Palabras clave: profesionales del secretariado; calidad; nueva estructura
El tema de la "calidad del secretario" ha surgido con la ampliación del equipo de secretariado, pero la mayoría de ellos enfatizan "las habilidades profesionales que "Cómo afrontar un incidente concreto", ignorando en gran medida el carácter sistemático de la cualidad integral del secretario. En el contexto de la economía del conocimiento, las empresas e instituciones han planteado requisitos más estrictos para las secretarias.
En primer lugar, analice la demanda de secretarias por parte de la sociedad.
Según el análisis de la información sobre oferta y demanda aportado por el mercado de talentos en los últimos años, la demanda de la sociedad por talentos secretariales se puede dividir aproximadamente en cuatro categorías: una son las secretarias orientadas al servicio. Como personal de servicio en oficinas de empresas, oficinas de instituciones administrativas de base, secretarias en la vida diaria, etc. El segundo tipo son las secretarias transaccionales, como oficinistas, personal de relaciones públicas, administradores de archivos, etc. en empresas, empresas e instituciones administrativas de base. La tercera categoría son las secretarias literarias, como las redactoras de documentos en empresas, compañías e instituciones administrativas; cuarto La categoría son secretarias de dirección, como asistentes de dirección general, directores de departamento, directores de oficina, etc. Director de la oficina de agencias administrativas de base, etc.
Según el tamaño de sus responsabilidades, las secretarias se pueden dividir en los siguientes tres tipos: En primer lugar, secretarias junior, que brindan principalmente servicios como contestar llamadas telefónicas, enviar faxes y enviar y recibir cartas. Por ejemplo, las secretarias junior de una empresa deben incluir recepcionistas, telefonistas, asistentes de departamento, etc. Sus funciones son relativamente simples, su contenido técnico no es alto y sus salarios son relativamente bajos. El segundo tipo es una secretaria intermedia, capaz de escribir cartas generales. Redacción de informes y preparación de reuniones, etc. , en su mayoría graduados universitarios o universitarios. Por ejemplo, las secretarias que trabajan para gerentes de nivel medio, como las secretarias de los gerentes de departamento y los subdirectores en empresas e instituciones, tienen mayores habilidades para manejar diversos eventos y reciben salarios más altos. 3. Secretario principal: capaz de redactar textos de contratos importantes, comprender conocimientos legales y fiscales y tener capacidad de respuesta a emergencias. Las secretarias senior están adaptadas al entorno del mercado. Ha aparecido el fortalecimiento de las conexiones horizontales en las organizaciones y la penetración de los métodos de oficina modernos en las organizaciones. Las cualidades que destacan especialmente las secretarias superiores modernas son la capacidad de relaciones públicas, el dominio de idiomas extranjeros y la capacidad administrativa de oficina. Por ejemplo, los secretarios superiores de empresas e instituciones, incluidos los jefes de empresas multinacionales, los secretarios de juntas directivas, los secretarios presidentes regionales y los asistentes administrativos superiores de los directores generales, etc., son recursos escasos en el mercado de talentos actual.
2. Análisis de la situación actual de las habilidades y cualidades secretariales
Con el rápido desarrollo de la alta tecnología, la aplicación de nuevas tecnologías no sólo ha cambiado las condiciones laborales de las personas, sino que también ha traído consigo la humanidad en la era de la difusión de la información. La forma tradicional de escribir basada en papel y bolígrafo ha sido sustituida por máquinas de escribir y ordenadores. La tecnología de la comunicación y la tecnología de redes han cambiado la forma en que las personas obtienen e intercambian información. Uso de equipos de oficina modernos. Las secretarias que se ocupan de asuntos de oficina no sólo deben tener las cualidades básicas que deberían tener las secretarias en el sentido tradicional, sino también la capacidad de utilizar hábilmente equipos de oficina modernos, así como la capacidad de utilizar medios de comunicación modernos para obtener información y organizar. y entregarlo en tiempo y forma. Esto ha planteado requisitos cada vez mayores en cuanto a conocimientos, estructura de habilidades y capacidades de las secretarias modernas. Los talentos de las secretarias se están desarrollando gradualmente en una dirección "compuesta", y sus sistemas de conocimientos se están volviendo cada vez más complejos y completos. Con el continuo desarrollo de la economía de mercado de mi país, el trabajo de secretaría se ha clasificado como gestión administrativa, principalmente para ayudar a los líderes administrativos o gerentes a compartir los asuntos diarios. Sus responsabilidades incluyen la gestión de información documental, la organización de reuniones y citas, la redacción de cartas y documentos, la comunicación interna y externa, etc. Se ha convertido en un puesto indispensable para las agencias, empresas e instituciones del partido y del gobierno. Actualmente. Hay aproximadamente 23 millones de secretarias en China. La secretaría se convirtió gradualmente en una profesión y su estatus aumentó día a día. En el pasado, las secretarias que sólo eran responsables de copiar y escribir ya no podían satisfacer las necesidades de talentos de las agencias, empresas e instituciones del partido y del gobierno, lo que planteaba nuevos requisitos para la estructura de habilidades de las secretarias.
Los principales problemas que existen actualmente: En primer lugar, la calidad es única y se pone demasiado énfasis en la formación de habilidades. Para acortar el ciclo de formación y lograr beneficios económicos a corto plazo, algunas escuelas de formación privadas o algunas escuelas profesionales superiores utilizan cursos intensivos para formar secretarias rápidas. Estudian varios cursos como ofimática, taquigrafía y escritura aplicada en tan solo un año o incluso menos. Después de aprobar el examen, se emitirá un certificado de finalización reconocido a nivel nacional. Simplemente enséñeles las habilidades para lidiar con los asuntos diarios, cómo lidiar con las necesidades de los líderes y lidiar con los asuntos de forma pasiva. En segundo lugar. Las graduadas chinas son todas secretarias "completas", y la mayoría de ellas valoran las buenas habilidades de escritura y la "elocuencia".
Con la diferenciación de industrias y el refinamiento de la división social del trabajo, varias industrias tienen requisitos cada vez más especializados para las secretarias. Por lo tanto, este tipo de secretariados todavía comienzan desde cero en puestos específicos y necesitan fortalecer sus cualidades integrales en el trabajo real para adaptarse a nuevos puestos. El segundo es el modelo de calidad. La conciencia del papel del secretario se ha desvanecido. Los empleados de secretaría están en una posición subordinada. Hacen lo que el líder dice y hacen y lo que el líder les dice que hagan. Actúan a ciegas y carecen de conciencia de "autosuficiencia" y "yo". Aunque se le conoce como la "mano derecha" del líder, le falta iniciativa e innovación en el trabajo real, y la conciencia de "independencia" del secretario está diluida.
En tercer lugar, existen nuevos requisitos para la capacidad y calidad de las secretarias.
(1) Conciencia de contingencia: las características de supervivencia de la propia profesión de secretariado
El contenido específico del trabajo de secretariado también ha completado cuatro cambios: de escribir puramente a escribir y hacer sugerencias; Desde enviar y recibir información hasta procesarla de manera integral; desde confiar únicamente en la experiencia anterior hasta realizar la gestión científica del servicio pasivo al servicio activo; Los cambios de políticas requerirán inevitablemente que los secretarios emancipen sus mentes, rompan con estereotipos y consideren los problemas desde una perspectiva cambiante y en desarrollo.
La filosofía siempre ha sido considerada un símbolo de sabiduría, y la filosofía es fundamentalmente una ciencia del cambio. Ciencia del desarrollo. La forma de pensar y los métodos de trabajo del secretario se adhieren a la visión filosófica del "cambio", se adhieren a la objetividad, actúan de acuerdo con leyes objetivas y realizan "pensar en el cambio" con "pensar". El trabajo de secretaría debe ser fiel a los hechos y basarse en la realidad objetiva más que en principios. Al mismo tiempo, el departamento de secretaría debe desempeñar un papel flexible en el procesamiento integral de la información y la gestión científica. Debemos persistir en el cambio, el desarrollo y la innovación, en lugar de apegarnos a viejas reglas, y debemos permanecer sin cambios en respuesta a los cambios constantes. Debemos prestar atención activa a los cambios, nuevas situaciones y nuevos problemas, prestar atención a la dinámica social de manera oportuna, comprender los puntos críticos y los "puntos sensibles" del mercado, dominar la información que cambia rápidamente y servir mejor a los líderes. Como secretarios del nuevo siglo, no debemos ser cerrados, conservadores, rígidos o pasivos. Dale rienda suelta a tu iniciativa subjetiva en el manejo de los asuntos. Mejor desempeña el papel de asistente de personal. Los antiguos decían: "sube alto y mira lejos". Sólo cuando la mente está liberada es posible romper la rigidez.
(2) Conciencia de innovación: el reflejo de la toma de decisiones del personal de secretaría.
La tarea principal del departamento de secretaría es proporcionar servicios de personal para que las principales agencias y líderes tomen decisiones correctas y las implementen de manera efectiva, es decir, ayudar a los líderes a tomar decisiones científicas. Algunas personas comparan a una secretaria competente con la "mano derecha" del líder. Obviamente, en el trabajo diario, el secretario no sólo debe comprender correctamente las intenciones del líder, sino también complementar rápidamente los puntos ciegos ideológicos del líder y ayudarlo a abrir y activar su pensamiento. por lo tanto. Las secretarias deben mejorar su conciencia de la innovación, aprender a pensar de forma independiente, romper con las convenciones y mostrar individualidad. Volviendo a la realidad, domina el argumento de que "las secretarias son pasivas en el trabajo", y muchas secretarias obedecen absolutamente a la dirección en el trabajo. O Nono es pasivo y no se atreve a ir demasiado lejos, o se humilla y obedece órdenes. No existe ninguna opinión independiente y el espíritu de innovación está fuera de discusión. Las secretarias deben buscar la autorrealización y darse cuenta de su autoestima. Deben ser buenos asistentes de sus líderes y deben aportar conciencia de sí mismos a su juego de roles. Reflejate en el personaje. Colóquese en una posición de rol estandarizada. En la era de la alta tecnología del siglo XXI, los cambios profundos en la forma de pensar de las personas son tendencias inevitables. El criterio más importante para medir la calidad del trabajo de una secretaria y distinguir el nivel de su trabajo es la eficacia con la que ayuda a los líderes en la toma y ejecución de decisiones. Es difícil para un secretario "analfabeto en la materia" ayudar a liderar la toma de decisiones científicas. El conocimiento científico y el conocimiento humanístico tienen historias y características diferentes, pero están inextricablemente vinculados y juntos constituyen una cultura social completa. Sin embargo, ha habido una brecha entre los dos durante mucho tiempo. Los académicos de humanidades a menudo creen que los académicos de ciencia y tecnología tienen un optimismo superficial y no prestan atención a la condición humana, mientras que los académicos de ciencia y tecnología creen que los académicos de humanidad carecen de visión. Solo están interesados en prestar atención al momento en que existen el arte y las ideas, pero sus actitudes hacia los problemas son obviamente diferentes, e incluso es difícil encontrar la base de * * * en sus emociones. Esta segmentación cultural conduce directamente a la unicidad y sesgo de la formación de calidad del talento. El cuerpo principal de la educación secretarial proviene de la educación literaria, que se hereda de la lengua y la literatura chinas, y tiene un color humanista muy fuerte. La mayoría de los cursos básicos en ciencias secretariales son lengua y literatura. incluso. Influenciados por la mentalidad impetuosa y el utilitarismo de la sociedad, sólo se centran en las "habilidades" de la comunicación interpersonal y el arte de la flexibilidad, y los cursos que aprenden casi no tienen nada que ver con la ciencia. Influenciados por los caracteres chinos, aunque fortalecieron el pensamiento concreto, los chinos han descuidado el cultivo de la capacidad de pensamiento abstracto. El pensamiento abstracto es la clave para cultivar la conciencia innovadora.
El estudio de la geometría sólida cultiva nuestra capacidad de pensamiento abstracto; el estudio de la lógica ordinaria enriquece nuestra imaginación y amplía nuestro pensamiento cerebral. El estudio de las matemáticas y la aritmética activa el rigor del pensamiento en el cerebro, haciendo que nuestro pensamiento sea más preciso y riguroso. El poder de las humanidades y la ciencia es complementario al poder del arte y la lógica. La ciencia matemática no sólo proporciona a las secretarias con pensamiento divergente la necesaria capacidad de pensamiento convergente, sino que también mejora el pensamiento racional y el descubrimiento en el trabajo de secretaría. Muéstrate y cambia el servicio pasivo por servicio activo. Creo que nuestra creatividad nos hace mejores en el trabajo. (3) Conciencia independiente: la encarnación de la personalidad independiente del secretario
En la industria del secretariado, existen muchos puestos de este tipo: el secretario es un "oficial de personal", "asistente", "confidente", "correcto". -asistente de mano", "asistente secundario" Handle” es el héroe anónimo. Cuando se trata del carácter de un secretario, muchas personas opinan que si el líder es honesto y honesto, el secretario debe ser honesto y honesto; si el líder comete corrupción y crímenes, el secretario debe comportarse mal; Esto anula por completo la independencia de la personalidad del secretario. secretario. Mezclarse entre superiores y subordinados es como “hacer recados” y “hacer quehaceres” para los superiores, para los subordinados, también son “seguidores” del líder; De hecho, muchos años después, muchas secretarias no están seguras de su identidad. A menudo me lamento de "no tener nada". Entonces, ¿dónde está la personalidad del secretario?
El establecimiento de la personalidad del secretario requiere inevitablemente que éste aclare la relación entre la conciencia del rol y la autoconciencia. La autoconciencia humana se manifiesta en deseos, intenciones, intereses, creencias, etc. , y es el pilar espiritual para el progreso continuo y la autorrealización. La "teoría de las necesidades" de Maslow. Después de que todos entren en una determinada etapa de autorrealización, tendrán una imagen de rol nueva y superior. Muestra tu yo único en tu personaje.
(4) Conciencia moderna: la encarnación de la capacidad del secretario para mantenerse al día.
El siglo XXI es un siglo completamente nuevo, una era de rápido desarrollo y cambio de conocimientos y habilidades. Con el uso generalizado de Internet y del correo electrónico, la distancia entre el espacio físico y el tiempo se ha reducido aún más. Hay muchas tareas en la oficina, como la entrega de documentos de varios departamentos, la organización de actividades de reuniones, el procesamiento de documentos, la entrega de avisos, etc. , se puede hacer en un instante por correo electrónico. La implementación del sistema informático de entrada chino Pinyin permite a la secretaria escribir un artículo de cumpleaños sin tener que hacer nada. Una oficina altamente inteligente hará que la "montaña se encuentre con el mar" sea cosa del pasado. También liberará a las secretarias de las pesadas pilas de materiales, mejorará la eficiencia del trabajo y reducirá la intensidad del trabajo. Con la popularización de las computadoras, se romperán los tiempos fijos de viaje y las secretarias podrán completar la mayoría de las tareas asignadas por los líderes en casa. La tradicional visión de reunirse en oficinas abarrotadas se convertirá en un recuerdo. Con el lanzamiento del proyecto "Acceso gubernamental a Internet", disfrutar de la información en línea se ha convertido en una opción inevitable en la sociedad de la información. Esto hace que el lema "el tiempo es dinero, la eficiencia es vida" que representa los valores de la época se convierta paulatinamente en "la información es dinero, la toma de decisiones es vida". Sin embargo, bajo la influencia de hábitos culturales a largo plazo, nuestras secretarias todavía cumplen con el status quo en su trabajo diario de una manera cerrada, conservadora y tradicional. Los tiempos están cambiando, la vida está cambiando y nuestra conciencia tradicional también debe cambiar: de la clausura a la apertura; del conservadurismo a la innovación; de la pasividad a la iniciativa; de la tradición a la modernidad; Para mejorar la conciencia moderna de las secretarias, se deben lograr los siguientes puntos: Primero, conciencia de relaciones públicas. En la sociedad moderna, a una secretaria le resulta difícil afianzarse si no tiene cierto sentido de las relaciones públicas. Si una unidad no sabe cómo crear una buena imagen de sí misma y no comprende el valor de la popularidad y la reputación para su supervivencia y desarrollo, inevitablemente perderá su estatus y espacio de desarrollo en una competencia cada vez más feroz. Las masas son la piedra angular del desarrollo profesional, y cómo comunicarse eficazmente con las masas es una función importante del secretario. Para hacer un buen trabajo, el secretario también debe coordinar la relación con varios departamentos dentro de la unidad. Para fortalecer la conciencia de las relaciones públicas en el trabajo real, las secretarias deben dominar la teoría básica y los conocimientos prácticos de las relaciones públicas, tener una buena perspectiva mental y resistencia psicológica, y tener fuertes capacidades de coordinación, organización y promoción. El segundo es el sentido de competencia. La sociedad actual está llena de competencia. Ante un entorno competitivo cada vez más feroz, las secretarias deben mejorar su sentido de competencia. A medida que el nivel de liderazgo continúa mejorando, las secretarias, como asistentes y asesoras de los líderes, sólo pueden estar mejor calificadas para sus trabajos si se cuestionan y superan constantemente. El tercero es la conciencia jurídica. Con el establecimiento del sistema económico de mercado y la mejora del sistema legal socialista, la relación entre la industria social y el derecho se ha vuelto cada vez más estrecha. Esto inevitablemente requiere que los secretarios estén familiarizados con conocimientos jurídicos y una sólida conciencia jurídica, de lo contrario será difícil ser un buen asistente del líder en el gobierno del país y la administración conforme a la ley. El cuarto es el sentido de cooperación.
En el mundo actual, muchas producciones y empleos son inseparables de la cooperación entre departamentos e industrias. El desarrollo de la economía de mercado ha fortalecido la relación social entre la interdependencia de las personas y la cooperación mutua. Para una secretaria, por muy capaz y ambiciosa que sea una persona, será difícil lograr su carrera sin depender de la fuerza colectiva. Por lo tanto, las secretarias deben fortalecer conscientemente la comunicación y la comunicación con otros colegas. Sólo así se podrá mejorar la eficiencia del trabajo.