Palabras clave liderazgo; participación integral; gestión de archivos
Los ocho principios de gestión de calidad son "enfoque en el cliente, papel de liderazgo, participación plena, enfoque de procesos, enfoque de gestión de sistemas, decisiones basadas en hechos". métodos de elaboración, mejora continua y relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores”. Está muy resumido, expresa las leyes generales más básicas y universales de la gestión de la calidad en un lenguaje fácil de entender, proporciona una teoría correcta para la gestión de la calidad y, por tanto, produce un método correcto. Estos principios son una filosofía de gestión, un ámbito de gestión, un concepto de gestión avanzado contemporáneo y una importante conciencia de calidad. Resumen: Este artículo parte de los dos principios de "liderazgo y participación plena" y analiza la importancia de la gestión de archivos combinada con el trabajo práctico.
1. Liderazgo
El primer nivel son los líderes empresariales. Deberían comprender plenamente la importancia de los archivos y del trabajo archivístico. Los archivos son una parte importante de los recursos de información nacionales y los activos de propiedad estatal. Son registros verdaderos del proceso de construcción, producción, operación y desarrollo de las empresas. Son comprobantes importantes y base para el funcionamiento y la gestión de los activos de propiedad estatal de las empresas. Son recursos de información indispensables y activos importantes de las empresas. Garantizar el uso completo, preciso, sistemático, seguro y eficaz de los archivos corporativos desempeña un papel irreemplazable en la salvaguardia de los derechos e intereses legítimos de las empresas, la mejora de su competitividad fundamental y la promoción de la preservación y valoración de los activos de propiedad estatal. En el proceso de formulación de políticas y estrategias correspondientes, especialmente en la construcción de la informatización de los archivos, los líderes corporativos han invertido mucho, y la incertidumbre y el ocultamiento de los resultados futuros: los beneficios sociales y económicos son incomparables con los de sus principales negocios. En comparación con otras cosas como la gestión de la calidad y la seguridad, las leyes y regulaciones nacionales tienen requisitos obligatorios y carecen de urgencia. Por lo tanto, en el equilibrio, los líderes empresariales que están en una posición dominante y desempeñan un papel clave prestan atención o ignoran el trabajo de los archivos. .
El segundo nivel es el liderazgo del departamento comercial. Tomando como ejemplo los archivos de ciencia y tecnología, como líder de proyecto o jefe administrativo de departamento, debe comprender plenamente que los archivos de ciencia y tecnología tienen funciones especiales en el intercambio, referencia, herencia y desarrollo de la ciencia y la tecnología. Hay que aclarar qué son documentos científicos y qué son archivos científicos. Los documentos científicos y tecnológicos describen y reflejan directamente los procesos y resultados de las actividades científicas, tecnológicas y productivas. Los archivos científicos y tecnológicos son documentos científicos y tecnológicos que tienen valor de conservación y han completado procedimientos de archivo. Los documentos científicos y tecnológicos son los antecesores de los archivos científicos y tecnológicos. Para asegurar la calidad de los archivos científicos y tecnológicos, debemos comenzar con la formación de documentos científicos y tecnológicos, y prestar atención a la recopilación y acumulación de documentos científicos y tecnológicos desde el inicio del proyecto. Por ejemplo, en la etapa inicial de preparación del proyecto, los documentos provienen de muchas fuentes y tienen un contenido complejo. Incluyen tanto instrucciones como respuestas, que son una base importante para toda la construcción del proyecto. Sin embargo, solo hay un documento original. , que puede perderse fácilmente si no se gestiona adecuadamente. Otro ejemplo es la recopilación de archivos de investigaciones científicas. Generalmente, el ciclo de investigación de los grandes proyectos de investigación científica es largo y la formación de documentos es aleatoria. Por tanto, debemos prestar atención tanto al cobro centralizado como al cobro diario. Los líderes de departamento deben designar una persona dedicada para que se haga cargo de este trabajo con anticipación e integrar la gestión y el archivo de documentos científicos y tecnológicos en la preparación de sistemas de gestión y documentos de procedimiento para la investigación, producción, infraestructura y operación científica para lograr "cuatro gestión "simultánea", es decir, en disposición, inspección, resumen. Al aceptar diversas tareas, organizar, inspeccionar, resumir y aceptar el trabajo de archivo, e incorporar el trabajo de archivo en la agenda de liderazgo, el sistema de responsabilidad objetivo y la evaluación anual.
En segundo lugar, participación total
Las empresas deben crear departamentos de archivos con archiveros a tiempo completo para garantizar el desempeño normal de las funciones de gestión de archivos. Las unidades y departamentos subordinados también deben establecer departamentos a tiempo parcial. archiveros para formar una red de trabajo de Archivos gestionada por personas de todos los niveles. El objetivo es aumentar el conocimiento de los archivos por parte de todos los empleados.
El primero es el modelador de material del documento. Los investigadores científicos escriben informes rigurosos y realistas, y los registros experimentales son precisos y eficaces; el personal de productos/ingeniería diseña cuidadosamente los documentos que son precisos y estandarizados. Estos documentos, que condensan sabiduría y sudor, no se pueden obtener leyendo, procesando y usarlos usted mismo; al final, no debería pertenecerle y no debería estar esparcido en un rincón de un pequeño cajón o archivador de la oficina. Son registros verdaderos de la investigación científica, la producción, los proyectos de construcción, la gestión y otros trabajos de la unidad. Para aquellos con valor de preservación a largo plazo, deberíamos considerar encontrar el mejor y final destino para ellos, es decir, archivo y almacenamiento centralizado en el departamento de archivos.
Por otro lado, los empleados de la empresa deben completar la formación, acumulación y disposición de diversos documentos y materiales en etapas y paso a paso de acuerdo con diversos procedimientos de trabajo y estándares y especificaciones relevantes, como investigación científica, producción, construcción de ingeniería y gestión para asegúrese de que los documentos formados se puedan formar, los materiales del documento formado no se perderán ni dañarán. Preste especial atención a los eslabones débiles, como la etapa de establecimiento del proyecto; preste especial atención a los registros originales y de proceso que se pasan por alto fácilmente, como registros relevantes de revisión, experimentos y pruebas, etc. Para aquellos documentos formales e información fructífera que se forman y acumulan fácilmente en diversas actividades, como informes técnicos, dibujos de ingeniería o diseño de productos, etc., se debe prestar atención a fortalecer la gestión de versiones para garantizar que las diferentes versiones del mismo documento sean diferentes. y relacionados entre sí. Garantizar que el proceso de revisión de documentos esté total y exhaustivamente registrado y sea rastreable.
El segundo son los jefes de cada departamento comercial y los archiveros a tiempo parcial. El archivero a tiempo parcial debe ser responsable de supervisar y guiar al personal del departamento para formar y acumular documentos archivados; los jefes de cada departamento comercial son responsables de la revisión final para garantizar que no se pierda información clave ni datos técnicos básicos.
El tercero es el archivero. Su capacidad de orientación empresarial se refleja en su conocimiento empresarial, nivel de aplicaciones informáticas y familiaridad con diversos procesos de trabajo. En particular, debemos dominar los procedimientos de control de archivos, estandarizar la preparación, circulación, modificación, distribución y entrega de archivos, comprender los principios del trabajo de archivo, aclarar requisitos específicos, participar activamente en intercambios de aprendizaje y capacitación organizacional, y ayudar a mejorar la conciencia sobre los archivos. de todo el personal.
De esta forma, todo tipo de personal de cada departamento desempeña sus funciones, y la plena participación es la base más sólida para realizar un buen trabajo en el trabajo archivístico.