El proceso por el cual la información circula dentro de la organización a lo largo de ciertos eslabones de las actividades organizacionales (departamentos, cargos, cargos y sus afiliaciones o relaciones paralelas). Sus formas de comunicación se pueden dividir en dos tipos, a saber, comunicación horizontal y comunicación vertical. En términos generales, la comunicación horizontal es bidireccional y los canales de interacción son fluidos; la comunicación vertical tiene la naturaleza de un flujo unidireccional. Por tanto, según el flujo de información, la comunicación vertical se puede dividir en comunicación descendente y comunicación ascendente.
1. Comunicación descendente
La información sobre los objetivos, tareas, principios y políticas de la organización se comunica e implementa de arriba a abajo. En lo que respecta a las organizaciones empresariales, el académico japonés Kawaura Yasunari cree que la comunicación descendente más común en las organizaciones empresariales incluye principalmente cinco aspectos: (1) Descripción o explicación de las tareas y contenidos del trabajo (2) Organización Información sobre los derechos y obligaciones de; miembros; (3) Información sobre las responsabilidades y autoridades de los departamentos y puestos y sus interrelaciones; (4) Información sobre la evaluación y recompensas y castigos de los subordinados por parte del jefe de la unidad de trabajo; , filosofía y rol social hacia abajo O las funciones de la información aportada incluyen permitir que los miembros de la organización se adapten al entorno organizacional, comprendan el contenido del trabajo y se familiaricen con ellos mismos.
2. Comunicación ascendente
Actividades de transmisión de información en las que los departamentos subordinados reportan a los departamentos superiores o los subordinados reportan a los superiores y presentan sugerencias, deseos y requisitos. Este proceso es muy importante y tiene tres significados: primero, la comunicación de enlace ascendente es un canal importante para que el departamento central de comando y gestión obtenga retroalimentación de información. A través de este canal, los comandantes y gerentes pueden comprender la implementación de las metas o tareas organizacionales en la primera línea y modificar las decisiones establecidas en consecuencia para hacerlas más realistas. En segundo lugar, los departamentos de base o el personal de primera línea son las ventanas de la organización y, a menudo, tienen información de primera mano sobre los cambios en el entorno externo. Esta nueva información puede reflejarse y convertirse en una base importante para que la organización tome nuevas decisiones de emergencia. En tercer lugar, la comunicación ascendente es un canal importante para captar el estado mental de los miembros de la organización. Los comandantes y gerentes pueden tomar medidas oportunas basadas en la situación que se refleja a continuación para ajustar el estado de ánimo y la moral de los miembros al estado ideal que necesita la organización.
3. Comunicación horizontal
El propósito del intercambio de información y materiales entre miembros de departamentos del mismo nivel en la organización es la coordinación y cooperación mutua. En la comunicación horizontal, no existe relación entre las dos partes, y la consulta y el contacto equitativos son las principales formas de comunicación. Que la comunicación horizontal esté activa o no es de gran importancia para la organización. En una organización la comunicación horizontal debe estar garantizada por sistemas.
(B) Canales de comunicación informales dentro de la organización
Canales de difusión de información fuera de las relaciones institucionales organizacionales. Hay dos formas principales de comunicación a través de canales informales: primero, la comunicación interpersonal dentro de la organización (charlas entre miembros de la organización después del trabajo, diversos contactos privados dentro y fuera de la unidad, etc.), segundo, la comunicación informal en grupos pequeños (grupos de interés, espontánea); grupos de innovación, etc.)
Características del canal de comunicación informal: (1) Amplio intercambio de información (2) Igualdad de comunicación bidireccional (3) Comunicación de intenciones y Hay muchos elementos para la comunicación emocional; .
(3) Formas de medios de comunicación dentro de la organización
1. Documentos, informes, cartas, etc. redactados en forma escrita.
2. Una forma de comunicación en la que varios individuos se reúnen en el mismo lugar para discutir.
3. Los departamentos y puestos de las organizaciones modernas suelen estar conectados a través de sistemas telefónicos.
4. Medios públicos internos de la organización, como periódicos internos y sistemas de circuito cerrado de televisión de algunas grandes empresas.
5. Sistema de comunicación informática.
Existen muchos medios utilizados para la comunicación organizacional, como el télex, la fotocopia, etc. El proceso de interacción de información entre una organización y el entorno externo incluye entrada y salida de información.
(1) Actividades de entrada de información de la organización
La entrada de información es una actividad en la que la organización recopila y procesa ampliamente información del exterior para la gestión de objetivos y la toma de decisiones de emergencia ambiental.
(2) Actividades de producción de información de la organización
Cualquier actividad relacionada con el mundo exterior y sus resultados tienen la naturaleza de producción de información. Es principalmente una actividad publicitaria planificada, organizada y decidida. Los principales tipos son:
1. Organizar diversas actividades publicitarias para establecer y mantener una relación armoniosa con su entorno social.
2. La publicidad es una actividad publicitaria a gran escala que se lleva a cabo de forma paga utilizando diversos medios. También es un método ampliamente utilizado de producción de información por parte de organizaciones sociales, especialmente organizaciones corporativas.
3. Promoción sistemática de la imagen corporativa. (CIS) Una actividad en la que las organizaciones corporativas utilizan un sistema de símbolos unificado para dar forma, mantener o actualizar la imagen corporativa. En el proceso de comunicación existen diferencias entre comunicación interna y comunicación externa, las cuales se reflejan específicamente en:
1. La formalidad de los canales de comunicación
La comunicación interna incluye canales formales y canales informales. , mientras que la comunicación externa utiliza canales más formales. Los canales de comunicación formal dentro de la organización incluyen la comunicación vertical (incluidas las ascendentes y descendentes) y la comunicación horizontal, mientras que la comunicación horizontal se utiliza más comúnmente como método de comunicación formal fuera de la organización. La comunicación a través de canales formales refleja las características de los miembros de la organización como "organizadores", y la comunicación a través de canales informales refleja sus características como "seres sociales". Cabe señalar que con el desarrollo de la tecnología informática, tanto la comunicación externa como la interna dependen cada vez más de la tecnología de red. Las redes se dividen en intranets e Internet. La intranet realiza principalmente la comunicación dentro de la organización, mientras que Internet realiza principalmente la comunicación fuera de la organización.
2. Formas de comunicación
Las formas de comunicación dentro de la organización incluyen principalmente medios escritos, reuniones, teléfonos, medios públicos y sistemas informáticos de comunicación dentro de la organización, mientras que los medios masivos y la publicidad. principalmente Para uso fuera de la organización. Las principales formas incluyen relaciones públicas, publicidad y publicidad de la CEI. Específicamente, las formas de comunicación dentro de la organización son reuniones de personal, comunicaciones comerciales, revistas internas, manuales de trabajo, memorandos de trabajo, nóminas, circuito cerrado de televisión, anuncios, sistemas de tablones de anuncios, diapositivas, DVD y películas, mientras que las formas de comunicación fuera la organización Son: publicidad, informes anuales, servicios públicos, campañas en los medios (con todas sus relaciones públicas), proyectos comunitarios, proyectos de lobby y asuntos públicos diversos. ③
Cabe señalar que existe otra forma importante de comunicación fuera de la organización, es decir, la comunicación entre organizaciones. La comunicación entre organizaciones también debe analizarse en detalle. Si existe una relación sistemática entre esta organización y aquella organización, como el intercambio de información entre agencias de seguridad pública en el manejo de casos, esto sin duda pertenece a la comunicación organizacional. De hecho, esto debería considerarse como comunicación horizontal dentro de un sistema organizacional más amplio. Si no existe una relación sistemática entre organizaciones, como actividades económicas e intercambio de información entre empresas independientes, no se trata de comunicación intraorganizacional y no pertenece a la comunicación organizacional. Desde la perspectiva de la personalidad jurídica, esta organización independiente es una "persona virtual", es decir, una persona jurídica o una persona cuasi jurídica. El intercambio de información entre ellos parece ser similar al intercambio de información entre personas y puede compararse con la comunicación interpersonal. ④No se puede ignorar la importancia de esta comunicación. Si no se maneja adecuadamente, afectará el normal funcionamiento de la organización. Este comportamiento fue visto por muchos como un ataque del Southern Metropolis Daily al Guangzhou Daily, que afectó la relación entre Nanfang Daily y Guangzhou Daily. Otra relación importante entre organizaciones es la relación entre diferentes organizaciones y el gobierno. "Guanxi" es muy importante para las empresas chinas. En primer lugar, se trata de la relación con el gobierno. ¿Aunque nuestro gobierno está debilitando gradualmente su intervención en las empresas? Pero no se puede ignorar la influencia del gobierno sobre las empresas. ⑤
También existe una forma sutil de comunicación extraorganizacional, es decir, comunicación extraorganizacional inconsciente. En términos generales, cualquier actividad y sus resultados relacionados con el exterior de la organización tienen la naturaleza de producción de información, especialmente las actividades de producción de información extendidas fuera de la organización, como los productos producidos y vendidos por la empresa, la imagen, la perspectiva mental de los empleados y incluso los edificios de la empresa, etc., todos contienen y generan información valiosa. ⑥
3. Objetivos de la Función de Comunicación
El objetivo principal de la comunicación dentro de la organización es lograr la integración de los miembros y la convergencia de valores. La integración organizacional significa que los miembros de la organización forman una identidad colectiva y crean valor unificado, para darse cuenta de cómo trabajar juntos de manera más efectiva.
Algunos académicos llaman a esta función asimilación intraorganizacional, es decir, el proceso en el que los miembros aprenden las reglas, patrones y expectativas de una determinada cultura y se convierten en miembros de esa cultura durante un período de tiempo. Por ejemplo, la cultura corporativa es un medio para lograr este valor unificado. ⑦ También logra un consenso entre sus miembros a través de una serie de actividades. Por ejemplo, muchas empresas realizan alguna capacitación antes de que los nuevos empleados asuman sus puestos o periódicamente, a través de capacitación militar y capacitación en trabajo en equipo, el objetivo principal de la comunicación fuera de la organización es; adaptarse al medio ambiente. Es decir, una organización se comunica con el mundo exterior para lograr sus objetivos laborales, lo que la ayuda a responder rápidamente a las reacciones de los clientes y las acciones de la competencia. Para lograr sus objetivos organizacionales, debe estar en armonía con el entorno social. Específicamente, esta adaptación se divide en coordinar relaciones entre organizaciones, crear y mantener la imagen organizacional y brindar servicios a los clientes. (8) En concreto, las funciones de la comunicación extraorganizacional incluyen: promover las ventas de productos publicitarios sociales, moldear una buena imagen organizacional, influir en la opinión pública de la organización, informar cambios en las organizaciones sociales, etc. Las funciones de comunicación dentro de la organización incluyen: coordinación interna, seguridad organizacional, cambio y desarrollo organizacional, moral y satisfacción de los empleados, compensación y beneficios internos.
4. Organización de comunicación
El departamento que implementa la comunicación externa de la organización se divide en departamento de entrada de información y departamento de salida de información. La entrada de información incluye el departamento de marketing, la oficina de investigación, el departamento de planificación o el departamento de marketing de la empresa, o expertos externos, agencias de consultoría e institutos de investigación científica para realizar estudios de viabilidad. El Departamento de Relaciones Públicas y el Departamento de Publicidad se dedican a actividades de producción de información. Sin embargo, el sindicato de trabajadores, el departamento de personal y otros departamentos de la empresa son los departamentos que implementan la comunicación dentro de la organización.
5. Ámbito de la comunicación
No cabe duda de que la comunicación fuera de la organización tiene un amplio abanico de contactos porque trata con toda la sociedad. Con el desarrollo de la sociedad y el aumento de la comunicación entre diversas organizaciones y el mundo exterior, la comunicación extraorganizacional está desempeñando un papel cada vez más importante. Existe una tendencia creciente en la importancia de la comunicación fuera de la organización.
6. Habilidades comunicativas
Las formas de comunicación organizacional se pueden dividir en comunicación descendente, comunicación ascendente y comunicación horizontal. La comunicación descendente es el proceso de arriba hacia abajo de transmitir e implementar información sobre los objetivos, la misión, los principios y las políticas de una organización. Es una actividad de comunicación centrada en la orientación, la educación, la persuasión y el adoctrinamiento. La comunicación ascendente es una actividad de transmisión de información en la que los departamentos subordinados o los subordinados informan situaciones a los superiores y presentan sugerencias, deseos y requisitos. La comunicación horizontal se refiere a las actividades de comunicación mutua e intercambio de información entre departamentos o miembros del mismo nivel en una organización con el propósito de coordinación y cooperación. En este momento, no existe afiliación entre las dos partes, y la consulta y el contacto equitativos son las principales formas de comunicación. 9Debido a los diferentes objetivos, las habilidades comunicativas de la comunicación interna y la comunicación externa son bastante diferentes. Si bien estos tres modos de comunicación se pueden utilizar tanto dentro como fuera de una organización, se utiliza una forma de comunicación más informal. Por ejemplo, en la comunicación interpersonal, cada palabra y acción pueden lograr buenos efectos de comunicación dentro de la organización, y a menudo se refleja el encanto de los fundadores o directores ejecutivos de muchas empresas. También hay conversaciones entre los miembros después del trabajo, varios intercambios privados dentro y fuera de la unidad y varios grupos de innovación espontánea, grupos de interés y hermandades de mujeres. La comunicación eficaz dentro de una organización depende de la capacidad de los miembros para escuchar, explicar, cuestionar y dar retroalimentación. ⑩En comparación con la comunicación dentro de la organización, dado que la relación entre una organización y las organizaciones externas es mayoritariamente paralela, la comunicación externa es más horizontal y las habilidades de comunicación son mucho más formales. Por lo tanto, la comunicación externa a menudo requiere la formulación de planes prácticos de relaciones públicas, incluyendo a quién publicitar, cómo publicitar, quién es responsable de la publicidad, organización del tiempo, gastos de relaciones públicas, etc.
7. Contenido de la comunicación
A grandes rasgos, cualquier actividad y su estructura relacionada con el mundo exterior tienen la naturaleza de salida de información, pero lo que llamamos comunicación externa generalmente se refiere a la organización con propósito. y actividades planificadas de producción de información, es decir, actividades de promoción organizacional. La comunicación externa de la organización incluye principalmente relaciones públicas y promoción en los medios, incluida la publicidad o promoción corporativa, promover la imagen pública de la organización, ayudar al público a comprender la empresa y sus productos, relaciones públicas en los medios, relaciones públicas gubernamentales y cómo atraer inversores en el mercado de valores.
Aunque los dos son muy diferentes. En el funcionamiento normal de una organización existe una estrecha relación entre ambos, que se refleja en:
1. Los dos tipos de comunicación se promueven mutuamente.
No es difícil entender que la comunicación interna y la comunicación externa se potencian mutuamente.
Si la comunicación externa de una organización es armoniosa, ciertamente promoverá las relaciones y la comunicación entre sus miembros. De manera similar, una comunicación interna fluida dentro de una organización también facilitará su comunicación externa. La imagen de unidad y progreso dentro de la propia organización da la impresión al mundo exterior y también es la imagen difundida de la organización. Hay muchos ejemplos de este tipo en la diplomacia de Estado a Estado. Por ejemplo: comunicación fuera de la organización (como publicidad, relaciones públicas). La buena comunicación interna es una economía difícil que favorece la unidad y la cooperación de los miembros dentro de la organización y la realización de los objetivos de comunicación externa de la organización. No hay duda de que una comunicación interna fluida dentro de una organización también fortalece la unidad y la cooperación dentro de la organización, deja una buena impresión en el mundo exterior y también favorece la comunicación fuera de la organización. Basándonos en nuestra experiencia de vida, no es difícil entender esta relación.
2. También se restringen entre sí.
La comunicación interna y la comunicación externa no siempre se promueven o restringen entre sí. En 2003, afectados por el incidente de Kelly, el presidente de la BBC, Davis, el director general Dai Kexiang y el reportero de la BBC, Andrew Gilligan, dimitieron. ¿Y provocó que los empleados de la BBC se manifestaran en Londres el día 29? ¿El Diario del Pueblo en línea? . Algunos ejemplos comunes de diplomacia de Estado a Estado son que las rupturas en las negociaciones diplomáticas entre dos países a menudo conducen a manifestaciones internas e incluso al caos interno. Los conflictos civiles en un país o región también atraerán la atención de la comunidad internacional externa, que a menudo toma medidas como la mediación internacional. Si la comunicación interna no existe o se hace mal, afectará la imagen de la organización en la comunicación externa, como la difusión de rumores. Según la fórmula del rumor del psicólogo estadounidense G.W Allport, el volumen de circulación del rumor R es proporcional al producto de la importancia del problema I y la ambigüedad de la evidencia a, "es decir, R = i × a. La aparición de un rumor está relacionada con "La suma de la importancia de los eventos involucrados en el rumor". Está relacionado con la ambigüedad. Es decir, cuanto más importante e incierto es el evento, más fuerte es el rumor. Por supuesto, cuanto más ambigua es la comunicación dentro de la organización, más La verdad del evento será ambigua, acelerando así la difusión de rumores y afectando todo el entorno externo. p>
La comunicación interna y la comunicación externa no solo se restringen entre sí, no se manejan adecuadamente e incluso entran en conflicto, hay conflictos de comunicación en el interior. y fuera de la organización también pueden manifestarse como conflictos entre las personas involucradas en estos dos tipos de comunicación, como conflictos de intereses entre el departamento de publicidad y el departamento de personal. Además, los recursos humanos, materiales y financieros de una organización son ciertos. Si una organización presta demasiada atención a la comunicación interna, afectará la comunicación externa. Por el contrario, la atención excesiva a la relación entre la organización y la sociedad también afectará el funcionamiento normal de la comunicación dentro de la organización. Los campeones de la publicidad, como Confucius Banquet. en 1995 y 1996, Qin Chi en 1997 y Aido VCD en 1998 finalmente quedaron eclipsadas. Aunque hay muchas razones para el declive de una empresa, no se puede ignorar una razón importante: estas empresas estándar invierten demasiado. de sus limitados recursos financieros en comunicaciones externas como publicidad y relaciones públicas corporativas, lo que afecta las operaciones internas de la empresa y hace que las comunicaciones internas sean imposibles.
Cabe señalar que, aunque los gobiernos en absoluto. Los niveles son una organización, ciertamente necesitan organizar la comunicación, pero este es un tipo especial de comunicación organizacional: la comunicación gubernamental no es una comunicación organizacional real, sino un tipo especial de comunicación que se diferencia de la comunicación empresarial general por su naturaleza. del tema, la exclusividad de la información, la pasividad de los medios, la no selectividad de la audiencia y la enorme influencia la diferencian de otras organizaciones.
La comunicación es la sangre del funcionamiento normal de una organización. funcionamiento Es difícil imaginar una organización sin comunicación Asimismo, no se puede ignorar la distinción y conexión entre comunicación interna y externa en la comunicación organizacional. Sin embargo, la distinción y conexión entre comunicación interna y comunicación externa son particularmente insuficientes en monografías y artículos sobre. comunicación organizacional.El funcionamiento normal de la organización es inseparable del desarrollo coordinado entre los dos. Sólo reconociendo esto podemos garantizar de manera efectiva el flujo fluido de la información organizacional y garantizar el trabajo normal de la organización.