2. El reverso de cada factura o recibo (excepto billetes de tren y billetes de avión) deberá estar firmado por el “responsable” y el “jefe de departamento”, y el “Formulario de Reembolso de Gastos” y “ Se debe completar el Formulario de Reembolso de Gastos de Viaje” o “Formulario de Revisión de Gastos de Entretenimiento”. Todos los documentos de reembolso deben adjuntarse cuidadosamente al formulario de reembolso de acuerdo con los requisitos del personal financiero. Después de la revisión financiera, serán elaborados por el gerente general (o su persona autorizada). Para las facturas físicas, como las de compra de material de oficina, se requiere otra firma de "aceptación" de calidad; para las facturas de materiales adquiridos, sólo la firma el personal de "aceptación" de calidad y "administración de almacén", y van acompañadas de un comprobante de almacenamiento emitido por el gerente de almacén (recibos de material o recibos), el contador puede aceptar el informe de cancelación para la compra de materiales o suministros de oficina a granel o valiosos, la factura debe ir acompañada de una "orden de solicitud de compra (o producción)" y un pedido. contrato con procedimientos completos de aprobación. Para facturas y recibos que hayan sido reembolsados y liquidados, el cajero deberá sellar inmediatamente el sello de “pago en efectivo”, “pago bancario” o “aprobado”.
Tres. El gerente general podrá autorizar según la naturaleza y monto del negocio, y la persona autorizada revisará y aprobará los documentos de reembolso dentro del alcance de la autorización, y asumirá conjuntamente con la persona autorizada las responsabilidades económicas correspondientes. Cuando el gerente general deja la empresa por más de una semana (incluida una semana) debido a un viaje de negocios o vacaciones, la aprobación financiera requiere autorización por escrito, y el autorizador asumirá los derechos y responsabilidades de aprobación correspondientes dentro del alcance de la autorización.
4. Para el reembolso de gastos en la ciudad o en viajes de negocios al extranjero, los interesados deberán firmar o sellar el reverso de todas las facturas y cumplimentar el “Formulario de Reembolso de Gastos” o “Formulario de Reembolso de Gastos de Viaje”. según categoría de tiempo y gastos Luego siga el proceso de aprobación de reembolso para su reembolso. Si tiene varios formularios de reembolso de gastos, formularios de reembolso de gastos de viaje o formularios de revisión de gastos de entretenimiento, complete el "Formulario resumido de declaración de comprobante de gastos" para su revisión y aprobación.
Diagrama de flujo de reembolso de gastos:
Paso a paso: pegar los documentos, rellenar el formulario de reembolso y realizar revisión preliminar, revisión y aprobación.
Persona responsable: el director general del departamento de contabilidad encargado de la contabilidad y finanzas.
Descripción:
1. El reverso de cada documento de reembolso debe estar firmado por el agente. Además del bono de factura de entretenimiento, también se deberá indicar el propósito del gasto, y en el boleto de taxi también se deberá indicar el lugar de salida y destino.
2. Reembolsar las facturas y documentos por gastos de entretenimiento. y complete el "Formulario de revisión de gastos de entretenimiento" Reembolsar los gastos de transporte relacionados con el viaje (gastos de transporte de larga distancia, gastos de transporte local), gastos varios (refiriéndose a tarifas de reserva de boletos, tarifas de construcción del aeropuerto, seguros), gastos de alojamiento, completar; el "Formulario de reembolso de gastos de viaje" para comprar materiales y documentos de facturación de materiales. No es necesario completar el formulario de reembolso de gastos para todos los documentos excepto los tres elementos anteriores; complete el "formulario de reembolso de gastos" para realizar el reembolso; procedimientos de aprobación;
3. Reembolsar los documentos de entretenimiento del personal de ventas (incluidas comidas, obsequios, etc.). Se debe adjuntar información detallada y precisa del anfitrión, incluido el nombre, la unidad, el puesto, el número de contacto y la dirección particular. , etc. y un "Informe presupuestario y de arreglo de recepción de clientes" aprobado.
5. Cuando los empleados piden dinero prestado para viajes de negocios, trabajo, etc., deben completar un formulario de préstamo por triplicado. El préstamo generalmente requiere un presupuesto para el uso de los fondos (para aquellos que implementan un monto fijo). cuota para gastos de marketing, la "Declaración comercial" debe completarse antes de completar el formulario de solicitud de préstamo para gastos externos") y pasar por procedimientos de aprobación unificados. El solicitante solicita la firma, es revisado por el jefe de departamento y el director financiero y aprobado por el gerente general (o su persona autorizada). Los contadores y cajeros realizan pagos según la orden de préstamo aprobada. La primera copia se registra como comprobante de contabilidad de pagos y el Departamento de Finanzas conserva la segunda y tercera copias para referencia futura. Cuando se recupere el préstamo o se liquide el reembolso, el contador firmará el registro de liquidación de reembolso en la segunda y tercera página del recibo de préstamo original, y luego devolverá la tercera página al prestatario original, y la segunda página se registrará junto con los comprobantes originales, como las facturas.
6. Cuando la empresa paga los atrasos de los proveedores u otras cuentas por pagar y el cajero cobra los fondos de reserva, debe completar el formulario de solicitud de efectivo/banco y completar los procedimientos de firma. Las solicitudes de pago de los fondos de reserva serán completadas por el cajero y aprobadas por el supervisor financiero; las solicitudes de pago de atrasos de proveedores u otras cuentas por pagar serán completadas por el personal de manejo y aprobadas por el jefe de departamento, el director financiero y el general; gerente (o su persona autorizada).
7. Cuando el cajero reciba efectivo o depósitos bancarios por mercancías y otros artículos, deberá expedir un recibo y sellarlo con un sello financiero especial, un sello de caja y un "recibo de efectivo" o "recibo bancario". " sello. No se emitirá ningún recibo sin recibo de efectivo o depósito bancario. El cajero debe registrar el diario de caja en orden de números de recibo. El talón del recibo no se debe perder.
Al final del año, el talón del recibo debe enviarse al contador para fines de archivo.
8. Cuando la empresa paga en efectivo, el contador debe completar uno por uno el "Comprobante de Desembolso en Efectivo" y enviarlo al cajero para su pago luego de ser firmado por el director financiero. El “comprobante de pago en efectivo” emitido por el contador cada mes deberá estar numerado consecutivamente. Los números del mes actual no deben interrumpirse ni repetirse.
9. El cajero deberá revisar estrictamente el “comprobante de pago en efectivo” y sus comprobantes originales adjuntos como facturas y recibos. Después del pago, el cajero debe sellar el sello de "Pago en efectivo" en el "Vale de pago en efectivo" y en el comprobante original adjunto de manera oportuna.
10. El cajero deberá registrarse según el orden del “comprobante de pago en efectivo” y el número secuencial. Cada tarde, media hora antes de ir a trabajar, se deben completar todas las transacciones de entrada y salida de efectivo y depósitos bancarios del día, y se debe contar el efectivo en stock para evitar el fenómeno de la llegada de billetes vacíos al almacén. Al mismo tiempo, complete el "Estado diario de ingresos y gastos de efectivo y depósitos bancarios", y luego de la revisión por parte del supervisor financiero y el gerente general de la empresa, envíelo al gerente general y al departamento de finanzas del grupo holding. empresa antes de las 9:00 am del día siguiente. El cajero debe preparar los extractos de cobro y pago de depósitos bancarios y en efectivo para la primera mitad y la segunda mitad de cada mes antes del día 16 y la segunda mitad de cada mes, y enviarlos al contador junto con todos los comprobantes para su verificación y procesamiento contable para garantizar que la empresa cierra cuentas todos los días. El diagrama de flujo del formulario de reembolso es el siguiente: (omitido)
11. El cajero debe establecer un diario de depósitos bancarios, registrar verazmente cada pago entrante y saliente y consultar con el banco de manera oportuna cada vez. mes. Si hay una discrepancia entre el saldo contable de la empresa y el saldo del extracto bancario, los motivos deben identificarse uno por uno y un "estado de conciliación bancaria" ajustado cada mes. El supervisor financiero debe realizar una inspección exhaustiva de los recibos y pagos en efectivo de los recibos y pagos de los depósitos bancarios y de caja todos los meses, y completar el "Formulario de verificación de gastos y recibos de depósitos bancarios y en efectivo" para garantizar que la verificación sea correcta.
Doce. Gestión de los ingresos y gastos de efectivo de la oficina
Los contadores corporativos deben realizar una supervisión contable en todos los aspectos de los ingresos y gastos de efectivo de la oficina. Todos los recibos de gastos del personal de oficina deben compilarse al final de cada mes y devolverse al departamento de finanzas de la empresa después de que los revisen el cajero y el director. El Departamento de Finanzas es responsable de llevar los trámites de revisión y remitir el reembolso al cajero de la oficina, quien es responsable de pagar al reembolsador de gastos específico y obtener el comprobante de pago correspondiente.
13. Los honorarios comerciales y los honorarios de descuento de ventas pagados por la empresa al personal de oficina serán revisados por el director del centro de marketing, el contador de ventas, el director financiero y el gerente general (o su representante autorizado). persona) de acuerdo con los procedimientos de aprobación prescritos.
14. La empresa paga los gastos comerciales y los gastos de descuento de ventas de la oficina local al cajero de la oficina local en forma de "ahorros corrientes fuera del sitio".
15. Después de recibir el dinero, el cajero de la oficina debe pagar el dinero al vendedor de acuerdo con las regulaciones de la empresa y enviar el "Comprobante de desembolso en efectivo" original firmado por el vendedor después de recibir el pago. departamento financiero de la empresa. El contador de la empresa lleva la contabilidad basándose en el "comprobante de pago en efectivo" firmado por el vendedor.
16. Al final de cada mes, el cajero de la oficina debe completar el informe del fondo de marketing de la oficina, la tabla de resumen de gastos y los detalles de ingresos y gastos financieros de cada miembro al departamento financiero de la empresa de forma veraz y detallada. reflejan la situación de ingresos de la oficina. El departamento de finanzas de la empresa registra los préstamos de fondos y los memorandos de uso del personal de marketing (cajeros) de cada oficina, y verifica los estados de cuenta de ambas partes con los cajeros de la oficina para hacer copias duplicadas. Para los especialistas en marketing que no tienen una oficina pero viajan al extranjero durante mucho tiempo, el departamento de finanzas y el personal de marketing deben completar los formularios correspondientes y consultarse entre sí para garantizar la coherencia.
17. Para el personal de marketing que no ha establecido una oficina pero que viaja al extranjero durante mucho tiempo, el departamento financiero de la empresa enviará el dinero a la tarjeta de ahorros actual del personal de marketing de acuerdo con la orden de préstamo aprobada por El personal de marketing. Después de que el personal de marketing reciba el dinero, la carta de confirmación de pago debe enviarse por fax al departamento de finanzas de la empresa inmediatamente.
18. El departamento de finanzas de la empresa revisa los préstamos del personal de marketing de acuerdo con la política de gastos de marketing. Los especialistas en marketing deben pegar los recibos de gastos, firmar, indicar diversas circunstancias, completar el formulario de reembolso y enviarlo al departamento financiero de la empresa de acuerdo con los requisitos del sistema de reembolso financiero antes de poder solicitar el siguiente pago. El Departamento de Finanzas no enviará fondos del préstamo para la próxima campaña de marketing (gastos de viaje o actividades comerciales) al personal de marketing hasta que reciba el documento de reembolso del préstamo anterior.
Diecinueve. Regulaciones especiales:
1. Todo el personal de la empresa y los documentos de gastos que cumplan con los estándares de reembolso de gastos de la empresa deben manejar los procedimientos de reembolso financiero de manera oportuna, y los documentos de gastos incurridos en el mes actual serán reembolsados y liquidados en el mismo mes. Para los documentos de gastos incurridos a final de mes, los procedimientos de reembolso están permitidos según la normativa financiera dentro del quinto día del mes siguiente. El Departamento de Finanzas se reserva el derecho de no reembolsar los documentos de gastos vencidos.
2. Si los gastos tomados en préstamo del fondo especial o fondo de reserva no se reembolsan de acuerdo con el tiempo y los procedimientos prescritos, el Departamento de Finanzas tiene el derecho de deducir el dinero prestado del salario del mes en curso y meses siguientes.
3. Si un empleado se marcha por motivos como cambio de trabajo, vacaciones de larga duración o traslado laboral interno dentro del grupo, la propiedad que necesita ser prestada para el puesto original debe entregarse al persona que cambió de trabajo o regresó al departamento de administración de propiedades dentro de una semana y procesó procedimientos de entrega o devolución fáciles. De lo contrario, el Departamento de Finanzas tiene derecho a deducir el importe original de la propiedad prestada de su salario mensual o posterior. Sistema de auditoría de reembolso financiero