Lo más común que utilizan las secretarias es la etiqueta de comunicación. Entonces, ¿sabe qué tan estandarizada es la etiqueta de comunicación? A continuación, le presentaré información relevante sobre la etiqueta de comunicación de la secretaria.
Etiqueta de comunicación de la secretaria
(1) Elección del idioma y temas
En las interacciones externas, la elección del idioma es muy particular.
En actividades oficiales formales: es necesario utilizar el idioma nacional del país para reflejar la dignidad de la soberanía nacional.
En actividades comerciales no oficiales: Puede utilizar un idioma aceptado internacionalmente o un idioma que ambas partes entiendan, o proporcionar un traductor.
La elección de los temas no es sólo una cuestión de técnica y etiqueta, sino que en ocasiones puede convertirse incluso en una cuestión política, provocando disputas diplomáticas, así que ten cuidado.
Los siguientes temas, Qué se debe evitar:
①Temas políticos.
②Problemas de privacidad personal.
③Criticar a los demás
④Temas vulgares y obscenos.
(2) Actitud en la conversación
En el intercambio de divisas, siempre encontraremos que hay muchas diferencias en los puntos de vista y métodos de manejo de los problemas entre las dos partes.
La actitud conversacional se refleja en los siguientes aspectos:
①Sinceridad y franqueza.
②Sea claro y directo.
③Adhiérase a los principios.
(3) Voz y tono
En trabajos relacionados con el extranjero, las secretarias deben prestar especial atención al control de su propio volumen. Los chinos generalmente hablan más alto. Sin embargo, en la etiqueta internacional, se considera de buena educación hablar con voz moderada.
La llamada moderación se refiere al nivel que permite a los participantes escuchar con claridad sin afectar a otras personas. Este volumen es relativamente bajo para los chinos.
Además, el tono es muy importante:
Por un lado, el tono debe reflejar cortesía y utilizar palabras modestas y honoríficos.
Por otro lado; No importa cuán grande o pequeña sea la otra unidad, no importa cuán famoso seas, no debes ser humilde ni arrogante. No debes adular ni ceder, de modo que pierdas tu propia personalidad y carácter nacional.
(4) La cortesía del oyente
Como escucha, es relativamente pasivo.
Los oyentes deben aprender a obtener información útil de las conversaciones.
Como oyente, debes tener comunicación visual y respuesta verbal con el hablante.
5. Etiqueta de postura y comportamiento
1. Posturas correctas para estar de pie, sentado y caminar
Las posturas correctas de pie, sentado y caminar son otra etiqueta. es la realización de un comportamiento decente.
La clave para corregir la postura de pie es enderezar la cintura, tensar el abdomen, levantar el pecho y cerrar los glúteos, la cabeza debe estar erguida, con sensación de empujar hacia arriba, los ojos deben estar rectos; hacia adelante, y los brazos deben colgar naturalmente; las piernas deben estar juntas, los talones deben estar juntos y los dedos de los pies deben estar ligeramente hacia afuera.
Las piernas de los hombres se pueden abrir un poco más. No se pare contra una pared o el marco de una puerta, ya que esto fácilmente puede hacer que las personas se sientan indisciplinadas, perezosas o incluso inmodestas. Desde el punto de vista de la parte superior del cuerpo, la postura correcta para caminar debe ser básicamente tan recta como estar de pie, con el centro de gravedad ligeramente inclinado hacia adelante, los brazos balanceándose naturalmente, los ojos mirando hacia adelante y la cabeza debe estar recta. La longitud de la zancada se puede ajustar según la altura del individuo. Si eres más alto y tienes piernas más largas, tu zancada será más larga. Si eres más bajo, tu zancada será más corta. Además, la ropa también afecta la postura al caminar. Las mujeres usan faldas y es tabú caminar con los pies abiertos, encorvados y con el pecho.
En situaciones oficiales y relacionadas con el extranjero, su postura al sentarse debe ser correcta. La postura correcta al sentarse es:
Siéntate suave y firmemente, y no te relajes después de sentarte. Especialmente al sentarte en el sofá, no debes amontonarlos allí como si te estuvieras quitando los huesos; relaja los hombros y coloca las manos de forma natural sobre las piernas. También puedes doblar un brazo y colocarlo sobre el reposabrazos del sofá. tus palmas hacia abajo.
Las piernas de los hombres pueden estar separadas aproximadamente a una distancia de un puñetazo, mientras que las piernas de las mujeres deben mantenerse juntas y nunca sentarse con las piernas separadas, especialmente cuando usan faldas cortas, también puedes inclinar las piernas hacia un lado; , Cruza los pies y junta las rodillas.
En circunstancias normales, está bien cruzar las piernas, pero no puedes sacudirlas y mucho menos ponerte los zapatos en los dedos de los pies. En situaciones más graves, serán suficientes dos tercios de la superficie para sentarse de la silla. Si la otra parte es un invitado muy importante, al hablar con él, puede inclinarse ligeramente hacia adelante en lugar de apoyarse en el respaldo de la silla.
2. Uso de gestos
El uso apropiado de gestos puede ayudar a expresar los pensamientos, pero la frecuencia no debe ser demasiado alta y la amplitud no debe ser demasiado grande. En situaciones relacionadas con el extranjero, también depende de la persona con la que interactúas.
Los británicos son más reservados, sus modales son más tranquilos y sus gestos son más pequeños;
Los estadounidenses son en su mayoría extrovertidos y sus gestos son relativamente grandes.
Es importante señalar que algunos de nuestros gestos habituales es mejor no utilizarlos en situaciones relacionadas con el extranjero para evitar malentendidos o malas educación.
El gesto de señalar debe realizarse con la mano derecha, con los cuatro dedos juntos y el pulgar abierto de forma natural para señalar cosas o personas a lo lejos. Para señalar una línea de texto en un documento cercano, use su dedo índice derecho. Cuando trates con países árabes o indios, asegúrate de no usar tu mano izquierda para hacer estas cosas, porque piensan que la mano izquierda está sucia y usarla es una ofensa para los demás.
Al expresar victoria y éxito: Extienda el dedo índice y el dedo medio de la mano derecha hacia afuera para formar una letra inglesa "V" para expresar victoria. Al utilizar este gesto, asegúrese de mantener las palmas hacia afuera.
Cuando significa que las cosas van bien: A algunas personas les gusta hacer un círculo con el pulgar y el índice de la mano derecha, y extender los otros tres dedos para expresar "OK", y todo va bueno, esto se puede hacer en Estados Unidos; en Japón significa dinero; en Brasil, Sudamérica, significa muy obsceno.
Instrúyase a no utilizar el dedo índice o el pulgar derechos, ya que parecerá vulgar. Cuando hable con invitados extranjeros, si se trata de usted mismo, puede extender la mano derecha, juntar los dedos, orientar la palma hacia el cuerpo y presionarla suavemente en el pecho izquierdo. Esto es civilizado y muestra su yo interior. estima y confianza en uno mismo.
Por supuesto, el uso de los gestos también depende de la persona y la situación. El secretario debe encargarse él mismo del asunto y recordárselo al líder cuando sea necesario.
1) Extender el dedo índice para señalar a alguien se considera de mala educación en muchos países orientales, en los países occidentales se considera una señal de crítica y disgusto hacia la persona señalada. , es solo un punto. Dobla el dedo índice, que en mi país significa "9", y en Estados Unidos se convierte en una citación. Levantando el dedo índice, además de expresar "1" como es costumbre en nuestro país, los franceses lo utilizan para expresar "hacer preguntas", los birmanos lo utilizan para expresar "por favor", y los singapurenses lo utilizan para resaltar la importancia. En Australia significa "volver", un vaso de cerveza.
2) Extender el pulgar y levantarlo puede expresar elogios, o también puede significar "liderar" o "ser genial". Pero en Australia, esto tiene la connotación de una maldición maliciosa. Los italianos lo usan para expresar el número "cadáver", mientras que los británicos expresan que quieren hacer autostop.
3) Otros gestos: levantar dos dedos. formar una "V" En mi país significa "2", y en los países de habla inglesa significa "éxito" y "victoria" pero es un insulto levantar dos dedos con la palma hacia adentro y doblarlos; "El pulgar y el índice forman un círculo, con la palma hacia afuera, y luego levantan los otros tres dedos, es el gesto "OK", que significa aprobación en los Estados Unidos, "o" en Francia, correcto en la India". "no hay problema" en Tailandia, dinero en Japón y Corea del Sur, seducción de mujeres en Brasil y seducción de mujeres en Túnez. Significa estúpido e inútil. Además, los extranjeros no usan una mano para expresar números superiores a "5" y dentro "10", y por supuesto no entienden el significado que expresa una mano en nuestro país.
4 ) En muchos lugares la gente piensa que la mano izquierda es impura, por lo que hay que respetar la mano derecha. y valorado. No puedes usar tu mano izquierda para recibir regalos o recibir cosas, y no puedes comer con tu mano izquierda. Este es el caso en algunos países africanos.
5) Otras acciones: En mi país,. las personas mayores tocan la parte superior de la cabeza de un niño para mostrar afecto, pero en los países budistas esto no está permitido. A los árabes les gusta tocarse y olerse. Asentir significa acuerdo y sacudir la cabeza significa negación. En Albania, Bulgaria y Nepal, es todo lo contrario. Asentir significa negativo y sacudir la cabeza significa afirmación.
Los asentimientos japoneses no expresan acuerdo, sino sólo comprensión, mientras que los países árabes asienten sólo por cortesía.
Cruzar los brazos sobre el pecho se considera antiestético y sin sentido en muchas áreas, pero Fiji utiliza este gesto para expresar escucha y respeto por el hablante. Al saludar a un camarero de hotel, es de etiqueta que los españoles silben y que los africanos golpeen la mesa.
3. Expresiones adecuadas
En actividades relacionadas con el exterior, la actitud y expresión del personal de secretaría son extremadamente importantes. Se puede decir que el secretario es el representante de la imagen de la organización, y el nivel de gestión y la calidad del personal se reflejarán a través de la imagen del secretario.
En resumen, se dan principalmente las siguientes situaciones:
① Mirada oficial. En situaciones graves durante actividades oficiales, se debe mirar la frente de la otra persona por encima de los ojos.
②Mirada social. En situaciones sociales, debes mirar el área debajo de los ojos de la otra persona y arriba del mentón.
③Mirada íntima. Este tipo de mirada es adecuada entre familiares y amigos, o entre amantes, o entre marido y mujer, es decir, mirarse la parte superior del cuerpo.
Cuanto más seria sea la ocasión, menos probable será que tu mirada se desvíe y más estable debe ser.
Una persona sonriente hace que las personas se sientan amables y dignas de confianza, haciendo que las personas. Por lo tanto, las empresas extranjeras consideran que sonreír es una etiqueta importante para que los empleados reciban a los clientes.
No es fácil recibir a los invitados con una sonrisa. Esto requiere algo de entrenamiento o temple. Debes controlar tus malas emociones y no tratar a los invitados según tus propias preferencias.
4. Etiqueta en la cena
(1) Etiqueta en la bebida
La cerveza, el licor y el vino se pueden servir al mismo tiempo en la mesa del comedor chino, mientras En la mesa del comedor occidental sólo se sirve vino.
Una de las etiquetas de la comida china es ofrecer vino y comida a los invitados. Si los invitados beben más, el anfitrión sentirá que tiene cara.
La etiqueta en la comida occidental es compartir las comidas. El anfitrión y el invitado brindan entre sí, pero no se convencen mutuamente para beber. El anfitrión cree que la cantidad de vino que bebe un huésped es asunto del huésped y debe respetar su elección. Este punto refleja plenamente las diferencias entre las culturas china y occidental.
(2) Etiqueta de la comida china
La etiqueta de la comida china más importante es la etiqueta de usar los palillos.
Hay seis tabúes a los que se debe prestar atención:
El primer tabú es insertar palillos en el cuenco de arroz.
El segundo tabú es golpear; la vajilla con palillos;
El tercer tabú es chupar los palillos antes de recoger los platos
El cuarto tabú es utilizar tus propios palillos para recoger los platos para los invitados; ;
El quinto tabú es utilizar los palillos al recoger los platos.
El sexto tabú es comer verduras sin arroz.
Se recomienda que cuando entretenga a invitados extranjeros, no recoja comida para ellos, incluso si utiliza palillos para servir. Para mostrar una cortesía cálida y amigable, puede presentarles los métodos y sabores de varios platos y dejarles elegir.
La sopa de la comida china es muy picante, lo que es completamente diferente a la comida occidental. Después de servir la sopa, se debe recordar a los invitados extranjeros que presten atención a esto. No use la boca para enfriarlo ni use una cuchara para revolverlo de un lado a otro. Dejar enfriar un poco.
(3) Etiqueta de la comida occidental
En primer lugar, debe comprender los "principios 4M" de la comida occidental: Primero: Menú, menú exquisito; Segundo: Estado de ánimo, atmósfera encantadora; Tercero: Música, música conmovedora; cuarto: Modales, etiqueta elegante. Los banquetes al estilo occidental deben cumplir con estos "principios 4M" de principio a fin.
En segundo lugar, debemos centrarnos en comprender el cuarto principio, que es la "etiqueta elegante". Cada movimiento frente a la mesa del comedor occidental tiene estrictos estándares de etiqueta. Una breve introducción es la siguiente.
1) Entrar a la mesa: Al asistir a un banquete al estilo occidental, primero se debe saludar a la anfitriona y darle la mano, y luego dirigirse al anfitrión masculino. Esta es una costumbre occidental. Es de mala educación revertirla. el orden. A la derecha de la anfitriona está el invitado de honor masculino, y a la derecha del anfitrión masculino está la invitada de honor femenina. Cuando un invitado masculino está sentado y encuentra a una invitada femenina a su izquierda, debe sacar la silla para la invitada y esperar hasta que ella esté sentada antes de poder sentarse solo. La invitada femenina también debe expresar su gratitud en este momento. .
Todo en un banquete al estilo occidental está sujeto a las acciones de la anfitriona. Si la anfitriona se pone de pie para saludar a los invitados o hace un brindis, todos deben ponerse de pie y levantar sus copas para mostrar cortesía.
2) Servilleta: La servilleta es exclusiva de la comida occidental. Cuando extiendas tu servilleta después de sentarte o la guardes antes de levantarte de tu asiento, debes poner al anfitrión primero. Al brindar, pronunciar un discurso o levantarse temporalmente de la mesa, puedes colocar la servilleta sobre la silla. Al salir del banquete, debes doblar la servilleta toscamente y ponerla sobre la mesa para expresar que no quieres comer más. Durante la comida, puede utilizar una servilleta para limpiar suavemente las manchas de aceite y la suciedad de la boca y las manos. Las mujeres deben tener cuidado de no dejar que el lápiz labial manche la servilleta al limpiarse la boca. No utilice servilletas para limpiar platos y mesas.
Cómo utilizar las servilletas.
Como señal de comando. Una de las etiquetas de la comida occidental es obedecer los arreglos de la anfitriona. La señal para el comienzo del banquete es que la anfitriona toma la servilleta, y la señal para el final es que la anfitriona toma la servilleta y la moja. boca, y luego pone la servilleta sobre la mesa.
Se utiliza para proteger la ropa. Abre la servilleta, dóblala por la mitad y colócala en tu regazo para proteger tu ropa. No se puede enrollar alrededor del cuello ni meterlo en los botones de la ropa.
Las servilletas sólo pueden usarse para limpiarse la boca y las yemas de los dedos, pero no la cara y el cuello.
3) El uso de cuchillos y tenedores: El vajilla de la comida occidental son cuchillos, tenedores y cucharas. Sostenga un tenedor en su mano izquierda y un cuchillo o cuchara en su mano derecha.
No golpear los cubiertos con el cuchillo y el tenedor, y no hacer gestos con el cuchillo y el tenedor en la mano.
Las cucharas de café y té solo se pueden utilizar para revolver, pero no para contener café o té para beber. Los cuchillos y los tenedores son los utensilios más importantes de la comida occidental. Lo habitual es sujetar el tenedor con la mano izquierda y el cuchillo con la derecha. La forma europea de comer es: sostener la comida con el tenedor en la mano izquierda, presionar el dedo índice en el dorso del cuchillo con la mano derecha, usar el cuchillo para cortar la comida en trozos pequeños y luego usar el tenedor sostenido hacia adentro. Con la mano izquierda, bifurque los pequeños trozos de comida cortados y envíelos a su boca, luego corte un trozo pequeño. La forma americana de comer es ligeramente diferente, es decir, después de cortar la comida en trozos pequeños según el método anterior, coloque el cuchillo en diagonal sobre el plato, libere su mano derecha para sostener el tenedor y coloque los pequeños trozos de comida en incluso puede girar los dientes del tenedor hacia arriba para llevarse la comida a la boca. La comida se introduce en la boca y luego se sostiene el tenedor con la mano izquierda y el cuchillo con la mano derecha para cortar. y el ciclo se repite. No importa el método que utilices, debes cortar la comida en trozos y comerlos trozo a trozo. No puedes picar toda la comida del plato y luego comerla trozo a trozo con un tenedor. Si algún alimento se puede cortar con un tenedor, no necesariamente hace falta un cuchillo.
Si es necesario mover la comida del plato, utiliza un cuchillo para moverla. Si es necesario, puedes utilizar el cuchillo de tu mano izquierda para moverla. Los platos no se pueden girar para cambiar la orientación de las pilas de alimentos. Todos los alimentos deben comerse con tenedor y nunca con cuchillo. También usas un tenedor para comer fideos, pero debes usarlo para enrollarlos y llevártelos a la boca, no para recogerlos y comértelos. Después de su uso, los cubiertos como cuchillos y tenedores deben colocarse en el plato, no en el bol.
El orden de uso de cuchillos y tenedores es de afuera hacia adentro en el orden de servicio. Para comer un plato, use un par de cuchillos y tenedores. Después de su uso, coloque los cuchillos y tenedores uno al lado del otro. lado en el centro del plato, con el cuchillo y el tenedor en el lado derecho izquierdo, con el tenedor hacia arriba y el mango de la cuchara hacia usted, indica que la comida está terminada y el camarero retirará la vajilla cuando la vea. Si necesitas alejarte de la mesa por un rato, puedes colocar la cuchara en ángulo y colocar el cuchillo y el tenedor en forma transversal sobre el plato o colocarlo en forma de ocho en el borde del plato. El tenedor mira hacia afuera, esto significa que el camarero no vendrá a retirarlo antes de que termine de comer. Nunca coloques el cuchillo y el tenedor juntos en el plato, con la cabeza hacia la izquierda y la hoja hacia ti o hacia los demás. Esto es un tabú en la mesa del comedor occidental.
4) Comedor: Los platos de comida occidental se sirven por la izquierda y las bebidas por la derecha. En los grandes banquetes, los camareros suelen llevar los platos en grandes bandejas a los invitados, quienes luego se sirven ellos mismos la comida. Los invitados siempre deben coger un poco de cada plato y ponerlo en sus propios platos, e intentar no coger demasiadas sobras. El orden de servicio de la comida occidental es: pan, sopa, platos varios, postres, frutas, café o té negro. Los banquetes formales pueden ser más extensos.
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