El director de oficina pertenece al director administrativo, y el asistente del director general pertenece a la secretaria y también pertenece al departamento administrativo. Por lo tanto, el director de la oficina debe ser superior al asistente del gerente general, y el asistente del gerente general debe reportar al director de la oficina.
El director de la oficina es responsable de todos los asuntos administrativos, contratación de personal, asistencia de los empleados, seguridad social, todas las medidas de la empresa, gestión de recursos, etc. ¿El asistente del gerente general es responsable del trabajo asistente del jefe, ayudando al jefe a organizar los materiales de las reuniones, formulando los asuntos designados por el jefe y, a veces, ayudando al jefe a entretener a los clientes?
Como centro y organización central del funcionamiento de la organización, el nivel y la calidad del trabajo de la oficina afectan directamente el funcionamiento normal y el desarrollo laboral de toda la organización. Como líder de escuadrón y principal responsable de la oficina, la calidad del director de la oficina determina la calidad del trabajo de oficina. Adaptarse activamente a la nueva situación, fortalecer el autocultivo y mejorar la propia calidad son requisitos inevitables para los directores de oficina. Para realizar un buen trabajo de oficina, el director de oficina debe fortalecer su autocultivo en ocho aspectos.
1. Entrena tu mente en torno a la palabra "espíritu" y sé bueno pensando y resumiendo.
La oficina es el principal centro de control de la organización y asume las importantes funciones de participar y discutir política, gestionar asuntos y proporcionar buenos servicios. Para tener una mente flexible hay que potenciar el entrenamiento en tres aspectos.
El primero es desarrollar sólidas capacidades de almacenamiento de información. Los directores de oficina deben desarrollar el buen hábito de preocuparse por todo y prestarle atención a todo. Todo lo que ve, oye, huele, siente y toca su piel debe recopilarse a tiempo y almacenarse en el cerebro para proporcionar información de apoyo y base para servir a los líderes, ser un buen consultor y facilitar la toma de decisiones en el futuro.
El segundo es cultivar fuertes habilidades de pensamiento analítico y crítico. Ser bueno para clasificar y analizar información diversa debería ser una habilidad básica para un director de oficina. Cuando una información regresa al cerebro, como gerente de oficina, usted debe realizar inmediatamente varias reacciones básicas: ¿A qué tipo de información pertenece? ¿Qué tan importante es? ¿Por qué aparece este mensaje? ¿Cuál es la conexión necesaria con su trabajo actual? ¿Qué impacto tendrá en el trabajo o qué impacto tendrá en el trabajo? Espere, después de un poco de análisis y reflexión, resuma y utilice.
El tercero es cultivar la capacidad de responder rápidamente. El almacenamiento y análisis de información tiene como objetivo, en última instancia, facilitar la programación, la orientación oportuna y la resolución de problemas. Los líderes deben consultar a la oficina para obtener ideas preliminares y evidencia suficiente de manera oportuna; cuando surjan problemas en la oficina, debemos tomar medidas oportunas para resolverlos; La llamada familiaridad, equilibrio, calma y facilidad de uso son manifestaciones específicas del rápido cerebro del director de oficina.
2. Practica tus ojos alrededor de la palabra "明" y sé diligente en la observación y el descubrimiento.
El director de la oficina no solo debe tener una posición estratégica, sino también vislumbrar a Ye Zhiqiu. Debes apartar la vista de los complicados asuntos cotidianos y ajustar constantemente tu perspectiva según tus diferentes puestos, escenarios y etapas laborales.
Primero, amplía tus horizontes. Cuando el director de la oficina está en el trabajo, sólo vinculando su trabajo comercial con el trabajo general de la unidad puede encontrar el enfoque del trabajo reciente de la oficina, posicionar con precisión la siguiente etapa del trabajo y acercar el trabajo de la oficina al trabajo del líder. ideas. Por lo tanto, una visión amplia es un requisito previo para que los directores de oficina piensen en el futuro y una condición necesaria para un trabajo de oficina más innovador. De lo contrario, el trabajo de la oficina será inevitablemente pasivo y rezagado, y su papel como organización líder no podrá desempeñar su papel. Para fortalecer aún más la gestión de la oficina, garantizar el buen desarrollo de todo el trabajo y crear un buen ambiente de oficina, este sistema está especialmente formulado:
¿Sistema básico?
1. Al ingresar a la oficina, debe estar bien vestido. ?
2. Hablar mandarín conscientemente en la oficina, sin hacer ruidos, bromear, bromear, regañar o maldecir. ?
3. Cuidar bien las instalaciones de la oficina, mantener la oficina limpia y ordenada en todo momento y crear un buen ambiente de trabajo. ?
4. No utilices la oficina para conocer gente, hacer fiestas, comer en la oficina y no fumar.
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5. Cada departamento deberá presentar en tiempo y forma el plan de trabajo del mes siguiente y el resumen de trabajo del mes anterior. ?
6. El personal de la oficina es totalmente responsable del trabajo de oficina y otros departamentos cooperarán. ?
7. No se permite el uso privado de material de oficina. Si es necesario, deberá registrarse en la oficina y dejar constancia de recepción. ?
¿Sistema de conferencias?
1. No llegues tarde ni salgas temprano a las reuniones; ¿realmente no puedes salir si estás enfermo o tienes algo que hacer?
Quienes participen en la reunión deberán pedir permiso previamente para que su consentimiento sea válido. ?
2. Cuando los líderes estudiantiles asisten a una reunión, deben levantar actas de la misma para poder organizar y asignar el trabajo de manera oportuna. ?
3. Después de cada reunión ordinaria, cada departamento deberá presentar un informe escrito y un plan de trabajo.
4. El sistema de reuniones debe respetar plenamente la democracia y escuchar atenta y extensamente las opiniones de cada miembro. ?
¿Sistema de deberes?
1. El personal de turno deberá llegar puntualmente a la oficina. ?
2. Recibir a los estudiantes visitantes, manejar los asuntos del día, comprender las opiniones de la administración de los dormitorios de estudiantes, inspeccionar cada dormitorio, tratar los problemas generales en cada dormitorio e informar la situación al Departamento de Gestión de Dormitorios de Estudiantes en de manera oportuna. ?
3. Principios de entusiasmo, cortesía y seriedad. ?
4. Registre la situación de turnos del día en detalle en el libro de turnos.
5. Hacer un buen trabajo en la limpieza de la oficina. ?