Los procedimientos formales de revisión de expedientes incluyen lo siguiente: en primer lugar, el solicitante redacta un informe de revisión de expedientes, que establece el objeto, propósito, razón y perfil del solicitante; en segundo lugar, la unidad (departamento) de inspección del sello; Firmado por el responsable; finalmente revisado y aprobado por el departamento de archivos de personal. El departamento de archivos de personal revisará el informe de solicitud y lo aprobará si los motivos son suficientes y los procedimientos están completos.
Datos ampliados:
Contenidos básicos del sistema de custodia de archivos de personal
(1) Sistema de archivo de materiales
Requisitos de materiales de archivos recién formados Presentación oportuna, el procedimiento general para la presentación es: primero, identificar los materiales para ver si cumplen con los requisitos de presentación; segundo, determinar la ubicación específica para la presentación según la naturaleza y el contenido de los materiales; tercero, completar el nombre del; materiales y contenido relacionado en el catálogo; finalmente, para colocar material nuevo en el archivo.
(2) Sistema de inspección
La inspección y verificación es un medio importante para garantizar la integridad y seguridad de los archivos del personal. El contenido de la inspección es multifacético, incluida la inspección de los propios expedientes del personal, como comprobar si hay moho, hongos, infestaciones de insectos, etc. e inspección del entorno de almacenamiento de archivos de personal, como verificar si las puertas y ventanas del almacén están intactas y si existen otros errores de almacenamiento.
Por lo general, las inspecciones y verificaciones deben realizarse periódicamente. Sin embargo, también es necesario verificar en las siguientes circunstancias: después de una emergencia, como robo, pérdida, inundación, incendio, etc., después de que algunos archivos estén en duda, si no está seguro de si cierto material se ha perdido. Después de que se descubra algún daño, como moho en el material, infestación de insectos, etc.
(3)Sistema de transporte
El sistema de transmisión se trata de la transmisión y entrega de archivos. La transferencia de archivos generalmente se debe a transferencia de trabajo y otros motivos. Los procedimientos generales para la transferencia son: sacar los expedientes a transferir; anularlos en el libro mayor del expediente; llenar el "Aviso de Transferencia de Expedientes de Personal" y sellarlo según sea necesario;
La transmisión debe seguir el principio de confidencialidad. Generalmente, es una transmisión de tráfico confidencial y no puede realizarla usted mismo. Además, luego de recibir los documentos y verificar que sean correctos, la unidad receptora deberá firmar y sellar el recibo y devolverlo oportunamente.
(4) Mantener el sistema de confidencialidad
Los requisitos específicos son los siguientes: para empresas más grandes, generalmente es necesario designar a una persona dedicada para que sea responsable del almacenamiento de archivos, y debe estar disponible el equipo de archivo necesario. El almacén está equipado con los equipos necesarios de protección contra incendios y a prueba de humedad. Los almacenes y archivadores deben mantenerse limpios y no se permite almacenar artículos irrelevantes. Nadie podrá llevar expedientes personales a lugares públicos sin autorización. No se permite la entrada al almacén de personal irrelevante. Está estrictamente prohibido fumar. Cuando salgas, apaga las luces, cierra las ventanas y cierra las puertas.
(5) Sistema estadístico
El contenido de las estadísticas de expedientes de personal incluye principalmente los siguientes elementos: Número de expedientes de personal. Recopilar información complementaria de los expedientes del personal. Disposición de archivos. Almacenamiento de documentos. Utilización. Equipo en el almacén. Oficial de registros de personal.
Materiales de referencia:
Enciclopedia Baidu-Archivos de personal