Los archivos se refieren a registros con valor histórico formados por agencias estatales, grupos sociales e individuos pasados y presentes que participaron directamente en la práctica social y mantuvieron diversas formas de actividades. Los archivos son documentos de prácticas sociales que las personas preservan conscientemente. Son la base de la memoria humana y conectan el desarrollo de la sociedad humana. Con el desarrollo de la tecnología de Internet en la era de la información, se han producido grandes cambios en todos los aspectos de la vida y el trabajo de las personas. Los archivos electrónicos también están surgiendo silenciosamente. Debido a su alta eficiencia, pequeña ocupación de espacio, facilidad de uso, diversidad y otras características, son cada vez más preferidos por los trabajadores de la gestión de archivos. Algunas personas incluso predicen que hoy, con el creciente aumento de los archivos electrónicos, los archivos en papel serán reemplazados por archivos electrónicos, y el futuro mundo de los archivos estará dominado por los archivos electrónicos. ?
Los archivos en papel son archivos que utilizan el papel como soporte para el registro de información. Los archivos electrónicos se refieren principalmente a materiales de archivos electrónicos formados por personas en actividades sociales, utilizando discos de computadora, disquetes, discos ópticos y otros materiales como soportes, con registros originales y archivos electrónicos conservados, como textos e imágenes de monjes. ?
La diferencia entre documentos en papel y documentos electrónicos
1. ¿Cuál es la diferencia entre soportes de registro?
Los archivos en papel se escriben, copian y producen a mano utilizando lápiz, papel y otros medios, y su soporte de registro es el papel. Los archivos en papel existen en formas concretas que las personas pueden leer y utilizar directamente. La grabación, producción, procesamiento, lectura y transmisión de archivos electrónicos se basan en computadoras electrónicas y otros equipos, redes y software relacionado, y existen en forma abstracta de códigos digitales binarios en soportes como discos ópticos y discos duros. Sólo con la ayuda de las computadoras se pueden convertir y restaurar los códigos digitales en palabras e imágenes, y la gente puede consultarlos. ?
2. ¿Cuál es la diferencia en la capacidad de almacenamiento?
Los archivos de papel tradicionales toman como ejemplo el papel A4 que se utiliza actualmente. El área del papel es de 29,8 cm x 21 cm y el área de almacenamiento efectiva es pequeña. En cuanto al espacio de almacenamiento de archivos electrónicos, tomemos como ejemplo los CD que se utilizan habitualmente en la vida diaria y en el trabajo. La capacidad de almacenamiento de un CD puede alcanzar los 400 MB ~ 600 MB, que pueden almacenar 350.000 piezas de información de texto en papel de impresión A4 o 654,38 millones de páginas de información gráfica, lo que equivale a comprimir y almacenar un archivador completo en un CD. ?
3. ¿Cuál es la diferencia en durabilidad?
La celulosa es el material principal del papel y tiene una gran durabilidad. Siempre que se puedan eliminar de manera efectiva condiciones ambientales como las altas temperaturas y la humedad, la vida útil de los archivos en papel se puede extender a cientos de años o incluso más. Con la innovación de la ciencia y la tecnología, en los últimos años se ha desarrollado papel de archivo especial para garantizar la durabilidad del almacenamiento del papel. Generalmente, los soportes de archivos electrónicos son en su mayoría discos ópticos y discos duros, que tienen altos requisitos en cuanto a condiciones ambientales como temperatura y humedad, antimagnéticos, antivandalismo y antivirus, y su vida útil es generalmente de 20 años. El soporte es frágil e inestable, lo que sin duda entra en conflicto con el papel de los archivos. ?
4. ¿Cuál es la diferencia entre modificabilidad?
El texto en los archivos en papel tiene las características de la escritura personal, la diferencia entre tinta antigua y nueva, y no es fácil de alterar o falsificar. Podemos satisfacer las necesidades de diferentes usuarios de documentos proporcionando documentos originales, copias o reproducciones de documentos, o productos procesados de información documental. En cuanto a la inseguridad de los archivos electrónicos y el disfrute de los recursos, podemos utilizar las funciones de limitación de lectura, antiborrado, anticopia y antidestrucción de la computadora para proporcionar a los usuarios copias de archivos, como discos, CD, etc. . ?
5. ¿Cuál es la diferencia entre unicidad de información?
Los documentos en papel son únicos y originales. Los archivos en papel pueden servir como prueba. La gente suele juzgar su originalidad analizando fuentes, impresiones e incluso materiales escritos a mano y en papel. En comparación con los archivos en papel, la originalidad de los archivos electrónicos no es fácil de juzgar y confirmar, y no existe ningún "estado original" en absoluto. Su estado cuando se genera es exactamente el mismo que cuando se envía y recibe, y se disfruta de la información.