Domina 3 enlaces y 20 detalles en la preparación de reuniones a gran escala.
Proceso: antes, durante y después de la reunión.
Preparación antes de la reunión.
1. Temas principales de la reunión: categoría, hora, lugar Agenda de la reunión: varios temas, nivel del reportero, duración, si habla el líder a cargo y si me involucra. Ámbito de participación: a qué piso abrir, si es necesario montar sucursales, si es necesario montar videoconferencias y conferencias telefónicas y si es necesario denunciar vehículos externos.
2. Aviso de reunión: debemos adherirnos al principio de describir procedimientos complejos de manera simple y tratar temas simples con precaución. Debemos preparar un borrador y presentarlo a los líderes para su revisión. Al emitir avisos, primero se puede emitir una notificación previa, como un aviso del grupo de trabajo de software ecológico, y se puede emitir un aviso formal a través de la intranet o el correo electrónico.
3. Preparación del lugar: establezca un buen enlace con el departamento integral, incluida la ubicación de la sala de reuniones, tarjetas de mesa, materiales para reuniones, depuración de equipos de comunicación, etc. Proceso: antes, durante y después de la reunión
Servicio durante la reunión.
1. Recordatorios telefónicos de altas y faltas de asistencia.
2. Servicio de té.
3. Distribuya materiales y cambie el contenido de la conferencia a pantalla grande.
4. Conservar fotografías e imágenes de la reunión.
Resumen tras la reunión.
1. Si es necesario retirar los documentos de la reunión.
2. Actas de reunión y actas de reunión.
3. Si se necesitan reportajes periodísticos.
4. Supervisión de los asuntos.
5.Resumir la experiencia.
¡Vale la pena recordarlo! Celebrar una reunión no puede considerarse una ventaja dentro del sistema, sino que puede utilizarse como un "trampolín". No se quede en el papel de "persona de herramientas" en la oficina, pero al menos debe asegurarse de ser minucioso y estar libre de errores.
Una lista completa de puntos clave para la celebración de una reunión.
1. Confirme el tipo de reunión, hora, lugar, alcance de participación y agenda.
2. Divida las responsabilidades según tareas específicas y asígnelas a las personas del grupo.
3. Solicite una sala de conferencias y organice tarjetas de mesa, micrófonos, té y otros asuntos.
4. Redactar y enviar una convocatoria de reunión preparatoria.
5. Desarrollar un formulario de inicio de sesión.
6. Reportar vehículos extranjeros y coordinar estacionamientos.
7. Preparar el plan de reunión.
8. Determinar si la reunión tiene contenido confidencial y mantenerlo confidencial.
9. Contactar con el departamento de publicidad y reportaje.
10. Redactar discursos y discursos presidenciales para líderes de todos los niveles.
11. Imprima los materiales de la reunión y los planos de asientos.
12. Informar al líder sobre los preparativos de la reunión.
13. Revisar asientos, tarjetas de mesa, micrófonos, pantallas grandes, etc. antes de la reunión.
14. Publicar un plano de asientos.
15. Regístrese en el lugar y oriente el pedido.
16. Contactar a aquellos que no han llegado a tiempo para confirmar si el personal de publicidad está en su lugar.
17. Después de que todos lleguen, notifique al líder de la reunión.
18. Servicios de conferencias, actas de reuniones y reciclaje de materiales de reuniones.
19. Borrador publicitario, actas de reuniones, firma de dirigentes.
20. Supervisión, inspección, análisis y revisión de los asuntos.