1. ¿Principios generales?
1. Para fortalecer el trabajo de archivos de la empresa, aprovechar plenamente el papel de los archivos, mejorar integralmente el nivel de gestión de archivos, proteger y utilizar los archivos de manera efectiva y servir al desarrollo de la empresa, este sistema es especialmente formulado.
2. Los archivos de la empresa se refieren a registros históricos en diversas formas, como texto, gráficos, audio y vídeo, etc., que están formados directamente por las actividades operativas y de gestión de la empresa y tienen valor de preservación para la empresa. Los documentos de la empresa se dividen en documentos controlados y documentos no controlados.
3. El departamento o unidad de manejo de documentos oficiales debe garantizar la integridad del sistema para el manejo de documentos oficiales (no se permite almacenar todos los archivos adjuntos de los documentos oficiales). Presente inmediatamente después de cerrar el caso. Cuando el empleado cambie de trabajo o se retire por cualquier motivo, los documentos e información manejados por la agencia deberán ser entregados claramente al personal receptor y no deberán ser sustraídos ni destruidos sin autorización. ?
2. ¿Recopilación y gestión de literatura?
1. La empresa designa una persona dedicada que será responsable de la gestión de los documentos y la información.
2. La recogida de documentos e información es organizada por cada departamento o responsable, y archivada previa revisión por el director general.
3. Un trabajo es manejado por varios departamentos, y los documentos y materiales generados durante el trabajo son recopilados por el departamento o personal patrocinador y archivados en el Departamento de Administración. Los documentos de las reuniones son recopilados por el Departamento de Administración.
3. ¿Alcance de la presentación del caso?
1. Materiales importantes de las reuniones, incluidos avisos de reuniones, informes, resoluciones, resúmenes, discursos típicos, actas de reuniones, etc.
2. Documentos oficiales de la empresa al exterior y unidades afines.
3. Los distintos planes de trabajo de la empresa, resúmenes, informes, solicitudes de instrucciones, aprobaciones, actas de reuniones, informes estadísticos y briefings. ?
4. Contratos, convenios y otros documentos firmados entre la empresa y las unidades relevantes.
5. Documentos e información sobre mano de obra, salarios y beneficios de los empleados de la empresa. ?
6. Recuerdos de la empresa y recortes de periódicos, fotografías, grabaciones de audio y vídeo que reflejen actividades importantes de la empresa. ?
IV.Requisitos de archivo
1. Los requisitos generales para la calidad del archivo son: seguir las reglas de formación y características de los documentos, mantener la conexión orgánica entre los documentos, distinguir los diferentes valores y facilitarlos. Conservar y utilizar. ?
2. La cantidad, número de ejemplares y páginas de cada documento debe estar completo.
3. Entre los documentos y materiales archivados, los originales y anexos, las copias impresas y versiones finales, las solicitudes y respuestas, los documentos remitidos y los originales de cada documento deberán conservarse juntos y no separados. Los mensajes y telegramas deben archivarse inmediatamente.
4. Por lo general, no se permite archivar documentos de diferentes años juntos; los resúmenes de varios años deben presentarse en el último año; los documentos de reuniones de varios años deben presentarse en el año en que se abre la reunión. . ?
5. Los documentos y materiales archivados deben organizarse de acuerdo con diferentes situaciones. Los documentos y materiales inseparables deben ordenarse, es decir, la aprobación está en el frente y las instrucciones en el reverso; el original está en el frente y el archivo adjunto está en la parte posterior; el original está en el frente y el archivo adjunto está en la parte posterior; los demás documentos y materiales deben estar estrechamente vinculados y sistemáticamente finalizados; organizados según sus reglas o características de formación. ?
6. La portada del expediente deberá escribirse punto por punto con bolígrafo según sea necesario, y la letra deberá ser pulcra y clara.
Verbo (abreviatura de verbo) Responsabilidades de los archiveros
1. Hacer un buen trabajo en la recopilación, clasificación y archivo de documentos y materiales de acuerdo con la normativa pertinente.
2. Archivar documentos y materiales a tiempo de acuerdo con el alcance y los requisitos de presentación.
3. Los empleados deben cumplir las leyes y regulaciones, ser leales a sus deberes y esforzarse por mantener la integridad y seguridad de los archivos de la empresa.
Utilización de archivos de verbos intransitivos
1. Los archivos de la empresa sólo pueden ser prestados por personal interno de la empresa. El prestatario debe completar el formulario de préstamo y presentarlo al supervisor para su aprobación antes de solicitar el préstamo. El préstamo de documentos no controlados debe ser firmado y aprobado por el director del departamento, y el préstamo de documentos controlados debe ser firmado y aprobado por el director general.
2. El plazo máximo para el préstamo de documentos es de dos semanas; el archivero deberá instar periódicamente la devolución de los archivos prestados. En caso de daño, pérdida o caducidad, se debe enviar un informe escrito al gerente general para su manejo.
3. Debe mantenerse estrictamente confidencial y el contenido de los materiales de archivo no debe filtrarse. Si se encuentra alguna pérdida, debe informarse a tiempo y responsabilizarse.
4. No está permitido abrir los archivos del volumen, extraer o cambiar los archivos del volumen a voluntad, ni cortar y pegar el texto, etc. ; No extraiga ni copie el contenido del expediente del caso a voluntad. Si es necesario, el líder debe aprobar un extracto o una copia.
5. Los archivos deben ser cuidados y mantenidos limpios. No se permite escribir, subrayar o marcar en los archivos.
6. El préstamo no está permitido y debe ser de uso exclusivo.
7. Devuélvalo a tiempo después de su uso. Si necesita ampliar el tiempo de préstamo, deberá notificarlo al archivero para renovar el préstamo.
7. Este sistema se implementará a partir de ahora.
Sistema de gestión de archivos XX
1 Propósito
Fortalecer la gestión de los archivos xx de la empresa, aprovechar al máximo los recursos xx y aprovechar al máximo el Papel de los archivos xx al servicio del trabajo de xx, para hacer que la gestión de los casos xx sea más estandarizada, estandarizada y científica. De acuerdo con las regulaciones de xx y combinado con la situación real de la empresa, este sistema está especialmente formulado.
2 Alcance
Este sistema estipula los requisitos de gestión para la custodia, endeudamiento, transferencia, período de retención y destrucción de xx documentos.
Este sistema se aplica a la gestión de xx expedientes de xx empresa.
3 Responsabilidades
3.1 La persona a cargo de xx es responsable de inspeccionar y supervisar periódicamente la custodia de los archivos xx, asignando administradores de archivos a tiempo parcial para organizar y almacenar varios archivos xx, y es responsable de la aprobación de los archivos prestados para garantizar que los archivos xx sean precisos, seguros y completos.
3.2 De acuerdo con los requisitos para organizar archivos xx, el personal de administración de archivos es responsable de clasificar periódicamente varios materiales xx, unirlos en volúmenes, numerarlos uniformemente y transferirlos a la sala de archivos para su almacenamiento unificado. .
3.3 El personal de archivos debe cumplir estrictamente el sistema de confidencialidad de los archivos y ser responsable de la seguridad e integridad de los archivos.
3.4 xx es responsable de comprobar la gestión de los archivos xx de vez en cuando.
3.5 xx es responsable de supervisar la implementación de este sistema y revisar la destrucción de los documentos vencidos.
4 Alcance de los archivos xx
Los archivos xx incluyen: xx x xx xx
5 Organización de los archivos xx
Papel, portada, Las especificaciones vinculantes deben ser lo más uniformes posible para facilitar el almacenamiento.
= = = y así sucesivamente
6 Almacenamiento de archivos xx
6.4 El almacenamiento de archivos XX debe ser a prueba de fuego, robo y humedad. A prueba de insectos, roedores y resistentes al fuego y al moho. No se permite el apilamiento casual para garantizar la integridad del archivo xx.
9 xx permisos de acceso, préstamo y aprobación de archivos
9.1 El personal interno de nuestra empresa puede tomar prestados xx archivos. Con la aprobación del jefe del departamento, se puede tomar prestado directamente de los archivos y el archivero debe proporcionarlo de manera oportuna.
9.2 Cuando las empresas o departamentos internos necesitan revisar archivos contables para el trabajo, deben ser aprobados por el líder de la empresa o departamento y aprobados por el responsable de xx antes de que puedan ser revisados.
9.3 Cuando personal de unidades externas necesite revisar expedientes de xx por necesidades del negocio, deberá presentar una carta de presentación de la unidad y el certificado de identidad del examinador previa aprobación del responsable de xx. y reportándolos a xx para su aprobación, pueden ser revisados por el personal de administración de archivos. Al mismo tiempo, el administrador del expediente deberá registrar detalladamente la unidad de trabajo, fecha de revisión, nombre del expediente xx y motivo de la revisión.
Por lo general, no se permite sacar archivos 9.4 xx. En circunstancias especiales, si los archivos xx de la empresa necesitan ser prestados o prestados, los procedimientos de préstamo deben ser completados y aprobados por el responsable de xx y xx. Al mismo tiempo, deben registrarse en el archivo xx de préstamos. registrarse, indicando el propósito del préstamo y el tiempo de devolución.
9.5 El personal que consulte o tome prestados archivos xx no podrá borrar, abrir o modificar archivos contables.
Destruir 10 archivos xx
10.1 Cuando el período de almacenamiento del archivo xx expire y sea necesario destruirlo, el administrador del archivo xx propondrá la destrucción y preparará una lista de destrucción de los archivos xx, que enumere los xx archivos que han sido destruidos El nombre del archivo, número de volumen, número de volumen, años inicial y final, número de archivo, período de almacenamiento, período de almacenamiento y tiempo de destrucción.
10.2 Antes de destruir los archivos contables, xx Center y xx Center * * * deben identificar los correspondientes archivos contables destruidos. Después de informar a xx para su aprobación, xx y xx enviarán a alguien para supervisar las ventas. Después de la destrucción, deben firmar o sellar la lista de destrucción e informar la situación de destrucción a xx.
11 multas
Quien no cumpla íntegramente con xx responsabilidades de gestión de ficheros de acuerdo con lo establecido en este sistema será sancionado con xx, y aquellos que causen pérdidas económicas serán retenidos económicamente. responsable.
12 Términos Adicionales
12.1 Este sistema está redactado por xx.
12.2 Este sistema se lanza con la aprobación de xxx.
12.3 Este sistema se implementará a partir de la fecha de emisión.
Sistema de gestión de archivos
Sistema de responsabilidad de los puestos de archivos
1. Responsabilidades de liderazgo de la oficina de trabajo de archivos
1. , implementar y ejecutar la "Ley de Archivos de la República Popular China" y las actividades de las directrices y políticas de trabajo de archivos relevantes de los superiores.
2. Fortalecer el liderazgo del trabajo de archivos de la oficina, incorporar el trabajo de archivos en el plan general de desarrollo de la oficina y en la agenda de la oficina, e instar a los departamentos competentes a hacer un buen trabajo de acuerdo con los requisitos de los departamentos superiores. y el departamento de archivos de la oficina.
3. Cuidar el trabajo de archivos y la construcción y desarrollo de salas de archivos, brindar apoyo en términos de recursos humanos, materiales y financieros, resolver rápidamente los principales problemas y dificultades en el trabajo, mejorar las condiciones de trabajo y realizar archivos. trabajo consistente con el trabajo de la oficina de desarrollo coordinado.
Dos. Responsabilidades del Archivista de la Oficina
1. Implementar leyes y reglamentos sobre el trabajo de archivos, como la Ley de Archivos y el Reglamento de Archivos de la provincia de Shandong, y establecer y mejorar el sistema de gestión de archivos.
2. Supervisar y orientar la recopilación, clasificación, archivo y archivo de diversos materiales generados por los departamentos pertinentes.
3. Responsable de recopilar materiales y fotografías relevantes que deben ser archivados por las personas que viajan al extranjero para inspecciones, y de recopilar materiales de discursos de camaradas destacados que salen a reuniones y materiales confidenciales traídos de regreso.
4. Responsable de gestionar archivos globales de diversas categorías y soportes, manteniendo la integridad, exactitud y seguridad de los archivos, y brindando servicios a las necesidades de la unidad.
5. Presentar a tiempo las estadísticas del trabajo de archivo a los superiores.
6. Transferir los archivos requeridos a los archivos de acuerdo con la normativa.
3. Responsabilidades de los líderes de varios departamentos (oficinas) a cargo del trabajo de archivos
1. Dotar al personal de archivos de tiempo completo (tiempo parcial) con buenas cualidades políticas y profesionales y mantener una relativa estabilidad.
2. Incorporar el trabajo de archivo en la agenda de la unidad (estudiar el trabajo de archivo cada seis meses) y ayudar al personal de archivo de tiempo completo (tiempo parcial) a resolver dificultades prácticas en su trabajo.
3. Organizar al personal de la unidad para que aprenda las leyes y regulaciones de archivos y las reglas y regulaciones del trabajo de archivos de la oficina.
4. Canales claros, hacer cumplir estrictamente los sistemas, instar al personal relevante a prestar atención a la formación y acumulación de diversos documentos y materiales y cooperar activamente con el trabajo de archivo de los archiveros de tiempo completo (tiempo parcial). .
5. Cooperar con la oficina de archivos para supervisar e inspeccionar el prearchivo, clasificación, ordenamiento, aceptación de archivo y tasación de archivos de los documentos y materiales de la unidad.
6. Responsable de verificar el desempeño de las tareas de archivo por parte del personal de archivo de tiempo completo (tiempo parcial) de la unidad.
4. Responsabilidades de los archiveros de tiempo completo (tiempo parcial) en varios departamentos y oficinas
1. De acuerdo con las características de formación de los diferentes tipos de documentos y materiales en la unidad, las categorías de archivos se formulan y almacenan en categorías razonables para facilitar su utilización y archivo.
2. Responsable de la formación, acumulación, almacenamiento y archivo de los documentos y materiales de la unidad, asegurando que los documentos y materiales archivados sean completos, precisos y sistemáticos.
3. Los documentos archivados deben estar razonablemente organizados, con números de página precisos, directorios de archivos claros y títulos de archivos concisos.
4. Conservar los documentos que deben ser archivados por el departamento y prestar atención a la seguridad y confidencialidad de los documentos.
5. Acepte activamente la orientación comercial, la supervisión y la inspección del archivero de la oficina y entréguela a la sala de archivos dentro del tiempo especificado.
6. Participar activamente en el aprendizaje empresarial y mejorar continuamente el nivel del trabajo archivístico.
7. Clasificar, organizar y catalogar archivos según los requerimientos de la sala de archivos, y compilar herramientas de recuperación.
8. Proporcionar directorio de archivos e informe estadístico anual según el tiempo de archivo.
Sistema de recopilación y archivo de documentos y materiales
1. Alcance de la recopilación y el archivo
Documentos y materiales (incluidos documentos oficiales, libros de telégrafos, cartas, reuniones) y registros telefónicos, dibujos, formularios de registro, informes, listas, premios, fotografías, cintas de audio, cintas de video, etc.) que tienen valor de conservación y son enviados por superiores y subordinados, y están estrechamente relacionados con esta agencia, están dentro del alcance de recopilación y archivo, y debe recopilarse y archivarse dentro del alcance prescrito. El tiempo y los requisitos deben enviarse al secretario de datos del departamento o al archivo completo para su archivo. ?
(1)¿Documentos a este nivel?
1. Actas y actas de reuniones representativas, reuniones de trabajo, reuniones profesionales y reuniones de cuadros de todos los niveles. ?
2. Planes de trabajo, reglamentos, planos, disposiciones, resúmenes, resúmenes, informes, informes, notificaciones y avisos. ?
3. Investigaciones diversas, integrales o especiales, inspecciones, inspecciones y otros informes. ?
4. Solicitar instrucciones a los superiores, comunicarse con otras unidades y emitir instrucciones, respuestas y notificaciones a los subordinados.
?
5. Decisiones, resoluciones, reglamentos, estándares, normas, reglamentos, métodos, sistemas, lineamientos y requisitos. ?
6. Informes, discursos, discursos o reseñas y actas de los dirigentes de todos los niveles. ?
7. Dibujos, planos y materiales escritos que reflejen la producción, la infraestructura, el equipo de investigación científica y la base técnica.
8. Informes varios, padrones, formularios de inscripción, libros, datos y comprobantes. ?
9. Fotografías, cintas de audio y videos que reflejen actividades importantes de la agencia y la región. ? 10. Telegramas, registros telefónicos importantes, diario de trabajo de oficina. ?
11. Anuario, principales acontecimientos, recopilación de cifras básicas y síntesis de información básica. ?
12. Certificados, diplomas, medallas, banderas y premios emitidos por este organismo. ?
13. Certificados relacionados con bienes inmuebles, propiedades, información, expedientes, reclamaciones, donaciones, etc. y emite varios certificados y resguardos de certificados. ?
14. Información sobre el fallecido. ?
15. Cartas y materiales de procesamiento de personas importantes. ?
16. Muestras de libros, revistas y materiales editados y publicados por esta agencia. ?
17. Formulario de aprobación para el nombramiento y destitución de cuadros en esta agencia (incluidos los reportados y el próximo lote), presentación de formularios de aprobación, despliegue y capacitación, evaluación y nombramiento de cargos profesionales y técnicos, lista de partidos y cuadros de liga, estadísticas de fin de año, informes, cuadros Documentos y materiales como formularios de reclutamiento, regularización, clasificación, ajuste salarial, jubilación y aprobación de pensiones. ?
(2) ¿Documentos de superiores?
1. Las decisiones, resoluciones, instrucciones, respuestas e investigaciones de los organismos superiores (incluidos los departamentos y equipos de investigación, equipos de inspección y grupos de trabajo adscritos al organismo, los mismos que a continuación) sobre los trabajos o problemas. de la agencia y región, inspección y material empírico. ?
2. Instrucciones, discursos, inscripciones, fotografías, audio y video de camaradas destacados de todos los niveles, amigos internacionales, representantes del pueblo y miembros de la CCPPCh que inspeccionan agencias y localidades. ?
3. Certificados, álbumes, medallas, banderas y premios expedidos por superiores a este organismo. ?
4. Artículos publicados en periódicos y revistas de nivel superior sobre la situación del organismo y la región. ?
(3) ¿Documentos y materiales al mismo nivel?
1. Una reunión celebrada conjuntamente por unidades y agencias relevantes, * * * para cooperar en el trabajo, para cooperar en la investigación y el manejo de casos o problemas * * * para cooperar en la firma de documentos y materiales. ?
2. Contratos, contratos y convenios suscritos entre las unidades pertinentes y este organismo. ?
3. Cartas de unidades y agencias relevantes que involucran tareas o temas más importantes.
4. Directrices importantes y documentos de políticas enviados por unidades relevantes que deben implementarse. ? (4) ¿Documentos y materiales subordinados?
1. Resumen de trabajo anual y trimestral, resumen de trabajos especiales importantes. ?
2. Informes de investigación importantes, informes de inspección, materiales típicos, experiencia laboral más importante, instrucciones importantes y documentos de presentación reglamentarios. ?
3. Listas importantes y formularios de registro. ?
4. Grandes eventos, recopilación de información básica y recopilación digital básica. ?
2. ¿Cuántas copias se archivan?
El expediente del documento deberá constar por duplicado, con una copia del texto principal y una copia del comunicado, y una copia del documento recopilatorio.
3. ¿Tiempo y forma de presentación?
(1) Todos los documentos impresos en la sala de mecanografía serán recogidos por el mecanógrafo después de la impresión y enviados al archivero de documentos para su archivo. ?
(2) Todos los documentos emitidos por cada departamento serán recopilados por el personal correspondiente de la oficina de cada departamento y archivados en la sala de archivos integrales. ?
(3) Cuando se haya completado un trabajo (incluyendo trabajos o reuniones terminadas, problemas resueltos, casos manejados, etc.), sistematizar todos los documentos y materiales generados por el trabajo Organizar y enviar a. el Archivo Integral para el archivo. ?
(4) Los documentos generados durante las salidas, estudios, visitas o respuestas serán archivados por el archivero al finalizar la actividad. ?
(5) El resumen anual de trabajo, los diversos informes anuales y la lista de miembros y cuadros del partido deben presentarse antes de finales de enero del año siguiente. ?
(6) Antes de finales de febrero de cada año se llevará a cabo un archivo completo y exhaustivo. Cada departamento debe transferir todos los documentos y materiales que deban archivarse pero que no se hayan presentado el año anterior al Archivo Integral. Archivos para archivar. ? 4. Requisitos de presentación
(1) Los documentos y materiales que deben archivarse son recolectados por los secretarios de datos de cada oficina. ?
(2) Archivar el texto principal y las partes principales del manuscrito (borrador emitido) o anexos, solicitudes y respuestas, cartas y respuestas juntas. ?
(3) Precauciones al archivar documentos: Comprobar si es necesario sellar el sello oficial.
Si el archivo no tiene título, se debe agregar un título. Los contenidos, resúmenes y documentos deben tener fecha si no tienen fecha. ?
(4) Los documentos archivados deben ser originales y no se permiten copias. ?
(5) Las fotografías, cintas de audio y cintas de vídeo archivadas deben tener descripciones. ?
(6) Todos los documentos y materiales archivados deben clasificarse inicialmente, y los documentos y materiales sobre el mismo tema específico deben reunirse y organizarse en el orden del archivo.
Sistema de valoración de archivos
1. La valoración de archivos es el trabajo de identificar y juzgar el valor de los archivos y determinar su "conservación y destrucción".
2. La valoración de archivos es un trabajo muy científico, y debemos adherirnos a una visión integral, una visión histórica y una visión de desarrollo.
3. La valoración de los archivos debe realizarse de acuerdo con los principios y normas de valoración establecidos por el partido y el Estado.
4. El trabajo de valoración de archivos debe ser organizado y dirigido. Generalmente, debe ser responsabilidad de un equipo de valoración atendido por dirigentes, profesionales y representantes de las unidades pertinentes.
5. Todos los archivos que han sido cuidadosamente identificados y determinados para ser conservados o destruidos deben someterse a procedimientos de identificación de acuerdo con los procedimientos prescritos.
6. La valoración de los archivos es una tarea que determina el destino de los mismos. Los archiveros deben tratar las tasaciones con seriedad y respetar estrictamente el sistema de tasación de archivos.
Sistema de gestión de préstamo de archivos
Para fortalecer la gestión de archivos de la unidad y proporcionar y utilizar diversos archivos, se ha formulado el siguiente sistema:
1 .Al tomar prestados archivos de varios departamentos de la unidad, los procedimientos de préstamo deben llevarse a cabo de acuerdo con las diversas normas de gestión de préstamo de archivos formuladas por la unidad.
2. Cuando unidades externas vienen a nuestra unidad para verificar los archivos, deben tener una carta de presentación de la unidad y estar firmada y aprobada por los líderes de los departamentos pertinentes de la unidad antes de poder verificar. los archivos. No se permite copiarlos ni tomarlos prestados.
3. El préstamo de archivos confidenciales, secretos y ultrasecretos se manejará de acuerdo con los requisitos de las normas de confidencialidad de archivos.
4. El acceso a los distintos archivos deberá realizarse en la sala de lectura, no estando permitido rayar, alterar, doblar, cortar, fotografiar, rasgar, etc. Si se requiere un préstamo en circunstancias especiales, debe ser aprobado por el jefe del departamento, pero el tiempo de préstamo no excederá una semana y no podrá prestarse a otros. Continuar renovando el préstamo para garantizar la integridad y seguridad del expediente.
5. No se prestarán archivos físicos raros, fotografías importantes, negativos, microfilmes y otros archivos.
6. Quien copie, fotografíe, grabe, desmonte, borre, raspe o rompa archivos sin permiso, será responsable en estricto apego a la Ley de Archivos Nacionales y a la Ley de Confidencialidad.
Sistema de gestión de confidencialidad de archivos
En primer lugar, los archivos son un activo valioso del país y los archivos de varias empresas son confidenciales. Por lo tanto, el departamento y el personal de archivos deben respetar el sistema de confidencialidad, realizar procedimientos de confidencialidad, cumplir estrictamente los diez principios de confidencialidad y garantizar la seguridad de los archivos.
2. Todos los archivos utilizados deben ser proporcionados por archiveros y nadie puede utilizarlos directamente.
3. Los archivos prestados deben manejarse estrictamente de acuerdo con el sistema de préstamo de archivos, usarse dentro de un límite de tiempo y devolverse a tiempo. Los documentos devueltos deben inspeccionarse cuidadosamente y cualquier problema descubierto debe investigarse de manera oportuna.
4. Se deben seguir estrictamente los procedimientos de aprobación para el uso de archivos confidenciales y ultrasecretos y de datos técnicos importados, resultados de investigaciones científicas, invenciones, patentes, nuevos productos, nuevos procesos y otros documentos y materiales técnicos. Sin aprobación, está estrictamente prohibido proporcionar uso.
5. Para acceder a ficheros de unidades externas se requiere una carta de presentación aprobada por el responsable de la empresa y el departamento competente. Los documentos, dibujos y documentos técnicos copiados proporcionados al mundo exterior serán proporcionados por el centro de información de archivos de la empresa en estricta conformidad con los procedimientos de aprobación, y ninguna unidad o individuo tiene derecho a proporcionarlos al mundo exterior. Quienes presten o proporcionen dibujos, documentos técnicos y otros archivos sin autorización, serán responsables, y quienes lesionen gravemente los intereses del país y de nuestra empresa, serán penalmente responsables conforme a la ley.
6. Los dibujos de productos y los documentos técnicos que hayan sido descontinuados o descontinuados, así como otros archivos que hayan sido identificados y aprobados para su destrucción, serán recopilados y destruidos por el centro de información de archivos de la empresa de acuerdo con la empresa. Ninguna otra unidad o individuo tiene derecho a procesarlos o destruirlos.
7. Si se descubre una fuga, se debe informar de inmediato y realizar un seguimiento oportuno.
8. No se permite la copia o reimpresión de documentos confidenciales y materiales de archivo confidenciales.
9. No lleve documentos confidenciales a casa y vaya a la oficina de liderazgo para buscar documentos a voluntad. Está estrictamente prohibido traer documentos y archivos confidenciales para hacer turismo, visitar a familiares y amigos o entrar o salir de lugares públicos.
10. Los líderes de unidad y los equipos de confidencialidad deben inspeccionar periódicamente el trabajo de confidencialidad, resumir la experiencia, tapar lagunas y prevenir incidentes de confidencialidad y fugas.
Sistema de copia de documentos
1. La unidad necesita copiar documentos y materiales generales debido a necesidades laborales, y debe ser aprobado por la sala de archivos y los empleados de la unidad deben copiar archivos afuera; el alcance del trabajo y debe obtener la aprobación del departamento comercial correspondiente. La persona a cargo está de acuerdo con copias de materiales de archivo confidenciales (actas de reuniones del presidium, etc.). ) sólo se puede copiar con la aprobación del archivero de la oficina y del líder de la oficina a cargo del trabajo de archivo.
2. Las unidades externas generalmente no realizan copias por necesidades de trabajo, se deberá presentar una carta de presentación y sólo se podrán realizar copias con el consentimiento del archivero.
3. Regístrese a tiempo después de copiar.
Sistema de estadísticas de archivos
1. Las estadísticas de archivos se basan en una gran cantidad de fenómenos en el trabajo de archivos y revelan el estado actual, el proceso de desarrollo y la regularidad general de los archivos y el trabajo de archivos en el mundo. forma de gráficos.
2. Función estadística. Las estadísticas de archivos proporcionan una base científica para formular principios y políticas de trabajo en archivos, formular planes de desarrollo de archivos, realizar investigaciones científicas sobre archivos y realizar análisis cualitativos y cuantitativos.
3. Contenido estadístico. La cantidad y situación de la recogida, limpieza, clasificación, identificación y conservación de los archivos, así como las estadísticas básicas y otras estadísticas especiales sobre la composición, utilización, organización y personal de los archivos.
4. Tareas estadísticas. Realizar encuestas estadísticas, análisis estadísticos, proporcionar información y ejercer supervisión estadística sobre las empresas y el trabajo de los archivos.
5. Objetos estadísticos. Estadísticas de unidades de archivos y su estado de gestión y estado de organización y gestión de archivos.
6. Métodos estadísticos. En el trabajo estadístico de archivos, es necesario organizar de manera integral los datos originales dispersos e individuales para reflejar el fenómeno general, y luego realizar análisis e investigaciones para resumir experiencias y lecciones típicas para mejorar el nivel de gestión científica de los archivos.
7. Estadísticas periódicas. En tiempos normales, debemos recopilar datos activamente y elaborar estadísticas individuales; debemos realizar estadísticas preliminares sobre diversas tareas durante medio año y debemos realizar estadísticas exhaustivas y sistemáticas al final del año;
8. Estadísticas profesionales. Equipado con estadísticos que estén familiarizados con el negocio estadístico; dominar los datos estadísticos y garantizar que los datos estadísticos sean consistentes, hacer estadísticas precisas e informar las estadísticas a tiempo;
Sistema de gestión de almacenes de archivos
1. El almacenamiento de archivos consiste en utilizar ciertos equipos, medidas y métodos técnicos para preservar y proteger científicamente los archivos, evitar que se dañen y extender la vida útil de los mismos. Archivos. Mantener la seguridad de los archivos.
2. Conservar los expedientes según categorías profesionales, de forma que los expedientes se conserven de forma ordenada, ordenada y científica para facilitar la protección y gestión de los mismos.
3. Adherirse a la política de dar prioridad a la prevención y combinar la prevención y el control, y proteger eficazmente los archivos de las "diez prevenciones" (es decir, antirrobo, impermeable, ignífugo, a prueba de humedad, a prueba de polvo, a prueba de roedores, a prueba de insectos, a prueba de altas temperaturas y a prueba de fuego), antideslumbrante y antifugas) para garantizar la integridad y seguridad de los archivos.
4. Fortalecer la construcción de infraestructura de almacén, comprar gradualmente equipos avanzados y mejorar las condiciones de gestión del almacén; introducir ciencia y tecnología avanzadas e implementar una gestión científica.
5. La temperatura del almacén debe mantenerse entre 14 y 24 °C y la humedad relativa debe mantenerse entre 45 y 60 % y debe mantenerse limpia y libre de polvo, plagas y gases nocivos. contaminación.
6. Los gerentes de almacén deben limpiar todos los días, verificar la temperatura y la humedad todos los días dentro y fuera del trabajo y limpiar los archivadores dos veces al mes. Si encuentran escritos descoloridos y documentos en papel dañados, deben rescatarlos. a tiempo.
7. Los archivos transferidos a la biblioteca deben contarse cuidadosamente y completarse los procedimientos de entrega de firmas; los archivos prestados deben contarse cuidadosamente y realizarse procedimientos de aprobación para garantizar que se devuelvan a tiempo; no se permite la entrada al almacén a personas que no sean miembros del personal para evitar accidentes; no se permite fumar en el almacén.
Sistema de destrucción de archivos
1. La destrucción de archivos se refiere a la destrucción de documentos no archivados que no tienen valor de conservación y archivos que no necesitan conservarse después de la expiración del período de retención.
2. Los archivos destruidos deben identificarse estrictamente de acuerdo con los estándares nacionales de destrucción de archivos.
3. Para los archivos que se identifican como que necesitan ser destruidos, se debe redactar un informe de análisis sobre el contenido de los archivos destruidos y se debe escribir una lista de archivos a destruir.
4. Al destruir archivos, se debe implementar estrictamente el sistema de aprobación y se deben realizar los procedimientos de aprobación.
5. Los archivos aprobados para su destrucción deben enviarse rápidamente a la fábrica de papel para su despulpado o incineración, y deben ser identificados y destruidos por dos personas una vez completada la destrucción, el tasador debe indicar la fecha de destrucción; en la lista de destrucción y firmar con su nombre.
6. Los archivos destruidos deben marcarse como "destruidos" en el directorio de archivos correspondiente, en el registro general de archivos y en el registro de archivos.
¡El contenido anterior es solo como referencia! ¡Buena suerte!