Por ejemplo, uno siempre debe asumir que las diferencias culturales probablemente causen problemas de comunicación y debe estar dispuesto a ser paciente y tolerante en lugar de hostil y agresivo si surgen problemas. En la comunicación intercultural, uno debe responder lenta y cuidadosamente, y no apresurarse a llegar a la conclusión de que sabe lo que los demás piensan o dicen.
El consejo de William Urie para los conflictos acalorados es detenerse, escuchar, pensar o, como él dice, "salir al balcón" cuando las cosas se ponen tensas. Lo que quiere decir es que antes de actuar, retírate de la situación, da un paso atrás y reflexiona sobre lo que está sucediendo. Esto también ayuda en la comunicación intercultural. Cuando las cosas no parezcan ir bien, deténgase o disminuya la velocidad y piense. ¿Qué pasa aquí? ¿Es posible que haya entendido mal lo que dijeron o que ellos me hayan entendido mal? A menudo, la mala interpretación es la fuente del problema.
A veces se puede utilizar la escucha activa para comprobar esto: al repetir lo que una persona cree haber escuchado, puede confirmar que entendió con precisión la comunicación. Sin embargo, incluso la escucha activa puede evitar malentendidos si diferentes idiomas o grupos culturales utilizan vocabulario diferente.
A menudo, un intermediario que esté familiarizado con ambas culturas puede resultar útil en los intercambios interculturales. Pueden traducir lo que se dice y cómo se dice. Por ejemplo, pueden suavizar declaraciones fuertes que se consideran apropiadas en una cultura pero no en otra, y luego contar esos comentarios a alguien de una cultura que no sería escuchada en un tono tan fuerte al hablar juntos. También pueden ajustar el momento de lo que dicen y hacen. Algunas culturas van al grano rápidamente; otras hablan de otras cosas el tiempo suficiente para establecer una buena relación con la otra persona. Si la discusión del tema principal comienza demasiado pronto, el grupo que necesita "calentarse" primero se sentirá incómodo. Un mediador o intermediario que entienda esto puede explicar los problemas y hacer los ajustes procesales apropiados.
Sin embargo, en ocasiones los intermediarios dificultan la comunicación. Si un mediador tiene la misma cultura o nacionalidad que una de las partes en la disputa pero no la otra, esto puede dar la impresión de parcialidad, incluso si no existe ninguna parcialidad. Incluso si no hay un sesgo intencional, los mediadores a menudo brindarán más apoyo o comprensión a las personas de su misma cultura simplemente porque las entienden mejor. Sin embargo, el potencial de malentendidos transculturales aumenta aún más cuando el mediador pertenece a un tercer grupo cultural. En este caso, es apropiada una discusión adicional sobre el proceso y la manera de conducir la discusión, ya que se necesita tiempo adicional para confirmar y reconfirmar la comprensión en cada paso de la conversación o proceso de negociación.