Conozco una empresa con un buen software de gestión, como su OA, que tiene en cuenta características tanto comunes como individuales:
RuvarOA Enterprise Collaborative Office System Solution
Definición del menú de funciones: puede optar por mostrar solo los módulos de funciones que los usuarios necesitan en el árbol de funciones en el lado izquierdo de la página de inicio y ocultar los módulos no utilizados.
Definición de visualización del escritorio: define la información de visualización del escritorio, como anuncios, noticias, tareas pendientes, mis tareas, mis tareas asignadas, los documentos más recientes, mi agenda, mis correos electrónicos, mis reuniones y * * * registros compartidos.
Las columnas del escritorio se pueden seleccionar y arrastrar libremente. Definición de acceso directo: defina funciones comunes en la esquina superior derecha del escritorio, como inicio de procesos, escritura de correo electrónico, escritura de registros, etc.
1. Proceso de trabajo
Inicio del proceso: Seleccione el formulario de trabajo correspondiente (como solicitud de gastos, solicitud de compra, informe de solicitud, etc.), complete las columnas o el contenido de texto correspondientes. y luego enviar Continúe con la siguiente etapa de aprobación (procesamiento) o guárdelo en borrador.
Procesamiento de aprobación: todas las tareas que requieren que el usuario actual las maneje (o autorice) se muestran en la página de inicio del sistema o en la carpeta "Mis tareas pendientes". Cuando está activado, puede firmar las opiniones de procesamiento de aprobación en la ubicación designada y modificar el contenido de la orden de trabajo de acuerdo con los permisos. Las formas de firmar dictámenes incluyen: ingresar dictámenes escritos, llamar a términos comunes de aprobación, firma electrónica, llamar a firma manuscrita, estampar, etc.
Puedes volver al enlace anterior o directamente al patrocinador. Puede establecer directamente la finalización del trabajo pendiente y notificar a todos los gerentes sobre la finalización. Si la etapa actual no es la última, las presentaciones pasarán automáticamente a la siguiente etapa. Si el enlace actual es el último enlace y la situación real debe continuar fluyendo, puede agregar enlaces posteriores al flujo de trabajo y continuar enviando.
Seguimiento y recordatorio: Todo el trabajo realizado por el usuario actual se archiva automáticamente en la carpeta "Mis completados", lo que le permite ver intuitivamente la etapa de procesamiento actual de cada trabajo y puede informarlo a The El responsable del trabajo actual envía un recordatorio.
Programación de procesos: si el procesador actual no puede manejar un trabajo de aprobación debido a errores de configuración del proceso o por algún motivo, el trabajo se puede programar para otras personas.
Cerrar consulta: los usuarios pueden consultar los formularios de trabajo completados y el contenido de aprobación según el alcance de la autoridad.
Análisis estadístico: El sistema puede realizar estadísticas automáticamente sobre formularios similares por período de tiempo. Las estadísticas se limitan a información numérica (como solicitudes de gastos, formularios de reembolso, etc.). Formularios procesados.
2. Anuncios de noticias
2.1, gestión de anuncios
Publicar diversos avisos, anuncios, decisiones, novedades, etc. en el sistema. La revisión de anuncios admite la revisión de varios niveles.
Un anuncio puede impedir que determinadas personas lo vean. Haga clic en el título del anuncio para ver quién ha leído o no el anuncio.
Los anuncios que hayan caducado se clasificarán automáticamente como anuncios históricos.
2.2. Gestión de noticias
Implementa las funciones de gestión de comunicados de prensa y mantenimiento, y también puede especificar objetos de comunicados que no requieren revisión.
2.3. Configuración básica
Establece las categorías de anuncios, noticias y recordatorios de escritorio.
3. Correo electrónico
Como herramienta y medio importante para la transmisión y el intercambio de información, el sistema de correo electrónico satisface las necesidades de comunicación más básicas del sistema de automatización de oficinas. El módulo de correo electrónico de RuvarOA se puede usar en combinación con varios software de servidor de correo electrónico general, o se puede usar de forma independiente internamente, logrando una integración perfecta de los correos electrónicos internos y externos, y brindando procesamiento de correo electrónico fuera de línea, envío masivo, administración de múltiples buzones, recepción automática de correo electrónico, Varias funciones como clasificación y archivo.
RuvarOA le permite limitar el tamaño del espacio de su buzón personal, restringir el envío y recepción de correos electrónicos POP3 de algunas cuentas o monitorear el contenido del correo electrónico saliente de algunas cuentas a través de la administración en segundo plano.
4. Centro de documentación
Clasificación de archivos: según los requisitos de gestión de la empresa, se pueden establecer diferentes categorías de archivos para almacenar archivos relacionados. Se pueden establecer permisos estrictos para cargar, leer y eliminar archivos. Admite WORD, EXCEL, POWERPOINT, imágenes y otros formatos de archivo.
Carga de archivos: puede cargar un solo archivo y también admite copias en el disco duro de archivos por lotes, lo que hace que sea conveniente cargar los archivos masivos originales de la empresa. Acceso a archivos: los usuarios pueden leer o descargar archivos relacionados según sus propios permisos.
5. Superficie de trabajo
5.1, plan personal
Plan semanal: elabora un plan de trabajo semanal personal todos los días (los planes sin terminar de la semana pasada se reescribirán automáticamente en esta semana) y enviado al jefe del departamento para su revisión y publicación. El ejecutor del plan puede colocar cada plan en el estado "Completo" o "Incompleto" según el estado de finalización del plan e indicar los motivos de su finalización o falta de integridad. Finalmente, todos los planes se pueden colocar en el estado "Cerrado" y archivarse. .
Plan mensual: elabora un plan de trabajo mensual personal y el proceso de operación es el mismo que el plan semanal.
5.2.Plan del departamento
Plan semanal: Elaborar, publicar, implementar y consultar el plan de trabajo semanal del departamento. El proceso de operación es el mismo que el del plan semanal personal.
Plan mensual: Elaborar, publicar, implementar y consultar el plan de trabajo mensual del departamento. El proceso de operación es el mismo que el plan mensual personal.
6. Informe de trabajo
Los usuarios pueden completar informes de trabajo diarios, informes de trabajo semanales, informes de trabajo mensuales u otros tipos de informes y resúmenes de trabajo, y enviarlos a los líderes relevantes para su revisión. .
El jefe de departamento o el jefe de departamento pueden ver el contenido del informe del jefe de departamento.
7. Integración administrativa
7.1, votación
Al establecer temas, puede realizar votaciones en línea sobre temas que a la empresa le interesan o a los que presta atención. Cada tema puede limitar el alcance de los votantes, cada persona solo puede votar una vez y se admite la votación anónima. Ampliamente utilizado en encuestas de opinión, votaciones, elecciones y evaluaciones de personal.
7.2. Selección de empleados
Al seleccionar empleados típicos (como los destacados), puede limitar el número máximo de votos para cada tasador y ordenarlos automáticamente según los resultados.
7.3. Recordatorios importantes
Para algunos eventos importantes, puede configurar recordatorios automáticos del sistema, es decir, el contenido del recordatorio aparecerá automáticamente cada vez que inicie sesión en OA. Se puede recordar a más de una persona y la frecuencia de los recordatorios puede ser todos los días, ciertos días de la semana o ciertos días del mes.
7.4. Registro de fuera de la oficina
Registrar el estado de fuera de la oficina del empleado actual: tiempo fuera de la oficina, ubicación fuera de la oficina, fuera -motivo de ausencia de la oficina, hora de regreso, etc. , para mantenerse al tanto de las tendencias salientes de los empleados.
7.5. Lista de direcciones
Cree una libreta de direcciones interna (es decir, del usuario del sistema OA) y una libreta de direcciones pública * * * para que los usuarios la consulten.
8. Disposición de tareas
La disposición de tareas realiza la disposición y delegación de tareas diarias, la designación de líderes de tareas y la disposición unificada y disposición del trabajo de arriba a abajo, desde el principio. Total a los puntos.
Los supervisores pueden realizar un seguimiento e inspeccionar las tareas asignadas, lo que permite a los gerentes monitorear y gestionar de forma directa y precisa el progreso de las tareas.
9. Oficina personal
9.1. Horario personal: puede configurar horarios personales, notas y recordatorios automáticos de mensajes de texto.
9.2 Registro de trabajo: Registro personal, que se puede compartir con departamentos, superiores o todos los usuarios.
9.3 Libreta personal de direcciones: la información de la libreta personal de direcciones de los empleados se puede importar al sistema de correo electrónico empresarial RuvarOA.
9.4. Configuración personal: configuración básica de información personal, gestión de carga de estilo de firma, modificación de contraseña de inicio de sesión, aprobación de procesos y autorización de programación.
9.5. Carpeta personal: establezca un centro de documentos personal, cree categorías de documentos, admita la carga de varios archivos al mismo tiempo y admita el movimiento de archivos entre carpetas.
10. Cultura corporativa
10.1. Foro electrónico
Los usuarios pueden configurar de manera flexible el tipo de foro, el moderador del foro y el rango de usuarios del foro para lograr la comunicación interna de los empleados. Al mismo tiempo, se puede utilizar como función para las discusiones diarias en la oficina, mejorando enormemente la eficiencia de la comunicación interna.
Admite archivos de audio e imagen en formatos MP3 y AVI para cargarlos directamente y reproducirlos directamente durante la visualización.
10.2, Revista electrónica
Envío de revistas: los usuarios pueden enviar artículos a columnas relevantes de revistas y el sistema puede contar el número total de envíos de usuarios.
Revisión editorial: El editor de la revista revisa los manuscritos enviados en cada columna, selecciona los manuscritos para su publicación y puede rechazar los manuscritos no utilizados.
Lectura de revistas: Consultar, leer y publicar publicaciones electrónicas, admitiendo la búsqueda de texto completo.
10.3, Proceso de Crecimiento
Administre el proceso de crecimiento de la empresa y muéstrelo en el escritorio.
10.4, Lema Corporativo
Gestiona el lema corporativo y muéstralo en el escritorio.
10.5 Bienvenidos nuevos colegas
Describe brevemente la información de los nuevos colegas, puedes desplazarte en el escritorio.
10.6, Actividades culturales y deportivas
Los empleados pueden publicar libremente información sobre actividades problemáticas y mostrarla en el escritorio.
11. SMS
El envío, recepción y gestión de SMS admite el envío grupal. Se puede combinar con la función de gestión interna de RuvarOA para enviar automáticamente notificaciones pendientes, recordatorios, notificaciones de reuniones y recordatorios de programación. , etc.
12. Gestión del conocimiento
Cotejo de conocimientos: clasifique y organice el conocimiento relacionado con la empresa y envíelo para su revisión.
Revisión de conocimientos: revise los borradores de conocimientos enviados para verificar la exactitud y validez de los mismos.
Consulta de conocimientos: leer el conocimiento y comentarlo.
13. Gestión de reuniones
Incluyendo gestión de salas de reuniones, organización de reuniones, consulta de reuniones, consulta de personal y consulta de salas de reuniones, propuesta de reunión, actas de reuniones y otras funciones. A través de las funciones proporcionadas por el sistema, los usuarios pueden organizar reuniones de manera razonable, administrar de manera integral los registros de las reuniones y ver el estado de las reuniones, como la asistencia, las actas de las reuniones, etc.
14. Gestión de vehículos
Matriculación de vehículos: Establecer los correspondientes ficheros de vehículos y registrar detalladamente las compras y el estado de los mismos.
Gestión de vehículos: solicitud de vehículos, revisión, gestión de despacho de vehículos; registro de devolución de vehículos;
Gestión de Vehículos: Registra y gestiona el mantenimiento, incidencias y gastos de los vehículos.
Reportes estadísticos: Genera reportes de kilometraje y gastos correspondientes por departamento, tiempo y vehículo.
15. Gestión de suministros
Adquisición de materiales: los administradores de materiales pueden establecer valores de alarma de inventario para varios suministros de oficina a través del registro de compras, lo que facilita a los administradores de suministros de oficina realizar los recordatorios y consultas correspondientes. Ayuda a garantizar el inventario normal de suministros de oficina.
Gestión de recibos: Registra usuarios que necesitan material de oficina y completa automáticamente las deducciones de inventario.
Consultas estadísticas: Las consultas estadísticas correspondientes se pueden realizar a través de diferentes canales como departamentos, periodos horarios, destinatarios, etc.
16. Gestión de activos
Perfil de equipo: administre información detallada de los equipos de la empresa o departamento, y puede personalizar los campos.
Propósito del equipo: El equipo se puede recoger, devolver, transferir, mantener y limpiar.
Depreciación de equipos: Proporciona una variedad de métodos de cálculo de depreciación. Gestión de exportaciones: los archivos del dispositivo se pueden exportar como documentos WORD o EXCEL.
17. Gestión de la biblioteca
Almacenamiento de libros nuevos: registra libros y materiales recién adquiridos.
Mi préstamo: Al tomar prestado o devolver un libro, el sistema te recordará automáticamente que el tiempo de préstamo ha expirado.
Consulta de libros: Puedes consultar la información del libro por categoría, número y título.
Préstamos vencidos: vea todos los préstamos vencidos y envíe recordatorios por correo electrónico.
18. Gestión de contratos
Ingreso de contratos: ingrese y mantenga información diversa del contrato comercial firmado por la empresa. A cada contrato se le pueden adjuntar múltiples anexos y contratos complementarios relacionados.
Préstamo de contratos: Gestión de los procesos de solicitud, aprobación y consulta de préstamos de contratos.
Terminación de contrato: gestión de solicitud y aprobación de terminación de contrato durante la ejecución del contrato.
Consulta de contrato: Consulta información del contrato en función de diversas condiciones.
19. Gestión de licencias
Ingreso de licencia: ingrese la información de la licencia que debe administrarse por categoría, como el nombre de la licencia, la fecha de emisión, el período de validez, el titular y la espera de la autoridad otorgante. .
Consulta de licencia: Consulta información de licencia en función de diversas condiciones.
Configuración de recordatorio: puede configurar la fecha de recordatorio anticipado de la licencia según el período de validez o el tiempo de vencimiento de la licencia. Los recordatorios pueden ser diferentes para diferentes licencias.
20. Centro de informes
Plantillas de informes: defina categorías de informes, como estados financieros e informes de gestión, así como encabezados, pies de página, columnas de contenido y métodos de cálculo de informes de uso común; de diferentes categorías y otros proyectos.
Relleno de informes: complete el contenido del informe correspondiente. Una vez completado, puede elegir el lector designado para enviar.
Consulta de informe: vea los informes clasificados enviados según los permisos. Si se envía un nuevo informe, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico y mostrará un recordatorio en la interfaz. Los informes abiertos se pueden convertir a archivos EXCEL o imprimirse directamente.
21. Consultas comunes
RuvarOA proporciona algunas herramientas de consulta de información que pueden usarse en procesos de oficina, como calendario perpetuo, código de área de larga distancia, código postal, conversión de medidas, etc. . Los usuarios pueden agregar más herramientas de consulta.
22. Gestión backend
Gestión de la organización: Establezca departamentos corporativos, puestos, roles, grupos y permisos de grupo.
Gestión de cuentas: asigna y gestiona cuentas de inicio de sesión de usuarios, contraseñas, roles, grupos, restricciones de IP de inicio de sesión, etc.
Definición del formulario: el formato y el contenido del formulario de trabajo para la aprobación del proceso de diseño; admite formularios de varias páginas; puede establecer los permisos de accesibilidad del formulario;
Definición del proceso: Establezca el enlace de procesamiento predeterminado del formulario de trabajo y defínalo gráficamente.
El controlador de cada enlace de proceso puede especificar una persona específica, que puede ser un rol o puesto, o puede dejarse en blanco para que el autor elija;
Se pueden asignar múltiples controladores seleccionado Si se debe firmar en el enlace del proceso;
Admite flujo multidireccional y la dirección del flujo se puede configurar en selección automática según las condiciones o la selección del autor;
Cada enlace de proceso es asignó una hoja de trabajo Permisos de operación, como modificar campos designados, firmar opiniones en áreas designadas, dejar rastros de escritura a mano en el texto, modificar, permisos de escritura, etc.
Gestión de funciones: según las necesidades reales, bloquee los módulos de funciones no utilizados y agregue enlaces de funciones desarrollados por los usuarios.
Configuración del foro: configura las columnas y los administradores del foro.
Gestión del Centro de Documentación: Sincronice carpetas y nombres de archivos en el Centro de Documentación (entre el disco duro y la base de datos) y limpie carpetas y archivos basura.
Definición de escritorio: Predefine el formato de página de inicio predeterminado del usuario.
Cuatro. Plan de implementación del proyecto de automatización de oficinas de Luhua
Basado en las características de rendimiento de los productos de software RuvarOA, Guangzhou Luhua Technology ha formulado los pasos del plan de implementación del proyecto RuvarOA. Todo el método de implementación es altamente profesional, estandarizado y operable, y puede garantizar plenamente la calidad de las operaciones e implementación del cliente.
De acuerdo con las condiciones específicas de las diferentes unidades, el proceso y los pasos de implementación se ajustarán en consecuencia, y el ciclo de implementación suele ser de 7 a 12 días hábiles.