Cómo redactar actas de reuniones
1. La connotación de actas de reuniones
Las "Medidas para el manejo de documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales" estipulan: "Actas de reuniones son adecuados para registrar y transmitir El "Reglamento sobre el manejo de documentos oficiales de las agencias gubernamentales chinas" estipula: "Las actas de las reuniones se utilizan para registrar el espíritu principal y los asuntos acordados de la reunión, con base en las disposiciones anteriores, podemos posicionarnos claramente". El acta de la reunión como: utilizada para registrar y transmitir. Un documento administrativo que documenta el estado de la reunión y los asuntos acordados. Es decir, las actas de las reuniones son un resumen escrito del propósito, requisitos, espíritu básico y asuntos decididos de la reunión, para que puedan ser cargadas y distribuidas, unificando el entendimiento, y luego promover el desarrollo del trabajo.
Características de las actas de reuniones
Las tres características principales de las actas de reuniones son autenticidad, resumen y organización.
Conceptos básicos para redactar actas de reuniones
Según la naturaleza y el contenido de la reunión, existen tres métodos de redacción comúnmente utilizados para redactar actas de reuniones: resumen, clasificación inductiva y extracto.
(1) Descripción general. Esta forma de escribir consiste en escribir la descripción general de la reunión, los temas de la reunión, las opiniones principales de la discusión y los asuntos acordados en orden de acuerdo con el procedimiento de la reunión. Las características de este estilo de escritura son concisas y lógicas. Las actas de reuniones de oficina, de reuniones de trabajo, etc. suelen redactarse de esta manera.
(2) Clasificación inductiva. Este método de escritura consiste en sintetizar el contenido discutido en la reunión en varias partes de acuerdo con sus conexiones internas y relaciones lógicas. Cada parte habla sobre un aspecto del contenido y explica claramente todos los aspectos de los temas discutidos en la reunión párrafo por párrafo. Se puede escribir en artículos separados o ponerle un subtítulo. Este tipo de escritura es clara, bien organizada, enfocada y centrada en los problemas. Las reuniones de trabajo más complejas, las reuniones profesionales y otras actas de reuniones suelen redactarse de esta manera.
(3) Tipo de extracto. Se trata de registrar los puntos clave de los discursos de los participantes en orden según los temas de la reunión. Generalmente, al grabar el primer discurso del orador, la unidad y posición del orador deben indicarse entre paréntesis después de su nombre. Para que sea más fácil comprender el contenido del discurso, a veces se coloca un subtítulo delante del orador según el tema de la reunión y el nombre del orador se escribe debajo del subtítulo. Su característica es que es sencillo y fácil de escribir, un poco como una cuenta corriente. Este método de redacción se utiliza comúnmente en algunas actas importantes de simposios, seminarios, foros, etc.
Hay que destacar tres características principales a la hora de redactar actas de reuniones.
Suele haber dos tabúes al redactar actas de reuniones: uno es evitar la codicia por demasiado y buscar ser exhaustivo, y el otro. La otra es evitar el uso de tinta de manera uniforme sin importar la importancia. Por lo tanto, una buena redacción de actas de reuniones debe esforzarse en resaltar las características de ser práctica, concisa y precisa.
(1) La redacción de las actas de las reuniones debe resaltar lo "práctico"
(2) La redacción de las actas de las reuniones debe resaltar la "simplicidad"
(3) Actas de reuniones La redacción de las actas de la reunión debe resaltar lo "bien"
La redacción de las actas de la reunión debe captar cuatro relaciones
(1) Manejar la relación entre el antes y el después, y hacer preparativos antes de escribir las actas
(2) Manejar la relación entre rápido y lento, captar científicamente el ritmo de la redacción de actas
(3) Manejar la relación entre lo virtual y lo real, y reflejar con precisión el contenido de la reunión
(4) Manejar bien la relación entre "grabar" y "participar" y desempeñar eficazmente el papel de asesoramiento del personal de secretaría