Si bien existen varios tipos y formas de planificación, los pasos que se siguen en la planificación científica son universales. Los gerentes pueden seguir los siguientes pasos al preparar varios planes. Incluso cuando se hacen algunos planes simples, todo el proceso de planificación debe concebirse de acuerdo con las siguientes ideas completas.
Medición de oportunidades
Primero, los gerentes analizan el entorno en busca de oportunidades para determinar la probabilidad de éxito. Lo que los gerentes deben considerar incluye: los resultados esperados de la organización, los problemas existentes, las oportunidades de éxito, los recursos y capacidades necesarios para aprovechar estas oportunidades, sus propias fortalezas, debilidades y posición. Por ejemplo, el desempeño operativo de una empresa disminuyó principalmente porque la competencia en el mercado era demasiado feroz y la oferta superaba a la demanda. La ventaja de la empresa era que estaba por delante de sus competidores en tecnología y gestión de producción; Por lo tanto, la oportunidad de la empresa podría ser ampliar las ventas y obtener una ventaja competitiva al seguir reduciendo costos y precios. El trabajo de evaluar oportunidades es hacer juicios realistas basados en circunstancias reales y posibles oportunidades. Este ejercicio no fue exactamente un proceso de planificación formal. Debe completarse antes de que comience el proceso de planificación, pero es el verdadero punto de partida de todo el esfuerzo de planificación.
Determinar objetivos
Antes de viajar, las personas deben aclarar sus objetivos. El primer paso en la planificación es establecer metas para todo el plan, es decir, los resultados esperados del plan. Además, también es necesario determinar qué se debe hacer para lograr este resultado, dónde enfocarse y cómo utilizar la red de formas de planificación, como estrategias, procedimientos, regulaciones y presupuestos, para completar las tareas de planificación.
La selección de objetivos es el centro del trabajo de planificación. Es difícil imaginar que un plan exitoso se desvíe de los objetivos seleccionados. Al establecer metas, primero debemos prestar atención al valor de las metas. Las metas establecidas en el plan deben tener un valor claro y ser consistentes con las metas generales de la organización. Este es un requisito básico para las metas del plan. En segundo lugar, preste atención al contenido de los objetivos y su prioridad.
En un momento determinado y bajo ciertas condiciones, la importancia de varios objetivos existentes puede ser diferente. Las prioridades de diferentes objetivos conducirán a diferentes contenidos de acción y prioridades de asignación de recursos. Por lo tanto, en el proceso de selección de objetivos, es importante determinar adecuadamente qué resultados se deben lograr primero, es decir, cuáles son los objetivos prioritarios.
Por último, las metas deben tener indicadores de medición claros y no pueden ser vagas. A los efectos de la medición y el control, las metas deben ser lo más cuantitativas posible. Algunas empresas industriales y comerciales utilizan lemas como "progresos revolucionarios en el trabajo" y "el trabajo debe alcanzar un nuevo nivel". Como resultado, estos objetivos ambiguos a menudo se convierten en una hoja de parra para el fracaso. Las metas son jerárquicas Las metas generales de la organización deben indicar la dirección de todos los planes dentro de la organización, y estos planes deben estipular algunas metas departamentales, que a su vez controlan las metas de sus departamentos subordinados, y así sucesivamente, de modo que todos los planes de. toda la organización Todos están controlados dentro del sistema general de objetivos de la empresa.
Determinar los requisitos previos
Esta es una parte importante de la planificación. La selección de objetivos es determinar los resultados esperados del plan, y la premisa es determinar el entorno futuro en el que se ubicarán todas las actividades planificadas. La planificación es una "simulación de escenario" de condiciones futuras. Este paso de la planificación consiste en determinar el estado y el entorno de este "escenario". Qué tan cerca pueda estar esta "simulación de escenario" de la realidad depende de qué tan cerca esté la predicción de su entorno y estado de la realidad futura, y también depende de la calidad de este paso de planificación. Las personas nunca pueden predecir al 100% el entorno futuro. Sólo pueden predecir el entorno futuro involucrado en la planificación mediante el análisis racional de los hechos existentes. El contenido del entorno futuro es diverso y complejo, y es imposible e innecesario que los directivos predigan cada aspecto y vínculo del mismo. Las organizaciones a menudo pueden satisfacer las necesidades anticipando los factores principales que tendrán un impacto significativo en el contenido del plan. En términos generales, es crucial predecir los siguientes factores ambientales:
1. Entorno socioeconómico macroeconómico, incluido su entorno general y aquellos factores ambientales estrechamente relacionados con el contenido de la planificación.
2. Políticas gubernamentales, incluidas políticas gubernamentales en materia fiscal, precios, crédito, energía, importación y exportación, tecnología, educación, etc., que estén estrechamente relacionadas con el contenido del plan.
3. El mercado al que se enfrenta la organización, incluidos los cambios en el entorno del mercado, proveedores, mayoristas, minoristas y consumidores.
4. Los competidores de la organización, incluidos los competidores nacionales y extranjeros, los competidores potenciales, etc.
5. Recursos organizacionales, incluidos varios recursos externos necesarios para completar los objetivos del plan futuro, como fondos, materias primas, equipos, personal, tecnología, gestión, etc. Algunos de estos factores ambientales son controlables y otros son incontrolables. En términos generales, cuanto más incontrolable es un factor, más difícil es predecirlo. Al mismo tiempo, la predicción de los factores ambientales antes mencionados también debe seguir el principio de "importancia", es decir, se debe dar la mayor importancia a aquellos factores que están más estrechamente relacionados con la planificación y el trabajo.
Identificar alternativas
Casi cada actividad tiene un "camino diferente". Los llamados caminos diferentes son caminos diferentes, soluciones y métodos diferentes. Entonces, el siguiente paso en la planificación es encontrar una solución. Para explorar diversas soluciones de alta calidad, debemos intercambiar ideas, desarrollar ideas e innovar audazmente, pero también es importante realizar una selección preliminar y reducir el número de alternativas para concentrarnos en un análisis cuidadoso y un análisis de algunas de las más soluciones prometedoras.
Evaluar alternativas
Una vez determinadas las alternativas, se deben evaluar mediante investigación y análisis basados en los objetivos y requisitos previos del plan. Hay dos aspectos en la evaluación de alternativas: uno son los criterios de evaluación; el segundo es la importancia relativa de cada criterio, es decir, su peso. Obviamente, la calidad del trabajo de planificación preliminar afecta directamente la calidad de la evaluación del proyecto.
Elige un plan
Este es sin duda un paso clave en todo el proceso de planificación. El trabajo en este paso se basa completamente en el trabajo de los cuatro pasos anteriores. Para mantener la flexibilidad del plan, el resultado de la selección a menudo puede ser elegir dos o incluso más planes, decidir cuál adoptar primero y luego refinar y mejorar los planes restantes como planes de respaldo.
Desarrollar planes derivados
Una vez completada la selección, el trabajo de planificación no ha terminado. Se debe ayudar a todos los departamentos subordinados involucrados en el contenido de la planificación a formular planes derivados para respaldar el plan general. . Casi todos los planes maestros requieren el apoyo de planes derivados, y la finalización de los planes derivados es la base para la implementación del plan maestro.
El último paso en el desarrollo de un plan presupuestario es convertir el plan en un presupuesto y digitalizarlo. Esto tiene dos objetivos principales: en primer lugar, el plan debe implicar la asignación de recursos. Sólo después de la cuantificación se pueden resumir y equilibrar los diversos planes y asignar los recursos, en segundo lugar, el presupuesto se puede utilizar como estándar para medir si el plan se ha completado; Lo discutiremos en el próximo capítulo. Discutido en detalle en Controles.
Ejecución e inspección
Finalmente, el trabajo de planificación incluye implementar el plan y observar si el proceso de implementación del plan es normal. Para implementar el plan de acuerdo con sus requisitos, los gerentes deben tomar una serie de decisiones. La implementación del plan requiere la coordinación y cooperación de todos los miembros de la organización. La manera de lograr una coordinación eficaz es fomentar la participación en la planificación. El plan de implementación también requiere un cronograma y una segmentación para facilitar la implementación del plan.
Para implementar eficazmente el plan, también es necesario desarrollar cronogramas de seguimiento y mecanismos de control. Estos procedimientos y mecanismos de control pueden detectar desviaciones en las operaciones y ayudar a tomar acciones correctivas. En cada etapa de la planificación, los resultados reales deben compararse con el plan. Muchos proyectos y programas fracasan por falta de procedimientos de seguimiento eficaces.
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