K company es una imprenta, dedicada principalmente al embalaje de cajas de cartón corrugado, serigrafía e impresión tradicional. operaciones de impresión offset. Hace dos años, la empresa lanzó un "sistema de información para la gestión de la impresión", que de hecho jugó un papel importante en el mercado de la impresión, altamente competitivo. En ese momento, el Sr. Hou, director general de la empresa, comenzó a centrar su atención en el campo de la impresión totalmente digital.
Aceptar el desafío 5S
El proyecto de empresa conjunta que se está negociando entre la empresa K y una empresa de Hong Kong tiene como objetivo introducir nuevos equipos y tecnología de impresión digital en la empresa K y transformar el negocio de la empresa. sistema de información de impresión al mismo tiempo.
Sin embargo, las negociaciones de la empresa conjunta con los empresarios de Hong Kong no transcurrieron sin problemas. La otra parte expresó muchas opiniones sobre la gestión de la fábrica de la Compañía K, que el Sr. Hou consideró demasiado "quisquillosa": por ejemplo, el papel, la tinta y las herramientas en el almacén y el taller no estaban bien ordenados y el piso no estaba lo suficientemente limpio; , y las manchas de aceite en la imprenta eran "insoportables"; la ropa de trabajo de los trabajadores también era "insatisfactoria"...
Más tarde, en los términos de la empresa conjunta, el inversor insistió en " introducir el método 5S de gestión in situ de empresas de producción modernas" como condición necesaria y lo inscribió en el texto del contrato.
El Sr. Hou y la dirección de la empresa inicialmente sintieron que Hong Kong estaba un poco "quisquilloso". "No se limite a hacer saneamiento, haga que el medio ambiente sea más hermoso". El maestro Hou siempre creyó que estas cosas eran demasiado "infantiles" y no tenían nada que ver con la gestión moderna y la gestión de la información.
Sin embargo, para el buen progreso de la empresa conjunta, el Sr. Hou aun así estuvo de acuerdo.
Unos meses más tarde, el Sr. Hou recordó estos "asuntos triviales" y "tuvo la sensación de haber sido completamente transformado".
El impacto de la "trivialidad"
La popularización del "método de gestión 5S" que fue popular en las empresas manufactureras japonesas en la década de 1950 requirió mucha preparación y capacitación.
Literalmente hablando, 5S se refiere a las cinco palabras que comienzan con el símbolo fonético romano "s" en japonés, a saber: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke.
Estas cinco palabras y sus significados suenan simples. Al principio todos se mostraron muy desaprobadores.
Unos días después, el Sr. Mai, quien fue enviado desde Hong Kong para guiar la implementación de las 5S, conmocionó profundamente a los líderes y empleados de la Compañía K a través de inspecciones in situ y una gran cantidad de controles in situ. fotografías del sitio y materiales de estudio.
Mak descubrió que siempre había montones de diferentes tipos de papel en el suelo del taller de impresión, algunos de los cuales están actualmente en uso y otros "no sé quién los movió aquí". ; tinta usada y rodillos y pantallas desmantelados estaban tirados en el suelo. Un rincón del taller estaba cubierto de grasa; las herramientas utilizadas por los trabajadores no estaban claramente etiquetadas y era muy problemático encontrar la herramienta adecuada.
La situación en los almacenes no es mucho mejor.
Solo hay un pasillo estrecho y no aislado entre los estantes donde se apilan el papel, la tinta y los accesorios y los estantes de productos terminados, y los números de producto a menudo no coinciden con los productos. A veces, el papel sobrante que se devuelve del taller se mezcla con el papel nuevo pedido y nadie puede saber cuánto se utiliza.
El Sr. Mai también revisó el sistema MIS del que estaba orgulloso el Sr. Hou, revisó varias computadoras en el departamento de planificación, el departamento de ventas y el departamento de compras, y descubrió que los archivos en el disco duro eran iguales. caótico. Hay subdirectorios arbitrarios y archivos arbitrarios por todas partes. Algunos subdirectorios y archivos no se abren y no sé qué hay dentro. Además, el Sr. Mai descubrió que existen varias versiones de archivos, incluidos innumerables archivos caducados, archivos temporales, archivos de error o múltiples copias de un archivo.
En la empresa K, la gente está acostumbrada desde hace mucho tiempo a este fenómeno: siempre es difícil encontrar lo que se quiere; las cosas no deseadas no se desechan a tiempo, como si "estorbaran" en algún momento; tiempo; en el taller, los escritorios, los archivadores y las computadoras están llenos de mensajes de "No sé" como este: no sé a quién pertenece, no sé cuándo fue puesto aquí; No sé si todavía es útil; no sé si debería eliminarse; no sé ¿Cuántos sabes...
"En este caso", le preguntó el Sr. Mai al Sr. Hou sin rodeos: "¿Cómo se garantiza la calidad del producto? ¿Cómo se garantiza que los datos de la computadora sean verdaderos? ¿Cómo se eleva la moral? ¿Mejorar el sentido de honor y misión de los empleados? "Finalmente, Mai señaló un Lema polvoriento colgado en la pared: "Considere a los usuarios como Dios y la calidad como vida".
Limpiar, rectificar, limpiar
Mak divide la promoción de las 5S en dos grandes pasos. El primer paso es avanzar las tres primeras "s", es decir, limpieza, rectificación y limpieza.
Limpiar es aclarar qué es útil, inútil, poco usado o dañado para cada persona y cada sitio de producción (como estaciones de trabajo, máquinas, lugares, paredes, estantes, etc.). ), cada escritorio, cada computadora.
La limpieza consiste en separar los productos defectuosos y los productos no esenciales mezclados con buenos materiales, buenas herramientas, buenos accesorios y buenos documentos. Trátelo en el acto y tírelo, lo cual es una lástima. "Especialmente los 'desechos' electrónicos", advirtió Mak a los gerentes, "reducirán en gran medida la eficiencia de su trabajo; la búsqueda, confirmación y comparación constantes de archivos harán perder mucho tiempo de trabajo".
La rectificación es todo " El elemento, herramienta, información y documento electrónico "útil" que se limpia debe etiquetarse y distinguirse de manera ordenada, y colocarse en lugares de "fácil acceso" y "fácil acceso" según el diseño razonable del espacio de trabajo y las necesidades reales de la obra. Lugar "conspicuo" para garantizar un fácil acceso.
"Reorganización" suena simple, pero a juzgar por la experiencia de Mak, en realidad es un trabajo muy meticuloso. Por ejemplo, el directorio de archivos de la computadora es el mejor ejemplo.
"En términos generales, el tiempo, la versión, la naturaleza del trabajo y el propietario del documento pueden ser factores clave en la clasificación del documento". Mak presentó en detalle "Qué es la oficina electrónica" basándose en su propia experiencia. Para una empresa que utiliza gradualmente computadoras e Internet para la gestión del proceso de producción y los asuntos diarios, cómo manejar adecuadamente la relación entre los documentos en papel y los documentos electrónicos es una parte importante del desarrollo de buenos hábitos de "oficina electrónica".
“En el proceso de electrónica, si se introducen los malos hábitos de ‘sucio, desordenado y pobre’ en el entorno de trabajo manual, el daño será enorme”, afirmó Mak.
Limpiar, en definitiva, significa hacer una limpieza a fondo. Encuentre problemas y corríjalos rápidamente. Pero todavía existen algunas diferencias entre "limpieza" y lo que la gente solía llamar "limpieza". La "limpieza" sólo resuelve verdaderamente el problema del "saneamiento ambiental". El objetivo de la "limpieza" es "encontrar la fuente de la basura". En palabras de Mak, "revise, verifique, verifique mientras limpia".
Estado de ánimo feliz
Con la profundización paulatina de las 3S (barrido, rectificación, limpieza), se han limpiado las ventanas del taller y la oficina, y también se han limpiado los rincones sanitarios. . También se ha dado una nueva apariencia a los almacenes, archivadores, directorios de archivos en los discos duros de las computadoras, formularios diversos, libros de contabilidad y otros "objetos clave de rectificación". Sin embargo, todos, incluido el Maestro Hou, no tenían sentimientos especiales sobre la "medicina milagrosa" presentada por el Maestro Mai.
Sin embargo, el profesor Hou admitió que se han producido algunos cambios sutiles en la perspectiva mental de todos: el estado de ánimo de la gente parece ser mucho mejor que en el pasado, y algunas personas "informales" han restringido sus hábitos relajados; Los datos ya no son las "cuentas poco fiables" y "confusas" que solían ser, y el entorno de trabajo y de oficina son, de hecho, mucho más limpios.
Esto, por supuesto, no es todo lo relacionado con la gestión de las 5S. Con base en los resultados de la etapa anterior de rectificación, la Maestra Mai le dijo al Maestro Hou: "El enfoque o la dificultad de la gestión de las 5S no es solo corregir algunos errores o limpiar algo de basura; el núcleo de la gestión de las 5S es cultivar un profesional meticuloso". espíritu a través de actividades de mejora continua y efectiva, cultivar un espíritu profesional de diligencia, pragmatismo y disciplina.
”
Según la sugerencia de Mak, la empresa comenzó el segundo paso de la implementación de la gestión 5S: implementar las dos últimas “S”, una es Seiketsu y la otra es Shitsuke.
Conceptos básicos El significado es "cómo mantenerse limpio", es decir, cómo perseverar y hacer de un lugar de trabajo limpio y ordenado el estándar de comportamiento diario, el significado básico de la alfabetización es "cultivar el sentimiento y mejorar el autocultivo", es decir, consciente y conscientemente; realizar voluntariamente estas tareas tan básicas en el trabajo diario Las normas y pautas rigen el comportamiento de uno y forman una tendencia.
Mak dijo además que las dos últimas "s" de Mingdao son en realidad el epítome de la cultura de la empresa. Es difícil imaginar que los clientes estén llenos de entusiasmo. Una empresa que trata la basura y el polvo genera confianza. También es difícil imaginar que los empleados tengan un gran sentido de responsabilidad para garantizar la calidad de la producción y la eficiencia laboral en un entorno de trabajo con una disciplina laxa; , ambiente hostil y desperdicio en todas partes; además, sin mencionar el trabajo en " En empresas "sucias, desordenadas y pobres", los sistemas de información jugarán un papel muy importante.