Los gerentes y especialistas en capacitación y desarrollo dirigen y supervisan los programas de capacitación y desarrollo de los empleados. La gerencia reconoce cada vez más que la capacitación proporciona una manera de desarrollar habilidades, aumentar la productividad y la calidad del trabajo, fomentar la lealtad de los empleados a la empresa y, lo más importante, mejorar el desempeño individual y organizacional para lograr resultados comerciales. La formación es ampliamente aceptada como método para mejorar el bienestar y la moral de los empleados, y mejorar sus habilidades se ha convertido en una máxima prioridad para las empresas. Cada vez más gerentes y líderes se dan cuenta de que la clave para el desarrollo y el éxito empresarial radica en el desarrollo de las habilidades y conocimientos de los empleados.
Otros factores que determinan la necesidad de formación incluyen la complejidad del entorno laboral, el rápido ritmo de los cambios organizativos y tecnológicos, y el aumento del número de puestos de trabajo en áreas que continuamente generan nuevos conocimientos y, por tanto, requieren nuevas habilidades. Además, los avances en la teoría del aprendizaje brindan información sobre cómo aprenden los adultos y cómo organizar la capacitación más efectiva para ellos.
Los responsables de formación imparten formación a los empleados en el aula o in situ. Esto incluye la preparación de materiales didácticos antes de la clase, la participación en clase y la emisión de un certificado de finalización al final del curso. Asumen la responsabilidad de todo el proceso de aprendizaje y su entorno para garantizar que los cursos cumplan con sus objetivos y se midan y evalúen para comprender cómo el aprendizaje afecta los resultados comerciales.
Los especialistas en formación planifican, organizan y dirigen una amplia gama de actividades formativas. Los formadores responden a las solicitudes de servicio de la empresa y de los empleados. Consultan con los supervisores del sitio sobre los servicios de mejora del desempeño disponibles, realizan sesiones de orientación y organizan capacitación en el trabajo para nuevos empleados. Ayudan a todos los empleados a mantener y mejorar sus habilidades laborales y pueden prepararse para trabajos que requieren mayores habilidades. Ayudan a los supervisores a mejorar sus habilidades interpersonales para poder tratar eficazmente con los empleados. Pueden desarrollar programas de capacitación personalizados para fortalecer las habilidades existentes de los empleados o enseñar otras nuevas. Los expertos en formación de algunas empresas crean programas de desarrollo ejecutivo o de liderazgo para empleados en puestos de nivel inferior. Estos programas están diseñados para desarrollar líderes, o "hacerlos crecer", para reemplazar a aquellos que abandonan la organización y como parte de la planificación de sucesión. Los capacitadores también dirigen programas para ayudar a los empleados a navegar las transformaciones laborales causadas por fusiones, adquisiciones y cambios tecnológicos. En los programas de capacitación apoyados por el gobierno, los especialistas en capacitación actúan como administradores de casos. Primero evalúan las necesidades de formación de sus clientes y luego los guían hacia los métodos de formación más adecuados. Después de la capacitación, los clientes pueden ser remitidos a un representante de relaciones con el empleador o recibir asistencia para la colocación laboral.
La planificación y el desarrollo de proyectos son una parte importante del trabajo de un especialista en formación. Para identificar y evaluar las necesidades de capacitación dentro de una empresa, los capacitadores pueden consultar con gerentes y supervisores o realizar encuestas. También evalúan la efectividad de la capacitación para garantizar que los empleados reciban una capacitación que ayude a la organización a alcanzar sus objetivos comerciales estratégicos y lograr resultados.
Dependiendo del tamaño, los objetivos y la naturaleza de la organización, las responsabilidades y los métodos utilizados de un formador pueden variar significativamente. Los métodos de capacitación incluyen capacitación en el trabajo; gestión de escuelas para replicar las condiciones del taller para los alumnos antes de que ingresen al taller; capacitación en el aula, incluida capacitación interactiva basada en Internet, proyectos multimedia, aprendizaje a distancia, capacitación por satélite; y otras tecnologías de instrucción asistida por computadora, videos, simuladores, conferencias y talleres.