Este artículo intenta analizar errores comunes en la redacción de documentos oficiales.
Primero, la parte del título
La parte del prefijo incluye elementos como número, nivel de confidencialidad y período de confidencialidad, grado de urgencia, identificación de la autoridad emisora, número de documento, emisor, etc. . El tamaño de fuente del documento escrito en la parte del encabezado suele ser incorrecto. El número de documento es el número de serie preparado por la autoridad emisora para sus documentos oficiales y consta de tres partes: el código de la autoridad emisora, el año y el número de serie del documento.
(1) El nombre representativo de la autoridad emisora es fácil de confundir.
El pronombre de la agencia emisora es la abreviatura del nombre de la agencia emisora. La palabra en el nombre de la agencia emisora que mejor refleje los atributos de la agencia debe seleccionarse como pronombre de la agencia. . Por ejemplo, en los documentos oficiales emitidos por el Gobierno Popular Municipal de Ningbo, la autoridad emisora utiliza "Yongzheng"; en los documentos oficiales emitidos por la Oficina de Educación Municipal de Ningbo, la autoridad emisora escribe "Jiao Yong". Sin embargo, si la abreviatura es inadecuada, puede fácilmente causar confusión y no lograr el efecto deseado. Por ejemplo, la autoridad de licencias de "Yinzhou Senior High School" no puede utilizar "Yin Zhong" en lugar de "Yin Zhong Senior High School" porque también existe "Yinzhou Senior High School" y no se puede distinguir por "Yin Zhong". Por poner otro ejemplo, la Universidad Normal del Este de China no puede ser reemplazada por la Universidad Normal del Este de China porque también existen la Universidad Normal de China Central y la Universidad Normal del Sur de China.
(2) Uso inadecuado de corchetes
El nuevo formato estipula claramente que "se debe utilizar el nombre completo del año y encerrarlo entre corchetes hexagonales", como "Jiao Yong [ 2065 438 03] N° 5". Sin embargo, el uso de corchetes para indicar el año en XJ (2013) No. 12 es incorrecto y debería cambiarse a [2013].
(3) Número de serie mal escrito
El nuevo "Formato" estipula claramente que el número de serie del archivo no estará formado por números vacíos (es decir, 1 no estará formado por 01) , y no se añadirá la palabra "ninguno". Si se cita "XJ [2013] No. 12", la palabra "No." debe eliminarse y reemplazarse por "XJ [2013] No. 12".
2. Parte principal
La parte principal está compuesta por el título, el organismo emisor principal, el texto principal, la descripción del apéndice, la firma y sello de la autoridad emisora, la fecha. y sello del documento, notas y anexos.
(A) El título es inapropiado
1. Mal uso del lenguaje. La elección del idioma debe determinarse en función del propósito y los requisitos de la escritura, el ámbito de aplicación del idioma y la relación entre la escritura y no debe confundirse.
(1) Las solicitudes de instrucciones y los informes se mezclan. Aunque las instrucciones y los informes son lenguajes de alto nivel, tienen propósitos y requisitos diferentes. La solicitud de instrucciones es "aplicable a la solicitud de instrucciones y aprobación de la autoridad superior" y debe redactarse con antelación. La autoridad superior debe responder después de recibir la solicitud. El informe "es adecuado para informar del trabajo a los superiores, reflejar situaciones y responder a consultas de los superiores". Puedes escribirlo a la mitad o después, sin requerir respuesta de tu superior. Por escrito, ejemplos de solicitudes e informes mixtos incluyen: ① XX informe de solicitud de la empresa sobre la realización de ferias comerciales de tecnología y realización de actividades de cooperación técnica; ② XX informe de la escuela sobre la compra de refrigeradores; A juzgar por las razones del título, todos piden la aprobación de los superiores, por lo que la palabra "informe" en ① debe eliminarse y la palabra "informe" en ② debe cambiarse por "pedir instrucciones".
(2) Mal uso de instrucciones y cartas. Las instrucciones están en un lenguaje de nivel superior, con cartas paralelas; las solicitudes de instrucciones se realizan a las agencias de nivel superior a las que están afiliados, y las cartas se pueden utilizar para solicitar instrucciones y aprobación de la misma o de diferentes agencias de nivel inferior. Por ejemplo, cuando la Escuela Secundaria Vocacional de Beilun solicita fondos para construir un edificio de dormitorios a la Oficina de Educación del Distrito de Beilun, debe utilizar "solicitud de instrucciones" porque la Oficina de Educación del Distrito de Beilun es una agencia subordinada de la Escuela Secundaria Vocacional de Beilun; Para obtener fondos de la Oficina de Finanzas de Beilun para construir un dormitorio, se debe utilizar una carta oficial, porque la Oficina de Finanzas de Beilun y la Escuela Secundaria Vocacional de Beilun no tienen afiliación.
(3) Mal uso de contestación y contestación. Una respuesta es una respuesta a una solicitud y la utiliza un superior que tiene una relación subordinada con un subordinado. Una carta de respuesta es una respuesta a una carta y se utiliza entre agencias sin una relación subordinada. Por ejemplo, la "Aprobación del Gobierno Popular Municipal de Ningbo sobre la aprobación de la asignación de fondos para la construcción de la compuerta de agua" fue emitida por el Gobierno Popular Municipal de Ningbo y el Gobierno Popular del Distrito de Beilun. Ambos son subordinados, por lo que el título correcto debería ser "El Gobierno Municipal de Ningbo". El Gobierno Popular aprobó la asignación de fondos "Aprobación de fondos para la construcción de esclusas".
2. Los motivos no están escritos correctamente.
El motivo del título del documento oficial es proporcionar un resumen de alto nivel del contenido del documento oficial, lo que requiere precisión y concisión. Una estructura comúnmente utilizada es “aproximadamente ×××××××”. Las razones de los títulos de algunos documentos oficiales son complicadas, ambiguas o carecen de la palabra "aprobación". Por ejemplo: ① el aviso de la empresa Xx de que Xx fue despedido de un cargo público debido a la venta ilegal de materiales de construcción; ② el aviso de la Oficina Municipal de Supervisión de Seguridad de Xx para notificar a las unidades pertinentes de las inspecciones de seguridad en toda la ciudad. ① El error es que falta la palabra "apropiado", que debe agregarse (2) el error es que la expresión es complicada y larga, que se puede cambiar a "Aviso de la ×× Oficina Municipal de Supervisión de Seguridad en el Trabajo sobre; realizando inspecciones de seguridad en toda la ciudad."
3. Se invierte la autoridad emisora y el motivo. El orden estructural de "nombre de la autoridad emisora, motivo, idioma" no se puede invertir. Por ejemplo, la respuesta de XX Company con respecto al establecimiento de un departamento de ventas en la sucursal de fábrica debe cambiarse a la respuesta de aprobación de XX Company con respecto al establecimiento de un departamento de ventas en la sucursal de fábrica.
(2) El mecanismo principal de entrega está mal redactado.
La agencia principal emisora se refiere a la agencia principal receptora de documentos oficiales, y se utilizará el nombre completo de la agencia, la abreviatura estandarizada o el nombre del mismo tipo de agencia.
1. Transportado principalmente a múltiples órganos. El nuevo "Reglamento" estipula que "en principio, se debe enviar una copia a la agencia de nivel superior y, si es necesario, se debe enviar una copia a la agencia de nivel superior correspondiente y a la agencia del mismo nivel". "No será enviado a agencias de nivel inferior". Por ejemplo, la "Solicitud de instrucciones de la XX Escuela Profesional para resolver fondos para la construcción de dormitorios para estudiantes" fue emitida principalmente por la "Oficina de Educación Municipal y del Gobierno Popular Municipal". Obviamente, existe un error al tener varias agencias de envío principales. La agencia de envío principal correcta solo debería ser la "Oficina de Educación Municipal".
2. Enviar principalmente líderes individuales. El nuevo "Reglamento" estipula que "salvo los asuntos directamente asignados por el responsable de la autoridad superior, no se presentarán documentos oficiales al responsable de la autoridad superior en nombre de la agencia". Por ejemplo, "Solicitud de instrucciones de la Escuela Industrial de Electrónica XX para resolver el problema del establecimiento docente" debe cambiarse a "Oficina de Educación XX" porque la principal agencia de envío es el "Director XX".
(3) Redacción inadecuada
1. Falta de oraciones transicionales. La transición es la conexión y conversión entre el contenido y los párrafos del artículo, y tiene la función de conectar el anterior y el siguiente. Sin un texto de transición, las transiciones entre párrafos serán abruptas y no será fácil entender el significado del artículo. Por ejemplo, en una convocatoria de reunión, se dice al principio que "la reunión XX se celebró según el plan..." Sin embargo, falta una conexión textual de transición entre el principio y la parte principal, lo que hace que la parte principal El enfoque correcto es utilizar la "reunión convocada" "planificada" seguida de "Los asuntos relevantes se notifican de la siguiente manera, de esta manera, la conexión entre la parte inicial y la parte principal es natural". p>
2. Cita incorrecta de documentos oficiales al comienzo del documento de respuesta. Al citar, primero debe citar el título y luego activar el símbolo. A menudo ocurre que el título y el número del documento oficial no se citan en el documento de respuesta. En "Aprobación de la exposición fotográfica de los XI Juegos Asiáticos", la primera frase al principio del artículo es "Su". El hospital solicitó instrucciones y las recibió" y debe cambiarse a "Su hospital está a punto de realizar la exposición fotográfica de los XI Juegos Asiáticos en su sala el ×××年×月×日" "Solicitud de instrucciones"
3. Uso inadecuado de la hora y los números en los documentos oficiales, a excepción de los modismos que utilizan caracteres chinos en minúscula, la mayoría de los números utilizan números arábigos. Por ejemplo, "Esta noticia se originó en el Morning News de esta ciudad el 4 de abril de 1992". April Fool's Day Express el 1 de abril", en el que la fecha se mezcla con caracteres chinos y números arábigos, debería cambiarse a "Abril de 1992 0". Otro ejemplo es "Cada una de las cuatro aldeas a lo largo del río construyó una pequeña compuerta". , en el que se debe cambiar el "uno" Es "uno".
4 Violación del principio de un artículo y una propiedad El nuevo "Reglamento" estipula que solicitar instrucciones debe ser una cosa; sin embargo, en el trabajo real, a menudo hay muchas cosas, como una escuela vocacional Solicitar instrucciones a la Oficina de Educación Municipal para resolver el problema de financiación para la construcción de dormitorios de estudiantes, además de solicitar fondos para construir dormitorios de estudiantes. El artículo también involucra el contenido de que la biblioteca de la escuela no ha cumplido con los estándares y espera que el departamento superior lo apoye. Esto viola el enfoque correcto de redacción. Elimine lo último y solicite instrucciones en otro artículo. > 5. El nivel de contenido está desordenado. El documento oficial está escrito para resolver problemas prácticos, por lo que el punto de vista debe ser claro y claro. Por lo tanto, el documento oficial tiene características especiales, como el texto. de una notificación: "XX Shoe Manufacturing Co., Ltd. no tiene desde hace mucho tiempo detalles de apoyo logístico, ni un sistema de responsabilidades de líder, y la gestión de la seguridad es caótica. La empresa tiene tres fábricas principales.
Solo hay un anciano de unos setenta años de servicio después del trabajo, y no existen reglas, regulaciones estrictas ni sistemas de responsabilidad laboral, lo que permite que algunos empleados con ideas poco saludables se aprovechen de ellas. Como resultado, los productos terminados y semiacabados de la empresa son a menudo robados, pero los líderes de la empresa nunca prestan suficiente atención. Después de la investigación, el incendio que ocurrió la noche del 17 de diciembre fue un accidente provocado por el hombre y un grave incumplimiento del deber. En aras de una estricta disciplina, nuestra empresa ha decidido cancelar el cargo de director general de la empresa y deducir la bonificación anual. "El orden del texto de este aviso es muy confuso. De acuerdo con la estructura y el orden del documento oficial, primero debe escribir los hechos, luego las opiniones y luego las decisiones y requisitos. Primero escriba "65438 febrero 65438 noche de julio, XX Shoes Co., Ltd. Se produjo un incendio. Después de la investigación, el incendio fue un accidente provocado por el hombre. En segundo lugar, escriba "La empresa no tiene normas de seguridad logística desde hace mucho tiempo... pero nunca ha llamado la atención de la dirección". Finalmente escribí: "En vista de que los líderes de la empresa no han hecho un buen trabajo en la producción de seguridad e ignoraron las normas organizativas, hemos decidido cancelar el cargo de director general de la empresa y deducir el bono anual". Esperamos que todas las sucursales y suboficinas aprendan de esto. ”
6. Uso inadecuado de las palabras de cierre. La mayoría de los idiomas de los documentos oficiales tienen palabras de cierre especiales, pero a menudo se usan mal y se usan mal en el trabajo diario, por ejemplo, si la conclusión de una solicitud de instrucciones es. "Saludos", la etiqueta debe usarse en los documentos oficiales. Los saludos sexuales son tabú y deben cambiarse a "Si rechaza la solicitud anterior, responda". Para otro ejemplo, la conclusión de la respuesta es "Por la presente respondo". no es estándar y debe cambiarse a "Por la presente respondo". De manera similar, la conclusión de la respuesta debe ser "Por la presente respondo".
En tercer lugar, la parte del registro de versión.
La parte del registro de versión incluye la agencia de copia, la agencia emisora, la fecha de lanzamiento y otros elementos.
(a) Enviar una copia a un individuo
La copia. La agencia es una agencia distinta de la agencia de envío principal que necesita conocer el contenido del documento oficial. Es incorrecto escribir "Director ××" como agencia de copia. Se debe enviar una copia a la unidad del director.
(2) La autoridad emisora y la fecha son incorrectas.
La autoridad emisora y la fecha se refieren al departamento que emitió el documento oficial. Los documentos oficiales generalmente son emitidos por las oficinas del departamento. por la Oficina de Educación Municipal de Ningbo no debe escribirse como "Oficina de Educación Municipal de Ningbo", sino como "Oficina de la Oficina de Educación Municipal de Ningbo". La fecha de emisión debe utilizar números arábigos en lugar de caracteres chinos. 1 de julio de 2065, 438, los documentos oficiales ya no estarán marcados con títulos de materia
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