales es la información técnica y comercial confidencial que establece la empresa y tiene un impacto importante en la posición competitiva de la empresa. industria, aumentando los ingresos y la rentabilidad.
10.1.1 El propósito de establecer este sistema es identificar y proteger los documentos confidenciales de la empresa, incluida la información confidencial sobre clientes o unidades cooperativas en poder de la empresa. Los documentos de planificación confirmados también se consideran un elemento del sistema; empresa Como activo importante, los empleados de la empresa son responsables de la confidencialidad de los documentos confidenciales de la empresa con los que entran en contacto.
10.1.2 Este sistema se aplica a todos los empleados de la empresa.
10.2 Determinación del alcance y nivel de confidencialidad
10.2.1 El nivel de confidencialidad de los documentos confidenciales de la empresa se divide en dos niveles: "confidencial" y "secreto".
10.2.2 La confidencialidad es un documento importante de la empresa y su filtración causará graves daños a los derechos e intereses de la empresa. Incluyen principalmente:
10.2.2.1 Asuntos confidenciales en las decisiones importantes de la empresa.
10.2.2.2 Las estrategias comerciales, direcciones comerciales, planes comerciales, proyectos comerciales y decisiones comerciales de la empresa que aún no se han implementado.
10.2.2.3 Contratos, convenios, cartas de opinión y actas de reuniones importantes celebradas en el seno de la empresa.
10.2.2.4 Planes e informes de viabilidad de cada proyecto elaborado y planificado por la empresa.
10.2.2.5 El informe del presupuesto financiero de la empresa y diversos estados financieros y estados estadísticos.
10.2.2.6 La lista de clientes de la empresa, planes de marketing, información de suministro, precios y otra información comercial.
10.2.2.7 Información técnica diversa relacionada con el desarrollo de nuevos productos.
10.2.2.8 Planos de diseño de nuevos productos, dibujos, estándares de productos y otra información técnica.
10.2.2.9 Otros asuntos confidenciales que determine la empresa.
10.2.3 Secretos se refiere a documentos confidenciales generales de la empresa, cuya filtración dañará los derechos e intereses de la empresa. Incluye principalmente:
10.2.3.1 Diversos tipos de información en poder de la empresa que aún no han ingresado al mercado o no se han hecho públicas.
10.2.3.2 Ficheros de empleados de la empresa, normas salariales e información personal.
10.2.3.3 Otros documentos que la empresa determine deben mantenerse confidenciales.
10.3 Medidas de Confidencialidad
10.3.1 La oficina de la empresa es el departamento de gestión funcional de los documentos confidenciales de la empresa. El líder a cargo asignará a cada equipo de proyecto una persona dedicada para que sea responsable del trabajo de confidencialidad.
10.3.2 Almacenamiento seguro
10.3.2.1 Los documentos confidenciales deben conservarse en los archivadores unificados de la empresa.
10.3.2.2 La información confidencial mantenida en posiciones personales debe almacenarse en cajones o archivadores cerrados con llave cuando no esté en uso.
10.3.2.3 Los documentos confidenciales en la computadora deben estar protegidos por contraseñas; los documentos confidenciales especiales deben almacenarse en el disco duro móvil de la empresa y almacenarse en un disco.
10.3.3 Uso autorizado
10.3.3.1 En el proceso de contacto externo y colaboración con el cliente, la empresa está obligada a proporcionar documentos y materiales, los cuales deben ser aprobados por el director general. Previamente y registrado en la oficina de la empresa, se puede tomar prestado.
10.3.3.2 Si necesita pedir prestado, copiar, extraer, copiar o transmitir documentos confidenciales o el informe de viabilidad confirmado de la empresa, el usuario debe presentar una solicitud y pasar por el departamento de fuentes de información y el líder a cargo. , director general Sólo después de la aprobación del director se podrán completar los trámites de registro pertinentes.
10.3.3.3 Todos los documentos de la empresa solo se pueden ver como archivos de texto y no se pueden tomar prestados ni copiar en formato electrónico.
10.3.4 Requisitos de comportamiento de los empleados
10.3.4.1 No se permite la filtración de documentos de la empresa en lugares públicos, interacciones personales o correspondencia, ni de ninguna manera documentos confidenciales de la empresa.
10.3.4.2 No se le permite entrometerse en otros empleados ni interferir con la información de la empresa que no esté dentro de sus responsabilidades laborales.
10.3.4.3 No se permite sacar documentos de la empresa de la oficina sin la aprobación de la dirección.
10.3.4.4 Los documentos de la empresa no se citarán en discursos públicos ni en artículos publicados.
10.3.4.5 Cuando los empleados se transfieren o renuncian, deben entregar todos los documentos y materiales que manejan al líder a cargo, o entregarlos a la oficina de la empresa.
10.4 Manejo de incidentes
10.4.1 Cuando los empleados de la empresa descubren que se han filtrado o pueden filtrarse documentos de la empresa, deben tomar medidas correctivas inmediatas e informar a la oficina de la empresa de manera oportuna. la oficina de la empresa recibe el informe. Posteriormente, el asunto debe tratarse de inmediato e informarse a los líderes superiores de manera oportuna.
10.4.2 La empresa otorgará determinadas recompensas económicas a quienes descubran rápidamente y tomen medidas para evitar la filtración de documentos de la empresa.
10.4.3 Cualquiera que filtre documentos confidenciales de la empresa recibirá una advertencia por parte de la empresa y se le retendrá un salario de entre 200 y 500 yuanes si no ha causado consecuencias graves o pérdidas económicas.
10.4.4 Si alguien filtra documentos confidenciales de la empresa y causa pérdidas económicas significativas a la empresa, la empresa lo degradará o expulsará, y solicitará la compensación económica correspondiente o lo transferirá a las autoridades judiciales para su procesamiento. responsabilidad penal.
11. Normativa sobre el uso de teléfonos y ordenadores de oficina
11.1 Normativa sobre el uso de teléfonos de oficina
11.1.1 Principios generales: Con el fin de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa y ahorrar gastos de oficina. Para garantizar la comunicación y el contacto, estas regulaciones se formulan en base a la situación real de la empresa.
11.1.2 El teléfono de la empresa se utiliza principalmente para el desarrollo empresarial y la comunicación externa está prohibida, y las llamadas privadas, mensajes de voz y llamadas de información están estrictamente prohibidas.
11.1.3 Al realizar llamadas de larga distancia, mantenga la conversación breve y concisa, y evite hablar por teléfono.
11.1.4 El teléfono no debe sonar más de tres veces. El lenguaje estándar para que el personal de la empresa conteste llamadas externas es: "¡Hola! ¡Oton Technology Company!". El lenguaje de transferencia es: "¡Espere por favor!" El lenguaje utilizado al realizar llamadas telefónicas debe ser estandarizado, conciso y educado.
11.1.5 Si se produce un mal funcionamiento del teléfono, se debe notificar a la oficina de la empresa de inmediato, y la oficina de la empresa se encargará de que profesionales realicen las reparaciones si las reparaciones realizadas por no profesionales del departamento conducen al desguace del teléfono. la máquina o daños humanos a componentes importantes, la parte interesada asumirá la responsabilidad.
11.1.6 Quienes disfrutan de subsidios telefónicos deben mantener sus teléfonos móviles encendidos las 24 horas del día para realizar contactos comerciales.
11.2 Regulaciones sobre el uso de computadoras
11.2.1 Principios generales: Con el fin de fortalecer la seguridad y uniformidad en la gestión de las computadoras utilizadas por los empleados de la empresa y administrar estrictamente los activos fijos de la empresa, se formulan estas normas.
11.2.2 Todas las computadoras de la empresa son compradas, mantenidas, distribuidas, implementadas y monitoreadas por la oficina de la empresa.
11.2.3 Si cada departamento necesita comprar accesorios informáticos para el trabajo, deberá presentar una solicitud por escrito a la oficina de la empresa. Luego de la aprobación de los líderes de la empresa, se unificará la compra.
11.2.4 Los empleados de la empresa deben cuidar bien la propiedad de la empresa y los siguientes comportamientos están prohibidos sin permiso:
11.2.4.1 Abrir la carcasa de la computadora de la empresa sin permiso, o cambiarla, reemplazarla , agregar o quitar partes, overclocking de CPU, etc.
11.2.4.2 Desmontaje no autorizado de piezas de ordenador para uso particular.
11.2.4.3 Instalar cualquier software no relacionado con el trabajo sin permiso.
11.2.4.4 Formatee el disco duro y reinstale el sistema sin permiso.
11.2.4.5 Transportar ordenadores y accesorios de la empresa de forma privada para su uso fuera de la empresa.
Si se infringe la conducta anterior, provocando daños en la normalidad del trabajo diario y provocando pérdidas económicas a la empresa, ésta impondrá las sanciones económicas correspondientes.
11.2.5 En las siguientes situaciones, los empleados deben notificar de inmediato a la oficina de la empresa.
11.2.5.1 La computadora se pierde
11.2.5.2 La computadora y los accesorios están dañados
11.2.5.3 La computadora falla
11.2.5.4 La infección informática o ataque de virus
11.2.6 Queda estrictamente prohibido utilizar los ordenadores y redes de la empresa para difundir, visualizar y operar vídeos, sitios web, programas de virus, etc. que estén expresamente prohibidos por leyes nacionales. Está prohibido chatear, jugar, ver películas, etc. en línea. El departamento administrativo organizará inspecciones de vez en cuando, si se encuentran, cada persona será multada con 50 yuanes cada vez y la empresa informará de las críticas en reuniones semanales. Cualquiera que cause pérdidas económicas o de reputación significativas a la empresa será degradado o despedido por la empresa y deberá solicitar una compensación financiera relevante o transferirlo a las autoridades judiciales por responsabilidad penal.
12. Reglamento de Gestión de Gastos de Entretenimiento Empresarial
12.1 Principios Generales: Para reducir los gastos no productivos de la empresa y mejorar aún más los procedimientos de aprobación y reembolso de gastos de entretenimiento de la empresa, limitar razonablemente varios categorías de gastos Estas regulaciones están especialmente formuladas para gastos de entretenimiento.
12.2 El término "gastos de entretenimiento empresarial" como se menciona en este reglamento se refiere a diversos gastos utilizados por la empresa para entretener a los invitados en su gestión comercial y otras actividades. Incluyendo catering, entretenimiento, regalos, etc.
12.3 Todos los departamentos deben fortalecer la gestión al utilizar los gastos de entretenimiento empresarial, ser diligentes y ahorrativos, oponerse a la extravagancia y el despilfarro, y respetar estrictamente los sistemas financieros y las disciplinas financieras.
12.4 Procedimientos de solicitud de entretenimiento empresarial:
Si personas externas como unidades superiores, unidades de relaciones locales y clientes importantes de la empresa realmente necesitan entretenimiento, el departamento de recepción debe completar el " Formulario de solicitud de gastos de entretenimiento" 》, indique la unidad anfitriona, la hora de recepción, la unidad visitante y la cantidad de invitados que se entretienen, los nombres y la cantidad de invitados que acompañan a los invitados, la cantidad de comidas recibidas, los estándares de hospitalidad, el lugar del comedor, etc., e informe al gerente general para su aprobación. Según el "Formulario de solicitud de hospitalidad" aprobado, la oficina de la empresa dará prioridad a la organización del entretenimiento en el hotel acordado. Todos los departamentos deben cumplir con los procedimientos anteriores cuando realicen visitas en nombre de la empresa. No deben hacerlo primero e informar después de las circunstancias especiales al gerente general.
Si está en un viaje de negocios y realmente necesita entretenimiento debido a necesidades laborales, debe solicitar la aprobación del gerente general con anticipación. Después de completar el procesamiento y regresar a la empresa, el gerente general lo hará. firmar el documento de reembolso y reembolsar según el proceso.
El "Formulario de Solicitud de Gastos de Hospitalidad" se realiza por duplicado, uno para el solicitante y otro para el secretario de la oficina de la empresa. Una vez incurridos los gastos de entretenimiento, la persona que solicita el entretenimiento debe indicar el monto real. columna del "Formulario de solicitud de gastos de hospitalidad" El monto real incurrido. Al realizar el reembolso, envíe el "Formulario de solicitud de hospitalidad" y el recibo al departamento financiero para su revisión.
12.5 Estándares para la hospitalidad y los invitados acompañantes
12.5.1 Estándares para la hospitalidad: en principio, la hospitalidad a nivel de empresa no debe exceder los 60 yuanes por persona por comida, y la hospitalidad a nivel departamental no debe exceder los 60 yuanes por persona y por comida. En principio, otros entretenimientos no deben exceder los 30 yuanes por comida. Las normas específicas serán indicadas en el "Formulario de Solicitud de Hospitalidad" por el firmante.
12.5.2 Estándares de invitados acompañantes: En principio, el número de invitados acompañantes no excederá el número de invitados.
12.5.3 Alcance del entretenimiento: Excepto para entretener a clientes de unidades superiores, unidades locales relacionadas, clientes importantes de la empresa o departamentos de marketing, otras industrias o unidades no entretienen a los clientes en principio. necesario, debe ser aprobado por el director general. En principio, dentro de la empresa sólo se organizan comidas de trabajo para entretenimiento interno. Si los gastos de entretenimiento exceden los estándares prescritos, el exceso de gastos correrá a cargo del responsable.
12.5.4 Comportamientos prohibidos:
(1) Está prohibido que personal no autorizado publique cuentas y está prohibido publicar cuentas en el hotel fuera del acuerdo.
(2) Excepto para el consumo en el hotel, está prohibido comprar cigarrillos, alcohol u otros artículos en el hotel.
12.6 Procedimientos de reembolso de gastos de entretenimiento
12.6.1 La hospitalidad en un hotel acordado por la empresa se puede reembolsar de forma centralizada (generalmente una vez al mes) o de uno en uno, pero en casos no Hoteles acordados con la empresa. El entretenimiento del hotel debe ser reportado cada vez.
12.6.2 Al reembolsar gastos de entretenimiento para viajes de negocios al extranjero, el personal de manejo pegará la factura, completará el formulario de reembolso, lo firmará con la aprobación previa del gerente del departamento, firmará la revisión financiera y infórmelo al líder de la empresa. Después de la aprobación, el Departamento de Finanzas lo cancelará.