Hablar menos y escuchar más
La mayor debilidad de los negociadores sin experiencia es su incapacidad para escuchar pacientemente a la otra parte. Creen que su tarea es exponer su propia situación, decir lo que quieren decir y refutar las objeciones de la otra parte. Entonces, durante el proceso de negociación, siempre piensan en qué decir y no prestan atención a lo que dice la otra parte, por lo que se pierde mucha información valiosa. Creen erróneamente que los buenos negociadores toman la iniciativa porque hablan demasiado. De hecho, los negociadores exitosos dedican más del 50% de su tiempo a escuchar durante las negociaciones. Se escuchan, piensan, analizan y se hacen preguntas constantemente para asegurarse de entenderse exactamente. Escuchan atentamente todo lo que dice la otra parte, no sólo lo que creen que es importante o quieren escuchar, por lo que obtienen mucha información valiosa y aumentan sus fichas de negociación. Escuchar eficazmente nos ayuda a comprender las necesidades de los importadores, encontrar nuevas formas de resolver problemas y modificar nuestras ofertas o contraofertas. Hablar es una tarea, escuchar es habilidad, incluso talento. "Escuchar" es imprescindible para cualquier negociador exitoso. En las negociaciones, debemos hacer todo lo posible para animar a la otra parte a hablar más. Necesitamos decir "ok" y "por favor continúe" a la otra parte, pedirle que responda preguntas y dejar que la otra parte hable más sobre su situación, para comprenderla tanto como sea posible.
Haga preguntas inteligentes
La segunda habilidad importante en la negociación es hacer preguntas inteligentes. Al hacer preguntas, no sólo puede obtener información que no está disponible en momentos normales, sino también confirmar sus juicios anteriores. Los exportadores deben utilizar preguntas abiertas (es decir, preguntas cuya respuesta no sea "sí" o "no" y requieran una explicación especial) para comprender las necesidades de los importadores, ya que dichas preguntas les permiten hablar libremente sobre sus necesidades. Por ejemplo, "¿Puede contarme más sobre su campus?" "¿Qué opina de nuestra propuesta?" Al responder a los empresarios extranjeros, escriba los puntos clave y las preguntas clave para utilizarlas más adelante.
Después de cotizar, los importadores suelen preguntar: "¿No se puede hacer mejor?" No debemos sucumbir a esta pregunta, sino preguntar: "¿Qué significa mejor?" Las preguntas permiten a los importadores explicar con qué no están contentos. Por ejemplo, el importador dirá: "Su competidor ofrece mejores condiciones". En este momento, puede continuar haciendo preguntas hasta que comprenda completamente la oferta del competidor. Luego podemos explicarle a la otra parte que nuestra oferta es diferente y, de hecho, mejor que la de la competencia. Si la otra persona da una respuesta vaga a nuestra petición, como por ejemplo “No hay problema”, no debemos aceptarla sino pedir una respuesta concreta. Además, antes de hacer preguntas, especialmente al inicio de la negociación, debemos obtener el consentimiento de la otra parte. Esto tiene dos beneficios: primero, si la otra parte está de acuerdo con nuestras preguntas, será más cooperativa a la hora de responderlas. En segundo lugar, si la otra parte está de acuerdo con nuestras preguntas, la respuesta es "sí". Esta respuesta afirmativa creará una atmósfera positiva para la negociación y traerá un buen comienzo.
Utilice preguntas condicionales
Cuando ambas partes tienen un entendimiento preliminar entre sí, la negociación entra en la etapa de oferta y contraoferta. En esta etapa, deberíamos utilizar preguntas condicionales más inquisitivas para comprender mejor la situación específica de la otra parte y poder modificar nuestra oferta.
Una oración interrogativa condicional consta de una cláusula adverbial condicional y una oración interrogativa * * *, que puede ser una oración interrogativa especial o una oración interrogativa general. Las preguntas condicionales típicas tienen dos patrones de oraciones: "qué... si" y "si... entonces". Por ejemplo, "Si acordamos un contrato de dos años, ¿qué hará?" y "Si modificamos sus especificaciones, ¿considerará realizar pedidos en grandes cantidades?" En las negociaciones comerciales internacionales, las preguntas condicionales tienen muchas ventajas especiales.
(1) Hacer concesiones unos a otros. Las ofertas y sugerencias realizadas mediante preguntas condicionales se basan en la aceptación de la otra parte de nuestras condiciones. En otras palabras, nuestra oferta sólo será válida si la otra parte acepta nuestras condiciones, por lo que no estaremos obligados unilateralmente por la oferta ni haremos concesiones unilaterales. Sólo se puede cerrar un trato si cada parte cede la mitad.
(2) Obtener información.
Si la otra parte hace una contraoferta a nuestras emisiones condicionales, la otra parte nos proporcionará información valiosa de manera indirecta, específica y oportuna. Por ejemplo, preguntamos: "¿Qué pasa si acordamos un contrato de dos años? ¿Pueden darnos los derechos exclusivos de distribución en nuestra región?". La otra parte respondió: "Estaremos preparados para otorgarles los derechos exclusivos de agencia". Por la respuesta se puede juzgar que a la otra parte le preocupa. Lo más importante es la cooperación a largo plazo. La información recién adquirida será útil en futuras negociaciones.
(3) Encuentra * * * similitud. Si la otra parte rechaza nuestras condiciones, podemos cambiar otras condiciones, formular nuevas preguntas condicionales y hacer una nueva ronda de ofertas a la otra parte. La otra parte también puede utilizar preguntas condicionales para hacernos una contraoferta. Las dos partes continuaron negociando, haciéndose concesiones mutuas, hasta que se encontraron importantes similitudes.
④ en lugar de "no". En las negociaciones, si le dice "no" directamente a la otra parte, la otra parte se sentirá avergonzada, ambas partes se sentirán avergonzadas y la negociación puede incluso llegar a un punto muerto. Si utiliza una pregunta condicional en lugar de "no", la situación anterior no ocurrirá. Por ejemplo, cuando la otra parte exige requisitos adicionales que no podemos aceptar, podemos formularle preguntas condicionales: "Si cumplimos con sus requisitos adicionales, ¿está dispuesto a asumir los costos adicionales si la otra parte no está dispuesta?" pagar los costos adicionales, rechazaremos nuestra propia solicitud y no perderemos la cooperación de la otra parte.
Evitar las ambigüedades provocadas por los intercambios culturales transfronterizos.
Las negociaciones comerciales internacionales se llevan a cabo principalmente en inglés y el idioma nativo de ambas partes a menudo no es el inglés, lo que aumenta la dificultad de la comunicación. En este caso, debemos intentar utilizar un inglés sencillo, claro y claro, y evitar el uso de polisemia, juegos de palabras, jergas y modismos que fácilmente puedan provocar malentendidos. También evite usar palabras que sean fácilmente ofensivas para la otra persona, como "Te digo la verdad", "Seré honesto contigo..." "Haré lo mejor que pueda y "No es asunto mío". , pero..." Estas palabras están llenas de desconfianza y harán que la otra parte se preocupe y no esté dispuesta a cooperar activamente con nosotros. Un grave problema común en la comunicación intercultural es "juzgar a los demás por nosotros mismos", es decir, creer subjetivamente que la otra parte entenderá nuestras palabras de acuerdo con nuestros deseos y hábitos, o que lo que entendemos de las palabras de la otra parte es exactamente lo que la otra parte quiere expresado. El ejemplo más típico es el uso y comprensión de "es" y "no es". Una vez, una empresa estadounidense y una empresa japonesa estaban negociando negocios. Durante el proceso de negociación, los estadounidenses se alegraron de descubrir que cada vez que expresaba una opinión, la otra parte asentía con la cabeza. Consideró que la negociación transcurrió particularmente fluida. No fue hasta que pidió firmar el contrato que se sorprendió al descubrir que los japoneses dicen "sí" como un cortés "te escucho" en lugar de "estoy de acuerdo contigo". De hecho, el significado de la palabra "es" es muy rico. Además de los dos anteriores, también hay "sí" en "Entiendo el problema" y "sí" en "Lo consideraré". La expresión "no" también es compleja. Los valores de algunas culturas están en contra de la confrontación, por lo que la gente generalmente no dice "no" directamente, sino que usa algunas palabras vagas para expresar rechazo.
Por ejemplo, los brasileños utilizan "algo diferente" en lugar de "imposible". Si un negociador inexperto lo toma literalmente, perderá tiempo y retrasará el proceso de negociación. Por lo tanto, debes intentar comprender la cultura, los valores y las costumbres de la otra parte. Sólo así podremos entregar y recibir información correctamente. Para evitar malentendidos, podemos utilizar intérpretes para garantizar una comunicación fluida. Interpretar significa interpretar las palabras de la otra persona con nuestras propias palabras y preguntarle a la otra persona si nuestra comprensión es correcta. Por ejemplo, la otra parte dice: "Si puede modificar sus especificaciones, las aceptaremos en privado". Podemos decir: "Si lo entiendo correctamente, lo que realmente quiere decir es que si mejoramos el producto de acuerdo con sus requisitos, usted acepta aceptar Nuestro precio". Otro beneficio de hacer esto es que puede profundizar la impresión de la otra parte sobre este tema.
Por último, otra forma de garantizar una comunicación fluida es hacer un resumen antes de finalizar la negociación, repetir el acuerdo alcanzado hasta el momento y pedir a la otra parte que lo apruebe. El resumen debe ser realista y la redacción adecuada; de lo contrario, la otra parte sospechará, desaprobará el resumen y tendrá que volver a hablar sobre los temas discutidos.