El formato del correo electrónico suele incluir asunto, título, cuerpo, final, archivos adjuntos, firma, etc.
1. Línea de asunto
La línea de asunto del correo electrónico debe ser concisa y clara, resumiendo con precisión el contenido del correo electrónico. De esta forma, el destinatario puede ver la importancia y urgencia del correo electrónico de un vistazo.
2. Título
Al comienzo del correo electrónico, debes utilizar un título apropiado para dirigirte al destinatario. Por ejemplo, si el usuario conoce el nombre del destinatario, puede utilizar palabras como "Estimado" o "Estimado". Si el usuario no conoce el nombre del destinatario, puede utilizar "Estimado señor/señora" o "Estimado señor/señora".
3. Cuerpo
El cuerpo del correo electrónico debe ser claro, conciso y organizado. Primero, el usuario debe presentarse brevemente a sí mismo y su propósito. Luego, el usuario puede describir su problema o solicitud en detalle. Finalmente, el usuario puede agradecer al destinatario su tiempo y atención.
4. Finalización
Al final del correo electrónico, el usuario debe agradecer nuevamente al destinatario su tiempo y atención. El usuario también puede proporcionar la información de contacto del usuario para que el destinatario pueda responderle.
5. Adjuntos
Si el usuario necesita enviar archivos u otro tipo de archivos adjuntos, deberá indicarlo claramente en el correo electrónico. Los usuarios deben proporcionar el nombre y el tamaño del archivo adjunto para que el destinatario sepa qué necesita descargar.
6. Firma
Al final del correo electrónico, el usuario debe incluir su firma. Por lo general, esto incluye el nombre del usuario, el cargo, el nombre de la empresa y la información de contacto. De esta forma el destinatario sabe quién es el usuario y cómo contactar con él.